RESOLUCIÓN 1246 DE 2025

 

(Noviembre 21)

 

Por la cual se definen las Instancias de Coordinación Interna de la Secretaría Distrital del Hábitat, se efectúan determinaciones generales del Sistema de Gestión y se dictan otras disposiciones

 

LA SECRETARIA DISTRITAL DEL HÁBITAT

 

En ejercicio de las atribuciones conferidas en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el Acuerdo Distrital 257 de 2006, el artículo 4º del Decreto Distrital 510 de 2025,  el Decreto Distrital 001 de 2024, demás normas concordantes y,

 

CONSIDERANDO

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia dispone que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

 

Que el Capítulo 1 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública 1083 de 2015, sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, sobre el Sistema de Gestión establece que “complementa y articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información”.

 

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006 “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá Distrito Capital, y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 112 creó la Secretaría Distrital del Hábitat y en el artículo 115 dispuso su naturaleza, objeto y funciones básicas; como un organismo del Sector Central de la Administración Distrital provisto de autonomía administrativa y financiera.

 

Que el literal j) del artículo 4º del Decreto Distrital 510 de 22 de octubre de 2025 “Por el cual se establece la estructura organizacional de la Secretaría Distrital del Hábitat”, señaló como una de las funciones del Despacho de la Secretaría Distrital del Hábitat: “Expedir los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y el desarrollo de los procesos establecidos para la Entidad, para el cumplimiento de la misionalidad de la Entidad”.

 

Que el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública 1083 de 2015, establece que las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, integrado por:

 

“(…) 1) El representante legal quien lo presidirá.

 

2) El jefe de planeación o quien haga sus veces.

 

3) Los representantes del nivel directivo que designe el representante legal.

 

4) El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

 

El jefe de control interno o quien haga sus veces, participará con voz pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica. (Adicionado Decreto 648 de 2017, art 4)”.

 

Que de acuerdo con el artículo 2.2.22.2.1 del precitado Decreto Único Reglamentario, las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional son:

 

“ARTÍCULO 2.2.22.2.1 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional. Las políticas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y los demás líderes, se denominarán políticas de Gestión y Desempeño Institucional y comprenderán, entre otras, las siguientes:

 

1. Planeación Institucional

 

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

 

3. Talento humano

 

4. Integridad

 

5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

 

6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

 

7. Servicio al ciudadano

 

8. Participación ciudadana en la gestión pública

 

9. Racionalización de trámites

 

10. Gestión documental

 

11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea

 

12. Seguridad Digital

 

13. Defensa jurídica

 

14. Gestión del conocimiento y la innovación

 

15. Control interno

 

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

 

17. Mejora Normativa (Numeral 17, adicionado por el Decreto 1299 de 2018, art. 2)

 

18. Gestión de la Información Estadística (Numeral 18 adicionado por el Art. 1 del Decreto 454 de 2020)

 

19. Compras y Contratación Pública (Numeral 19, adicionado por el Art. 1 del Decreto 742 de 2021)

 

PARÁGRAFO. Las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias.”

 

Que, en el mismo sentido, estableció que en cada una de las entidades se debe integrar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tuvieran relación con el Modelo y que no fueran obligatorios por mandato legal (Art. 2.2.22.3.8).

 

Que mediante el Decreto Distrital 221 de 2023 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807 de 2019 y se dictan otras disposiciones”, se adoptó “en el Distrito Capital el Sistema de Gestión de que trata el artículo 2.2.22.1.1 del Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, el cual se articula con el Sistema de Control Interno dispuesto en la Ley 87 de 1993 a través de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG; y las demás normas que lo modifiquen o sustituyan”.

 

Que el artículo 4 ibid, establece que “El Sistema de Gestión se complementa y articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información”, de igual forma, el artículo 7 sobre la institucionalidad del MIPG, dispone que “en el Distrito Capital la conforma el conjunto de instancias que de manera coordinada establecen las reglas, condiciones, políticas y metodologías que facilitan la implementación, evaluación y seguimiento del modelo, como se establece a continuación: 1. Comité Distrital de Gestión y Desempeño. 2. Comisión Intersectorial de Gestión y Desempeño. 3. Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño. 4. Comités Institucionales de Gestión y Desempeño”.

 

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Distrital del Hábitat está orientado a la implementación, operación, seguimiento y evaluación del Sistema de Gestión, bajo los estándares establecidos por la Entidad y las Políticas de Gestión y Desempeño, que desarrollan las siete (7) dimensiones determinadas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Entidad, vinculando a cada uno de los responsables de las políticas; por ello, es necesario definir líderes de política y responsables por cada dimensión del Modelo, de acuerdo con las funciones y competencias definidas en el Decreto Distrital 510 de 2025, lo cual, debe estar diferenciado de la instancia administrativa encargada de la aprobación de decisiones misionales y administrativas que contribuyan al fortalecimiento institucional.

 

Que el artículo 2 de la Ley 1523 de 2012 “Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones”, establece que “(…) las entidades públicas, privadas y comunitarias desarrollarán y ejecutarán los procesos de gestión del riesgo, entiéndase: conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de desastres, en el marco de sus competencias, su ámbito de actuación y su jurisdicción, como componentes del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres”.

 

Que el artículo 18 del Decreto Distrital 423 de 2006 “Por el cual se adopta el Plan Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias para Bogotá́ D.C.”, define los Planes de Emergencia como instrumentos para la coordinación general y actuación frente a situaciones de calamidad, desastre o emergencia y señala que éstos definen las funciones, actividades, “responsables, procedimientos, organización y recursos aplicables para la atención de las emergencias independiente de su origen o naturaleza”.

 

Que mediante la Resolución 321 de 2009 “Por la cual se crea el Comité para el diseño, implementación, actualización y seguimiento del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias (PIRE) de la Secretaría Distrital del Hábitat y se definen sus funciones”, se establece que las actividades relacionadas con el cumplimiento de la Política de Gestión de Riesgo de Desastres en la Entidad, son del ámbito de conocimiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, por su carácter consultivo y asesor, en el que se toman las decisiones administrativas para el fortalecimiento de la institucionalidad de la Entidad; en consecuencia, se estima necesario incluir funciones relacionadas con esta política a la instancia de coordinación señalada.

 

Que el literal a) del artículo 10° del Decreto Distrital 289 de 2021 “Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, señala que:

 

“(…) a) La competencia para adelantar las actividades de cobro persuasivo estará a cargo de la entidad del sector central o localidad acreedora que expide el título ejecutivo; no obstante, la Dirección Distrital de Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda podrá asumir esta competencia, de manera gradual y selectiva, previa realización de los respectivos estudios técnicos”.

 

Que el artículo 24 del Decreto Distrital 289 de 2021, establece:

 

“Artículo 24º.- Comité de Cartera. En cada una de las entidades distritales a que se dirige este decreto existirá un Comité de Cartera, como instancia asesora con las siguientes funciones:

 

a) Realizar análisis de la composición y comportamiento de la cartera, y emitir recomendaciones que permitan fortalecer la gestión de cobro o recuperación de los derechos a favor de la entidad, en atención a los principios constitucionales que rigen la administración pública.

 

b) Estudiar y evaluar si se cumple(n) alguna(s) de las causales señaladas en el artículo 21 del presente decreto, para considerar que una acreencia a favor de la entidad constituye cartera de imposible recaudo, de todo lo cual se dejará constancia en acta.

 

c) Recomendar al representante legal o al competente funcional, que se declare mediante acto administrativo una acreencia como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para dar por terminados los procesos de cobro de cartera que se hubieren iniciado y adelantar su depuración contable.

 

d) Las demás funciones que sobre la materia le sean asignadas por el Representante Legal de la entidad.

 

Este comité estará conformado por servidores públicos responsables de las áreas financieras, técnicas, administrativas, de gestión y los demás servidores que en razón de sus funciones deban participar del mismo.

 

Parágrafo. - En el evento que no exista la instancia referida en este artículo, en las entidades distritales y/o en las localidades, deberán conformarla o actualizarla dentro del mes siguiente a la publicación del presente decreto (…)”.

 

Que teniendo en cuenta las responsabilidades de cada una de las dependencias de la Entidad en la gestión para la recuperación de la cartera a favor de la Entidad y lo definido en el Manual de administración, recaudo y recuperación de la cartera - PS04-MM25; será el Comité de Cartera el encargado de recomendar la depuración de los valores que componen la cartera presentada en esta instancia.

 

Que en concordancia con los principios de la administración pública, y en especial el de economía, por el cual se busca optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos con austeridad y eficiencia, procurando el más alto nivel en las actividades de recaudo de la Entidad, se estima necesario diferenciar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Comité de Cartera; en el marco de la gestión de cartera generada como resultado de la ejecución de los procesos administrativos que adelantan las dependencias de la Entidad.

