RESOLUCIÓN 067 DE 2025

(Septiembre 05)

Por la cual se establece el trámite y la escala para la autorización y pago de los gastos de transporte, alimentación y alojamiento a los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que se desplazan al interior y exterior del país, y se dictan otras disposiciones

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO,

En uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren los literales b) y d) del artículo 5º del Acuerdo 275 de 2007 del Concejo de Bogotá D.C., el literal b) del artículo 18 del Acuerdo 001 de 2007, y los numerales 2 y 5 del artículo 6 del Acuerdo 7 de 2022 de la Junta Directiva, y;

CONSIDERANDO:

Que, el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, señala, “Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable (...)”

Que, el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 dispone que los “contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.”

Que, el contrato de prestación de servicios en los términos del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, corresponde a un acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere la mencionada Ley, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen en el artículo 32, entre los cuales define el contrato de prestación de servicios. Ello significa que las partes están en libertad de convenir las cláusulas o estipulaciones del contrato según sus necesidades y conveniencia; en este entendido si para la ejecución del objeto contractual el contratista requiere realizar desplazamientos al interior y/o exterior del país que implican que la entidad le reconozca los gastos de viaje, es necesario que dicha situación se haya previsto en el contrato en forma clara y que la entidad disponga de los recursos presupuestales necesarios con el fin de pagar esta obligación.

Que, conforme al concepto remitido a la Oficina Jurídica del Instituto Distrital de Turismo por la Secretaría Distrital de Hacienda con radicación 2021EE323484O1 del 31 de diciembre de 2021, el reconocimiento y pago de gastos de transporte, alojamiento y alimentación es posible “siempre y cuando se encuentre contemplado en el contrato de prestación de servicios” y ello se encuentre enmarcado en, “(…) las obligaciones del contratista e igualmente en la disponibilidad presupuestal de la entidad”.

Que, las autorizaciones de desplazamiento de contratistas se adelantarán cuando así lo impongan las necesidades reales e imprescindibles del Instituto Distrital de Turismo, de conformidad con las normas legales vigentes.

Que, teniendo en cuenta el costo de vida y con base en el incremento porcentual del Índice de Precios al Consumidor - IPC certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, anualmente el Gobierno Nacional fija mediante Decreto las escalas de viáticos para los empleados públicos.

Que, para dar cumplimiento a los productos, metas y resultados definidos por el Instituto Distrital de Turismo y atender las políticas distritales sobre austeridad del gasto, se hace necesario el uso eficiente y racional de los recursos públicos.

Que, mediante la Resolución Interna 205 del 2 de julio de 2024, se delegó la ordenación del gasto y del pago de los rubros de funcionamiento e inversión en el/la subdirector/a de Gestión Corporativa del Instituto Distrital de Turismo.

Que, conforme lo señala la Secretaría Distrital de Hacienda en el concepto citado, mencionando a su vez a la Dirección General de Apoyo Fiscal - DAF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Decreto Nacional vigente que fija las escalas de viáticos puede ser un referente para que las entidades pacten en sus contratos lo atinente a gastos de manutención y alojamiento, teniendo en cuenta los honorarios de los contratistas; sin que por ello pueda asimilarse el concepto de viáticos propio del régimen de los empleados públicos al concepto de gastos de viaje que podrían ser reconocidos a los contratistas.

Que es necesario establecer el procedimiento en el Instituto Distrital de Turismo, para la solicitud, autorización y pago de gastos de transporte, alimentación y alojamiento a los contratistas de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, que deban desplazarse al interior y exterior del país para cumplir con sus obligaciones contractuales; así como establecer la escala de gastos, que se actualice anualmente.

Por virtud de lo anterior, el Director del Instituto Distrital de Turismo;

RESUELVE:

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el trámite interno para la autorización y pago de los gastos de viaje para los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión en el Instituto Distrital de Turismo, que deban desplazarse al interior y/o exterior del país para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, fijando la escala de gastos respectiva.

Artículo 2. Campo de aplicación. La presente resolución aplica para los contratistas del Instituto Distrital de Turismo, cuyo contrato incluya una cláusula que prevea en forma clara que al contratista se le podrán reconocer los gastos de transporte y/o de viaje, cuando se requiera su desplazamiento al interior o al exterior del país, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales fuera del domicilio contractual, previa autorización del supervisor del contrato.

Artículo 3. Definiciones. Para efectos de aplicación de la presente resolución, se tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

- Autorización: Acto por medio del cual el supervisor del contrato solicita, justifica y aprueba el desplazamiento de un contratista a un lugar diferente al domicilio contractual.

- Contratista: Persona natural que presta directamente sus servicios al Instituto Distrital de Turismo bajo la modalidad de contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

- Gastos de transporte: Monto de los recursos que se reconoce y autoriza al contratista, para cubrir los costos de desplazamientos que comprende el valor del recorrido entre la residencia y el aeropuerto o terminal de transporte, entre el aeropuerto o terminal de transporte y el hotel, entre el hotel y el aeropuerto o terminal de transporte, y entre el aeropuerto o terminal de transporte y la residencia del contratista.

- Gastos de viaje: Valor que corresponde a los costos en que se incurre cuando hay un desplazamiento fuera del domicilio contractual e incluyen transporte, alojamiento, alimentación, y otros gastos relacionados con el viaje o con el uso de los vehículos de la Entidad para el desplazamiento, así como gastos de transporte terrestre intermunicipal, fluvial, marítimo o aéreo necesarios.

Artículo 4. Forma de pago de los gastos. El valor de los gastos se consignará en lo posible, de manera previa al desplazamiento en la cuenta designada por el contratista. Estos gastos deberán ser aprobados previa autorización por el supervisor del contrato y efectuada la liquidación correspondiente. Para el pago de los gastos, debe existir la disponibilidad presupuestal y la Programación Anual Mensualizada de Caja – PAC, por lo que la solicitud deberá gestionarse con al menos 30 días hábiles anteriores a la fecha de inicio del desplazamiento.

