RESOLUCIÓN 1002 DE 2024

 

(Abril 29)

 

Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establecen los procedimientos para la presentación de informes de rendición de las cuentas de la Secretaría Distrital de Integración Social a la Contraloría de Bogotá D.C. y a la Contraloría General de la República, mediante los aplicativos SIVICOF y SIRECI, y se dictan otras disposiciones

 

EL SECRETARÍO DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

 

En uso de sus facultades legales y

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Constitución Política, en su artículo 209, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado; y que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

 

Que el artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

 

Que uno de los objetivos de un Sistema de Control Interno es asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros, según el literal e.) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993.

 

Que el literal e) del artículo 3º de la citada Ley, determina que todas las transacciones de las entidades deberán registrarse de forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.  Así mismo, el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, dispone que el establecimiento, mantenimiento, perfección y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del Representante Legal o máximo Directivo correspondiente.

 

Que mediante la Ley 951 de 2005, se creó el acta de informe de gestión y se fijaron las normas para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado, estableciendo la obligación para los servidores/as públicos/as en calidad de titulares y representantes legales, y los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, de presentar a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

 

Que es deber de todo servidor público, de acuerdo con el artículo 38, numeral 1  de la Ley 1952 de 2019, Código General Disciplinario, modificado por la Ley 2094 de 2021, “(…) Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de derechos humanos y derecho internacional humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos, de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.” 

 

Que el Capítulo III del Título IX del Decreto Nacional 403 de 2020 (artículos 78 a 88) reglamenta el régimen de sanciones y, faculta a los funcionarios que determine la Ley o el titular del órgano de control fiscal para su imposición cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o de los particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando las causales, forma y monto de las mismas.

 

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 002 de 11 de febrero de 2022, “Por medio de la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición de la cuenta ante la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones"

 

Que en el artículo 3º de la citada Resolución Reglamentaria establece “CUENTA. Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.”, y  que (…) “La cuenta consolidada está conformada por el conjunto de formatos electrónicos CB y documentos electrónicos CBN, los cuales se encuentran disponibles en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF-, herramienta mediante la cual los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C., deben rendir cuenta e informes (…)” .

 

Que  a su vez el artículo 9º de la Resolución Reglamentaria No. 002 de 11 de febrero de 2022, señala entre los responsables de rendir la cuenta “(…) el representante legal de la entidad u organismo público, tanto del sector central como descentralizado, o quien haga sus veces (…)”; en tanto que el artículo 10° de la misma dispone:  “(…) en caso de retiro definitivo será el jefe o el representante legal de la entidad u organismo público que se encuentre vinculado al momento de rendir la cuenta”.  

 

Que en cumplimiento de la disposición antes señalada para el caso de esta entidad deberá rendirla el Secretario Distrital de Integración Social o quien haga sus veces, quien deberá rendir cuentas sobre su gestión legal, financiera, operativa, ambiental y de resultados.

 

Que el artículo 15 de la Resolución Reglamentaria citada establece:

 

“Artículo 15. PERIODO DE LA CUENTA CONSOLIDADA. La cuenta se rendirá por los siguientes periodos: mensual, trimestral, anual y ocasional.

 

- La cuenta mensual comprende el periodo del primero al último día de cada mes,

 

- La cuenta trimestral, comprende la información del 1 de enero al 30 de marzo, del 1 de abril al 30 junio, del 1 de julio al 30 de septiembre y del 1 de octubre al 31 de diciembre de cada vigencia,

 

- La cuenta anual comprende el periodo del 1 de enero a 31 de diciembre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior y,

 

- La cuenta ocasional corresponde a la información adicional o especializada; podrá solicitarse en cualquier tiempo información diferente a la que se refiere la presente resolución, que se requiera para el cumplimiento de la misión institucional”.

 

Que el artículo 19 de esa misma Resolución de la Contraloría de Bogotá, señala: “El informe deberá presentarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al retiro, periodo dentro del cual el representante legal del sujeto de vigilancia y control fiscal solicitará por escrito la apertura del sistema para su reporte”.

 

Que la rendición de la cuenta a la Contraloría de Bogotá D.C., deberá realizarse a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF-, cumpliendo con los formatos, estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

 

Que en virtud de lo dispuesto en la Resolución No. 038 de 2022 de la Contraloría de Bogotá quedaron sin efectos las modificaciones de la Resolución Reglamentaria No. 002 de 11 de febrero de 2022, llevadas a cabo mediante la Resolución No. 006 de 2022 y, en consecuencia, los artículos 11, 14 y 16 de la segunda continúan vigentes. 

