RESOLUCIÓN 2384 DE 2023

 

(Junio 05)

 

Por la cual se determinan roles y responsabilidades para la implementación, mantenimiento, mejora, del subsistema de gestión de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo -SARLAFT IDU”

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 19 de 1972 del Concejo de Bogotá D.C., el Acuerdo No. 006 de 2021 del Consejo Directivo del IDU, y

 

CONSIDERANDO

 

Que el Decreto Distrital 591 de 2018 adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional, como referente para el Sistema Integrado de Gestión de las Entidades Distritales, con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Distrito Capital y adecuar la institucionalidad del sistema y de las instancias correspondientes con el modelo nacional.

 

Que mediante la Resolución 2330 de 2023 se adopta el Sistema de Gestión MIPG-SIG del Instituto de Desarrollo Urbano, se crean los Equipos Institucionales, y se establece el marco de referencia para el actuar de los Subsistemas en la Entidad.

 

Que el artículo 2° de la citada Resolución define MIPG-SIG como el conjunto articulado de buenas prácticas que permiten en el Instituto, dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión con el fin de satisfacer a los grupos de valor e interés, cumplir con los instrumentos de planeación, en especial, el Plan Distrital de Desarrollo vigente, y contribuir bajo una política de integración, el cumplimiento de los fines esenciales del Instituto, sus propósitos organizacionales, su mejor desempeño institucional y la consecución de resultados; la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad.

 

Que conforme con el artículo 8° de la norma citada, el Sistema de Gestión MIPG-SIG se compone de once (11) subsistemas asociados a las buenas prácticas internacionales, así: Gestión Antisoborno (ISO 37001); Gestión de la Calidad (ISO 9001); Gestión Ambiental (ISO 14001); Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001); Gestión de la Seguridad de la Información (ISO/IEC 27001); Gestión Documental y Archivo (ISO 30301 - ISO 15489); Responsabilidad Social (ISO 26000), Empresa Familiarmente Responsable (efr 1000-1), Gestión de Continuidad del Negocio (ISO 22301), Gestión de Conocimiento (ISO-30401) y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (Ley 2195 de 2022).

 

Que mediante el Acuerdo No. 006 de 2023, el Consejo Directivo del IDU adoptó la política (Directriz) del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT y estableció el compromiso de este órgano de gobierno frente a la implementación, mantenimiento, funcionamiento y eficacia del mencionado Subsistema de Gestión.

 

Que la Entidad suscribió con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá su manifiesto compromiso con el diseño, implementación y financiamiento del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT, asignando los tiempos y recursos necesarios para este fin, contribuyendo con la lucha contra la corrupción y promoviendo el fortalecimiento de la cultura íntegra y transparente que se refleje en los resultados y los impactos del actuar en la ciudadanía.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1°. Roles del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT IDU. Se designan como roles del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT IDU, en el marco de dicho Subsistema, los siguientes:

 

- Director General

 

- Equipo Técnico SARLAFT

 

- Oficina de Control Interno

 

- Responsable del SARLAFT

 

- Equipo Operativo SARLAFT

 

- Directivos IDU

 

- Servidores públicos no directivos y 

 

- Contratistas de prestación de servicios y de apoyo a la gestión

 

ARTÍCULO 2°. Responsabilidades del Director General. Designar como responsabilidades del Director General del IDU en el marco del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT IDU, así:

 

1. Responsabilidades

 

- Garantizar las condiciones necesarias para que el SARLAFT IDU se implemente de forma adecuada y eficiente para lograr los objetivos asociados al Sistema de Lavado de Activos y a la Financiación del Terrorismo, LA/FT.

 

- Promover la mejora continua del Sistema SARLAFT IDU Lavado de Activos y a la Financiación del Terrorismo, LA/FT. 

 

- Brindar el apoyo necesario al Responsable del SARLAFT para el logro de los objetivos del Sistema 

 

- Asignar al servidor público el rol de Responsable del SARLAFT en el Instituto de Desarrollo Urbano.

 

- Instar a la Alta Dirección al cumplimiento de las exigencias derivadas del SARLAFT IDU para que se incorporen en los procesos y procedimientos. 

 

- Garantizar la asignación de los recursos físicos, humanos y tecnológicos necesarios al Responsable del SARLAFT para garantizar la eficiencia y eficacia del sistema.  

 

- Promover la capacitación y una cultura de previsión a los riesgos de LA/FT dentro de la gente IDU, socios de negocio y partes relacionadas.   

