CIRCULAR EXTERNA 003 de 2023

 

(Febrero 22)

           

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y/O DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, AGENCIA DE EDUCACIÓN SUPERIOR PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA ATENEA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA, JEFES O RESPONSABLES DE        TALENTO HUMANO.

             

DE: DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL.

             

ASUNTO: IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE HORARIOS LABORALES ESCALONADOS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL.

             

FECHA: 22 DE FEBRERO DE 2023

 

Teniendo en cuenta el Artículo 2° del Decreto Distrital 580 del año 2017, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital- DASCD le corresponde establecer directrices técnicas respecto a la gestión del talento humano para el distrito capital referente al bienestar social e “incentivos al personal, en la gestión del desarrollo y rendimiento de talento humano, así como en las materias propia de la gestión de relaciones laborales”.

 

De lo anterior, con ocasión de la expedición del Decreto 592 de 2022 "Por medio del cual se establecen lineamientos para la implementación de horarios laborales escalonados en las entidades y organismos del nivel central del Distrito Capital", se hace necesario realizar las recomendaciones técnicas y metodológicas que permitan la implementación de la citada estrategia en las entidades u organismos del nivel central y descentralizado de la administración Distrital, con el propósito de garantizar el bienestar y la calidad de vida de los y las servidoras (es) públicas (os), de acuerdo con las siguientes consideraciones:  

 

I. Contexto “Estrategia de horarios escalonados en las entidades y organismos del nivel central y descentralizado de la administración distrital”

 

El Decreto Nacional 1499 del 11 de septiembre de 2017, previsto en el Decreto Sectorial 1083 de 2015 el Gobierno Nacional actualizó y reglamentó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG que adopta la política de Gestión Estratégica del Talento Humano, la cual busca que las entidades y organismos de carácter estatal cuenten con personal integral, idóneo, comprometido y transparente, “que contribuya a cumplir con la misión institucional y los fines del Estado, para lograr su propio desarrollo personal y laboral”[1] y establece dentro de la ruta de la felicidad la posibilidad que los y las servidoras (es) públicos (as) tengan entornos físicos adecuados y con equilibrio entre el trabajo y su vida personal, a partir de la adopción de horarios flexibles de trabajo.

 

De lo anterior, con ocasión del desarrollo de la ruta de la felicidad prevista dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, las entidades y organismos de carácter estatal podrán establecer mecanismos alternativos de horario de trabajo que permitan que los servidores y las servidoras públicas disfruten espacios para armonizar su vida personal y laboral en el marco del cumplimiento de las funciones y/u obligaciones de su empleo.

 

Considerando lo expuesto hasta el momento, mediante Acuerdo Distrital 761 de 2020 “Por medio del cual se adopta el Plan de desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas del Distrito Capital 2020-2024 “Un nuevo contrato social y ambiental para la Bogotá del siglo XXI”, se estableció como meta trazadora 76: “Implementar una estrategia de horarios escalonados en las entidades del distrito cuya naturaleza funcional lo permita para contribuir a la modalidad de la ciudad y a la ampliación de los horarios de atención en las entidades del distrito”, la cual busca brindar escenarios que mejoren la movilidad y la calidad de vida de los y las servidoras (es) públicas (os) distritales, a través de la implementación de horarios laborales escalonados.

 

Además de lo anterior, el Acuerdo Distrital 778 de 2020 “mediante el cual se establecen lineamientos para la implementación de una estrategia de horario laboral escalonado por parte de las entidades del nivel central y descentralizado del distrito y se promueve la vinculación del sector privado a la iniciativa”, establece lineamientos para la implementación de la estrategia en las entidades u organismos del nivel central y descentralizado del Distrito, definiendo que el mismo corresponde al establecimiento de varias opciones de comienzo y terminación de la jornada laboral de los empleados públicos y trabajadores oficiales del Distrito Capital.

 

Adicionalmente, el Acuerdo laboral 2022 suscrito entre la administración distrital y las diferentes organizaciones sindicales, indicó en el punto 18 que "La Administración Distrital en cabeza del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital -Dascd- dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la firma del referido Acuerdo expedirá lineamiento dirigido a las entidades y organismos distritales para que se implemente una estrategia de horarios escalonados que permitan conciliar el bienestar de los servidores con la prestación del servicio".

