CIRCULAR EXTERNA DDT-000015 DE 2024

(Diciembre 04)

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, ORDENADORES DEL GASTO, RESPONSABLES DE PRESUPUESTO, RESPONSABLES FINANCIEROS, ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO ANUAL DEL DISTRITO CAPITAL, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS INCORPORADOS A LA CUD, LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL, Y LAS ENTIDADES QUE TENGAN SUSCRITO ACUERDOS DE SERVICIOS CON LA DDT PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS.

DE: Tesorera Distrital

ASUNTO: Alcance a la Circular No. 004 del 20 de marzo de 2024 – Vigencia 2024 – Programación de Pagos y Cierre de Operaciones de Tesorería.

La Dirección Distrital de Tesorería (en adelante, SDH-DDT) se permite dar un alcance al contenido de la Circular No. 004 del 20 de marzo de 2024, relacionada con la Programación de Pagos y Cierre de Operaciones de Tesorería para la vigencia de 2024, en el sentido de ampliar las fechas límite para radicar en el sistema de información SAP-BogData de la SDH (i) las cuentas por pagar de proveedores, contratistas, ciudadanos sin situación de fondos, y las derivadas del Programa IMG, (ii) el rechazo de cuentas por pagar, y (iii) las cuentas por pagar en poder del tesorero, así:

1. Se modifica parcialmente el numeral segundo “PROGRAMACIÓN DE PAGOS – VIGENCIA 2024 Y ASPECTOS RELEVANTES” de la circular en cita, en relación con las cuentas por pagar de proveedores, contratistas, ciudadanos, sin situación de fondos, así: (Se subrayan y resaltan los cambios)

Nota: Tratándose de las cuentas por pagar derivadas del Programa IMG, las mismas deberán ser radicadas en el sistema de información SAP-BogData de la SDH a más tardar el 20 de diciembre de 2024.

2. Se modifica parcialmente el literal i) del numeral segundo “PROGRAMACIÓN DE PAGOS – VIGENCIA 2024 Y ASPECTOS RELEVANTES” de la circular en cita, así: (Se subrayan y resaltan los cambios)

i) De manera permanente, y en particular al cierre de la vigencia 2024, la entidad ejecutora deberá efectuar la revisión detallada de los rechazos de pagos que tenga pendientes por reordenar o anular, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 33 del Decreto Distrital 192 de 2021, modificado por el artículo 4 del Decreto Distrital 356 de 2022, en donde se establece la obligación de las entidades distritales de tramitar la reordenación o anulación de sus cuentas por pagar que presentan rechazo; para la visualización y seguimiento de los rechazos presentados en pagos, se debe tener en cuenta la operatividad asociada a los ciclos ACH, cuya normativa estipula que estos pueden tardar hasta tres (3) días hábiles en brindar una respuesta definitiva. Es importante precisar que los rechazos que no se tramiten dentro de la misma vigencia no podrán ser procesados en la(s) siguiente(s) y por esta razón las cuentas por pagar asociadas deben ser anuladas.

En el caso específico de los rechazos marcados entre los días 27 de diciembre de 2024 y 31 de diciembre de 2024, los mismos deberán ser corregidos y reordenados antes del 15 de enero de 2025.

3. Se modifica parcialmente el numeral tercero “CIERRE DE OPERACIONES DE TESORERÍA – VIGENCIA 2024”, en sus literales e) y f), así: (Se subrayan y resaltan los cambios)

e) Cuentas por pagar en estado “Registrado”: Es de exclusiva responsabilidad de la entidad el seguimiento y trámite de las cuentas por pagar que figuren en estado “registrado” en el sistema de información SAP-BogData de la SDH-DDT, teniendo en cuenta que se encuentran afectando presupuesto y PAC del 2024, y al no ser liberadas, reordenadas o anuladas antes del cierre de operaciones, con el cambio de vigencia, la entidad no podrá tramitar su pago durante la vigencia 2024, ni podrá constituir reservas presupuestales con el valor afectado en la cuenta por pagar. Adicionalmente, para cumplir con el compromiso de pago, deberá afectar el presupuesto y PAC del 2025.

Al 31 de diciembre de 2024 todas las cuentas por pagar que no queden en estado radicado en SAP-BogData, serán anuladas.

f) Cuentas por pagar (presupuestalmente): Estas se constituyen cuando se generan obligaciones como consecuencia de bienes, obras y servicios que, aunque fueron recibidos a satisfacción dentro de la vigencia por la respectiva entidad y fueron autorizadas de giro -presupuestalmente-, quedaron pendientes de pago para la siguiente vigencia fiscal. Para la constitución y radicación de las cuentas por pagar las entidades deberán tener en cuenta lo siguiente:

- El Sistema de Información SAP-BogData de la SDH-DDT estará habilitado para el registro de las cuentas por pagar en poder del tesorero entre el 24 de diciembre y el 31 de diciembre de 2024 hasta las 11:59 am.