Artículo 5. Liquidación y pago de gastos. El valor de los gastos será liquidado y reconocido de manera equivalente a las tarifas establecidas por el decreto vigente “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”, expedido anualmente por el Gobierno Nacional, de acuerdo con los honorarios mensuales pactados en el contrato y, para los costos que implican los gastos de transporte terrestre intermunicipal, fluvial, marítimo o aéreo necesarios se realizará la verificación contra los valores que implicarían para los funcionarios.

Artículo 6. Tarifas y porcentajes. El pago de los gastos se realizará con la tarifa establecida en el decreto vigente “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”, según corresponda. Para efectos de determinar el valor de la liquidación de gastos, se tendrá en cuenta:

a) El valor mensual de los honorarios pactados en el contrato, sin incluir IVA y las cláusulas contractuales establecidas para tal fin.

b) Se pagará el ciento por ciento (100%) de la tarifa diaria establecida en el decreto vigente “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”, cuando el contratista se desplace en cumplimiento de sus obligaciones fuera de su domicilio contractual a más de sesenta y un kilómetros (61 Km) y requiera pernoctar.

c) Cuando para el cumplimiento de las obligaciones contractuales no se requiera pernoctar en el lugar de desplazamiento, se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa diaria establecida en el decreto vigente “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”.

d) Teniendo en cuenta que, el último día de cada desplazamiento, no requiere pernoctar, se reconocerá al contratista el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa diaria establecida en el decreto vigente “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”

Parágrafo 1. Para determinar la distancia en kilómetros desde un sitio de partida hasta el lugar de destino, se tendrá como base la información expedida por el Instituto Nacional de Vías - INVIAS.

Parágrafo 2. Cuando por necesidades del servicio, o fuerza mayor o caso fortuito el contratista no pueda regresar y deba pernoctar, previa autorización del ordenador del gasto, se pagará el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa establecida en el decreto vigente “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”.

Parágrafo 3. No se reconocerán gastos de viaje cuando la solicitud tenga como destino algún municipio del área metropolitana de Bogotá: Cajicá, Cota, Chía, Funza, Gachancipá, Madrid, Mosquera, Sibaté, Soacha, Tabio, Tenjo, Tocancipá y Zipaquirá (Fuente: DANE); no obstante, para los desplazamientos autorizados en los vehículos oficiales, se reconocerá el valor correspondiente a los peajes y el combustible respectivamente.

Artículo 7. Solicitud. La solicitud de gastos debe ser presentada, al menos cinco (5) días antes del inicio del desplazamiento, pero debe encontrarse incluida en la planificación trimestral de comisiones.

Cada solicitud debe contar con la autorización del supervisor del contrato, la justificación de su necesidad y las condiciones específicas del viaje como lugar, fecha y duración. La justificación debe atender al cumplimiento de los productos, metas y resultados definidos por el Instituto Distrital de Turismo en el respectivo contrato, y en todo caso, debe guardar relación con los fines de la entidad o del sector.

Artículo 8. Cancelación o interrupción. La cancelación o interrupción del desplazamiento debe ser debidamente justificada por el contratista que lo solicitó, mediante escrito dirigido al supervisor, antes de la fecha fijada para el inicio o la finalización del desplazamiento.

El contratista deberá reembolsar los valores girados, cuando así haya ocurrido, para lo cual deberá gestionar ante la Subdirección de Gestión Corporativa el trámite correspondiente.

Artículo 9. Reintegro de Gastos. Cuando se deba utilizar transporte terrestre intermunicipal, urbano, fluvial o marítimo u otros medios no convencionales y pagar tributos, tasas y contribuciones, el contratista deberá solicitar el reintegro de estos gastos dentro de los 3 días hábiles siguientes al día de finalización del desplazamiento.

Artículo 10. Tiquetes. Los tiquetes se expedirán cuando el desplazamiento sea debidamente autorizado y con la respectiva Ordenación del Gasto. Cuando el Instituto Distrital de Turismo no cuente con contrato de suministro de tiquetes vigente o con recursos disponibles y/o suficientes que cubra inclusive el suministro de tiquetes para contratistas, la Subdirección de Gestión Corporativa deberá informar por correo o memorando al solicitante, indicando las especificaciones de austeridad del gasto que deberá tener en cuenta la persona que va a viajar, para que el valor sea incluido dentro de la liquidación de los gastos de viaje. Las multas o sobrecostos que se deriven de cambios de itinerario o pérdidas de vuelo deberán ser asumidos por el contratista, cuando no medie justa causa, puesto que si existen hechos ajenos al contratista los cuales provocaron el mayor valor, deberán dejarse registrados y tras la autorización del ordenador del gasto, no serán asumidos por el contratista.

Artículo 11. Ordenación del gasto y pago. La ordenación del gasto y el pago de gastos de viajes al interior y exterior del país para los contratistas de prestación de servicios del Instituto Distrital de Turismo se efectuará atendiendo las delegaciones previstas en la Resolución 205 de 2024, o aquella que la adicione, modifique o sustituya.

Artículo 12. Vigencia. La presente resolución regirá a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

Artículo 13. Comunicar la presente resolución a todas las dependencias del Instituto Distrital de Turismo, a través de la Subdirección de Gestión Corporativa.

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 05 días del mes de septiembre del año 2025.

IVONNE ADRIANA MARTÍNEZ

Directora General (E)

Decreto Distrital 391 de 2025

Instituto Distrital de Turismo

ivonne.martinez@idt.gov.co

Nota: Ver norma original en Anexos.