RESOLUCIÓN 829 DE 2025

 

(Julio 23)

 

Por la cual se reglamenta la administración, uso y manejo de los vehículos automotores en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD

 

En uso de las facultades estatutarias y legales y en especial las que le confiere el Acuerdo 4 de 1978, la Resolución de Junta Directiva 005 de 1997, la Resolución 006 de 2017, modificada por la Resolución 002 de 2023; la Resolución 176 de 2024, aclarada por la resolución 1677 del 14 de noviembre de 2024, y

 

CONSIDERANDO

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política preceptúa que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

 

Que en virtud del artículo 24 de la Constitución Política, todo colombiano tiene derecho a circular libremente por el territorio nacional, pero está sujeto a la intervención y reglamentación de las autoridades para garantía de la seguridad y comodidad de los habitantes, razón por la cual la Ley 769 de 2002 modificada por la Ley 1383 de 2010, comprende el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones, donde se regula la circulación de conductores y vehículos por las vías públicas o privadas que están abiertas al público, o en las vías privadas, que internamente circulen vehículos; así como la actuación y procedimientos de las autoridades de tránsito.

 

Que, en virtud de los principios que garantizan la actuación administrativa contenidos en la Ley 1437 de 2011, es necesario actualizar las políticas y medidas para un eficiente uso, administración y control de los recursos del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, dentro de los que se encuentra el parque automotor, garantizando su correcto funcionamiento, así como las obligaciones y responsabilidades de los conductores que operan dichos vehículos.

 

Que de acuerdo a lo señalado en los numerales 1, 7 y 18 del artículo 11 de la Resolución 006 de 2017 “Por la cual se modifica la estructura organizacional y las funciones de las dependencias del Instituto Distrital de Recreación y Deporte y se dictan otras disposiciones”, modificada por la Resolución 002 de 2023, es competencia de la Subdirección Administrativa y Financiera:

 

(…) 1. Dirigir y coordinar las acciones necesarias para el cumplimiento de las políticas, normas y las disposiciones que regulen los procedimientos y trámites de la Subdirección.

 

7. Dirigir los procesos relacionados con el manejo de los recursos financieros de la Entidad de acuerdo a la normatividad vigente y con el finde atender las necesidades y obligaciones económicas para su óptimo funcionamiento.

 

18. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos y logísticos (servicios de transporte, vigilancia, aseo, cafetería, entre otros) de la Entidad que se requieran para el adecuado funcionamiento de esta. (…)

 

Que para cumplir con las referidas funciones la Subdirección Administrativa y Financiera, cuenta con el área de Servicios Generales encargada de las actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos y logísticos (servicios de transporte, vigilancia, aseo, cafetería, entre otros) de la Entidad que se requieran para el adecuado

 

funcionamiento de esta. Por tanto, entre los procesos que se desarrollan en el Área de Servicios Generales, se encuentra a su cargo el proceso de la gestión de recursos físicos.

 

Que, mediante el Decreto Distrital No. 062 de 2024, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., estableció la obligación para las entidades y organismos del Distrito Capital de adoptar medidas de austeridad y transparencia del gasto público, garantizando el adecuado uso de los recursos públicos, entre otros, respecto del uso de vehículos oficiales, y dispuso en su artículo 16 que: “Se podrá autorizar y asignar vehículos de uso oficial o contratados a partir de procesos de selección objetiva con cargo a recursos de la entidad, exclusivamente a servidores públicos del nivel directivo. (...)”.

 

Que la Secretaría Distrital de Hacienda y el Secretario General de la Alcaldía Mayor, expidieron la circular externa SDH-000002 de 2025, mediante la cual se emiten los lineamientos dirigidos a todas las entidades y organismos del Distrito Capital, para la elaboración y adopción del Plan de Austeridad en el Gasto Distrital correspondiente al periodo 2025-2027.

 

Que entre los “Lineamientos Generales” contenidos en el numeral 3 de la mencionada circular, se contempla: a) Reducción de Gastos Operativos: Implementar medidas de ahorro en conceptos de gasto de consumo de energía, agua, telecomunicaciones y combustibles.

 

Que para llevar a cabo las actividades de transporte el Instituto Distrital de Recreación y Deporte cuenta con vehículos de su propiedad y adicionalmente se acude a la contratación del servicio de transporte, resultando pertinente la definición de lineamientos y condiciones para su operación.

