CIRCULAR EXTERNA 016 DE 2023

(Agosto 01)

PARA: Secretarios(as) de Despacho, Directores(as) de Departamentos Administrativos, Directores(as) de Unidades Administrativas Especiales, Directores(as) de Establecimientos Públicos, Gerentes de Subredes Integradas de Servicios de Salud E.S.E., Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, Agencia de Educación Superior, Ciencia y Tecnología -ATENEA-, Sociedades Públicas, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP., Presidente del Concejo de Bogotá, Veedora Distrital, Personero de Bogotá, Contralor de Bogotá.

DE: Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

ASUNTO: Evaluación de Gerentes Públicos. Lineamientos e implementación. Verificación de la implementación Fase 1. y desarrollo de la Fase 2. Acuerdos de Gestión a través del SIDEAP / 2023

Radicado: 2-2023-10891

Con el propósito de avanzar en la implementación de la evaluación de los gerentes públicos a través de la realización de los Acuerdos de Gestión en la plataforma SIDEAP, en lo relacionado con el Módulo de Registro de Evidencias, el cual permite a evaluados y evaluadores efectuar el seguimiento y documentar los avances y el cumplimiento de las actividades asociadas a cada uno de los compromisos objeto de evaluación y con el Módulo de Evaluación, a través del cual, el evaluador podrá efectuar las calificaciones a que haya lugar a lo largo del período, a continuación se presentan las indicaciones y lineamientos que deberán tener en cuenta los organismos y entidades que adoptaron el proceso de manera digital.

Fase 1. CONCERTACIÓN Y FORMALIZACIÓN.

Como parte de la transición al modelo digital, una vez adoptada la evaluación por parte de la entidad, se procede a la formalización de los acuerdos de los gerentes públicos en el aplicativo SIDEAP.

Al respecto y de acuerdo a algunas inquietudes formuladas por los gerentes públicos y sus superiores jerárquicos, en relación con esta fase es necesario precisar:

- Para la implementación digital del proceso a través del SIDEAP, es necesaria la previa adopción del Modelo mediante acto administrativo expedido por la o el nominador de la entidad, de acuerdo con los lineamientos emitidos en la Circular 003 de 2023.

- La concertación y formalización de los Acuerdos de Gestión es responsabilidad de cada Gerente Público y de su Superior Inmediato. La evaluación de los Gerentes Públicos es indelegable en todas sus etapas.

- Los Acuerdos de Gestión tienen como insumo de referencia las metas, planes, programas o proyectos que hacen parte de la planeación estratégica de la entidad y la dependencia que lidera cada gerente público y están encaminados al cumplimiento de la misma, para lo cual, con el apoyo de las Oficinas o Áreas de Planeación, se definirán los indicadores que permitan establecer el cumplimiento de cada uno de los Acuerdos.

- La formulación de los Acuerdos se desarrolla a través de los Compromisos Gerenciales, los cuales incluirán la descripción de un plan de acción, hoja de ruta o hitos, con las actividades necesarias para su desarrollo y cumplimiento. Cada Compromiso Gerencial tendrá un peso asignado que no podrá ser inferior al 10% ni superior al 40% y dependerá del peso porcentual asignado a cada una de las actividades que se definan.

- En la concertación y formalización, se establecerán un mínimo de tres (3) y un máximo de cinco (5) Compromisos Gerenciales y a su vez, se seleccionarán entre tres (3) y cinco (5) Compromisos Comportamentales, los cuales serán objeto de calificación por una única vez, al finalizar la vigencia del Acuerdo.

- En la concertación y formalización, se definirá si el Gerente Público opta por la concertación de un porcentaje adicional del 5%, asociado a un aporte superior en su gestión.

- Para que la concertación y formalización de los Acuerdos de Gestión resulte procedente, el Gerente Público deberá ocupar el cargo por un periodo mínimo de cuatro (4) meses, contados a partir de su posesión, los períodos inferiores no serán objeto de evaluación.

- Los Acuerdos serán evaluados a partir de la fecha de su formalización.

- Las evaluaciones parciales semestrales, así como las evaluaciones parciales eventuales producto del cambio de superior jerárquico, del cambio en los compromisos inicialmente establecidos y por retiro del gerente público, se efectuarán respecto del componente laboral, es decir, solo serán evaluables los Compromisos Gerenciales y la evaluación estará a cargo del Superior Jerárquico del Gerente Público.

Los Acuerdos de Gestión deben ser objeto de seguimiento, verificación y documentación permanente desde su formalización y hasta el cierre de la respectiva vigencia o el retiro del gerente público, para estos efectos, en SIDEAP, se han dispuesto los Módulos de Evidencias y Calificación, los cuales están disponibles en la segunda fase de implementación.

Fase 2. SEGUIMIENTO Y CALIFICACIÓN

MÓDULO DE EVIDENCIAS

Este módulo le permitirá tanto al gerente público como a su superior jerárquico, documentar el seguimiento de los acuerdos de gestión, a partir del registro descriptivo de las evidencias que sustentan tanto el cumplimiento como el incumplimiento de las actividades definidas como necesarias para el desarrollo de cada uno de los compromisos.

