CIRCULAR 005 DE 2014

 

(Enero 21)

 

Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

 

De: ALTO CONSEJERO DISTRITAL DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES -TIC

 

Asunto: Evaluación cadenas de tramites postuladas circular 003 de 2013

 

Radicado: 2-2014-2043

 

Como resultado del estudio realizado por la Oficina de la Alta Consejería Distrital de TIC de las cadenas de trámites postuladas según lo solicitado en la circular 003 de abril de 2013, se priorizó y estableció un valor numérico a cada una de ellas, estableciendo cuales son cadenas a implementar a corto, mediano y largo plazo y aquellas que su implementación no aportan valor. Se utilizó como referencia la metodología de la Guía de Identificación de Cadenas de Trámites y la Guía de Priorización de Cadenas de Trámites establecida en el proyecto OPTICA del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

Se recibieron propuestas de la Secretaría de Educación - SDE , Instituto Para la Economía Social - IPES, Secretaría Distrital de Planeación - SDP, Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, Instituto Distrital de Recreación y deporte - IDRD, Secretaría Distrital de Ambiente - SDA , Secretaría Distrital del Hábitat - SDHT, Secretaría Distrital de Movilidad - SDM, Unidad Administrativa Especial de Catastro - UAECD, Unidad de Mantenimiento Vial - UMV , Instituto para la Investigación Educativa y Desarrollo Pedagógico y Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

Una vez recibida la postulación por cada entidad se procedió a consolidar la información remitida. Con la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano se complementó la información de cada uno de los trámites postulados, completando los requisitos de cada trámite, el tiempo de respuesta de cada trámite, la demanda del trámite y determinando si el trámite tiene costo. Esta información adicional se tomó de la Guía de Trámites y Servicios del Distrito. Contando

 

con toda la información se procedió a definir los parámetros necesarios para realizar la evaluación.

 

PARÁMETROS A PRIORI: Esta categoría de parámetros son evaluados en todas las cadenas y permiten definir el plan de acción de optimización de Cadenas de Trámites. Incluye dos tipos de parámetros a evaluar:

 

- Impacto: Es aquel parámetro que engloba los criterios de Priorización que miden la incidencia de cada una de las cadenas sobre el ciudadano, el empresario y el Estado.

 

- Dificultad de implantación: Es el parámetro que engloba los criterios que permiten evaluar el grado de facilidad o dificultad de la implementación del proceso de optimización y automatización de la cadena de trámites.

 

PARÁMETROS A POSTERIORI: Estos se emplean una vez seleccionadas las cadenas que se deben optimizar. En este sentido, se identifican los siguientes parámetros:

 

- Prelación y Voluntad: Este parámetro agrupa los criterios que permiten medir la importancia relativa entre cadenas, es decir, permite diferenciar aquellas cadenas cuyos criterios de “impacto” y “dificultad de implantación” son similares o iguales y aquellos criterios que según las entidades consideren pueden afectar la viabilidad de optimización de una cadena seleccionada.

 

La matriz de evaluación realizada en este proceso se muestra a continuación.

 

 

Evaluadas todas las cadenas de trámites postuladas, el siguiente paso fue ubicar cada una de ellas en una matriz de priorización de dos ejes, en la que se definieron los cuadrantes que permiten elaborar el plan de acción de las mismas a corto, medio y largo plazo.

 

En dicha matriz se representan los valores obtenidos de los tres parámetros para cada una de las cadenas. La representación de los valores son los siguientes:

 

- Impacto: El valor obtenido para el impacto de la cadena, se representa en el “Eje Y” de la matriz.

 

- Dificultad de implantación: En el “Eje X” de la matriz se representa las puntuaciones obtenidas en cuanto a la dificultad de implementación de la cadena.

 

- Prelación: El tercer parámetro refleja el tamaño de las burbujas que representan las cadenas.

 

La definición de la matriz de Priorización permite representar los siguientes cuadrantes:

 

Quick-Win: En este quedan ubicadas aquellas Cadenas de Trámites cuya optimización tenga un gran impacto y una dificultad de implantación relativamente baja, con lo que son cadenas de trámites que se podrán implementar en el corto plazo.

 

Medio Plazo: Este cuadrante contiene las cadenas de trámites que debido a su baja complejidad de implantación y su bajo o medio impacto, se deben implementar en el mediano plazo.

 

Largo plazo: En este cuadrante se presentan aquellas cadenas que tengan un alto impacto, pero cuya implantación se estime excesivamente compleja como para implementarlas en el corto plazo.

 

No aporta valor: En este cuadrante quedan representadas aquellas cadenas que por su escaso impacto y su elevada complejidad, se considera que su optimización no aportaría gran valor.

 

 

De esta manera después de realizar la evaluación correspondiente con los datos obtenidos se encontró las 9 (nueve) cadenas de trámites postuladas a implementar a corto plazo en su orden de implementación, sin embargo esperamos empezar a trabajar con las 17 primeras cadenas encontradas en la siguiente tabla.

 

 

Por otro lado la Alta Consejería Distrital de TIC Felicita los avances logrados por la Ventanilla Única de la Construcción - VUC de la Secretaria Distrital del Hábitat y la Ventanilla Única de Aglomeraciones de Publico - SUGA del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias y esperamos trabajar articuladamente con los proyectos mencionados.

 

Cordialmente,

 

MAURICIO TRUJILLO URIBE

 

ALTO CONSEJERO DISTRITAL DE TIC

 

c.c. N.A.

Proyectó: Julio Enrique Lozano Reyes

Revisó: Mauricio Trujillo Uribe

 

Nota. Ver norma original en Anexos.