CIRCULAR 00014 DE 2025

(Noviembre 18)

Bogotá D.C, 2025-11-18 17:17:00.833945

PARA: SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y PROYECTOS DE INVERSIÓN, SUPERVISORES Y APOYOS A LA SUPERVISIÓN.

DE: JENIFFER BRAVO ZAPATA SUBDIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

ASUNTO: CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2025

Con un cordial saludo y en el marco de las disposiciones contenidas en el artículo 8 del Decreto Distrital 192 de 2021 y la Circular 008 de 2025 de la Dirección Distrital de Tesorería, le corresponde a la Subdirección de Gestión Corporativa del Instituto Distrital de Turismo establecer el cronograma que permita a las dependencias del Instituto Distrital de Turismo atender en forma oportuna los trámites presupuestales, de nómina y de pagos, ordenados para cada una de los procesos, garantizando la presentación confiable de los estados financieros y demás información requerida para el cierre de fin de vigencia.

Por lo anterior, se expide el presente acto administrativo con los lineamientos para la ejecución, seguimiento, cierre de presupuesto y tesorería para el año 2025 y el cronograma para la realización de los trámites financieros ante la Subdirección de Gestión Corporativa, cuya información debe ser tenida en cuenta para la radicación correspondiente.

TALENTO HUMANO

1. Las novedades para la nómina del mes de diciembre tales como: solicitudes de vacaciones, ingresos, retiros, libranzas, entre otras, se recibirán en la Subdirección de Gestión Corporativa a más tardar el 1 de diciembre de 2025.

2. La liquidación de la nómina, prima de navidad e intereses de cesantías, se radicarán a más tardar el 5 de diciembre de 2025 con los soportes, al igual que los descuentos de nómina de diciembre, correspondientes a libranzas, cooperativas, ahorros voluntarios, entre otros. La liquidación de la seguridad social y parafiscales, se radicará con sus respectivos soportes ante la Subdirección de Gestión Corporativa, a más tardar el 12 de diciembre de 2025.

3. Para la legalización de Comisión de Servicios, el artículo 2.2.5.5.29 del Decreto 1083 de 2015 establece un término máximo de 3 días para la presentación del informe de dicha comisión, por lo que se procederá con legalizaciones hasta el 18 de diciembre de 2025.

TRÁMITE DE PAGOS

1. Las cuentas correspondientes al pago de los contratos por prestación de servicios y demás proveedores con corte a 30 de noviembre de 2025, deberán ser radicadas en la Subdirección de Gestión Corporativa a más tardar el 9 de diciembre de 2025.

2. Las cuentas correspondientes al pago de los contratos por prestación de servicios y demás proveedores, que vencen hasta el 12 de diciembre de 2025 inclusive, deberán ser radicadas una vez cumplido el lleno de los requisitos en la Subdirección de Gestión Corporativa a más tardar el 15 de diciembre de 2025.

3. Las cuentas que vencen en fecha posterior al 12 de diciembre o que superan la vigencia, su cobro del mes de diciembre debe ser radicado hasta el 19 de diciembre de 2025 a las 10:00 am, para que sean registradas en cuentas por pagar para la vigencia 2025.

4. El último día de pago por todo concepto para la vigencia 2025 será el 19 de diciembre de 2025.

5. La legalización de la caja menor se realizará con corte al 11 de diciembre de 2025, con su respectivo cierre de vigencia y radicado en el área financiera a más tardar el 12 de diciembre de 2025 a las 10:00 am.

6. Para el caso de los servicios públicos, con especial atención, se deberán obtener copia de las respectivas facturas y presentarlas ante la Subdirección de Gestión Corporativa para trámite, máximo 5 días hábiles antes de la fecha de vencimiento.

7. El pago de las reservas presupuestales constituidas por los supervisores, deberá ser tramitado hasta el 18 diciembre de 2025, so pena de generarse como pasivo exigible y castigando los recursos de la vigencia 2026. En caso de que proceda el no pago de estas reservas, se recomienda solicitar la respectiva liberación de los recursos de acuerdo con las actas de liquidación o el documento equivalente hasta el 18 diciembre de 2025.

DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar comprenden las obligaciones contraídas por la entidad a favor de terceros por los servicios o bienes adquiridos dentro de la vigencia presupuestal y que se pagarán en la vigencia siguiente, 2026. Para su constitución, registro y radicación se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. Todas las cuentas por pagar afectan el PAC de diciembre de 2025.

2. Se constituirán cuentas por pagar cuando se generen obligaciones como consecuencia de la recepción a satisfacción de bienes, obras y servicios por parte de la entidad a diciembre de 2025.

3. Las cuentas por pagar que cumplan con las condiciones para hacerse efectivas, serán recibidas en la Subdirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 19 de diciembre de 2025 a las 10:00 am.

4. Las cuentas por pagar serán canceladas de acuerdo con las instrucciones que para este fin disponga en su momento la Secretaría Distrital de Hacienda.

GESTIÓN PRESUPUESTAL

1. El último día para recepción de solicitudes para certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) será el 19 de diciembre de 2025.

2. Para el cierre presupuestal de la vigencia 2025, cada responsable de los proyectos de inversión y gastos de funcionamiento, deberá solicitar a más tardar el 19 de diciembre de 2025, la anulación y/o liberación de recursos de los certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) que a la fecha no estén amparados con compromisos, a través de un certificado de registro presupuestal (CRP).

En caso de evidenciarse saldos de disponibilidades presupuestales, y por principio de anualidad, serán anulados por parte de la Subdirección de Gestión Corporativa el 31 de diciembre de 2025.

3. El último día para la recepción de solicitud de creación de terceros para la elaboración de registros presupuestales (CRP) será el 26 de diciembre de 2025.

4. La fecha máxima para radicar en la Subdirección de Gestión Corporativa del Instituto Distrital de Turismo, los traslados presupuestales que requieren trámite ante la Secretaría Distrital de Hacienda, es el 20 de noviembre de 2025.

5. Deberá reportarse ante la Subdirección de Gestión Corporativa la justificación de carácter técnico, jurídico y/o contractual que impidieron la ejecución de los recursos y que conllevaron a la constitución de las reservas presupuestales y de los pasivos exigibles al 31 de diciembre de 2025, a más tardar el 6 de enero de 2026.

6. Una vez realizado el cierre presupuestal, cada área responsable deberá realizar la programación de pagos de las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2025, la cual debe ser remitida a la Subdirección de Gestión Corporativa - Tesorería en la primera semana del mes de enero de 2026. Los meses para realizar estos desembolsos van hasta marzo de 2026 inclusive, conforme a los lineamientos de la Secretaría Distrital de Hacienda.

CIERRE DE ALMACÉN GENERAL

1. El ingreso de bienes al Almacén General del Instituto Distrital de Turismo, se deberá realizar dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el procedimiento GB-P01 y con la totalidad de los documentos soporte, a más tardar el día 16 de diciembre de 2025.

2. A partir del día 17 de diciembre de 2025, el Almacén General del Instituto Distrital de Turismo permanecerá cerrado con el propósito de realizar el levantamiento físico de inventarios y la conciliación con el área de contabilidad.

3. La apertura del Almacén General se efectuará a partir del 13 de enero de 2026, en tal razón, el ingreso de bienes se efectuará con la documentación establecida en el procedimiento GB-P01 y deberá corresponder a la vigencia actual (2026).

Finalmente, es de resaltar que la efectiva participación y compromiso de cada una de las áreas involucradas, garantizará la confiabilidad, agilidad y seguridad de las operaciones financieras de la entidad para el cierre de vigencia 2025, por lo que agradecemos su compromiso y cumplimiento en las directrices aquí impartidas.

Atentamente,

JENIFFER BRAVO ZAPATA

Subdirectora de Gestión Corporativa

Subdirección de Gestión Corporativa

Nota: Ver norma publicada en Anexos.