 

Que por disposición de la Ley 2220 de 2022 “Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 117, establece que los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia (Art. 117).

 

Que entendida la gestión contractual en la Secretaría Distrital del Hábitat, como una actividad determinante no solo para el óptimo funcionamiento de las entidades públicas sino también para satisfacer el interés general, la aplicación de los principios constitucionales y legales en materia de contratación estatal; así como, la garantía de una correcta ejecución de los programas y proyectos de la Entidad, incluidos los relativos a su propio funcionamiento, define el Comité de Contratación como la máxima instancia asesora en materia contractual carácter consultivo - no vinculante-, que apoyará a la Alta Dirección en la gestión contractual en cada una de sus etapas en cumplimiento de los lineamientos que rigen esta actividad.

 

Que en virtud del artículo 1º del Decreto Nacional 310 de 2021 "Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y aplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional", el inciso 2 del artículo 1, dispuso que “Las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes de Común Utilización a través de los Acuerdos Marco de Precios previamente justificados, diseñados, organizados y celebrados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente”.

 

Que al ser el resultado de un proceso de selección previo, a través de la modalidad de Licitación Pública negociado por Colombia Compra Eficiente, la Entidad solo se adhiere a las condiciones preliminarmente pactadas en estos procesos licitatorios y para ello, deberá verificar que los Acuerdos Marco de Precios contengan todos los bienes necesarios para adquirir el bien o servicio; por lo anterior, no es necesario que los Acuerdos Marco se discutan en la instancia del Comité de Contratación, dado que la Entidad se acoge a estos de manera obligatoria siempre que exista disponibilidad del bien o servicio.

 

Que la Ley 1010 de 2006, por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo prevé en el artículo 9, numeral 1 que: “1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comités de empresa de carácter bipartito, donde existan, podrán asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo”.

 

Que mediante Decreto Distrital 515 de 2006, se reglamentó la Ley 1010 de 2006 en el Distrito Capital, estableciendo en el artículo 6 el funcionamiento e integración del Comité de Convivencia, para prevenir las situaciones de acoso laboral.

 

Que mediante las Resolución 2646 de 2008 del Ministerio del Trabajo se dispuso en el artículo 14 las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, señalando en el numeral “1.7 Conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral”; de igual forma, la Resolución 3461 de 2025 “Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 652 y 1356 de 2012, por las cuales se establecen lineamientos para la conformación y funcionamiento del Comité de convivencia Laboral, en entidades públicas y empresas privadas, y se dictan otras disposiciones”, estableció:

 

“ARTÍCULO 3. Conformación. El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por representantes del empleador y de las y los trabajadores, con sus respectivos suplentes.

 

Las y los integrantes del Comité podrán contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

 

(…)

 

En el caso de entidades públicas y las empresas privadas con más de veinte (20) trabajadores, el Comité estará conformado por cuatro (4) integrantes, dos (2) representantes de las y los trabajadores y dos (2) del empleador, con sus respectivos suplentes.

 

Las entidades públicas y empresas privadas podrán de acuerdo con su organización interna designar un mayor número de representantes, los cuales en todo caso deben ser iguales en ambas partes.

 

(…)

 

El empleador designará directamente a sus representantes, y las y los trabajadores elegirán los suyos a través de votación secreta qué represente la expresión libre, espontánea y auténtica de todas las y los trabajadores, mediante escrutinio público, cuyo procedimiento deberá ser adoptado por cada empresa o entidad pública, e incluirse en la respectiva convocatoria de la elección.

 

Los representantes del empleador no necesariamente deben ser de nivel directivo, y los de las y los trabajadores no necesariamente de nivel operativo.

 

El Comité de Convivencia Laboral de entidades públicas y empresas privadas no podrá conformarse con trabajadoras o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en el año anterior a su conformación”.

 

Que en virtud de lo anterior, se definirá la instancia del Comité de Convivencia, la cual, se deberá establecer su reglamento interno de conformidad con la Ley 1010 de 2006, la Resolución 2646 de 2008 del Ministerio del Trabajo y los lineamientos de la Alcaldía Mayor sobre la materia.

 

Que, en concordancia con el compromiso de la Secretaría Distrital del Hábitat con el Cumplimiento Normativo y en la prevención y mitigación del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM); en el marco del fortalecimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, conforme a la reglamentación vigente  y en cumplimiento de la Ley 2195 de 2022; es importante definir la responsabilidad de protocolización de la Política de Cumplimiento Normativo y el  perfil de Oficial de Cumplimiento en la Entidad.

 

Que con la entrada en vigencia del Decreto Distrital 510 de 2025, se hace necesario actualizar las Directivas Internas expedidas para efectos de la implementación de políticas del Modelo de Planeación y Gestión a través de Mesas Técnicas, asociadas a alguna de las Instancias de Coordinación aquí contenidas.

 

Que con el objeto de: (i) adecuar los fundamentos normativos de las instancias de coordinación a la normatividad nacional y distrital vigente sobre la materia, así como, a las necesidades de la Entidad, y (ii) prevenir la dispersión de la materia en diversos actos administrativos, se considera necesario unificar y actualizar las Instancias de Coordinación y las disposiciones relacionadas con éstas, en un solo acto administrativo.

 

Que en mérito de lo expuesto este Despacho,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO 1

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1. Objeto. Definir, actualizar y unificar las Instancias de Coordinación Interna de la Secretaría Distrital del Hábitat y las disposiciones relacionadas con éstas.

 

Artículo 2. Sesiones. Los comités sesionarán ordinariamente como se indica en la presente resolución, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan o cuando se estime conveniente, previa convocatoria realizada por la Secretaría Técnica del comité respectivo.

 

Artículo 3. Desarrollo de las sesiones. Las sesiones de todos los comités se desarrollarán de la siguiente manera:

 

a. El día y hora señalados, se instalará sesión por quien la preside de acuerdo con la naturaleza del Comité.

 

b. El Secretario Técnico informará la agenda a quien la preside sobre:

 

c. La convocatoria realizada

 

d. La justificación presentada por inasistencias

 

e. Verificación del quórum para deliberar

 

f. Lectura del orden del día propuesto, el cual, será sometido a consideración y aprobación por parte del Comité.

 

g. El Secretario Técnico pondrá en consideración de los asistentes la aprobación del acta anterior, en caso de no haber sido aprobada.

 

h. Se desarrollará el orden del día.

 

i. Debatidos todos los temas del orden del día, quien preside levantará la sesión.

 

Parágrafo 1. En caso de no asistir quien preside la sesión o el Secretario Técnico, deberá designarse uno por votación simple de manera ad hoc para iniciar la sesión.

 

Parágrafo 2. El desarrollo de la sesión podrá ser grabada para la elaboración de las actas, a petición de quien preside y con la anuencia de los participantes. En todo caso, deberá garantizarse la confidencialidad de la información y la no divulgación autorizada de los temas tratados por cada uno de los asistentes.

 

Parágrafo 3. Todos los comités tomarán decisiones por mayoría de los miembros presentes en la respectiva sesión, siempre que se constituya quórum decisorio, en tal caso, deberán estar presentes la mitad más uno de los integrantes. En caso de presentarse empate se definirá por el voto de quien presida la sesión.

 

Artículo 4. Convocatoria. La Secretaría Técnica de cada Comité convocará a sus miembros e invitados, por lo menos con cinco (5) días de anticipación, con la indicación del día, hora y lugar de la sesión; así mismo, remitirá con la convocatoria los documentos necesarios para que cada miembro pueda revisar anticipadamente la temática a tratar en la sesión.

 

Parágrafo 1. Las sesiones del Comité se podrán realizar de manera virtual, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Asimismo, se podrán realizar sesiones asincrónicas, en cuyo caso, se enviará por correo electrónico el material objeto de discusión y por el mismo medio, se recibirán los aportes y decisiones de cada miembro del Comité, así como, la socialización y suscripción de la consecuente acta.

 

Dicha convocatoria se hará por correo electrónico con mínimo dos (2) días de anticipación. Es de aclarar que, en el comité virtual donde no se lleve registro de asistencia y/o participación para confirmar el quórum, serán válidas las capturas de pantalla de la reunión teniendo en cuenta que en la plataforma que se utilice, se evidencien los datos de las personas que están participando, fecha y hora, aspecto del cual se dejará constancia dentro del acta del Comité, que deberá ser aprobada por cada un de los asistentes previo a su suscripción.

 

Artículo 5. Conflictos de intereses, causales de impedimentos, recusación y trámite. Los conflictos de intereses, causales de impedimento y recusación, se presentarán y resolverán de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 y demás normas concordantes sobre la materia o las que los modifiquen, con la finalidad de garantizar transparencia, imparcialidad y autonomía en sus decisiones.