 

Que se hace necesario establecer las directrices para la rendición de las cuentas de conformidad con los ajustes y modificaciones que la Contraloría de Bogotá, D.C., introdujo a este proceso, mediante la expedición de la Resolución Reglamentaria No. 002 de 11 de febrero de 2022.

 

Que la Constitución Política de Colombia en el artículo 119 señala que "La Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control del resultado de la administración".

 

Que el artículo 272 de la Constitución Política prevé que la vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios en los que existan contralorías corresponde a estas, en forma concurrente con la Contraloría General de la República. 

 

Que dentro de las atribuciones concedidas por la Constitución Política al Contralor General de la República se encuentra la de “Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse”

 

Que la Ley 42 de 1993 en su artículo 16 establece “El Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello” y ordenó que "cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República"

 

Que la Contraloría General de la República expidió la Resolución Orgánica REG-ORG0064 de 2023 “Por la cual se reglamenta la rendición electrónica de la cuenta, los informes y otra información que realizan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría General de la República a través del Sistema de Rendición Electrónico de la Cuenta e Informes y Otra Información (SIRECI)” , norma que fue subrogada por el artículo 72 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG- 066 del 2 de abril de 2024. Que el artículo 2º de la Resolución Orgánica REG-ORG- 066 del 2 de abril de 2024  dispone que “El método y la forma de rendir cuenta e informe y otra información, que se establecen por esta Resolución, serán de obligatorio cumplimiento de acuerdo a los responsables señalados en cada Título y Capítulo, entidades del orden nacional, territorial y los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes etapas de planeación, recaudo y percepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición sin importar su monto o participación, que son sujetos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición Constitucional y legal”   

 

Que en su artículo 7º la citada resolución señala que el SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICO DE LA CUENTA, INFORME Y OTRA INFORMACIÓN (SIRECI). “Es la herramienta tecnológica establecida como canal institucional por la Contraloría General de la República para que los representantes legales de las entidades nacionales, territoriales y particulares, que manejen fondos, bienes y recursos públicos, rindan cuenta, informe y otra información, reglamentadas en el presente acto administrativo.”

 

Que la Secretaria Distrital de Hacienda es la encargada de la consolidación y transmisión de la información a través del aplicativo SIRECI, razón por la cual, para cumplir con dicho propósito dentro de los plazos previstos por el ente de Control, expidió la Circular Externa DDP 000018 del 18 de diciembre de 2023, por medio de la cual establece los lineamientos, formatos y términos para la rendición de las cuentas a la Contraloría General de la República. 

 

Que los citados aspectos de la gestión requieren de la buena ejecución y compromiso de todos los funcionarios, en especial de los niveles directivos y asesor, en aras de no incurrir en las sanciones que el mismo marco legal establece.

 

En mérito de lo anterior,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO

 

Artículo 1. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto establecer en la Secretaría Distrital de Integración Social los métodos, la forma, términos, responsables y procedimientos para la preparación, validación, consolidación y rendición de las cuentas que se rinden a la Contraloría de Bogotá, D.C. mediante el aplicativo SIVICOF y a la Contraloría General de la Republica mediante el aplicativo SIRECI.

 

CAPÍTULO II

 

DE LAS CUENTAS DEL SIVICOF

 

Artículo 2. DE LAS CUENTAS DE LA CONTRALORIA DE BOGOTÁ.  La rendición de las cuentas a la Contraloría de Bogotá se hará a través del aplicativo SIVICOF, dispuesto por ese ente de Control.  Para lo cual en la Secretaría Distrital de Integración Social se definen en esta resolución la forma, términos, responsables, procedimientos y presentación de informes de las diferentes cuentas.

 

Artículo 3. RESPONSABLE DE CONSOLIDAR Y RENDIR LA CUENTA EN LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL. Para la rendición de las cuentas a la Contraloría de Bogotá, a través del aplicativo SIVICOF, se establecen las siguientes responsabilidades en la Entidad.

 

 

Artículo 4. DEL PERIODO DE LA CUENTA CONSOLIDADA POR ENTIDAD. La cuenta se rendirá por los siguientes períodos: mensual, anual, al culminar la gestión y ocasional, de acuerdo con los términos previstos a continuación: 

 

 

Artículo 5. PRESENTACIÓN Y FORMA. La rendición de la cuenta a la Contraloría de Bogotá, D.C. deberá realizarse a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL -SIVICOF-, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

 

Para rendir la información mediante el SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL -SIVICOF-, el Secretario Distrital de Integración Social certifica mediante su respectiva firma digital la veracidad de la información allí registrada en cada informe (Grupo de Formatos Electrónicos y/o Documentos Electrónicos). 

 

Formatos CB: Son datos parametrizados de acuerdo con los formatos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C., los cuales son validados inicialmente por el aplicativo local Storm User para posteriormente ser enviados y validados utilizando el aplicativo Storm Web -SIVICOF-.