 

ARTÍCULO 3°. Conformación y Responsabilidades del Equipo Técnico SARLAFT. Designar la conformación y responsabilidades de los miembros del Equipo Técnico SARLAFT en el marco del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo - SARLAFT IDU.

 

1. Conformación.

 

El Equipo Técnico SARLAFT del IDU está conformado por:

 

a) El Director General de la Entidad 

 

b) El Responsable del SARLAFT (quien llevará la secretaría técnica)

 

c) El Subdirector General Jurídico

 

d) Subdirector General de Desarrollo Urbano  

 

e) Subdirector General de Infraestructura 

 

f) El Subdirector General de Gestión Corporativa 

 

PARÁGRAFO 1: Los miembros del Equipo podrán invitar a las sesiones a los demás directivos y/o funcionarios, dependiendo el tema a tratar. 

 

PARÁGRAFO 2: El Equipo Técnico SARLAFT se reunirá mínimo tres (3) veces al año o cuando se considere necesario.

 

2. Responsabilidades

 

Sin perjuicio de otras funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del Equipo Técnico SARLAFT, son responsabilidades comunes de asistir y asesorar al Responsable del SARLAFT del IDU, en:

 

- Revisar y proponer mejoras a las políticas del SARLAFT - IDU 

 

- Aprobar y realizar seguimiento al cumplimiento del plan de acción del Sistema SARLAFT IDU

 

- Hacer seguimiento a la gestión del Responsable del SARLAFT y su equipo de trabajo SARLAFT IDU.

 

- Conocer los hallazgos detectados por el Responsable del SARLAFT dentro del Sistema y recomendar las acciones o medidas correctivas que haya lugar para tales efectos.

 

- Promover y garantizar la independencia y autonomía del Responsable del SARLAFT.

 

- Apoyar la actualización de los mapas de riesgos SARLAFT-IDU, cuando el Responsable del SARLAFT lo estime necesario.

 

- Promover la implementación de los instrumentos, metodologías, estrategias y buenas prácticas que permitan indagar, evaluar, actualizaciones que mejoren y fortalezcan los elementos del SARLAFT-IDU, con el fin de garantizar su permanencia y aplicación por parte de los colaboradores y partes interesadas.

 

- Gestionar la mejora continua del SARLAFT- IDU, procurando la concientización de los colaboradores de la Entidad y partes interesadas.

 

ARTÍCULO 4°. Responsabilidades de la oficina de Control Interno. Designar como responsabilidades del rol de la Oficina de Control Interno en el marco del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT IDU, así:

 

1. Responsabilidades

 

- Adelantar auditorías a intervalos planificados, para proporcionar información acerca de si SG - SARLAFT IDU está conforme con los requisitos establecidos por la Entidad a través de las políticas de cumplimiento y el propio sistema de gestión de riesgos asociados al LA/FT y si se implementa y mantiene eficazmente.

 

- Adelantar auditorías especiales en caso de que sea necesario. 

 

- Para las auditorías al SG - SARLAFT IDU se sugiere tener como referente estándares nacionales e internacionales existentes sobre la materia.

 

- Planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes, teniendo en consideración la importancia de los procesos involucrados y los resultados de auditorías previas. 

 

- Definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría. 

 

- Seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría.

 

- Asegurarse de que los resultados de las auditorías se ponen en conocimiento de la Alta Dirección, al Comité MIPG, así como de otras áreas o funciones cuando proceda a efectos de mejorar el SG - SARLAFT IDU.

 

- Conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías, materialización de riesgos asociados al LA/FT; no conformidades relacionadas con la política de cumplimiento y el resto del Subsistema de gestión de riesgos asociados al LA/FT; fallas en el cumplimiento de los requisitos del SG - SARLAFT IDU susceptibles de constituir riesgos penales por las conductas desarrolladas tanto por los miembros de la organización como por los socios de negocio; y debilidades o posibilidades de mejora en la política de cumplimiento o el Subsistema de gestión de los riesgos asociados al LA/FT. 

 

ARTÍCULO 5. Responsabilidades del Responsable del SARLAFT. Designar el rol y responsabilidades del Responsable del SARLAFT del IDU en el Asesor 105 Grado 2 de la Dirección General de IDU, así:

 

1. Responsabilidades

 

- Promover el cumplimiento de la política (directrices) para la gestión de los riesgos asociados al LA/FT, para la definición de roles y responsabilidades y el establecimiento de objetivos para su implementación.

 

- Coordinar el desarrollo de programas internos de formación, capacitación y sensibilización en aspectos relacionados con el SARLAFT-IDU y gestionar su inclusión en el Plan anual de Capacitación. 

