RESOLUCIÓN 190 DE 2025

(Febrero 28)

Por medio de la cual se constituyen las Cajas Menores del Instituto Distrital de las Artes - Idartes para la vigencia fiscal del 2025

EL DIRECTOR GENERAL (E) DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES – IDARTES

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 440 de 2010, el Acuerdo N. 05 de 2021 expedido por el Consejo

Directivo del Idartes, el Decreto 074 de 2025 y

CONSIDERANDO:

Que el Instituto Distrital de las Artes - Idartes, creado en virtud del Acuerdo No.440 de 2010 por el Concejo Distrital de Bogotá, es un establecimiento público del orden distrital, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de cuyo sector hace parte integrante.

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., mediante el Decreto 192 de 2021, “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones” respecto del funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo, estableció el monto y número de cajas menores, las cuales se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal de cada entidad.

Que el artículo 57 del citado decreto, señala: "Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas. (...)"

Que el Contador General de Bogotá D.C. (E), el 02 de septiembre de 2022, expidió la Resolución No. DDC-000002 “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores”, y en su artículo primero estableció: “El objeto de la presente resolución es actualizar el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores, anexo que hace parte integral de esta resolución”.

Que mediante Decreto 470 de 27 de diciembre de 2024, se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Acuerdo Distrital 940 del 19 de diciembre de 2024.

Que en el Acuerdo Distrital 940 del 19 de diciembre de 2024, se expide el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025 y se dictan otras disposiciones.

Que el artículo 56 del Decreto Distrital 192 de junio 02 de 2021, estableció que el monto y número de cajas menores serán determinados por el representante legal de la entidad distrital; en todo caso el número de cajas menores no podrá ser superior a dos (2) por cada entidad.

Que, de conformidad con el artículo 58 del Decreto Distrital 192 de 2021, con la constitución de las cajas menores se atenderán los gastos generales definidos en el presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, conforme los rubros presupuestales aprobados.

Que el Instituto Distrital de las Artes - Idartes hace parte del presupuesto anual del Distrito Capital de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, así mismo, cuenta con un presupuesto anual para la vigencia 2025 de DOSCIENTOS DIECINUEVE MIL SEISCIENTOS VEINTINUEVE MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL PESOS M/CTE. ($219.629.248.000) que corresponden a 154.288 SMMLV, permitiendo constituir el fondo de caja menor por una cuantía anual hasta de 180 SMMLV, los cuales equivalen a DOSCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MILLONES DOSCIENTOS TREINTA MIL PESOS M/CTE. ($256.230.000) de conformidad con el artículo 61 del Decreto 192 de 2021.

Que previa solicitud de la Subdirección Administrativa y Financiera del Idartes, el responsable del presupuesto del Instituto expidió los certificados de Disponibilidad presupuestal, por un valor de SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($71.600.000) para la vigencia 2025, conforme a los rubros y valores descritos a continuación, los cuales hacen parte integral de la presente Resolución:

Que previa solicitud de la Subdirección de Equipamientos Culturales del Idartes, el responsable del presupuesto expidió los siguientes Certificados de Disponibilidad presupuestal, por un valor total de TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($35.000.000), para la vigencia 2025, conforme a los rubros y valores descritos a continuación, los cuales hacen parte integral de la presente Resolución:

Que las cajas menores funcionarán contablemente como fondos para la vigencia 2025, que suman un valor de CIENTO SEIS MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($106.600.000)

Que, de conformidad con las normas legales vigentes se hace necesario designar a los responsables del manejo de la Caja Menor del Idartes.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. CONSTITUCIÓN: Constituir las Cajas Menores del Instituto Distrital de las Artes – Idartes para la vigencia fiscal 2025, de conformidad con lo establecido en la parte motiva del presente acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO. CUANTÍA: Estas cajas funcionarán contablemente como fondos para la vigencia del año 2025, de las que se harán reembolsos, conforme a las destinaciones, rubros de presupuesto y montos de gasto que se indican en el presente articulado, que suman un valor total CIENTO SEIS MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($106.600.000), los cuales se discriminan de la siguiente manera:

a) Asignar recursos para una Caja Menor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, por una cuantía anual de SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($71.600.000), a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera.