 

CAPÍTULO 2

 

DE LAS INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT

 

Artículo 6. Definición del Sistema de Coordinación Interna de la Secretaría Distrital del Hábitat. El Sistema de Coordinación Interna es el conjunto de instancias por medio de la cual se integran las actividades de las dependencias contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

 

Artículo 7. Instancias del Sistema de Coordinación Interna de la Secretaría Distrital del Hábitat. Las instancias del sistema de Coordinación interna de la Entidad son:

 

a. Comité de Dirección.

 

b. Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

c. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

d. Comité de Contratación.

 

e. Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

 

f. Comité de Cartera.

 

g. Comité de Conciliación.

 

h. Comité Convivencia

 

Parágrafo 1. Las instancias y aspectos que no se registran en el sistema de Coordinación Interna de la Secretaría Distrital del Hábitat, se incluyen como parte de las temáticas en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, espacio que aborda las 19 políticas de desarrollo administrativo adoptadas por la Entidad.

 

CAPÍTULO 3

 

COMITÉ DE DIRECCIÓN

 

Artículo 8. Objeto. El Comité de Dirección es la instancia administrativa de carácter consultivo, asesor, de análisis y aprobación de decisiones misionales y administrativas que contribuyan al fortalecimiento institucional de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

Artículo 9. Integrantes. El Comité de Dirección estará conformado por servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, así:

 

El (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat, quien lo presidirá.

 

El (la) Subsecretario (a) de Planeación y Políticas.

 

El (la) Subsecretario (a) de Vivienda.

 

El (la) Subsecretario (a) de Intervenciones Integrales.

 

El (la) Subsecretario (a) de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda.

 

El (la) Subsecretario (a) Jurídico (a).

 

El (la) Subsecretario (a) Corporativa (o).

 

Artículo 10. Funciones. El Comité de Dirección cumplirá las siguientes funciones:

 

a. Aprobar las metas de la Entidad en el marco del Plan de Desarrollo Distrital y del Plan Estratégico, y realizar seguimiento al estado de cumplimiento de estas.

 

b. Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos de la Entidad

 

c. Revisar la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones mínimo tres (3) veces al año, de acuerdo con el informe consolidado respecto a la identificación de necesidades que presente el área responsable.

 

d. Asegurar la disponibilidad de recursos para la implementación en la Entidad de los lineamientos definidos en las políticas de desarrollo administrativo.

 

e. Evaluar las políticas públicas que se relacionen con la misionalidad del Sector Hábitat.

 

f. Protocolización de la Política del Cumplimiento Normativo de la Entidad, al menos dos meses al año.

 

g. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

Artículo 11. Lineamientos. El Comité de Dirección será presidido por el (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat, y actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Sesiones: El Comité sesionará de manera ordinaria una vez al mes y extraordinaria cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria realizada a través del (la) Secretario (a) Técnico(a). El Comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre que sus integrantes así lo autoricen, y se garanticen los registros de la sesión conforme el Capítulo 1 del presente acto administrativo. 

 

b. Secretaría Técnica: La Secretaría Técnica del Comité la ejercerá el asesor de despacho cuyas funciones se relacionen con el apoyo al Despacho en asuntos secretariales y de gestión.

 

c. Asistencia: La asistencia al Comité es indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un integrante no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica con antelación de, al menos, un día antes de la fecha programada, mediante memorando o correo electrónico y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos consultando las actas.

 

d. Invitados: A las reuniones del Comité podrán asistir otros servidores y/o contratistas de la Secretaría Distrital del Hábitat o de otras entidades, cuando se considere conveniente su participación según los temas a tratar y asistirán con voz pero sin voto, previa invitación de la Secretaría Técnica; quienes deberán garantizar la confidencialidad y la no divulgación de los temas tratados.

 

e. Actas: Todo lo tratado en las sesiones del comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Una vez elaborada el acta, se remitirá vía correo electrónico a los asistentes para revisión, ajustes y observaciones que consideren pertinentes, para ello contarán con tres (3) días hábiles; en caso de no recibir respuestas se entenderá como aceptada y se procederá a su formalización mediante las firmas del Presidente y del (la) Secretario (a) Técnico (a).

 

f. Quórum: Constituye quórum para deliberación y toma de decisiones la asistencia de la mitad más uno del total de los integrantes del Comité.

 

Parágrafo 1. El archivo y custodia de las actas del Comité de Dirección estará a cargo del (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité; quien será el responsable de mantener actualizada la información del Comité y garantizar la disponibilidad de los documentos.

 

Parágrafo 2. Con el fin de certificar lo presentado y acordado en cada sesión del Comité, se deberá generar e incluir como anexo al acta, el listado de asistencia con la firma de todos los asistentes en cada sesión; así como, las presentaciones realizadas y/o los demás documentos analizados durante la sesión. En el caso de las sesiones virtuales, se dejará constancia de la participación de los miembros a través de las herramientas virtuales que se utilicen para su desarrollo.

 

Parágrafo 3. El Comité de Dirección podrá sesionar como Comité de Dirección Ampliado, esto es, con la participación de otros directivos, funcionarios o invitados externos de la Entidad, y será convocado a través de la Secretarla Técnica bimestralmente o de manera extraordinaria cuando así se requiera.  Los invitados tendrán voz, pero no voto. Lo anterior, toda vez que, las decisiones serán tomadas por los miembros permanentes del Comité Directivo en quorum decisorio.

 

CAPÍTULO 4

 

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

 

Artículo 12. Comité Institucional de Gestión y desempeño. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño está orientado a la operación, evaluación y seguimiento del Sistema de Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, bajo los estándares establecidos por la Entidad y las políticas de gestión y desempeño que desarrollan las siete (7) dimensiones determinadas en el Modelo Integrado de Planeación y gestión en la Entidad, cuyos líderes están determinados así:

 

 

Artículo 13. Integrantes. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, estará integrado por servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, así:

 

El (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat, quien lo presidirá.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá como Secretaría Técnica.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Tecnología y Transformación digital.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Participación y Relacionamiento con la Ciudadanía.

 

El (la) Subsecretario (a) de Planeación y Políticas.

 

El (la) Subsecretario (a) de Vivienda.

 

El (la) Subsecretario (a) de Intervenciones Integrales.

 

El (la) Subsecretario (a) de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda.

 

El (la) Subsecretario (a) Jurídico (a).

 

El (la) Subsecretario (a) Corporativa (o).

 

Los (las) Asesores (as) de Despacho.

 

Parágrafo: A las sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño asistirá el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, de acuerdo con el Parágrafo 3 del artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015.

 

Artículo 14. Funciones. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño cumplirá las siguientes funciones:

 

a. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

b. Aprobar el Plan de Acción de la Entidad acorde con el Decreto Nacional 612 de 2018.

 

c. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

d. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

e. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la Entidad.

 

f. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

g. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

 

h. Realizar por lo menos una vez al año, el seguimiento a la evaluación y compromisos del informe “Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de Calidad”, acorde con el procedimiento vigente.

 

i. Aprobar el Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA y las modificaciones que puedan causarse.

 

j. Evaluar y aprobar las recomendaciones y propuestas técnicas presentadas por la instancia de apoyo creada para velar por el control y seguimiento de los bienes de la Entidad.

 

k. Concertar y hacer seguimiento a los procesos de gestión del riesgo, entendidos como conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de desastres.  

 

l. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

m. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

 

n. Dar de baja los bienes muebles inservibles o por deterioro u obsolescencia que no requiera la Entidad para su funcionamiento y operación.

 

o. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y de Gestión.

 

Artículo 15. Lineamientos. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, será presidido por el (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat, y actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Sesiones: El Comité Institucional de Gestión y Desempeño sesionará de manera ordinaria, mínimo una vez cada tres meses y extraordinariamente cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria a través de la Secretaría Técnica, ejercida por el(la) Jede de la Oficina Asesora de Planeación. El Comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen y se garanticen los registros de la sesión conforme el Capítulo 1 del presente acto administrativo.

 

b. Asistencia: La asistencia al Comité es indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un integrante del Comité no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica con la debida antelación mediante memorando o correo electrónico y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos, consultando las actas.

 

a. Quórum: Constituye quórum para deliberación y toma de decisiones la asistencia de la mitad más uno del total de los integrantes del Comité.

 

b. Invitados: A las reuniones del Comité podrán asistir otros servidores y/o contratistas de la Secretaría Distrital del Hábitat o de otras entidades, cuando se considere conveniente su participación según los temas a tratar y asistirán con voz pero sin voto, previa invitación de la Secretaría Técnica; quienes deberán garantizar la confidencialidad y la no divulgación de los temas tratados.

