RESOLUCIÓN DDC-004 DE 2024

 

(Diciembre 23)

Derogada por el art. 13, Resolución 002 de 2025.

 

Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda, con fines de análisis y consolidación, y se fijan lineamientos para la gestión de operaciones recíprocas en el Distrito Capital

 

LA CONTADORA GENERAL DE BOGOTÁ D.C.

 

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo 17 de 1995, el Decreto 601 de 2014, y la Resolución SDH-000101 del 15 de abril de 2015, y

 

CONSIDERANDO

 

Que la Resolución No. 037 de 2017, y sus modificaciones, expedida por la Contaduría General de la Nación - CGN, que hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, regula el Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público.

 

Que la Resolución No. 414 de 2014, y sus modificaciones, expedida por la CGN, que hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, regula el Marco Normativo aplicable a Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores y que no Captan o Administran Ahorro del Público.

 

Que la Resolución No. 533 de 2015, y sus modificaciones, expedida por la CGN, incorpora como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos aplicable a las Entidades de Gobierno.

 

Que la Resolución No. 411 de 2023 y sus modificaciones, expedida por la CGN, establece la información a reportar, los requisitos, plazos y características de envío a ese Organismo, para todas las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública.

 

Que el Decreto Distrital 601 de 2014 “por el cual se modifica la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones”, atendiendo lo establecido en el Acuerdo Distrital 17 de 1995, en su artículo 38 estableció dentro de las funciones del Despacho de la Dirección Distrital de Contabilidad, las siguientes:

 

f. Dirigir el proceso de agregación de la información contable reportada por los diferentes organismos y dependencias que hacen parte de la Administración Central del Distrito Capital y la de las Localidades (Fondos de Desarrollo Local) para conformar, revelar y reportar los estados contables de Bogotá Distrito Capital como ente jurídico independiente de sus entidades descentralizadas.

 

g. Dirigir el proceso de consolidación de la información contable de todos los entes jurídicos de la Administración Distrital Central y Descentralizada, para conformar, revelar y reportar los estados contables del Sector Gobierno General del Distrito Capital.

 

h. Adelantar el proceso de consolidación de la información contable de todos los entes jurídicos que hacen parte del Distrito Capital, para conformar, revelar y reportar los estados contables del Sector Público no Financiero del Distrito Capital.

 

Que la Contraloría de Bogotá D.C., como Organismo de Control Fiscal, reglamenta los métodos, forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, dentro de los cuales exige la presentación de los Estados Consolidados de Bogotá Distrito Capital, Sector Gobierno Distrital y Sector Público Distrital.

 

Que la Contraloría de Bogotá D.C., es el Organismo de Control Fiscal que reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal.

 

Que la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad, dispone de los aplicativos que permiten la validación de la información contable reportada por las entidades del nivel Distrital, para efectos de agregación y consolidación de los Estados Financieros, Reportes e Informes complementarios de Bogotá Distrito Capital, Sector Gobierno y Sector Público Distrital, como para la validación de la información relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado, de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

 

Que el numeral 37 del artículo 38 de la Ley 1952 del 28 de enero de 2019, determina como deberes de todo servidor público: “Publicar en la página web de la respectiva entidad, los informes de resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.”

 

Que el numeral 11 del artículo 57 de la Ley 1952 del 28 de enero de 2019, determina como falta relacionada con la hacienda pública: “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.

 

Que la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, reglamentada parcialmente por el Decreto 103 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015, por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, reguló el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

 

Que la Resolución No. 356 del 30 de diciembre de 2022, y sus modificaciones, expedida por la Contaduría General de la Nación, incorpora en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la preparación, presentación y publicación de los informes financieros y contables, que deban publicarse conforme a lo establecido en el numeral 37 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019.

 

Que mediante la Resolución No. SDH-000537 del 29 de diciembre de 2022 y sus modificaciones, la Secretaría Distrital de Hacienda adopta la segunda versión del Manual de Políticas Contables para la Entidad Contable Pública Bogotá D.C.