b) Asignar recursos para una Caja Menor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, por una cuantía anual de TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 35.000.000), a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

CUANTÍA MENSUAL:

CAJA MENOR	CUANTÍA MENSUAL
1- Caja Menor – Gastos Generales – Subdirección Administrativa y Financiera	SIETE MILLONES CIENTO SESENTA MIL PESOS M/CTE ($7.160.000).
2. Caja Menor – Gastos Generales -Subdirección de Equipamientos Culturales	TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($3.500.000).

Parágrafo. Para los efectos de esta Resolución el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2025 es de UN MILLÓN CUATROCIENTOS VEINTITRÉS MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($1.423.500) de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional, en el Decreto 1572 de 2024.

ARTÍCULO TERCERO. ORDENACIÓN DEL GASTO CAJA MENOR DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Delegar la ordenación del gasto de esta caja menor constituida por el presente acto, en quien desempeña el cargo de Subdirector Administrativo y Financiero Código 070 Grado 02 del Instituto.

Parágrafo. RESPONSABLE: Designar como responsable del manejo de la Caja Menor a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera, constituida por el presente acto, a la funcionaria ADRIANA MARIA PATIÑO CARRERA, identificada con cédula de ciudadanía No. 52.420.064 de Bogotá, quien desempeña el cargo de Profesional Especializado Código 222 Grado 03 de la Subdirección Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO CUARTO. ORDENACIÓN DEL GASTO CAJA MENOR DE LA SUBDIRECCIÓN DE EQUIPAMIENTOS CULTURALES. Delegar la ordenación del gasto de la caja menor constituida por el presente acto, quien desempeña el cargo de Subdirector de Equipamientos Culturales Código 070 grado 02 en el Instituto.

Parágrafo. Modificado por el art. 1, Resolución 988 de 2025. <El nuevo texto es el siguiente> RESPONSABLE: Designar como responsable del manejo de la Caja Menor a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales en la funcionaria PAULA SILVA DÍAZ identificada con cédula de ciudadanía N°52.695.889 de Bogotá D.C., quien desempeña el empleo de libre nombramiento y remoción denominado Gerente Código 039 Grado 01, de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

El texto original era el siguiente:

Parágrafo. RESPONSABLE: Designar como responsable del manejo de la Caja Menor a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales en el funcionario JEISON FERNANDO RINCÓN RINCÓN identificado con cédula de ciudadanía N° 1.023.927.540, quien desempeña el cargo de Técnico Operativo 314 Grado 01 de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

ARTÍCULO QUINTO. PÓLIZA: Los responsables de las cajas menores quedan amparados con póliza global de manejo del Instituto Distrital de las Artes -Idartes, dentro de las condiciones que fijen las normas vigentes para el efecto.

ARTÍCULO SEXTO. FINALIDAD: Las cajas menores deben ser utilizadas para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la presente Resolución y en todo caso enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto, para el correcto funcionamiento de las distintas dependencias del Instituto Distrital de las Artes -Idartes.

Parágrafo. Solo en casos excepcionales, el jefe del respectivo órgano, podrá destinar cajas menores para sufragar gastos con cargo a proyectos de inversión, con la debida justificación del gasto y que igualmente tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios.

ARTÍCULO SÉPTIMO. CAMBIO DE RESPONSABLE Cuando se cambie en forma definitiva el servidor público responsable de la caja menor deberá hacerse una legalización, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

Parágrafo: Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el jefe de la entidad que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro servidor público debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma. (Art. 70, Decreto 192 de 2021)

ARTÍCULO OCTAVO. AUSTERIDAD EN EL GASTO. Los recursos entregados a través de las cajas menores o avances deben atender los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público, ordenados por el Concejo de Bogotá en el Acuerdo 719 de 2018, así como lo ordenado en el Decreto Distrital 062 de 2024, la Circular Externa SDH-000002 de 2025 y demás normas concordantes y/o complementarias vigentes.