 

c. Actas: Lo tratado en las sesiones del comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Una vez elaborada el acta, se deberá remitir vía correo electrónico a los asistentes para su revisión y ajustes quienes contarán con tres (3) días hábiles para realizar las observaciones que consideren pertinentes y en caso de no recibir respuesta se entenderá como aceptada y se procederá a su legalización mediante las firmas del (la) Secretario (a) de Despacho y del (la) Secretario (a) Técnico(a).

 

Parágrafo 1. El archivo y custodia de las actas del comité estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité, quien será el responsable de mantener actualizada la información del Comité y garantizar la disponibilidad de los documentos.

 

Parágrafo 2. De lo presentado y acordado en cada sesión del Comité, se deberá generar e incluir como anexo al acta el listado de asistencia con la firma de todos los asistentes en cada sesión o su equivalente para las sesiones virtuales; así como, las presentaciones realizadas y/o los demás documentos analizados durante la sesión.

 

CAPÍTULO 5

 

COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

 

Artículo 16. Objeto. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno es el órgano de asesoría y decisión en los asuntos de control interno de la Secretaría Distrital del Hábitat, en cuyo rol de responsable y facilitador, imparte lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno y su articulación con el Sistema de Gestión.

 

Artículo 17. Integrantes. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno estará integrado por servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, así:

 

El (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat, quien lo presidirá.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno Disciplinario.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Tecnología y Transformación digital.

 

El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Participación y Relacionamiento con la Ciudadanía.

 

El (la) Subsecretario (a) de Planeación y Políticas.

 

El (la) Subsecretario (a) de Vivienda.

 

El (la) Subsecretario (a) de Intervenciones Integrales.

 

El (la) Subsecretario (a) de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda.

 

El (la) Subsecretario (a) Jurídico (a).

 

El (la) Subsecretario (a) Corporativa (o).

 

Los (las) Asesores (as) de Despacho, con voz, pero sin voto

 

Parágrafo: El jefe de la Oficina de Control Interno ejercerá la Secretaría Técnica del Comité y participará con voz pero sin voto, de conformidad con el artículo 2.2.21.1.5. del Decreto 1083 de 2015.

 

Artículo 18. Funciones: El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno tendrá las siguientes funciones:

 

a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la Entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el (la) Asesor (a) de Control Interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.

 

b. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la Entidad presentado por el (la) Asesor (a) de Control Interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

 

c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor, así como, verificar su cumplimiento.

 

d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la Entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

 

e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna y los planes de mejoramiento derivados de este.

 

f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

 

g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

 

h. Las demás asignadas por el Representante Legal de la Entidad.

 

Artículo 19. Lineamientos. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, será presidido por el (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat y actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Sesiones: El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sesionará de manera ordinaria, mínimo una vez cada tres meses y extraordinariamente cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria a través de la Secretaría Técnica ejercida por el (la) Asesor (a) de Control Interno. El Comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen, y se garanticen los registros de la sesión conforme el Capítulo 1 del presente acto administrativo.

 

b. Asistencia: La asistencia al Comité es indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un integrante del comité no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica con la debida antelación mediante memorando o correo electrónico y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos, consultando las actas.

 

c. Quórum: Constituye quórum para deliberación y toma de decisiones la asistencia de la mitad más uno del total de los integrantes del Comité.

 

d. Actas: Lo tratado en las sesiones del Comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Una vez elaborada el acta, se deberá remitir vía correo electrónico a los asistentes para su revisión y ajustes quienes contarán con tres (3) días hábiles para realizar las observaciones que consideren pertinentes y en caso de no recibir respuesta se entenderá como aceptada y se procederá a su legalización mediante las firmas del (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat y del (la) Secretario (a) Técnico(a).

 

e. Invitados: A las reuniones del Comité podrán asistir otros servidores y/o contratistas de la Secretaría Distrital del Hábitat o de otras entidades, cuando se considere conveniente su participación según los temas a tratar y asistirán con voz pero sin voto, previa invitación de la Secretaría Técnica; quienes deberán garantizar la confidencialidad y la no divulgación de los temas tratados.

 

Parágrafo 1. El archivo y custodia de las actas del Comité de Coordinación de Control Interno estará a cargo del (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité, quien será el responsable de mantener actualizada la información del Comité y garantizar la disponibilidad de los documentos.

 

Parágrafo 2. De lo presentado y acordado en cada sesión del Comité, se deberá generar e incluir como anexo al acta el listado de asistencia con la firma de todos los asistentes en cada sesión o su equivalente para las sesiones virtuales; así como, las presentaciones realizadas y/o los demás documentos analizados durante la sesión.

CAPÍTULO 6

 

COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE

 

Artículo 20. Objeto. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Entidad, es la instancia asesora del (a) Secretario (a) Distrital del Hábitat o al competente funcional y del área contable, cuyo propósito es garantizar la presentación de información financiera confiable, razonable y oportuna, y contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos de la Entidad.

 

Artículo 21. Integrantes. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable estará integrado por servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, así:

 

El (la) Subsecretario (a) Corporativo (a), quien lo presidirá

 

El (la) Director (a) Financiero (a), quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité

 

El (la) Director (a) Administrativo (a)

 

Un (a) Asesor (a) delegado (a) por el despacho de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

El (la) Profesional especializado (a) con funciones de Contador (a) de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

Parágrafo 1. El (la) Subsecretario(a) Jurídico(a), el (la) Jefe (a) de Control Interno, Participarán de forma permanente en las reuniones del comité con voz, pero sin voto.

 

Parágrafo 2. El Comité podrá invitar a los funcionarios y/o los (las) Subsecretarios (as) y Directores (as) de la Secretaría Distrital del hábitat que estime conveniente para el desarrollo de temas de su competencia, con derecho a voz pero sin voto.

 

Artículo 22. Funciones. Del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable son las siguientes:

 

a. Recomendar al (la) secretario (a) de Despacho o al competente funcional, la determinación de políticas, estrategias, directrices, procedimientos y ajustes que se requieran para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad de la información contable de la entidad, cuando a ello haya lugar, de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, y realizar el respectivo seguimiento.

 

b. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros de la Secretaría Distrital del Hábitat, según sea el caso.

 

c. Verificar y recomendar al representante legal o a1 competente funcional, la depuración extraordinaria contable que conlleva al retiro definitivo de saldos de los estados administrativos y contables, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

 

d. Aprobar las actas que se originen de las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Entidad.

 

e. Las demás que correspondan de acuerdo con su naturaleza, la normatividad vigente y/o que le sean asignadas.

 

Artículo 23. Lineamientos. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Reuniones. El comité se reunirá dos (2) veces al año de manera ordinaria. No obstante, el Comité podrá reunirse de manera extraordinaria por solicitud del presidente o cualquiera de sus miembros cuando se estime necesario, previa citación de sus integrantes. Para estos efectos, la Secretaría Técnica, deberá citar con antelación de tres (3) días hábiles para las reuniones ordinarias y para las extraordinarias con un (1) día hábil a su realización, mediante comunicación escrita u otro medio de comunicación que exista en la Entidad, en la que se relacione el lugar, hora de la reunión y temas a tratar, con sus respectivos soportes.

 

El comité podrá sesionar de manera virtual, a través de medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen.

 

a. Asistencia. Cuando por motivo de fuerza mayor un integrante del comité no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica con la debida antelación mediante memorando o correo electrónico y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos, consultando las actas. Quórum. Constituye quórum para deliberación y toma de decisiones la asistencia de la mitad más uno del total de los integrantes del comité. El comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen.

 

b. Invitados. A las reuniones del Comité podrán asistir otros servidores y/o contratistas de la Secretaría Distrital del Hábitat o de otras entidades, cuando se considere conveniente su participación según los temas a tratar y asistirán con voz pero sin voto, previa invitación de la Secretaría Técnica.

 

c. Actas. Todo lo tratado en las sesiones del comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Una vez elaborada el acta, se deberá remitir dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva reunión vía correo electrónico a los asistentes para su revisión y ajustes quienes contarán con cinco (5) días hábiles para realizar las observaciones que consideren pertinentes y en caso de no recibir respuesta se entenderá como aceptada y se procederá a su legalización mediante la firma del (la) Secretario (a) Técnico (a) y el Presidente del comité.

 

d. Anexos. De lo presentado y acordado en cada sesión del Comité, se deberá generar e incluir como anexo al acta el listado de asistencia con la firma de todos los asistentes en cada sesión o su equivalente para las sesiones virtuales; así como, las presentaciones realizadas y/o los demás documentos analizados durante la sesión.