 

Que este Instituto, expidió la Resolución IDRD 680 de 2005 “Por la cual se reglamenta el uso vehículos al servicio del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

 

Que el Ministerio de Transporte, mediante la Resolución 20223040040595 de 2022, expidió la Guía Metodológica para el diseño, implementación y verificación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial y se dictan otras disposiciones, la cual aplica a todas las entidades, organizaciones o empresas del sector público o privado obligadas a diseñar e implementar el Plan Estratégico de Seguridad Vial, según lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1503 de 2011, modificado por el artículo 110 del Decreto ley 2106 de 2019.

 

Que, en consecuencia, se hace necesario actualizar el articulado correspondiente a la administración, uso y manejo de los vehículos automotores propios y contratados que se encuentran al servicio del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte - IDRD, conforme a las necesidades de la Entidad, con el propósito de garantizar el uso adecuado del mencionado recurso atendiendo los principios de economía, austeridad, celeridad, eficiencia y eficacia.

 

Que corresponde a la Dirección General del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, entre otras, el ejercicio de las siguientes funciones:

 

(…) “6. Dirigir y coordinar la administración del recurso humano, financiero, físico y del presupuesto de la Entidad de acuerdo con la Ley, disposiciones de la Junta Directiva y estatutos orgánicos.

 

7. Expedir y adoptar los reglamentos y manuales de su competencia, necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Entidad. “(…)

 

Que mediante memorando IDRD No. 20251100229043 del 12 de junio de 2025, la Oficina Jurídica del INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE -IDRD-, emitió observaciones al proyecto de resolución sometido a control de legalidad; las cuales fueron atendidas en debida forma. En este orden de ideas, la versión final del documento del proyecto de resolución se remitió nuevamente a la Oficina Jurídica del IDRD para el control de legalidad definitivo, el cual se emitió mediante memorando IDRD No. 20251100280793 del 17 de julio de 2025. que se formaliza con la presente resolución.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPITULO I.

 

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE - GENERALIDADES

 

ARTICULO PRIMERO. AMBITO DE APLICACIÓN. El presente reglamento se aplica a los vehículos al servicio del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, que comprende los vehículos de su propiedad y aquellos contratados como apoyo a la gestión que desarrolla la Entidad, de acuerdo con sus necesidades.

 

ARTICULO SEGUNDO. COORDINACION. Los vehículos a que hace referencia el artículo primero estarán bajo la coordinación del área encargada de Servicios Generales quien programará su uso de acuerdo con las necesidades de la Entidad.

 

ARTICULO TERCERO. ASIGNACION EXCLUSIVA. El vehículo asignado al despacho de la Dirección General, será el único que cuente con asignación exclusiva, en razón a la necesidad del servicio para el desempeño de las funciones y su gestión.

 

ARTICULO CUARTO. USO DE LOS VEHICULOS. El uso de los vehículos asignados a las diferentes dependencias se efectuará de acuerdo a las necesidades de las áreas para el ejercicio de las actividades misionales y las que surjan como actividades de apoyo con base en la programación de actividades indicadas, para el cumplimiento de los fines y objetivos asignados a la entidad.

 

ARTICULO QUINTO. PRESTACION DEL SERVICIO. Con el propósito de garantizar un servicio eficiente, oportuno y equitativo, así como velar por el buen funcionamiento y adecuada conservación de los vehículos al servicio del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, se establecen las siguientes condiciones para su uso:

 

1. Los vehículos estarán destinados exclusivamente para prestar el apoyo necesario en la optimización de las funciones asignadas a cada una de las dependencias. En consecuencia, se prohíbe su utilización para adelantar actividades diferentes a las propias del Instituto o para asuntos personales de los servidores públicos y colaboradores.

 

2. Los vehículos requeridos para el cumplimiento de las actividades de las diferentes dependencias de la Secretaría General, Subdirecciones Técnicas, Subdirección Administrativa y Financiera, la Subdirección de contratación y demás áreas del IDRD que prestan apoyo a la misionalidad, se autorizarán de acuerdo con la programación respectiva.

 

3. Los vehículos que prestan el servicio deberán permanecer en el parqueadero oficial del Instituto y desde ese sitio recogerán y dejarán a los servidores públicos y colaboradores que utilicen los servicios.

 

4. Los vehículos a que hace referencia el presente acto administrativo, no se podrán asignar en forma exclusiva a ninguna dependencia, por tanto, no se prestará el

 

Parágrafo: Los vehículos de los que trata el presente capitulo que prestan el servicio en el Instituto, sirven de apoyo a las diferentes necesidades de las dependencias, para ello es necesario que se remita la programación en los términos aquí señalados y que se cuente con disponibilidad vehicular; lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales que deban cumplir las dependencias, los servidores públicos y colaboradores para el desempeño de sus funciones y actividades contractuales.