- Las cuentas por pagar en poder del Tesorero deben ser liberadas por las entidades distritales ejecutoras entre el 24 de diciembre y hasta las 11:59 am del 31 de diciembre de 2024; como resultado de lo cual, figurarán en estado “Radicado” en el Sistema de Información Financiera y Administrativa SAP-BogData. Para ello, deben efectuar el proceso completo de liberación a través de la firma electrónica, firma digital y aprobación de los lotes de pagos que contienen las cuentas por pagar por el responsable del presupuesto y el ordenador del gasto con funciones de ordenación del pago o el ordenador del pago, para que se constituyan como tales. Las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2024 afectarán presupuesto, PAC de diciembre y contabilidad.

- La entidad distrital debe registrar las cuentas por pagar de la misma forma como procede la ordenación de pagos habitual.

- Durante la primera y segunda semana de enero de 2025, la entidad distrital debe radicar en buzón institucional radicacionhaciendabogota@shd.gov.co, con copia a pagos@shd.gov.co,  un oficio dirigido al(a) Tesorero(a) Distrital con el reporte de las cuentas por pagar, anexando el listado resumido generado por el Sistema de Información Financiera y Administrativa de la SDH-DDT (SAP-BogData); dicho listado debe venir en PDF con las firmas correspondientes a Responsable del Presupuesto, el Ordenador del Gasto y el Contador Público y un archivo en Excel, donde se debe relacionar tanto el valor bruto como el valor neto. Este soporte es necesario para proceder con el pago. Dicho oficio debe especificar si dentro de las cuentas por pagar se encuentra pendiente alguna obligación que requiera atención prioritaria, por ejemplo, por tratarse del pago de servicios públicos o sentencias judiciales, etc.

- Cualquier solicitud de traslado no compensado extemporáneo de PAC para el mes de diciembre deberá ser tramitada ante la SDH-DDT según la Circular vigente en la materia. Dicha solicitud será evaluada por la Oficina de Planeación Financiera de la DDT y podrá ser aprobada o rechazada.

- Las Oficinas de Planeación Financiera y de Gestión de Pagos de la DDT verificarán conjuntamente que la constitución de las cuentas por pagar que pasen de una vigencia a otra en el mes de diciembre de 2024, sean consistentes de acuerdo con la información almacenada en el Sistema de Información SAP-BogData de la SDH-DDT.

- Una vez cambie vigencia, las entidades no podrán modificar las cuentas por pagar en poder del tesorero constituidas. Ni podrán liberar cuentas por pagar cargadas, pero no aprobadas por el Ordenador del Gasto y Responsable del Presupuesto.

- La SDH-DDT girará la totalidad de las cuentas por pagar durante enero y febrero del 2025, a excepción de las relacionadas con los conceptos de nómina que por ley tengan un término diferente; como sucede con las cuentas por pagar por concepto de cesantías que se girarán antes del 14 de febrero de 2025.

- Si la entidad requiere que el giro de las Cuentas por Pagar para un mismo beneficiario se realice en momentos diferentes, debe radicar la cantidad de documentos necesarios que ordenen el pago. En caso de radicar un (1) solo documento que ordene el pago, se realizará un solo giro. Se reitera que todas las cuentas por pagar serán giradas durante enero y febrero de 2025, sin excepción.

- Los Establecimientos Públicos que no estén incorporados a la CUD, y el Ente Autónomo Universitario, además de los puntos anteriores, deberán cumplir los siguientes requerimientos:

- Incluir dentro de las Cuentas por Pagar en poder del (la) Tesorero(a), lo correspondiente al pago de cesantías. El documento que ordene pago por este concepto debe tener como beneficiario a la propia entidad, de tal manera que cuente con estos recursos en enero de 2025 para que efectúe el pago en febrero del mismo año hasta la incorporación a la CUD.

- La devolución de los descuentos causados por el giro de los documentos que ordenan pagos radicados en diciembre de 2024 por estas entidades será realizada por la SDH-DDT, a más tardar, el 05 de enero de 2025.

- La devolución de los descuentos causados en las cuentas por pagar de la vigencia será realizada por la SDH-DDT, a más tardar, el 6 de febrero de 2025.

- Las cuentas por pagar que se radican en el sistema SAP BogData de la SDH con tipo de documento “MG” (Programa IMG) no podrán constituirse como cuentas por pagar en poder del tesorero dado que el último día de radicación es el 20 de diciembre de 2024.

Los demás aspectos no modificados en la presente circular se mantienen vigentes.

Cordialmente,

SANDRA NARVÁEZ CASTILLO

Tesorera Distrital

Despacho del tesorero distrital

Aprobado por: Luz Amparo Quintero Linares – Subdirectora de Planeación Financiera e Inversiones - DDT

Revisado por: Katherine Paola Fontalvo Jaramillo – Asesora DDT

Mónica Alejandra Beltrán Rodríguez - Jefe Oficina de Planeación Financiera - DDT

Edicson Fierro Yalma - Jefe Oficina de Inversiones – DDT

Luis Humberto Rosero Mejía - Jefe Oficina de Operaciones Financieras – DDT

Nelcy Jeannete Ruiz Moreno - Jefe Oficina de Consolidación - DDT

Leonardo Niño Rocha - Jefe Oficina de Gestión de Ingresos - DDT

Katian Rendon Rodríguez - Jefe Oficina de Gestión de Pagos – DDT

Proyectado por: María Angélica Burbano - Asesora Jurídica DDT

Nota: Ver norma original en Anexos.