El registro de las evidencias en cada compromiso es un requisito habilitante para la evaluación de los acuerdos, lo que implica que si al momento de evaluar, no se cuenta con una evidencia o descriptor que permita determinar el nivel de avance de las actividades asociadas a cada compromiso, no será procedente su calificación.

Es importante destacar que las evidencias no podrán incorporarse al aplicativo como archivos adjuntos, motivo por el cual, deberá definirse o identificarse una ruta digital o fuente primaria de consulta que permita la ubicación y verificación de la evidencia registrada.

Cada gerente público podrá registrar sus propias evidencias y editarlas, así como visualizar las evidencias aportadas por el superior jerárquico, quien desde su rol, también podrá aportar y editar las evidencias que incorpore directamente al aplicativo.

Para el registro de evidencias, se deberá seleccionar el compromiso a documentar y a través de la opción agregar evidencia, podrá incorporar nuevas evidencias o editar las evidencias ya existentes. Una vez incorporada o editada la evidencia, se deberá dar clic en guardar para asegurar el registro en el aplicativo.

Es necesario enfatizar que cada usuario podrá incorporar y editar sus propias evidencias, pero no podrá editar o eliminar las evidencias aportadas por otro usuario.

MÓDULO EVALUACIÓN

Este módulo sólo estará disponible para el superior jerárquico en su condición de evaluador. En esta etapa del proceso, solo estará habilitada la evaluación del componente gerencial, dado que la calificación del componente general, solo es procedente al finalizar la vigencia del Acuerdo.

En este módulo se podrán realizar las evaluaciones parciales semestrales (primero y segundo semestre), y las evaluaciones parciales eventuales, las cuales estarán habilitadas únicamente bajo tres causales:

- Por cambio de superior jerárquico

- Por retiro del gerente público

- Por ajuste a los compromisos previamente establecidos, (esta causal deberá fundamentarse en los cambios de la planeación estratégica o en incidencias ajenas al evaluado que hagan improcedente o irrealizable el compromiso previo)

Es necesario asegurar que la elección de evaluación sea la adecuada según sea el caso, a fin de evitar reprocesos y trámites adicionales ante el área de soporte técnico.

La evaluación de cada compromiso gerencial se hará en términos porcentuales, (de 0 a 100), según el avance de cada actividad. El cumplimiento será acumulativo no pudiendo superar el 100% a lo largo de la vigencia del acuerdo. En caso de otorgarse una calificación del 100%, a una actividad en particular, la misma se entenderá como cumplida y en ocasiones futuras no será objeto de evaluación. De excederse el porcentaje de avance, el aplicativo generará una alerta para que el porcentaje sea ajustado.

En caso de asignarse un porcentaje de manera errónea o equivocada y finalizar la evaluación, la misma no podrá ser eliminada y deberá solicitarse la corrección a la mesa de ayuda a través del Formulario de Soporte disponible en la plataforma SIDEAP.

INCIDENCIAS EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

Dado que el proceso de implementación avanza de manera progresiva durante la vigencia, es posible que con anterioridad a la entrada en funcionamiento de los Módulos de Evidencias y Evaluación, se hayan presentado situaciones administrativas que conllevaran a la realización de evaluaciones parciales eventuales, cuya ejecución se hubiese efectuado de manera física.

En estos casos, se hace necesario que dicha información se transfiera al aplicativo manteniendo su integridad y la secuencialidad de la realización de tales evaluaciones, para que las mismas una vez incorporadas, se integren al proceso con la debida trazabilidad, se viabilice su sistematización, así como su ponderación y posteriormente su consolidación.

La incorporación de las evaluaciones parciales realizadas de manera física, estará a cargo del superior jerárquico o en su defecto y solo por esta transitoriedad, del jefe de talento humano. Se reitera que el proceso de Acuerdos de Gestión es indelegable.

Para facilitar la implementación y desarrollo de las diferentes etapas del proceso de evaluación, hacen parte integral de la presente Circular, el “Instructivo Acuerdos de Gestión Gerentes Públicos – Perfil Gerente”, (Versión 2.0) y el “Instructivo Acuerdos de Gestión Gerentes Públicos – Perfil Superior Jerárquico”, (Versión 2.0), los cuales podrán ser consultados una vez se ingrese al Módulo Acuerdos de Gestión.

Finalmente, nos permitimos indicar que desde este Departamento Administrativo estaremos prestos a brindar el acompañamiento técnico requerido para lograr una implementación efectiva del módulo de Acuerdos de Gestión del SIDEAP.

Cordialmente,

MARÍA CONSTANZA ROMERO OÑATE

DIRECTORA (E)

Proyectado por: LILIANA CARDENAS RUIZ PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Revisado por: MARIA CONSTANZA ROMERO OÑATE SUBDIRECTORA DISTRITAL DE BIENESTAR, DESARROLLO Y DESEMPEÑO

Revisado por: LUIS ALEJANDRO NEIRA SÁNCHEZ CONTRATISTA DIRECCIÓN

Nota: Ver anexos y norma original en Anexos.