 

Documentos CBN. Son datos contenidos en documentos elaborados en procesadores de palabra y hojas electrónicas, sin formato previo definido, referentes a informes, estudios o cualquier otro tipo de documento que se exija como parte de la cuenta, no son validados inicialmente por el aplicativo local Storm User, pero deben ser enviados utilizando el aplicativo Storm Web -SIVICOF-.

 

Parágrafo. Una vez los diferentes formatos CB y los documentos CBN sean enviados al Asesor de Despacho, este envía cada informe, con la respectiva firma digital del Secretario Distrital de Integración Social, a el Jefe de Oficina de Control Interno, para que a través del aplicativo SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL -SIVICOF- de la Contraloría de Bogotá D.C., y de acuerdo con los tiempos y responsables establecidos en los artículos 3 y 4 de la presente resolución, sean rendidos al Ente de Control. 

 

Artículo 6. CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN. El Secretario Distrital de Integración Social deberá presentar las Cuentas Mensual, Anual Ocasional y el informe al Culminar la Gestión, incluyendo los respectivos formatos y documentos electrónicos aportados por los responsables señalados a continuación:

 

1. CUENTA MENSUAL: La cuenta mensual consolidada para la Secretaría Distrital de Integración Social incluye los siguientes informes y los responsables de elaborarla son:  

 

 

 

 

 

2. CUENTA ANUAL: La cuenta anual consolidada para la Secretaría Distrital de Integración Social incluye los siguientes informes y los responsables de elaborarla son:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN: La cuenta al culminar la gestión en la Secretaria Distrital de Integración Social incluye los siguientes informes y los responsables de elaborarla son:

 

 

 

Parágrafo. DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. Es la cuenta que debe presentar el Secretario Distrital de Integración Social o quien haga sus veces, a la Contraloría de Bogotá, D.C. cuando culmine su gestión y, cubrirá el período comprendido entre la fecha de corte de la última rendición de cuenta efectuada (intermedia o anual) y la fecha de retiro definitivo del cargo. Ésta debe presentarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al retiro definitivo del cargo del Secretario.

 

Artículo 7. TÉRMINOS DE LA CUENTA CONSOLIDADA POR ENTIDAD. Los términos máximos para la rendición de las cuentas consolidadas Mensual, Anual y de Culminación de Gestión, a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal -SIVICOF-, son los establecidos en el artículo 4 de la presente Resolución.   

 

Artículo 8. DEL INFORME DE CONTABILIDAD. La información contable se presentará a la Contraloría de Bogotá, D.C. a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL -SIVICOF- de manera anual, mensual y ocasional, conforme a los parámetros y plazos señalados por la Contaduría General de la Nación para las entidades y organismos del sector público.

 

Artículo 9. DE LA INFORMACIÓN OCASIONAL. La Contraloría de Bogotá, D.C. podrá solicitar en cualquier tiempo a la Secretaría Distrital de Integración Social, información diferente a la señalada en la cuenta consolidada a que se refiere la presente Resolución para el cumplimiento de la misión del organismo de vigilancia y control fiscal. Para tal efecto, la Contraloría de Bogotá D.C. mediante comunicación escrita señalará la información requerida, el término, la forma y el lugar de presentación. 

 

Parágrafo: Cuando el antes mencionado Organismo de Control, solicite este tipo de información, el Asesor de Despacho, informara al Jefe de la Oficina de Control Interno y este mediante comunicación escrita solicitará el diligenciamiento y envío de los formatos con la información, términos y forma requeridos, para el proceso de validación y cargue en el SIVICOF.  En este caso, la información ocasional, se remitirá conforme a los requerimientos y dentro de los términos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS CUENTAS DEL SIRECI

 

Artículo 10. DE LAS CUENTAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.  La rendición de las cuentas a la Contraloría General de la República, se harán a través del aplicativo SIRECI, dispuesto por ese ente de Control, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Secretaria Distrital de Hacienda en consonancia con las disposiciones del Ente de Control.

 

Artículo 11. RESPONSABLE DE CONSOLIDAR Y RENDIR LA CUENTA EN LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL. Para la rendición de las cuentas a la Contraloría General de la República, se realizan de acuerdo con los parámetros establecidos por la Secretaria Distrital de Hacienda en consonancia con las disposiciones de la Contraloría General de la República, para lo cual se establecen las siguientes responsabilidades en la Entidad.