 

- Promover el cumplimiento de los roles y responsabilidades en la gestión de riesgos asociados al LA/FT y garantizar que se mantengan actualizados.

 

- Diseñar y revisar los indicadores de gestión SARLAFT-IDU. 

 

- Promover que la primera línea de defensa de los riesgos asociados al LA/FT opere de acuerdo con los documentos del sistema.

 

- Presentar informe anual al Director General y al Consejo Directivo informando el estado del Sistema SARLAFT-IDU. 

 

- Diseñar el plan de acción del sistema y hacer seguimiento al mismo.

 

- Mantener acceso directo y efectivo con la Alta Dirección en el caso de que cualquier incidente que se presente dentro del Sistema

 

- Guardar absoluta confidencialidad sobre la información y datos a los que acceda y/o conozca en ocasión a su rol de Responsable del SARLAFT.

 

- Revisar los reportes internos de inusualidades que remita el Equipo Operativo SARLAFT, como producto de los reportes de inusualidades que envíen las áreas de la primera línea de defensa y determinar si pueden catalogarse como sospechosas. 

 

- Solicitar la información que considere necesaria a cualquier área de la Entidad para la revisión de las operaciones inusuales.

 

- Revisar y remitir los reportes de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por la normatividad legal pertinente.

 

- Asistir y promover a las capacitaciones y/o sensibilizaciones programadas por la Entidad que traten del SARLAFT IDU de acuerdo con la programación y los recursos asignados.

 

- Evaluar los informes presentados por las auditorías y adoptar las medidas del caso frente a deficiencias informadas.

 

ARTÍCULO 6°. Responsabilidades de los Directivos del IDU, líderes de los procesos y/o actividades claves. 

 

Los directivos del IDU, líderes de los procesos y/o actividades claves dentro del SARLAFT IDU, son

 

a. Subdirector General de Gestión Corporativa

 

b. El Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo

 

c. El Director Técnico de Gestión Contractual

 

d. El Director Técnico de Procesos Selectivos

 

e. El Director Técnico de Predios

 

f. El Subdirector Técnico de Operaciones

 

g. El Subdirector Técnico de Recursos Humanos

 

1. Responsabilidades 

 

- Responder por la primera línea de defensa dentro del proceso de debida diligencia de acuerdo con la documentación establecida por el SARLAFT- IDU

 

- Cumplir y aplicar los procedimientos de control definidos en la documentación SARLAFT-IDU para cada uno de los procesos y/o actividades claves

 

- Adoptar los planes de acción y las medidas correctivas que se deriven del análisis y/o materialización de los riesgos de los procesos y/o actividades claves a su cargo 

 

- Mantener un adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión de la documentación y controles del SARLAFT-IDU, establecidos por la Entidad, en especial dentro del proceso de debida diligencia

 

- Guardar absoluta confidencialidad sobre la información y datos a los que acceda y/o conozca en ocasión de su responsabilidad derivada del SARLAFT IDU.

 

- Reportar al Equipo Operativo SARLAFT-IDU, cualquier inusualidad que pueda alterar el logro de los objetivos del sistema.

 

ARTÍCULO 7°. Conformación y responsabilidades del Equipo Operativo SARLAFT especialmente deberá:

 

- Apoyar técnica y operativamente la función del Responsable del SARLAFT

 

- Adelantar el monitoreo a los procedimientos de control definidos en los documentos del sistema, dentro de los periodos establecidos

 

- Proponer al Responsable del SARLAFT-IDU la adopción de medidas correctivas al Sistema

 

- Mantener un adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión de los instructivos y controles del SARLAFT-IDU establecidos por la Entidad.

 

- Guardar absoluta confidencialidad sobre la información y datos a los que acceda y/o conozca en ocasión de su responsabilidad derivada del SARLAFT-IDU.

 

- Mantener los indicadores de gestión del Sistema y presentar el reporte a la Oficina Asesora de Planeación en los plazos establecidos.

 

- Proponer la adopción de mejoras, correctivos y actualizaciones al SARLAFT-IDU para presentarlas al Equipo Técnico SARLAFT para su aprobación.

 

- Monitorear el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia.

 

- Administrar y operar las herramientas tecnológicas, de apoyo a los procedimientos de Debida Diligencia, aplicables a la Entidad.

 

- Generar informes de debida diligencia efectuadas a los terceros o partes relacionadas.