 

Que mediante el Decreto Ley 403 del 16 de marzo de 2020, se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal.

 

Que en cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011 y del artículo 10 del Decreto Distrital 474 de 2022, el proyecto de esta resolución se publicó en el Sistema Legalbog de la Secretaría Jurídica Distrital, del 06 al 18 de 2024, dando respuesta a los comentarios recibidos. 

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE

 

Artículo 1º. Ámbito de Aplicación. La información, requisitos y plazos establecidos en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento por parte de los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. y demás Entidades Públicas Distritales del nivel descentralizado.

 

Acorde con lo descrito en el Manual de Políticas Contables^[1] son Entes Públicos para la Entidad Contable Pública Bogotá D.C: Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales sin Personería Jurídica, Órganos de Control a excepción de la Contraloría de Bogotá D.C^[2]., Fondos de Desarrollo Local y otros Entes, en estos últimos se incluye la información contable del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá D.C. – FPPB administrada por el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP y del Sistema Integrado de Transporte Público – SITP administrada por Transmilenio SA.

 

En las Entidades Públicas Distritales del nivel descentralizado, se incluyen las Entidades de Gobierno Distritales que aplican el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, como también las Empresas Públicas Distritales que aplican los Marcos Normativos de Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, Captan o Administran Ahorro del Público y el de Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, que hacen parte del Distrito Capital.

 

Artículo 2º. Funcionarios Responsables. Serán responsables ante la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH y la Dirección Distrital de Contabilidad - DDC por el cumplimiento en la presentación de los estados financieros, informes y reportes contables, de acuerdo con los requisitos y plazos de la presente Resolución, los siguientes:

 

a. Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C.: Veedor(a) Distrital, Personero(a) Distrital, Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a) del Concejo de Bogotá D.C., Secretario(a)s de Despacho, Directores(as) de Departamentos Administrativos, Directores(as) de Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica, Alcaldes(as) Locales, para el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá - FPPB el Director(a) del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, para el Sistema Integrado de Transporte Público - SITP el Representante Legal de TRANSMILENIO, Jefes de Áreas Financieras, Jefes de Contabilidad y/o Contadores y los Jefes de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

 

b. Entidades Públicas Distritales del Nivel Descentralizado: Representantes Legales, Jefes de Áreas Financieras, Jefes de Contabilidad y/o Contadores, Jefes de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y Revisor Fiscal cuando la Entidad Pública esté obligada a tenerlo.

 

Parágrafo primero. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4º de la Resolución No. 411 de 2023 emitida por la Contaduría General de la Nación - CGN, el reporte del Informe de Evaluación del Control Interno Contable - ECIC, es responsabilidad del Representante Legal y del Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

 

Parágrafo segundo. Los funcionarios responsables de la información deben adelantar las acciones necesarias, con el fin de asegurar la calidad de la información contable, en concordancia con lo indicado en la Carta Circular No. 001 del 10 de noviembre de 2020, emitida por la Contaduría General de la Nación - CGN.

 

Parágrafo tercero. La falta de reporte de los formularios CGN2015_001 y CGN2015_002, por parte de los Entes y Entidades se informará a los jefes de Control interno del Ente o Entidad que omita dichos reportes, por cuanto corresponde a una falta relacionada con la hacienda pública, que trae como consecuencia dificultades en el proceso de consolidación y en el cumplimiento de las normas establecidas por la CGN y demás Entidades de control.

 

Artículo 3º. Información a reportar y plazos para entes públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. Los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. deben reportar la siguiente información, a través del sistema de consolidación dispuesto por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda:

 

Mensualmente

 

 

Trimestralmente

 

 

Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de los formularios b. CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA y c. CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA, son los indicados en el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la categoría información contable pública - convergencia, a la Contaduría General Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), emitido por este ente rector.

 

Otros informes trimestrales o de carácter anual 

 

 

Los aspectos relacionados con el diligenciamiento del formulario g) CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS son los indicados Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la categoría información contable pública - convergencia, a la Contaduría General Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), emitido por este ente rector.