 

 

Artículo 12. PERIODO DE LA CUENTA CONSOLIDADA POR ENTIDAD. La cuenta se rendirá por los siguientes períodos: mensual, semestral, anual, y ocasional, de acuerdo con los términos previstos a continuación: 

 

 

Artículo 13. PRESENTACIÓN Y FORMA DE LA CUENTA. La rendición de la cuenta a la Contraloría General de la República. Deberá realizarse a través del Sistema De Rendición Electrónica De La Cuenta E Informes – SIRECI -, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

 

Para rendir la información mediante el Sistema de Rendición Electrónica de La Cuenta E Informes - SIRECI-, el Secretario Distrital de Integración Social realizará el envió de la información a la Secretaria Distrital de Hacienda para su cargue en el aplicativo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la presente Resolución. 

 

Artículo 14. CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN. El Secretario Distrital de Integración Social deberá presentar las Cuentas Mensual, semestral, Anual y Ocasional incluyendo los respectivos formatos y documentos electrónicos aportados por los responsables señalados a continuación:

 

1. CUENTA MENSUAL: La cuenta mensual consolidada para la Secretaría Distrital de Integración Social incluye los siguientes informes y los responsables de elaborarla son: 

 

 

 

2. CUENTA SEMESTRAL: La cuenta semestral consolidada para la Secretaría Distrital de Integración Social incluye los siguientes informes y los responsables de elaborarla son:

 

 

 

3. CUENTA ANUAL: La cuenta anual consolidada para la Secretaría Distrital de Integración Social incluye los siguientes informes y los responsables de elaborarla son:

 

 

Artículo 15. TERMINOS DE LA CUENTA CONSOLIDADA POR ENTIDAD. Los términos máximos para la rendición de las cuentas consolidadas Mensual, semestral y Anual a la Contraloría General de la República, a través del Sistema de Rendición Electrónica de La Cuenta E Informes – SIRECI -, son los establecidos en el artículo 12 de la presente Resolución.  

 

Artículo 16. DE LA INFORMACIÓN OCASIONAL. La Contraloría General de la República podrá solicitar en cualquier tiempo a la Secretaría Distrital de Integración

Social, información diferente a la señalada en la cuenta consolidada a que se refiere

 

la presente Resolución para el cumplimiento de la misión del organismo de vigilancia y control fiscal. Para tal efecto, la Contraloría General de la República mediante comunicación escrita señalará la información requerida, el término, la forma y el lugar de presentación.  

 

Parágrafo: Cuando el antes mencionado Organismo de Control, solicite este tipo de información, el Asesor de Despacho, informara al Jefe de la Oficina de Control Interno, y este mediante comunicación escrita solicitará al Directivo o Jefe de Dependencias responsable de la información, el diligenciamiento y envío de los formatos con la información, términos y forma requeridos, para el proceso de validación y cargue en el SIRECI.  En este caso, la información ocasional, se remitirá conforme a los requerimientos y dentro de los términos establecidos por la Contraloría General de la República.

 

CAPÍTULO IV

 

DE LAS SANCIONES

 

Artículo 17. DEL PROCEDIMIENTO PECUNIARIO De conformidad con lo dispuesto en el artículo 101 de Ley 42 de 1993 “Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas”

 

Parágrafo Primero.  Se entenderá por no presentada la cuenta o el informe, cuando no cumplan con los aspectos de presentación, forma, términos, período, contenido y firma establecidos en la presente Resolución o los exigidos en la solicitud de información, del respectivo Ente de Control.

 

Parágrafo Segundo. El Subsecretario, Director, el Subdirector o el Jefe de Oficina que entrega la información, se hará responsable de que ésta es precisa, correcta, veraz y completa. Por lo tanto, responderá civil, penal o disciplinariamente, según sea el caso, por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos.

 

CAPÍTULO V

 

OTRAS DISPOSICIONES

 

Artículo 18. En caso de que el Ente de Control realice cambios en los formatos o en las fechas de rendición de las cuentas establecidas, la Oficina de Control Interno, informará a la Dirección de Análisis y diseño Estratégico para realizar los respectivos ajustes a esos formatos o fechas y los comunicará a los responsables de preparar y validar la información.

 

Artículo 19. RESPONSABLE DEL SOPORTE TÉCNICO. La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico a través de la Subdirección de Investigación e Información, de la Secretaría Distrital de Integración Social, deberá garantizar el funcionamiento de las plataformas de software y del hardware de la entidad, así como el acceso a Internet, requeridos por parte de los responsables de preparar, validar, consolidar y enviar las cuentas y los informes, para su remisión oportuna a la Contraloría de Bogotá, mediante el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF y a la Contraloría General de la República, mediante el SIRECI.

 

Artículo 20. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga todas aquellas disposiciones contrarias que sobre el particular se hayan expedido, en especial la Resolución Nº. 0706 de 2023.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de abril del año 2024.

 

ROBERTO ANGULO SALAZAR

 

Secretario Distrital de Integración Social

 

Nota: Ver norma original en Anexos.