 

- Promover la mejora continua y apoyar los diversos roles SARLAFT para garantizar el compromiso en la prevención de delitos y en la detección de riesgos asociados al Lavado de Activos y a la Financiación del Terrorismo, LA/FT. 

 

- Gestionar la actualización de los procesos y procedimientos incluyendo las exigencias derivadas del SARLAFT-IDU 

 

- Preparar para firma del Responsable SARLAFT los reportes de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por la normatividad legal pertinente.

 

- Recibir por parte de la primera línea de defensa, las operaciones inusuales relacionadas con personas naturales o jurídicas y realizar el análisis detallado para concluir si la inusualidad tiene una explicación razonable, plenamente sustentada, de lo contrario, se convierte en una operación sospechosa que debe ser informada al Responsable SARLAFT para su reporte. 

 

- Dejar evidencia del análisis efectuado a las alertas, actividades, operaciones o transacciones sujetas que le sean reportadas como inusuales, o que hagan parte de sus monitoreos periódicos

 

- Las demás responsabilidades asignadas por el Responsable del SARLAFT, y que sean requeridas para el adecuado funcionamiento de instructivos y controles del SARLAFT-IDU establecidos por la Entidad.

 

ARTÍCULO 7°(sic). Responsabilidades de todos funcionarios Directivos. Designar las responsabilidades de los funcionarios directivos en el marco del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT -IDU, así:

 

1. Responsabilidades

 

- Cumplir y hacer cumplir, tanto interna como externamente, las políticas de cumplimiento y gestión de riesgos asociados al LA/FT. 

 

- Cumplir con los lineamientos, directrices, procedimientos y acuerdos institucionales relacionados con la Debida Diligencia como buena práctica de LA/FT en la gestión institucional.

 

- Reconocer la independencia y autoridad del Responsable SARLAFT en su rol y apoyar la implementación efectiva y la operación continua del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. 

 

- Apoyar la participación en actividades de formación y sensibilización para fomentar la apropiación del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

 

- Asistir a las capacitaciones y/o sensibilizaciones programadas por la Entidad que traten del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, de acuerdo con la programación y los recursos asignados.

 

- Guardar la debida reserva y confidencialidad respecto de todo el proceso de reportes internos de inusualidades que remitan al Responsable SARLAFT

 

ARTÍCULO 8°. Responsabilidades de los servidores públicos no directivos y contratistas de prestación de servicios de apoyo a la gestión. Las responsabilidades de los Servidores públicos no directivos y Contratistas de Prestación de Servicios profesionales y de Apoyo a la Gestión del IDU en el marco del Subsistema de Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SARLAFT-IDU, así:

 

1. Roles y Responsabilidades

 

- Cumplir con la legislación SARLAFT IDU aplicable, incluyendo los documentos internos del IDU, que hacen referencia a la prevención de LA/FT.

 

- Cumplir con los lineamientos, directrices, procedimientos y acuerdos institucionales relacionados con la Debida Diligencia como buena práctica de LA/FT en la gestión institucional.

 

- Reportar al Responsable SARLAFT cualquier situación que pueda representar una posible operación inusual en la gestión institucional, sin incurrir en denuncia.

 

- Reconocer la independencia y autoridad del Responsable del SARLAFT en su rol de asegurar la implementación efectiva y operación continua del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT IDU.

 

- Apoyar las iniciativas del IDU relacionadas con todos los mecanismos y procedimientos de prevención de LA/FT. 

 

- Participación en actividades que fomenten un comportamiento ético, íntegro y el cumplimiento de las disposiciones legales en el cumplimiento de sus funciones y/u obligaciones.

 

- Asistir a las capacitaciones y/o sensibilizaciones programadas por la Entidad que traten del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SG - SARLAFT IDU, de acuerdo con los recursos asignados.

 

ARTÍCULO 9°. Inducción y Reinducción Institucional del SARLAFT IDU. Todos los Colaboradores de la Entidad (Servidores Públicos directivos y no directivos) y Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, deberán tomar y aprobar el curso institucional SARLAFT diseñado por la Entidad, antes de tomar posesión de sus cargos y/o iniciar el contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión respectivo. 

 

PARÁGRAFO. - Este requisito se exigirá con una periodicidad de cada dos (2) años a partir de la implementación del Subsistema de Gestión de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT IDU.

 

ARTÍCULO 10°. Vigencias. La presente Resolución rige a partir de su fecha de expedición.

 

Dada en la ciudad de Bogotá D.C., a los 05 días del mes de junio del año 2023.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Diego Sánchez Fonseca

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.