 

Artículo 24. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. Las funciones de la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, son las siguientes:

 

a. Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias previo visto bueno del presidente.

 

b. Preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse al Comité.

 

c. Comunicar a los integrantes e invitados del comité las convocatorias a las reuniones.

 

d. Presentar al Comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de formulación de depuración de saldos y demás atinentes a sus funciones.

 

e. Levantar las actas de las reuniones y presentarlas para su aprobación al Comité, de acuerdo, con el artículo 3 de la presente resolución.

 

f. Velar por el cuidado y la conservación de toda la documentación que se genere en desarrollo de las funciones del Comité, de acuerdo con los lineamientos en materia de gestión documental.

 

g. Hacer seguimiento en el siguiente Comité al cumplimiento de las recomendaciones y decisiones tomadas en el Comité anterior.

 

h. Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del Comité.

 

i. Coordinar con el área correspondiente, la presentación previa de los estudios técnicos que han de soportar las recomendaciones y decisiones del Comité.

 

j. Firmar las actas del Comité

 

k. El archivo y custodia de las actas del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable estará a cargo del (la) Secretario (a) Técnico(a) del Comité.

 

l. Las demás funciones que le asigne el presidente o los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

 

CAPÍTULO 7

 

COMITÉ CARTERA

 

Artículo 25. Objeto. Es la instancia asesora del (a) Secretario (a) Distrital del Hábitat o al competente funcional y del área contable, para dar aplicación al Reglamento Interno de Cartera del Distrito Capital y buscar la mejora continua que permita establecer los saldos contables de cartera para su depuración, que reflejen derechos ciertos o potenciales de cobro.

 

Artículo 26. Integrantes. El Comité de Cartera estará conformado por servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, así:

 

El (la) Subsecretario (a) Corporativo (a), quien lo presidirá

 

El (la) Dirección Financiera, quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité

 

El (la) Director (a) Administrativo (a)

 

Un Asesor delegado por el despacho de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

El (la) Profesional Especializado (a) con funciones de Contador (a) de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

Parágrafo 1. El (la) Jefe (a) de Control Interno, participará en forma permanente en las reuniones del comité, con derecho a voz, pero sin voto.

 

Parágrafo 2. Los miembros del Comité de Cartera podrán realizar consultas a la Subsecretaría Jurídica sobre los temas que se traten con el objeto de obtener claridad en la aplicación legal de las normas contables en la Entidad.

 

Parágrafo 3. El Comité podrá invitar a los funcionarios y/o los (las) Subsecretarios (as) y Directores (as) de la Secretaría Distrital del hábitat que estime conveniente para el desarrollo de temas de su competencia, con derecho a voz, pero sin voto.

 

Artículo 27. Funciones. Las funciones del Comité Cartera son las siguientes:

 

a. Realizar análisis de la composición y comportamiento de la cartera y emitir recomendaciones que permitan fortalecer la gestión de cobro o recuperación de los derechos a favor de la Entidad, en atención a los principios constitucionales que rigen la administración pública.

 

b. Solicitar a la Secretaría Distrital de Hacienda-Dirección de Cobro las resoluciones de remisión de cartera, con la determinación de la cartera de difícil cobro de acuerdo con las causales señaladas en el artículo 21 del Decreto 289 de 2021, para poner en consideración las acreencias a favor de la Entidad que constituyen cartera de imposible recaudo, de todo ello se dejará constancia en acta.

 

c. Recomendar al representante legal o al competente funcional, que se declare mediante acto administrativo una acreencia como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para dar por terminados los procesos de cobro de cartera que se hubieren iniciado y adelantar su depuración contable.

 

d. Aprobar las actas que se originen de las reuniones del Comité de Cartera de la Entidad.

 

e. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros de cartera que conforman la contabilidad, y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros de la Secretaria Distrital del Hábitat, según sea el caso

 

f. Las demás que correspondan de acuerdo con su naturaleza, la normatividad vigente y/o que le sean asignadas.

 

Artículo 28. Lineamientos. Comité Técnico de Cartera actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Reuniones: – El Comité de Cartera se reunirá dos (2) veces al año de manera ordinaria. No obstante, el Comité podrá reunirse de manera extraordinaria por solicitud del Presidente o cualquiera de sus miembros cuando se estime necesario, previa citación de sus integrantes. Para estos efectos, la Secretaría Técnica, deberá citar con antelación de tres (3) días hábiles para las reuniones ordinarias y para las extraordinarias con un (1) día hábil a su realización, mediante comunicación escrita u otro medio de comunicación que exista en la entidad, en la que se relacione el lugar, hora de la reunión y temas a tratar.

 

b. Asistencia: – Cuando por motivo de fuerza mayor un integrante del Comité no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica con la debida antelación mediante memorando o correo electrónico y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos, consultando las actas.

 

c. Quórum. – Constituye quórum para deliberación y toma de decisiones la asistencia de la mitad más uno del total de los integrantes del Comité. El comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen. 

 

d. Invitados: – A las reuniones del Comité podrán asistir otros servidores y/o contratistas de la Secretaría Distrital del Hábitat o de otras entidades, cuando se considere conveniente su participación según los temas a tratar y asistirán con voz pero sin voto, previa invitación de la Secretaría Técnica;  quienes deberán garantizar la confidencialidad y la no divulgación de los temas tratados.

 

e. Actas: – Todo lo tratado en las sesiones del Comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Una vez elaborada el acta, se deberá remitir dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva reunión vía correo electrónico a los asistentes para su revisión y ajustes quienes contarán con cinco (5) días hábiles para realizar las observaciones que consideren pertinentes y en caso de no recibir respuesta se entenderá como aceptada y se procederá a su legalización mediante la firma del(la) Secretario (a) Técnico(a) y el Presidente del comité. El archivo y custodia de las actas del Comité de Cartera estará a cargo del(la) Secretario (a) Técnico(a) del comité.

 

f. Anexos: – De lo presentado y acordado en cada sesión del Comité, se deberá generar e incluir como anexo al acta el listado de asistencia con la firma de todos los asistentes en cada sesión o su equivalente para las sesiones virtuales; así como, las presentaciones realizadas y/o los demás documentos analizados durante la sesión.

 

Artículo 29. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Cartera. Las funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Cartera son las siguientes:

 

a. Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias, previo visto bueno del presidente.

 

b. Preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse al Comité de Cartera.

 

c. Comunicar a los integrantes e invitados del Comité de Cartera las convocatorias a las reuniones.

 

d. Presentar al Comité de Cartera los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de formulación de depuración de saldos y demás atinentes a sus funciones.

 

e. Levantar las actas de las reuniones y presentarlas para su aprobación al Comité de Cartera, de acuerdo, con el artículo 3 de la presente Resolución.

 

f. Velar por el cuidado y la conservación de toda la documentación que se genere en desarrollo de las funciones del Comité de Cartera, de acuerdo con los lineamientos en materia de gestión documental.

 

g. Hacer seguimiento en el siguiente Comité de Cartera al cumplimiento de las recomendaciones y decisiones tomadas en el Comité de Cartera anterior.

 

h. Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del Comité de Cartera.

 

i. Coordinar con el área correspondiente, la presentación previa de los estudios técnicos que han de soportar las recomendaciones y decisiones del Comité de Cartera.

 

j. Firmar las actas del Comité Cartera

 

k. Las demás funciones que le asigne el presidente o los miembros de comité de Cartera.

 

Artículo 30. Documentación del Comité de Cartera. Las actuaciones Administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por la (el) Secretaria (o) de Despacho o el competente funcional con base en las recomendaciones del Comité de Cartera. Requerirán los siguientes documentos para formalizar la respectiva contabilización.

 

a. Documentos de soporte idóneos que evidencien las acciones adelantadas, en desarrollo de los estudios financieros, técnicos y jurídicos que se lleven a cabo.

 

b. Los demás soportes que a juicio del Comité de Cartera se consideren pertinentes para justificar los registros contables correspondientes.

 

c. Copia del acta del Comité de Cartera en el que consten las decisiones de registro o depuración contable adoptadas.

 

d. Copia de la resolución que ordena la depuración y/o incorporación de los valores contables.

 

CAPÍTULO 8

 

COMITÉ DE CONTRATACIÓN

 

Artículo 31. Objeto. El Comité de Contratación es la instancia asesora en materia contractual, encargada principalmente de conocer y emitir recomendaciones sobre la actividad contractual, que por su naturaleza o asunto le sean encomendados, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal, los derechos y deberes de la Secretaría Distrital del Hábitat y de los contratistas, promoviendo la implementación de controles preventivos en las etapas de planeación y selección de los procesos de contratación de la Entidad.