 

ARTICULO SEXTO. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS OCUPANTES DE LOS VEHÍCULOS:

 

i) Conductores: Además de las prohibiciones legales, queda expresamente prohibido a los conductores de los vehículos realizar las siguientes actividades:

 

1. Permitir que el vehículo sea conducido por otra persona.

 

2. Fumar dentro del vehículo.

 

3. Ingerir bebidas alcohólicas antes o durante la conducción del vehículo.

 

4. Hablar por celular o realizar actividades que generen distracción y/o riesgo durante la conducción del vehículo, salvo que utilice el sistema de manos libres.

 

5. Transportar personas diferentes de las autorizadas y programadas por el área encargada de Servicios Generales.

 

6. Transportar substancias u objetos ilícitos y/o sin permiso otorgado por la autoridad competente, entre ellos elementos inflamables y/o que generen un riesgo para sí mismos, los pasajeros o los vehículos.

 

ii) Servidores Públicos y colaboradores: El servidor público y/o colaborador que haga uso de un vehículo oficial deberá tener presente pautas correctas de comportamiento social, así como de respeto y buen trato hacia la persona que conduce el vehículo, por lo tanto, además de las prohibiciones legales, queda expresamente prohibido:

 

1. El consumo de bebidas alcohólicas, drogas ilícitas y/o sustancias psicoactivas.

 

2. Fumar dentro del vehículo,

 

3. El porte de armas, salvo los esquemas de seguridad debidamente autorizados

 

ARTICULO SEPTIMO. PROCEDIMIENTO. Para la prestación del servicio se deberá cumplir el siguiente procedimiento:

 

1. Los Directivos, Subdirectores, Jefes de Oficina y/o quien ellos designen, diariamente diligenciaran con un mínimo de 24 horas de anticipación a la hora requerida para la prestación del servicio, en el drive correspondiente, las solicitudes de programación de los vehículos, según sus necesidades. En caso de designación, esta deberá ser comunicada previamente a la Subdirección Administrativa y Financiera para el control respectivo.

 

2. El área encargada de Servicios Generales de la Subdirección Administrativa y Financiera, efectuará una distribución racional de los vehículos y los programará conforme a los requerimientos de las áreas y disponibilidad de estos, utilizando como primer recurso los vehículos contratados como soporte para el cumplimiento de la misión institucional.

 

3. Si transcurridos quince (15) minutos de la hora programada para la salida del vehículo, este se encuentra en el parqueadero de la Entidad, será reprogramado para ser utilizado por otra dependencia.

 

4. En el evento de fuerza mayor, el área encargada de Servicios Generales con el visto bueno de la Subdirección Administrativa y Financiera podrá reprogramar uno o varios vehículos.

 

Parágrafo: Los vehículos que sean contratados por el Instituto como apoyo para el cumplimiento de su misión institucional se regirán por las cláusulas contractuales que se establezca en el contrato respectivo, sin perjuicio del cumplimiento a las disposiciones de la presente Resolución que le sean aplicables y que deberán estar incluidas en las cláusulas generales del contrato.

 

CAPITULO II

 

ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE PROPIEDAD DEL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE - IDRD

 

ARTICULO OCTAVO. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO. Con el propósito de garantizar la prestación del servicio con vehículos que ofrezcan óptimas condiciones de seguridad, se establecen las siguientes condiciones mínimas para el mantenimiento preventivo y correctivo:

 

1. El conductor de cada vehículo será responsable de llevar el control del mantenimiento preventivo, acorde con el Manual de Operación del carro y de acuerdo con el kilometraje recorrido; deberá solicitar el servicio en el drive dispuesto por el área encargada de Servicios Generales con una anticipación no inferior a cinco (5) días hábiles, y el mantenimiento correctivo se reportará en el mismo drive una vez surja la necesidad de mantenimiento del vehículo.

 

2. El área encargada del proceso de supervisará que el servicio se realice en la fecha programada y en los talleres seleccionados para tal fin, servicios que deberán ser prestados por medio de contratos de mantenimiento.

 

3. Cualquier novedad que presente el vehículo, deberá ser informada al área de Servicios Generales, mediante el drive destinado para tal fin, o dejando constancia de la comunicación para que se surta el trámite correspondiente.

 

ARTICULO NOVENO. OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES. Los conductores de los vehículos deberán cumplir como mínimo las siguientes reglas:

 

1. Velar por el buen funcionamiento, cuidado interior y exterior del vehículo asignado y controlar las fechas de mantenimiento preventivo de los mismos, debiendo informar al área encargada de Servicios Generales, cualquier cambio o anomalías en el adecuado funcionamiento del vehículo, dentro de las cuatro (4) horas hábiles siguientes a su ocurrencia.