 

Las Notas a los informes financieros y contables del literal j, de los cortes de marzo, junio y septiembre, se presentan cuando, durante el trimestre, surjan hechos económicos que no sean recurrentes y que tengan un efecto material en la situación financiera o en el rendimiento del Ente, de acuerdo con los lineamientos del Procedimiento para la Preparación, Presentación y Publicación de los Informes Financieros y Contables emitido por la CGN. En caso de que no se reporte notas trimestrales, el Ente debe cargar soporte en el cual se indique que no se presentaron en el trimestre hechos económicos que no sean recurrentes y que tengan un efecto material en la situación financiera o en el rendimiento de la entidad.

 

Información para propósitos específicos

 

 

Parágrafo. La DDC otorgará prórrogas para el reporte de la información de que trata el presente artículo cuando circunstancias excepcionales impidan el cumplimiento de las fechas establecidas, para lo cual el Representante legal o el jefe del área responsable de llevar a cabo el proceso contable en el Ente, debe enviar solicitud motivada a la Dirección Distrital de Contabilidad o a la Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación, con copia al Asesor DDC asignado en los formatos dispuestos para tal fin. Cuando se trate de prórrogas para el cargue de anexos o modificación de información, la solicitud debe ser remitida por parte del contador.

 

Artículo 4º. Información a reportar y plazos para entidades públicas distritales del nivel descentralizado. Sin perjuicio de la información que presenten a la CGN, deben reportar lo siguiente, a través del sistema de consolidación dispuesto por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda:

 

Mensualmente

 

  

Trimestralmente

 

            

Otros informes trimestrales o de carácter anual 

 

 

 

 

Información para propósitos específicos

 

 

Parágrafo primero. La información reportada a través del sistema de consolidación de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda debe ser la misma reportada a la CGN. Dado lo anterior, si existe alguna modificación en la información remitida a la CGN, deberá hacer la solicitud a la DDC para modificar la información en el aplicativo de consolidación dispuesto por la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

Parágrafo segundo. Las Entidades en la cuales la información con corte a 31 de diciembre deba ser aprobada por el órgano corporativo que corresponda, deberán reportar la información en los plazos establecidos, sin perjuicio de presentarla nuevamente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación, en caso de que haya sido modificada por solicitud del órgano corporativo, de conformidad con lo señalado en el artículo 12 de la Resolución No. 411 de 2023 expedida por la CGN y sus modificaciones.

 

Parágrafo tercero. La DDC otorgará las mismas prórrogas que la CGN mediante resolución emita, para lo cual se debe remitir correo adjuntando la resolución correspondiente a la Dirección Distrital de Contabilidad o a la Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación, con copia al asesor DDC asignado. Cuando se trate de prórrogas para el cargue de anexos o modificación de información, la solicitud debe ser remitida al asesor DDC asignado, en los formatos dispuestos para tal fin.

 

Artículo 5º. Gestión de Operaciones Recíprocas Distritales. Dentro del sistema de consolidación de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda, los entes y entidades deben diligenciar observaciones a los saldos por conciliar en operaciones recíprocas distritales, como evidencia de los procesos de conciliación internos y externos, llevados a cabo por los entes y entidades. 

 

Estas acciones deben cumplirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de cierre trimestral del Consolidado del Sector Público Distrital, según comunicación remitida mediante correo electrónico.

 

Igualmente, deben gestionar con las entidades correspondientes e incorporar en su información contable los ajustes a que haya lugar, dejando evidencia mediante comunicaciones, actas y demás soportes que permita hacer seguimiento a la conciliación permanente de sus operaciones recíprocas, minimizando el impacto de los saldos por conciliar en la consolidación de la Información Financiera Distrital.

 

Así mismo, los responsables de la información disponen de diferentes medios de atención orientados a apoyar la gestión de saldos por conciliar en operaciones recíprocas: atención telefónica, correo electrónico, mesas de trabajo, procedimientos y conceptos técnicos.