 

Artículo 32. Integrantes. El Comité de Contratación estará conformado por los siguientes servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, quienes tendrán voz y voto:

 

a. El (a) Subsecretario (a) Corporativo (a), quien lo presidirá, participará con voz pero sin voto.

 

b. El (la) Subsecretario (a) Jurídico(a)

 

c. El (la) Director (a) Financiero (a).

 

d. El Director (a) de Contratación, ejercerá la Secretaría Técnica.

 

e. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

 

Parágrafo 1. El cargo directivo al que mediante delegación se le haya otorgado la facultad de ordenación del gasto, el designado de la dependencia origen de la necesidad, el asesor(a) de libre nombramiento y remoción del Despacho; asistirán con voz, pero sin voto.

 

Parágrafo 2. Cuando se considere conveniente por su competencia y conocimiento, y según el caso bajo estudio, podrán asistir a las sesiones del Comité de Contratación otros servidores y/o contratistas de la Secretaría Distrital del Hábitat o de otras entidades. En todo caso, siempre que se someta a discusión asuntos técnicos, se contará con la asistencia del profesional que explique los conceptos técnicos de los documentos y/o temas a deliberar, previa invitación enviada a través de la Secretaría Técnica, quienes asistirán con voz, pero sin voto.

 

Así mismo, asistirán en calidad de invitados, cual se requiera, los miembros del Comité Evaluador designados para los procesos de selección.

Artículo 33. Funciones. El Comité de Contratación cumplirá las siguientes funciones.

 

a. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones elaborado para la respectiva vigencia y sus modificaciones. El Plan Anual de Adquisiciones aprobado deberá ser socializado ante el Comité de Dirección.

 

b. Asesorar al ordenador del gasto en todos los asuntos relacionados con las etapas de planeación y selección de los procesos de contratación que se adelanten al interior de la Entidad, cuando así lo requieran.

 

c. Efectuar la revisión y recomendaciones de los documentos definitivos, respecto de todas las modalidades de selección, excepto los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, mínima cuantía y los derivados de acuerdos marco de precios e instrumentos de agregación de demanda; cuya cuantía sea mayor a 500 SMMLV.

 

d. Guardar la debida reserva respecto de la información otorgada por los miembros de los comités, evaluadores o conocida a través de la documentación aportada al Comité.

 

e. Cualquier otro asunto de orden contractual que requiera recomendación de acuerdo con la naturaleza de la Secretarla Distrital del Hábitat.

 

Parágrafo 1: Los pronunciamientos del Comité de Contratación, tienen carácter de recomendaciones para el Ordenador del Gasto, por lo cual, éste conserva su competencia para coordinar y dirigir los procesos de selección de contratistas, adjudicar, celebrar, modificar, adicionar, prorrogar, autorizar la cesión y liquidar contratos.

 

Parágrafo 2: En todo caso, el ordenador del gasto podrá apartarse de las recomendaciones del Comité de Contratación.

 

Artículo 34. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del comité la ejercerá el (la) Director (a) de Contratación, quien tendrá las siguientes funciones:

 

a. Citar con mínimo un (1) día hábil de anticipación a la fecha de la sesión a los miembros del Comité de Contratación, mediante memorando o correo electrónico. La citación debe contener el orden del día y se anexarán los informes presentados por las dependencias respectivas y la documentación que será objeto de revisión y toma de las decisiones.

 

b. Recibir y consolidar las respuestas o solicitudes de aclaración que presenten los miembros. Solo se admitirán los comentarios a los anexos de la citación, que se hayan recibido por medio electrónico al menos tres horas antes de la hora programada para la sesión.

 

c. Elaborar el acta de cada sesión y enviarla para revisión a los miembros de la instancia, para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes presenten las aclaraciones o ajustes que consideren pertinentes. De no recibirse comentarios dentro de ese plazo, se entenderá aprobada el acta y se suscribirá por el Secretario Técnico del Comité y la Subsecretaria (o)  Corporativa (o).

 

d. Conservar los documentos de la instancia. Las actas deben estar acompañadas por los registros de asistencia con la firma de todos los presentes y participación de los miembros, en los casos que la sesión se realice de manera virtual, se deberá conservar adicionalmente el registro en video.

 

Artículo 35. Lineamientos. El Comité de Contratación actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Sesiones: El Comité sesionará siempre que se requiera, previa convocatoria a través del (la) Secretario (a) Técnico (a).           

 

b. Secretaría Técnica: La Secretaría Técnica del Comité la ejercerá el (la) Director (a) de Contratación.

 

c. Asistencia: Cuando un integrante del Comité no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del comité con la debida antelación mediante oficio o correo electrónico, y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos, consultando las actas.

 

d. Quórum: Constituye quórum con la asistencia de mínimo tres (3) integrantes del Comité con voz y voto, de los cuáles, deberán asistir con  carácter obligatorio: El (a) Subsecretario (a) Corporativo (a), El (la) Subsecretario (a) Jurídico(a) y el Director (a) de Contratación.

 

e. Actas: Todo lo tratado en las sesiones del Comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Las sesiones virtuales quedarán grabadas, previa autorización de los miembros del Comité. 

 

f. Sesiones virtuales: El Comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen.

 

CAPITULO 9

 

COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 36. Objeto. Es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad. De igual manera imparte lineamientos en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial y la efectiva recuperación de recursos públicos, de conformidad con la Ley 2220 de 2022 y el Decreto Distrital 479 de 2024 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Distrital del Sector Gestión Jurídica”.

 

Está a cargo de decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

Artículo 37. Integrantes. El Comité estará conformado por servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, así:

 

1. El (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat o su delegado, quien lo presidirá

 

2. El (la) Subsecretario (a) Jurídico (a)

 

3. El (la) Subsecretario (a) de Planeación y Política

 

4. El (la) Subsecretario (a) Corporativo (a)

 

5. El (la) Subsecretario (a) de Intervenciones Integrales.

 

6. El (la) Subsecretario (a) de Vivienda.

 

7. El (la) Subsecretario (a) de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda.

 

Parágrafo 1. El (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité será designado por el Subsecretario(a) Jurídico y tendrá  voz pero sin voto.

 

Parágrafo 2. El Comité de Conciliación podrá invitar a sus sesiones al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital y/o su delegado, quien podrá asistir con derecho a voz, pero sin voto, también podrá invitarse a contratistas u otros funcionarios para que puedan aportar sobre temas específicos que se vayan a tratar, sin derecho a voto.

 

Parágrafo 3. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos distritales serán de obligatoria aceptación, estos deberán garantizar la confidencialidad y la no divulgación de los temas tratados.

 

Parágrafo 4. El (la) Secretario (a) Técnico (a) elaborará, suscribirá y presentará la formulación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico para aprobación del Comité y una vez aprobado, la remitirá a las dependencias competentes, que serán las responsables de ejecutar las actividades asignadas en el Plan de Acción. Así mismo, el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, realizará las actividades y efectuarán los reportes en materia de evaluación y seguimiento a la ejecución de la política de prevención.

 

El (la) Secretario(a) Técnico (a) propondrá al Comité los ajustes requeridos, que serán sometidos a la aprobación del Comité. De ser necesario, se adoptarán los ajustes al documento de política de prevención.

 

Artículo 38. Funciones. El Comité de Conciliación cumplirá las siguientes funciones:

 

a. Evaluar y determinar en cada caso en particular la procedencia o improcedencia de la conciliación o demás mecanismos alternativos de solución de conflictos, con sujeción a las normas jurídicas vigentes para tal efecto.

 

b. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, adoptando el Modelo de Gestión Jurídica Publica del Distrito Capital.

 

c. Diseñar las políticas generales que deben guiar la defensa de los intereses de la Entidad.

 

d. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

e. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daños por los cuales resulta demandado o condenado, y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

f. Señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

 

g. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

h. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

i. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

j. Aplicar los principios de la función administrativa en el cumplimiento y pago de sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones.

 

k. Designar a quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

 

l. Dictar su propio reglamento.

 

m. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

n. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el documento especializado n.° 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

o. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

p. Verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

q. Aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por las oficinas jurídicas, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

r. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocación directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

s. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, los Comités de Conciliación respectivos deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

t. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

u. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

Artículo 39. Lineamientos. El Comité de Conciliación actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la Entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

b. Los Comités de Conciliación se reunirán de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Constituye un deber de todos los miembros del comité asistir a todas sus sesiones, salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia.

 

c. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de Conciliación el (la) Secretario (a) Técnico (a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el (la) secretario (a) Técnico (a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión.  De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

d. De manera ordinaria, el (la) Secretario (a) Técnico (a) del comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración del comité.