 

2. Los vehículos de los que trata el presente capitulo deberán permanecer limpios y aseados tanto interna como externamente; el área de Servicios Generales suministrara a los conductores de los vehículos propiedad de la Entidad los elementos necesarios por tal fin.

 

3. Velar por la conservación de las herramientas, equipos de carretera y demás elementos requeridos para la correcta operación de los vehículos; en todo caso el conductor será el único responsable del cuidado y manejo del vehículo que conduzca.

 

4. Recibir y firmar del área encargada de Servicios Generales el Acta de Inventario, siendo el único responsable de su operación y controles de mantenimiento.

 

5. Cumplir con las normas de tránsito establecidas en las disposiciones legales vigentes.

 

6. Diligenciar bitácoras de Viaje: Registrando para el efecto el detalle de rutas, kilometraje, horarios de salida y llegada, propósito del desplazamiento y nombre e identificación de los usuarios.

 

7. Portar permanentemente la licencia de conducción vigente, afiliación a la ARL y copia de la tarjeta de propiedad del vehículo, así como verificar que el Certificado de Revisión Tecno mecánica, el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito – SOAT – y el Seguro de Automóviles estén vigentes.

 

8. El conductor que no presente el control del mantenimiento preventivo, en el artículo octavo de la presente, será responsable de los daños que se ocasionen al automotor y asumirá el costo de reparación de los daños ocasionados.

 

9. El conductor realizará seguimiento a todas las etapas para la reparación del vehículo; por lo que deberá permanecer en el taller o lugar en el que se realicen las reparaciones para garantizar que se intervenga en las mejores condiciones y en el menor tiempo posible

 

10. Acreditar experiencia como conductor, especialmente en el manejo de vehículos similares a los de la entidad o en condiciones específicas si así lo requiere el cargo.

 

11. Demostrar conocimiento del Código Nacional de Tránsito Terrestre y demás normativas aplicables.

 

12. Asistir a las capacitaciones específica en manejo defensivo, primeros auxilios, o normas de seguridad vial, en caso de ser convocados.

 

13. Cumplir con los exámenes médicos que certifiquen su aptitud física y mental para conducir.

 

Parágrafo: El pago de los comparendos impuestos por la autoridad competente en razón a la violación del Código de Tránsito, serán asumidos por el conductor del vehículo.

 

ARTICULO DECIMO. SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE. El Instituto Distrital de Recreación y Deporte suscribirá contratos para el suministro de combustible para los vehículos de su propiedad, siguiendo entre otras las siguientes reglas:

 

1. El suministro de combustible para los vehículos propiedad de la Entidad, será controlado por el sistema de microchip, cada vehículo tiene autorizado un número de galones máximos mensuales de acuerdo con los históricos de consumo de cada uno de los vehículos.

 

2. El área de Servicios Generales llevará el control y seguimiento, y presentará los respectivos reportes y consolidados indicando el consumo de combustible, kilometraje recorrido y kilómetros por galón, por cada uno de los vehículos de propiedad del Instituto.

 

ARTICULO DECIMO PRIMERO. PARQUEO DE LOS VEHICULOS. Los vehículos propiedad del Instituto deberán ser guardados los fines de semana y festivos en el parqueadero oficial ubicado en la Sede Administrativa de la Entidad, ya sea el último día hábil de cada semana o en casos extraordinarios en los que no se pueda cumplir la regla general de guardarse el último día hábil, estos vehículos deberán llevarse al parqueadero el día siguiente a más tardar a las 10:00 a.m.

 

ARTICULO DECIMO SEGUNDO. CONDICIONES DE LOS VEHÍCULOS. Los vehículos que se usen como transporte para cumplir con las funciones del Instituto deberán cumplir con los siguientes requisitos:

 

1. Título de Propiedad: Los vehículos deben estar debidamente registrados a nombre de la entidad o estar afectados a un contrato que justifique su uso.

 

2. Matrícula: Todos los vehículos deben contar con su matrícula vehicular expedida por el organismo de tránsito competente.

 

3. SOAT: Es obligatorio que todos los vehículos tengan el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente.

 

4. Revisión Técnico-Mecánica y de Emisiones Contaminantes: Los vehículos deben someterse a la revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes en los plazos establecidos por la ley y contar con el certificado vigente.