 

Con ocasión de las facultades concedidas y con el propósito de cumplir el compromiso que tiene la administración distrital con los y las servidoras (es) públicas (os) del distrito capital para el mejoramiento de su bienestar y calidad de vida laboral, se expidió el Decreto Distrital 592 de 2022[2], en el cual se establecieron los lineamientos para la implementación de la estrategia de horarios escalonados en el sector central y se instó para que las entidades distritales descentralizadas acojan el desarrollo de la citada estrategia, fijando las condiciones para su implementación.

 

En desarrollo de lo anterior, los organismos del sector central deberán dar aplicación al Decreto Distrital 592 de 2022 en la implementación de la estrategia de horarios escalonados y para tal efecto, en la presente circular, se brindarán orientaciones sobre el mismo. 

 

Así las cosas, esta Circular está integrada, en un primer momento, con una descripción de los aspectos esenciales del Decreto Distrital 592 de 2022; posteriormente, se explica con detalle el módulo que puso a disposición el DASCD en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP), para registrar y realizar seguimiento al otorgamiento de horarios escalonados por parte de las entidades y organismos de la administración distrital, de acuerdo con lo previsto en los Artículos 6° y 8° del citado Decreto Distrital.

 

II. Aspectos esenciales de la Estrategia de Horarios escalonados (Decreto Distrital 592 de 2022)

 

La estrategia de horarios escalonados adoptada por parte de la administración distrital busca generar medidas de promoción y desarrollo del talento humano mediante el establecimiento de alternativas de horarios de trabajo, con el propósito de incrementar los niveles de calidad y de bienestar que permitan facilitar la conciliación de la vida personal y laboral.

 

Ahora bien, en primer lugar, es necesario tener en cuenta que la figura de horarios escalonados debe diferenciarse de la figura de los horarios flexibles, tal y como se aprecia en el siguiente cuadro comparativo:

 

 

Como se evidencia en la tabla anterior, el horario flexible está sujeto al cumplimiento de unas condiciones de orden personal y familiar por parte del servidor público, mientras que el horario escalonado, no responde a condiciones específicas, su objetivo es contribuir con el bienestar de los servidores públicos y a la movilidad de la ciudad. 

 

Así las cosas, la estrategia de horarios escalonados resultan más amplia y beneficiosa que la figura de horarios flexibles, en virtud que está dirigida a todos los y las servidores (as) públicos (as), cuya naturaleza de la entidad u organismo, así como con sus funciones lo permitan, sin distinción de las situaciones personales especiales.

 

Ahora bien, frente a las condiciones específicas para poder reconocerse el horario escalonado a cada servidor y servidora pública que esté vinculado en una entidad u organismo de la administración distrital, es importante indicar que de conformidad con el Decreto Distrital 592 de 2022, este podrá solicitarse en el ingreso a la jornada laboral, la cual está programada entre las 6:00 A.M. y 9:30 A.M. Se podrán acordar diferentes horarios por cada día de la semana, siempre que no se afecten las necesidades del servicio.

 

Asimismo, de acuerdo con lo señalado en el Decreto Distrital 592 de 2022, el o la servidor (a) público (a) podrá solicitar al jefe inmediato acogerse a un horario de inicio de la jornada laboral entre las 6:00 A.M. y 9:30 A.M, el cual puede ser fijo o variable durante los días de la semana. 

 

De lo anterior, una vez se cuente con el visto bueno del jefe inmediato, el cambio de horario debe ser autorizado por el representante legal de la entidad u organismo quien, mediante acto administrativo, deberá fijar, entre otros lo siguiente:

 

• Horarios de inicio de la jornada laboral del servidor público y días en que aplica el cambio de horario.

 

• Vigencia del beneficio otorgado.

 

• Causales de interrupción o suspensión del beneficio. 

 

Ahora bien, el horario escalonado puede plantearse, con el propósito que durante la semana se fije el inicio de la jornada laboral en horarios diferentes durante los días de la semana, sin que ello implique que cada semana pueda variarlo. Lo anterior, se puede describir en el siguiente ejemplo, para mayor claridad:

 

 

En este caso, al servidor se le autorizó horario escalonado, ingresando el lunes a las 8:00 a. m. y culminando su jornada laboral a las 5:30 p.m. El jueves inicia su jornada a las 9:00 a.m. y finaliza a las 6:30 p.m. Para los demás días, su jornada será de 7:00 a.m. hasta las 4:30 p.m., de acuerdo con lo previsto en el Decreto Distrital 842 de 2018.

 

Por otro lado, hay que indicar que la variación del horario que sea pactada con el servidor (a) público (a) se mantendrá durante la vigencia del beneficio establecido en el acto administrativo que conceda el horario el escalonado. De igual manera, el número de horas no se afecta, toda vez que implica un cambio en el horario de ingreso y salida. 