 

e. Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas elaboradas por el(la) apoderado(a) del caso, los documentos de política, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y/o decisión del Comité.

 

f. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del comité, el (la) Secretario (a) Técnico (a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

g. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto, las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate se decidirá conforme a los lineamientos establecidos en esta resolución.

 

h. Los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

i. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informar a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

j. Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el (la) Presidente del Comité designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

k. Los Comités de Conciliación podrán invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

Parágrafo 1. El archivo y custodia de las actas del Comité de Conciliación estará a cargo del (la) Secretario (a) Técnico(a) del Comité, quien será el responsable de mantener actualizada la información del Comité y garantizar la disponibilidad de los documentos de la instancia. De conformidad con la Directiva Distrital 025 de 2018, que lo designa como enlace entre dicha instancia y los demás intervinientes en la elaboración de la política, también será la responsable del manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en la aplicación de los presentes lineamientos de la Política de Prevención del Daño Antijurídico (Numeral 1.3.).

 

Parágrafo 2. De lo presentado y acordado en cada sesión del Comité, se deberá generar e incluir como anexo al acta el listado de asistencia con la firma de todos los asistentes en cada sesión o su equivalente para las sesiones virtuales; así como, las presentaciones realizadas y/o los demás documentos analizados durante la sesión.

 

CAPÍTULO 10

 

COMITÉ DE CONVIVENCIA

 

Artículo 40. Objeto. Es la instancia competente para adelantar las medidas pertinentes para la prevención de acoso laboral en la Entidad, así como, analizar y resolver quejas que se sometan a su conocimiento; con el fin de resolver eventuales conflictos que se presenten en  el marco de las relaciones laborales y aquellas que disponga.

 

Artículo 41. Integrantes. El Comité de Convivencia estará integrado por al menos dos servidores públicos del nivel directivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, quienes tendrán voz y voto:

 

Un Asesor del Despacho, Código 105,  Grado 05, designado por la Secretaría de Despacho de la Entidad.

 

Un subsecretario o Director de la Entidad, designado por la Secretaría de Despacho de la Entidad.

 

Dos servidores públicos de la Secretaría Distrital del Hábitat elegidos por votación.

El (la) Director (a) Administrativa participará con voz pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica de la instancia.

 

Parágrafo 1. En todos los casos el número de delegados de la Administración serán el mismo número de delegados elegidos por los servidores públicos.

 

Parágrafo 2. Los miembros del Comité de Convivencia deberán tener suplentes y en el caso de los designados por elección en el mismo mecanismo de los principales, y ejercerán sus funciones de conformidad con la Ley 1010 de 2006, la Resolución la 3461 de 2025 y el Reglamento Interno del Comité de Convivencia; y durante su ejercicio tendrán las mismas responsabilidades de los principales.

 

Artículo 42. Funciones. El Comité de Convivencia tendrá las siguientes funciones:

 

Fuente: Resolución 3461 de 2025 Ministerio del Trabajo

 

Artículo 43. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité la ejercerá el (la) Director (a) Administrativo, quien tendrá las siguientes funciones:

 

a. Citar con mínimo un (1) día hábil de anticipación a la fecha de la sesión a los miembros del Comité de Contratación, mediante memorando o correo electrónico.

 

b. Elaborar el acta de cada sesión y enviarla para revisión a los miembros de la instancia, para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes presenten las aclaraciones o ajustes que consideren pertinentes. De no recibirse comentarios dentro de ese plazo, se entenderá aprobada el acta y se suscribirá por el Secretario Técnico del Comité y la Subsecretaria (o)  Corporativa (o).

 

c. Conservar los documentos de la instancia. Las actas deben estar acompañadas por los registros de asistencia con la firma de todos los presentes y participación de los miembros, en los casos que la sesión se realice de manera virtual, se deberá conservar adicionalmente el registro en video.

 

Artículo 44. Lineamientos. El Comité de Convivencia actuará bajo los siguientes lineamientos:

 

a. Sesiones: Las sesiones del Comité de Convivencia sesionará ordinariamente cada tres (3) mes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención, previa convocatoria a través del (la) Secretario (a) Técnico (a).

 

b. Secretaría Técnica: La Secretaría Técnica del Comité la ejercerá el (la) Director (a) de Contratación o quien se designe mediante Reglamento Interno del Comité de Convivencia.

 

c. Asistencia: Cuando por motivo de fuerza mayor un integrante del Comité no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del Comité con la debida antelación mediante oficio o correo electrónico, y deberá actualizarse sobre los temas tratados, decisiones tomadas y compromisos establecidos, consultando las actas. Una vez recibida la excusa correspondiente se deberá remitir de manera inmediata la citación al suplente.

 

d. Quórum: Constituye quórum con la asistencia con la mitad más uno de los integrantes que componen.

 

e. Actas: Todo lo tratado en las sesiones del Comité quedará consignado en las actas respectivas elaboradas por la Secretaría Técnica. Las sesiones virtuales quedarán grabadas, previa autorización de los miembros del Comité. 

 

f. Sesiones virtuales: El Comité podrá sesionar de manera virtual, a través de cualquier medio tecnológico disponible siempre y cuando sus integrantes así lo autoricen. 

 

CAPÍTULO 11

 

DISPOSICIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN

 

Artículo 45. Adopción del Sistema de Gestión. Adoptar para la Secretaría Distrital del Hábitat el Sistema de Gestión bajo los estándares del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y la norma ISO 9001.

 

Parágrafo 1: Los líderes de política en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación adelantarán las gestiones pertinentes para la armonización de los sistemas de gestión de la Entidad de acuerdo con los lineamientos del Modelo Integrado de Gestión, con el fin de obtener mayor  eficiencia operativa, mejor gobernanza y agilidad en la toma de decisiones, gestión coordinada, controlando calidad e impacto ambiental; a través de sinergias que permitan que los sistemas se refuercen mutuamente, generando una gestión integral.

 

Artículo 46. Conformación del equipo de Líderes del Sistema de Gestión - SIG. El equipo de Líderes del SIG, estará integrado por los servidores públicos asignados por cada una de las subsecretarías, direcciones y oficinas asesoras que integran la Secretaría Distrital del Hábitat, mediante comunicado oficial a la Oficina Asesora de Planeación.

 

Artículo 47. Funciones del equipo de los líderes del SIG. El equipo de Líderes del SIG cumplirá las siguientes funciones:

 

a. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema de Gestión de la Secretaría Distrital del Hábitat, bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación y el jefe de la dependencia que represente.

 

b. Ser el soporte principal y mantener informado a su Jefe o supervisor inmediato sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema de Gestión (SIG); de acuerdo con la planeación y orientación de la Oficina Asesora de Planeación; de acuerdo con sus funciones y competencias.

 

c. Socializar las capacitaciones que reciba y mantener actualizado a los servidores de su dependencia en el Sistema de Gestión de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

d. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema de Gestión, para su evaluación y aplicación.

 

e. Fomentar en la Secretaría la cultura de la mejora continua.

 

f. Promover la estandarización a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento del Manual de procesos y procedimientos, de acuerdo con los lineamientos y documentos aprobados en el Sistema de Gestión de la Entidad.

 

Parágrafo 1: los líderes SIG de la Entidad se reunirán al menos una vez al año previa convocatoria formal que realice la Oficina Asesora de Planeación, para efectos de capacitación, planeación estratégica, fortalecer conocimientos y retroalimentación de avances relacionados con las funciones aquí descritas; en ningún caso se tomarán decisiones administrativas que por su naturaleza deban ser revisadas y aprobada por el nivel directivo.

 

Artículo 48. Adopción del Manual de procesos y procedimientos. Adoptar en la Secretaría Distrital del Hábitat el Manual de Procesos y Procedimientos, el cual representa el conjunto de documentos que contiene la descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades que dan cumplimiento a las funciones en la Entidad.

 

Parágrafo 1. Los directivos son los responsables de los procesos que desarrollan las funciones a su cargo y son los llamados a coordinar la creación, modificación, mejoramiento, y actualización de los procedimientos de cada proceso y demás documentos asociados; para lo cual contarán con la asesoría y acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.

 

Parágrafo 2. La creación, modificación o eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos se realizará conforme al procedimiento previsto para tal efecto y se oficializará mediante la aprobación del responsable del proceso, el ajuste del listado maestro de documentos y la respectiva publicación en la Intranet de la Entidad.

 

Parágrafo 3. Los responsables de los procesos y los directivos de cada dependencia de la Secretaría Distrital del Hábitat son los responsables de la divulgación de los documentos adoptados en el Manual de Procesos y Procedimientos.