 

5. Distintivos. En caso de requerirse, los vehículos deben llevar distintivos o logotipos que identifiquen a la entidad.

 

ARTICULO DECIMO TERCERO PROCEDIMIENTO EN EL EVENTO DE SINIESTROS. Se establece el siguiente procedimiento a seguir en caso de presentarse algún siniestro con un vehículo propiedad de la Entidad:

 

Actividades que deberá adelantar el Conductor del vehículo:

 

1. Informar inmediatamente tanto a la aseguradora para solicitar la asesoría que se requiera, así como al enlace responsable de área de Servicios Generales acerca de los hechos que dieron ocurrencia al siniestro.

 

2. En todos los casos, seguir el protocolo establecido por ley para estos casos y de ser necesario solicitar intervención de las autoridades de tránsito.

 

3. Notificar al enlace responsable del área de Servicios Generales de las audiencias a las cuales sea citado para que el abogado de la aseguradora se encargue de las diligencias.

 

4. En caso de choque, identificar completamente al conductor y al vehículo siniestrado y si este se encuentra asegurado, deberá tomar el numero de la póliza y el nombre de la compañía de seguros.

 

5. En caso de muerte o lesiones a personas, no admitir responsabilidad ni efectuar oferta alguna.

 

6. Cuando exista hurto total y/o parcial del vehículo, presentar informe escrito detallado a la Oficina Jurídica para que esta pueda presentar la denuncia penal correspondiente, especificando marca, numero de motor, chasis, placa y accesorio o componentes del vehículo y las circunstancias de los hechos

 

7. En todos los casos avisar a la Compañía de Seguros y declarar el hecho, entregando documentos, fotografías, videos e informes que esta indique, así como presentar el vehículo para inspección de daños y presupuesto de reparación.

 

8. El conductor será responsable de los daños causados al vehículo en accidentes de tránsito, cuando estos le sean imputados por autoridad competente en caso de imprudencia, negligencia o descuido.

 

Actividades que deberá adelantar el área responsable de Servicios Generales:

 

1. Requerir al conductor informe del evento presentado, el cual podrá contener fotos y videos, además de la información del siniestro.

 

2. Enviar informe a la oficina de Control Disciplinario Interno para la investigación correspondiente, y cuando esta lo requiera informar de todas las actuaciones adelantadas por la Compañía Aseguradora.

 

3. Cumplir las demás indicaciones dadas por la firma Intermediadora de Seguros o la Compañía Aseguradora, para el trámite de indemnización correspondiente.

 

4. En caso de presentarse daños en los vehículos propiedad de la Entidad o en bienes de terceros, todas las actuaciones deben realizarse por intermedio de la Compañía Aseguradora.

 

ARTICULO DECIMO CUARTO. CONTROLES. A partir de la expedición de la presente Resolución se adoptan los siguientes controles al área encargada de Servicios Generales, la cual deberá:

 

1. Mantener registro por vehículo propiedad del Instituto, donde se relacionará como mínimo:

 

a. Identificación completa.

 

b. Registro de reparaciones y entradas a talleres.

 

c. Gastos de combustible y lubricantes.

 

d. Reportes de mantenimiento preventivo y correctivo.

 

e. Kilometraje.

 

f. Persona que conduce cada vehículo.

 

2. El conductor responsable del vehículo deberá mantener en perfectas condiciones y en su totalidad los accesorios y el kit de herramientas, así como atender cualquier daño interno o externo. En caso de no asumir la responsabilidad por estos daños, el incidente será reportado a la Oficina de Control Disciplinario Interno para la investigación correspondiente.

 

3. Si durante los trabajos de mantenimiento y reparaciones, o en cualquier otro momento, se detecta que ha habido cambios no autorizados de piezas, accesorios, repuestos, etc., pertenecientes a los vehículos propiedad del Instituto, este hecho será denunciado ante las autoridades respectivas sin perjuicio de las acciones previstas en la Ley y en los reglamentos internos.

 

ARTICULO DECIMO QUINTO. El incumplimiento de las disposiciones contempladas en la presente Resolución deberá ser reportado ante las autoridades competentes y será sancionado de acuerdo a la ley.

 

ARTICULO DECIMO SEXTO. - Comunicar el contenido del presente acto administrativo a al área responsable de Servicios Generales, para lo de su competencia.

 

ARTICULO DECIMO SEPTIMO - La presente Resolución rige a partir de su expedición, deroga expresamente la Resolución 680 de 2005 y todas aquellas disposiciones que se sean contrarias.

 

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 23 días del mes de julio del año 2025.

 

DANIEL ANDRES GARCIA CAÑON

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.