 

Artículo 6º. Actividades relacionadas con el cierre contable. Atendiendo lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en el Instructivo de cierre vigente y las disposiciones adicionales que emita la Dirección Distrital de Contabilidad, debe realizarse un cierre integral de cada una de las áreas que generan hechos económicos, con el objeto de que los estados financieros reflejen la realidad financiera. En lo relativo al reporte de operaciones recíprocas, deberán tener en cuenta las disposiciones contenidas en el Instructivo mencionado. 

Artículo 7º. Notas a los Estados Financieros. Son parte integral de éstos y deben cumplir los lineamientos de revelación dados por la Contaduría General de la Nación en los Marcos Normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública, los lineamientos y las herramientas que para el efecto disponga la Dirección Distrital de Contabilidad para el cargue a través del sistema de consolidación de la DDC. Para lo anterior, se debe coordinar con las áreas de gestión, de forma programada, para que suministren la información requerida a fin de explicar en forma amplia y suficiente la conformación de las cifras y sus variaciones, procesos de depuración contable y demás situaciones especiales que afecten los saldos al cierre del período reportado.

 

Artículo 8º. Depuración Contable Permanente y Sostenible. De conformidad con lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, a través de la Resolución 193 de 2016 y sus modificaciones, los responsables de la información deben garantizar la producción de información contable de forma que cumpla las características fundamentales de relevancia y representación fiel, para lo cual adelantarán las acciones pertinentes e implementarán los controles que sean necesarios.

 

Artículo 9º. Publicación de la Información Financiera y Contable. Considerando lo establecido en el numeral 37 del artículo 38 de la Ley 1952 del 28 de enero de 2019, los Entes y Entidades deben publicar en la página web de la respectiva entidad, los informes de resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes; en concordancia con los lineamientos establecidos por la CGN.

 

De igual forma, debe darse cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, en relación con la publicidad de la información contable pública que se prepare.

 

Independiente de la publicación trimestral, los Entes Públicos Distritales^[7] deben realizar todas las actividades internas dispuestas en sus procedimientos contables, con el propósito de garantizar mensualmente los cierres contables, las conciliaciones y la generación de sus informes financieros y contables compuestos como mínimo por: a) un estado de situación financiera; y b) un estado de resultados; considerando que esta actividad permitirá asegurar la disponibilidad de la información financiera ante cualquier requerimiento.

 

Artículo 10º. Presunción de la Información Reportada. Se presume que la información contable reportada a través del sistema de consolidación de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda corresponde a los saldos tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la misma se preparó conforme a la normatividad contenida en el Régimen de Contabilidad Pública y revela de forma fidedigna la situación financiera y los resultados del periodo.

 

De igual manera, es responsabilidad de los Entes Públicos que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. y demás Entidades Públicas Distritales del nivel descentralizado, definir los usuarios, gestionar la asignación de roles y velar por la seguridad en el uso de las contraseñas, para acceder a los aplicativos dispuestos por la DDC para el reporte y consolidación de información financiera y del Boletín de Deudores Morosos del Estado.

 

Artículo 11º. Otras Disposiciones. La Dirección Distrital de Contabilidad podrá: 

 

a. Emitir lineamientos adicionales relacionados con el reporte de información distrital para fines de atender su misión institucional, los cuales se divulgarán oportunamente y estarán disponibles para consulta en la página Web de la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

b. Solicitar cambio de información, cuando lo considere pertinente, estableciendo plazos perentorios que deberán atenderse oportunamente, con el fin de lograr de manera conjunta la confiabilidad de la información financiera del Distrito Capital.

 

Artículo 13°. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir del 01 de enero de 2025 y deroga la Resolución No. DDC-000004 del 30 de diciembre de 2022 y demás disposiciones que le sean contrarias.

 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 23 días del mes de diciembre del año 2024.

 

MARCELA VICTORIA HERNÁNDEZ ROMERO

 

Contadora General de Bogotá D.C.

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

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