 

Artículo 49. Adopción del Mapa de procesos. Adoptar en la Secretaría Distrital del Hábitat el Mapa de Procesos de acuerdo con la estructura y funciones definidas por el Decreto Distrital 510 de 2025 y las normas que lo modifique o derogue.

 

Artículo 50. Implementación del Sistema de Gestión Ambiental. La implementación del Sistema de Gestión Ambiental contempla el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

Artículo 51. Designación del (la) Gestor(a) Ambiental. Designar al(la) Oficina Asesora de Planeación, como de Gestor Ambiental de la Entidad o quien haga sus veces.

 

a. Artículo 52. Funciones del (la) Gestor(a) Ambiental. El Gestor Ambiental cumplirá las siguientes funciones:

 

b. Apoyar la formulación e implementación de la política de reducción de los costos ambientales generados en la entidad.

 

c. Definir un plan de acción cuyas actividades conduzcan a la reducción de costos ambientales.

 

d. Gestionar la armonización de los proyectos ambientales o con componente ambiental de la entidad, presentados en el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental (PACA), desde su concepción y diseño hasta su ejecución, con los objetivos y estrategias del Plan de Gestión Ambiental (PGA) relacionados con el objeto de cada proyecto; los principios de planeación y la gestión ambiental del Distrito Capital y la Nación; los instrumentos de planeación ambiental del Distrito Capital y las políticas ambientales distritales y nacionales.   

e. Coordinar la elaboración del componente ambiental de la entidad en el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas del Distrito Capital; la formulación del Plan de Acción Cuatrienal Ambiental (PACA) y la formulación del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA).

 

f. Coordinar al interior de la entidad la divulgación y ejecución de los instrumentos de planeación ambiental del Distrito Capital, así como del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Secretaría.

 

g. Reportar la información de la entidad a los Sistemas de Información Ambiental (SIA) y de indicadores de Gestión Ambiental (SIGA) del Distrito Capital.

 

h. Reportar a la Secretaría Distrital de Ambiente la información de las acciones ambientales que realice la entidad en las localidades, dentro de los reportes de avance del Plan de Acción Cuatrienal Ambiental.

 

i. Reportar a la Secretaría Distrital de Ambiente el avance en los indicadores y metas de los Planes de Acción Cuatrienal Ambiental (PACA) e Institucional de Gestión Ambiental (PIGA).

 

j. Apoyar a la Secretaría Distrital de Ambiente y a la Comisión Intersectorial para la Sostenibilidad, Protección Ambiental y el Ecourbanismo del Distrito Capital en la evaluación cuatrienal de la ejecución del Plan de Acción; en la armonización del Plan de Gestión cuatrienal de la ejecución del Plan de Acción, en la armonización del Plan de Gestión Ambiental con otros planes distritales y en su revisión y ajuste, desde los alcances de la entidad.

 

Parágrafo 1.  El Comité del Plan Institucional de Gestión Ambiental se integrará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

Parágrafo 2. La Alta Dirección, integrada por el equipo directivo y asesor, apoyará al (la) gestor (a) ambiental en el desarrollo de las actividades de fortalecimiento del Sistema de Gestión Ambiental en la Entidad.

 

Parágrafo 3. Todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimiento,  de la Entidad deben ajustarse a las normatividad nacional y distrital vigente y son de obligatorio cumplimiento por parte de los servidores públicos de la Secretaría Distrital del Hábitat y sus colaboradores. Cualquier creación, modificación o eliminación de los documentos que lo conforman deberá ajustarse a las disposiciones contenidas en este acto administrativo.

 

Artículo 53. Propósito y funciones del Oficial de Cumplimiento. El propósito de Oficial de Cumplimiento en la Secretaría Distrital del Hábitat es garantizar la implementación, fortalecimiento y sostenibilidad del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) y demás riesgos de cumplimiento en la Entidad, actuando como segunda línea de defensa para prevenir, detectar y mitigar riesgos institucionales.

 

Lo anterior mediante la identificación oportuna de alertas, el seguimiento a controles, la coordinación con entes internos y externos, el cumplimiento de obligaciones regulatorias, y la promoción de una cultura ética y de transparencia en los procesos y relaciones con terceros; y tendrá las siguientes funciones:

 

a. Implementar metodologías de identificación y seguimiento de riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.

 

b. Realizar seguimiento periódico al perfil de riesgo, verificar que los controles funcionen, detectar operaciones inusuales o sospechosas y proponer ajustes.

 

c. Liderar la debida diligencia y el conocimiento de contraparte en procesos de contratación y relacionamiento con terceros.

 

d. Presentar los Reportes de Operaciones Sospechosas ante la UIAF u organismo competente, así como los informes “Ausencia de ROS” cuando aplique.

 

e. Reportar a la Alta Dirección y al Comité de Gestión y Desempeño los riesgos críticos y alertas institucionales.

 

f. Coordinar respuestas ante Entes de Control y auditoría (Procuraduría, UIAF, Contraloría, Fiscalía, etc.)

 

g. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente la Dirección Financiera y adoptar las medidas del caso, de acuerdo con lo informado.

 

h. Apoyar la gestión de los canales de denuncia institucionales, garantizando, confidencialidad, trazabilidad y protección de denunciantes

 

i. Asesorar y capacitar a directivos, funcionarios y colaboradores en materia de cumplimiento, ética pública y prevención de riesgos

 

j. Formular o ajustar políticas internas, manuales de procedimientos, códigos de conducta, y demás instrumentos vinculados al sistema de cumplimiento.

 

k. Actuar como segunda línea de defensa, con independencia técnica y autonomía para acceso a información en el Sistema de Administración del Riesgo de la SDHT.

 

l. Preparar informes periódicos de seguimiento con indicadores y evidencias del cumplimiento institucional.

 

m. Recomendar acciones preventivas/correctivas para mitigación de riesgos.

 

n. Promover la articulación interinstitucional con instancias de control interno, jurídica, planeación y organismos externos, asegurando el enfoque de segunda línea de defensa

 

o. Monitorear buenas prácticas nacionales e internacionales (ISO 37001, ISO 31000, GAFI, UIAF) para mejora continua.

 

Parágrafo 1. Las funciones del Oficinal del Cumplimiento serán ejercidas por el Asesor de Despacho, Código 105, Grado 05 que designe el Secretario(a) de Despacho de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

CAPÍTULO 12

 

OTRAS DISPOSICIONES

 

Artículo 54. Mesas Técnicas. En los casos que se requiera la conformación de mesas técnicas por alguna de las Instancias de Coordinación aquí establecidas o por cualquiera de las dependencias de la Secretaría Distrital del Hábitat para el apoyo de sus funciones, el manejo de políticas especiales y/o temas específicos a su cargo, las mismas podrán crearse por medio de resoluciones internas en las cuales se establezca su objeto, los integrantes y sus funciones.

 

Parágrafo 1. El diseño y construcción del plan de adquisiciones estará a cargo de los gerentes de los proyectos de inversión y funcionamiento como los responsables de los diferentes componentes. Para el efecto, se celebran las mesas técnicas que sean necesarias, las cuales coordinará la Oficina Asesora de Planeación o la dependencia que haga sus veces, con el apoyo del Despacho de la Entidad.

 

Parágrafo 2. Las mesas de trabajo estarán alineadas a, al menos una, de las instancias aquí conformadas y en ningún caso podrán ejercer como instancia de coordinación. Las funciones asignadas a las Mesas de Trabajo se limitarán a la operatividad de modelos, sistemas o estrategias, bajo la coordinación con la Subsecretaría, Dirección u Oficina Asesora que lidere la política de gestión asociada o dimensión del MIPG; no podrán asumir revisión o aprobación de procesos, procedimientos y demás documentos que sean de responsabilidad de una Subsecretaría, Dirección u Oficina Asesora.

 

Artículo 55. - Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 910 de noviembre de 2023, 473 de 13 de septiembre de 2024, deja sin efectos la Directiva 01 de 01 de octubre de 2024 de la Secretaría Distrital del Hábitat y demás normas que se sean contrarias.

 

Las Directivas, Resoluciones, Circulares y documentos relacionados con la implementación del MIPG que hayan sido expedidas durante la vigencia de la Resolución 910 de 2023 deberán ser actualizados en el plazo definido por el artículo 31 del Decreto Distrital 510 de 2025.

 

Artículo 56. – Delegación. El/la Secretario/a de Despacho podrá delegar su participación como miembro en las diferentes instancias, cuando lo considere necesario, en cuyo evento, su delegado(a) ejercerá la presidencia. Los demás miembros de las diferentes instancias no podrán delegar su participación.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 26 días del mes de noviembre del año 2025.

 

VANESSA ALEXANDRA VELASCO BERNAL

 

Secretaria Distrital del Hábitat

 

Nota: Ver norma original en Anexos.