ARTÍCULO NOVENO. AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN ORDENACIÓN DEL GASTO: El Subdirector Administrativo y Financiero del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, autorizará y aprobará los gastos generales que sea necesario realizar con cargo a la caja menor constituida para la vigencia del año 2025, de acuerdo con los rubros y conceptos autorizados para la Caja de Menor a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera. En el mismo sentido, la Subdirectora de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes -Idartes, autorizará y aprobará los gastos generales que sean necesarios realizar con cargo a la caja menor constituida para la vigencia del año 2025, de acuerdo con los rubros y conceptos autorizados para la Caja de Menor a cargo de la Subdirección de Equipamientos Culturales.

ARTÍCULO DÉCIMO. CLASE DE GASTOS Y CUANTÍA DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES A EJECUTAR POR LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA A TRAVÉS DE LA CAJA MENOR: Los gastos generados por esta caja menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. CLASE DE GASTOS Y CUANTÍA DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES A EJECUTAR POR LA SUBDIRECCIÓN DE EQUIPAMIENTOS CULTURALES, A TRAVÉS DE LA CAJA MENOR: Los gastos generados por esta caja menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Tanto el ordenador del gasto correspondiente como el responsable del manejo de cada una de las cajas menores y el de la custodia de los valores responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente de las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos de acuerdo con la normativa vigente.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. MANEJO COMBINADO EN EFECTIVO Y CUENTA CORRIENTE: En el manejo de dineros y control de cajas menores, para atender los gastos cubiertos por las cajas menores, son viables las siguientes alternativas:

a) Manejo con cuenta corriente: El manejo del dinero se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes, el responsable del manejo de la caja deberá solicitar realizar los giros a Subdirección Administrativa y Financiera - Tesorería.

b) Manejo en efectivo que no debe superar una cuantía de cinco (5) SMMLV, administrado por el funcionario responsable del manejo de la Caja.

c) Manejo combinado en efectivo y cuenta corriente: Por necesidad del servicio se podrá utilizar transferencias electrónicas cuando se requiera efectuar pagos, los cuales deben estar justificados mediante los documentos que soporten las operaciones efectuadas.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PROHIBICIONES. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021, no se podrán realizar con cargo a los fondos de la caja menor, ninguna de las siguientes operaciones:

“1.- Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

2.- Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

3.- Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

4.- Efectuar pagos de contratos.

5.- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

6.- Cambiar cheques o efectuar préstamos.

7.- Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo (…)”

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. SOLICITUD DE REEMBOLSO. En cada una de las cajas menores existentes en el Idartes, se realizará un (1) reembolso mensual por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni el (70%) del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Esta solicitud se hará a través del formato diseñado para el efecto, el cual llevará anexo los respectivos soportes, con la firma del Ordenador del Gasto.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. El responsable de presupuesto del Idartes, previa solicitud de la Subdirección Administrativa y Financiera y de la Subdirección de Equipamientos Culturales, procedió a la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal correspondientes y que se citan a continuación, necesarios para amparar la constitución y apertura de la caja menor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes para la vigencia fiscal 2025, así:

Subdirección Administrativa y Financiera

Subdirección de Equipamientos Culturales

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. NORMAS APLICABLES. El funcionamiento y manejo de la caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto Distrital 192 de 2021, Decreto 356 de 2022, la Resolución N. DDC-000002 del 02 de septiembre de 2022 expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., y a los procesos y procedimientos definidos en la entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. VIGENCIA. La presente Resolución rige desde el día siguiente al de su publicación, de conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. PUBLICACIÓN. Publíquese la presente Resolución en la página web y en la intranet de la Entidad de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.