 

Es así como cada entidad y organismo de la administración distrital podrá reglamentar la estrategia de horarios escalonados, considerando las particularidades operacionales, procesos, procedimientos internos, siempre que no se afecten las necesidades del servicio y teniendo en cuenta la adopción de medidas de acciones afirmativas.

 

III. Módulo SIDEAP de horarios escalonados

 

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital- DASCD, dio cumplimiento al Artículo 7° del Decreto Distrital 592 del 2022 y ha puesto a disposición de las entidades y organismos distritales una funcionalidad en SIDEAP, con el fin que cuenten con un espacio en el cual puedan ingresar y consultar la información referente a los horarios escalonados que sean otorgados al interior de cada una de ellas, y se realice seguimiento de manera efectiva a la implementación de la citada estrategia.

 

En ese orden de ideas, las etapas que se deben llevar a cabo para ingresar la información en el módulo del SIDEAP son las siguientes: 

 

a. El designado por cada entidad y organismo del nivel distrital y que cuenta con  los permisos necesarios para la administración de talento humano,  deberá ingresar al SIDEAP, a través del enlace que se describe a continuación: https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/:

 

 

Una vez se ingresa a SIDEAP, se deberá buscar el módulo de “Talento Humano”. 

 

                                                                           

 

 

b. En la opción de “Gestión del empleo público”, se deberá buscar y seleccionar la entidad y organismo en la cual se desee registrar la información. Posteriormente, ingresará la información adicional que aparece en el siguiente pantallazo: 

 

c. Seleccionada la entidad y organismo del nivel distrital, se despliega una lista con todos los servidores (as) públicos (as) que se encuentran vinculados (as), para lo cual escogerá la persona que es beneficiaria de la figura de horarios escalonados:

 

 

d. Seleccionado el servidor (a) público (a) que será beneficiario del horario escalonado, se buscará dentro del módulo la pestaña de “Horario escalonado”:

 

 

 

e. Se despliegan dos (2) opciones dentro de la pestaña: Horarios escalonados “fijos” y horarios escalonados “variables”, la cual deberá ser seleccionada por la Unidad de Personal, dependiendo si la jornada escogida es permanente para los cinco (05) días de la semana (fijo) o es diferente en los días de la semana (variable):  

 

f. En el caso del horario escalonado fijo, es decir, aquel en el cual todos los días el servidor (a) público (a) tendrá la misma hora inicio de la jornada laboral, se debe mover la barra al horario “aprobado”. 

 

Posteriormente, se deben diligenciar todos los demás campos referentes al acto administrativo que así lo aprobó y se debe cargar el mismo al sistema. Este calculará automáticamente el horario de fin de la jornada laboral, de acuerdo con la hora de inicio seleccionada. 

 

Finalmente se guarda la información. 

 

 

En el caso del horario escalonado “variable”, es decir, en el cual el servidor (a) público (a) podrá disfrutar del inicio de la jornada laboral en diferentes horarios durante cada día de la semana,  el sistema calcula automáticamente la hora de finalización de la citada jornada. 

 

Igualmente, en este caso se deben guardar los datos referentes al acto administrativo que concede el beneficio y se carga el respecto documento. 

 

Finalmente, tal como lo señala el Artículo 11° el Decreto Distrital 592 de 2022, se exhorta a las entidades distritales descentralizadas, dentro de su autonomía administrativa,  a  adoptar la estrategia de horarios escalonados para los/las servidores/as públicos /as vinculados a ellas, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el citado Decreto Distrital, para lo cual podrán considerar dentro de su esquema de gestión del talento humano, las disposiciones contenidas en la presente Circular.

 

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, reitera la permanente disposición de los servidores del Departamento en brindar la asesoría y acompañamiento en los asuntos de nuestra competencia.

 

Cordialmente,

 

NIDIA ROCÍO VARGAS

 

DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

 

 

Nota: Ver norma origina y Anexos(Decreto Distrital 595 de 2022) en Anexos.

 

ACCIÓN	FUNCIONARIO	CARGO	FECHA
Proyectado por:	Juan Camilo Cabrejo	Asesor	20/02/2023
Revisado por:	Paola Silva Vásquez	Subdirectora técnica de desarrollo organizacional y empleo público	20/02/2023
Revisado                 y ajustado por:	Carlos Andrés Acosta Naranjo	Asesor	20/02/2023

 

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