CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2025

(Enero 30)

 

Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES/AS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, AGENCIA DISTRITAL PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR, LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA ATENEA, PRESIDENTES (AS), GERENTES, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, GERENTES DE SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, E.S.P., PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDOR DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTA, CONTRALOR DE BOGOTÁ, JEFES/AS DE TALENTO HUMANO DE CADA UNA DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS O QUIENES HAGAN SUS VECES, JEFES DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Y JEFES/AS Y/O ASESORES/AS DE CONTROL INTERNO.

 

De: DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

 

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES.

Ver Directiva 008 de 2021 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

El artículo 122 de la Constitución Política establece que no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento, y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.

 

Por su parte, el literal c) del artículo 15 de la Ley 909 de 2004[1], establece para las unidades de personal de las entidades la responsabilidad de elaborar los manuales específicos de funciones y competencias laborales y el artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015, señala que le corresponde a las mismas, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual específico de funciones y de competencias laborales.

 

Ahora bien, considerando que el manual específico de funciones y competencias laborales constituye una herramienta fundamental para la gestión del talento humano en las entidades y organismos distritales, que permite establecer con claridad las responsabilidades, tareas y competencias asociadas a cada empleo, así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás características exigidas para su desempeño, resulta esencial su correcta elaboración, actualización y aplicación que permita a la administración y a quienes estén desempeñando el empleo establecer responsabilidades.

 

En aras de garantizar que los manuales específicos de funciones y competencias laborales del Distrito Capital se encuentren alineados con las necesidades actuales de la administración distrital y reflejen las dinámicas del mercado laboral, se hace necesario implementar un proceso de revisión periódico.

 

En tal sentido, es obligación de las áreas de talento humano propender porque los manuales específicos de funciones y competencias laborales de sus respectivas entidades se encuentren actualizados, de manera que reflejen tanto la normatividad vigente en materia de gestión del talento humano como las necesidades institucionales identificadas al interior de cada una de las entidades y organismos.

 

Por todo lo anterior, la presente circular tiene como objetivo recoger los lineamientos que deberán tener en cuenta las entidades y organismos distritales al momento de realizar la actualización de sus manuales específicos de funciones y competencias laborales.

 

1. ELEMENTOS DE LOS PERFILES EN LOS MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

 

I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

 

En materia de identificación del empleo, se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos para mantener actualizados los manuales de funciones y competencias laborales:

 

-. Identificación: El espacio de identificación del empleo contiene los datos únicos que identifican a un empleo dentro de la planta de una entidad u organismo distrital. Estos datos incluyen el nivel jerárquico, la denominación del empleo, el código del empleo, el grado salarial, el número de cargos, la dependencia y el cargo del jefe inmediato.

 

-. Diligenciamiento: Para el diligenciamiento del espacio de identificación del empleo se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 

El acto administrativo (Decreto Distrital, Acuerdo de Junta o consejo directivo o Acuerdo Distrital) en el que se establezca la planta de la entidad u organismo Distrital, que es el instrumento donde se establece la nomenclatura de los empleos y el número de cargos por cada empleo.

 

El empleo de quien ejerce la supervisión directa frente al cargo, teniendo presente que en las plantas globales se deberá señalar que es "Quien ejerza la supervisión directa".

 

 

-. Coincidencia: Lo que está reflejado en el acuerdo o decreto de planta deberá coincidir con lo que se disponga en el espacio de identificación del empleo en la ficha o perfil del manual específico de funciones y competencias laborales.

 

Es importante mantener actualizados los datos de identificación del empleo para garantizar la coherencia y precisión de la información contenida en los manuales de funciones y competencias laborales. Se recomienda que la identificación del empleo se incluya al inicio de cada uno de los perfiles para que facilite la ubicación y búsqueda en el momento de consultar el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.

 

II. ÁREA FUNCIONAL DEL EMPLEO

 

Al momento de realizar la actualización o modificación del manual específico de funciones y competencias laborales de la entidad u organismo distrital, deberá tener presente la dependencia en la cual se encuentra ubicado funcionalmente el empleo.

 

Lo anterior, permite identificar la participación del empleo en la ejecución de las funciones del área y en los procesos que la misma tiene a su cargo.

 

Se recomienda que, al momento de señalar el área funcional, se describa claramente la dependencia y, de ser necesario, el proceso en el cual se han de desempeñar las funciones.

 

III. CONTENIDO FUNCIONAL DEL EMPLEO

 

El contenido funcional de la ficha o perfil del manual específico de funciones y competencias laborales está compuesto por dos elementos fundamentales, el propósito principal y las funciones esenciales:

 

➤ Propósito principal del empleo: Es la razón de ser del mismo y en consecuencia deberá resumir de manera precisa y con un verbo de acción acorde al nivel jerárquico del empleo, el quehacer de ese empleo dentro de un proceso o una dependencia de la entidad u organismo distrital.

 

-. Precisión y Concisión: Resuma de manera clara y concisa la razón de ser del empleo, utilizando un verbo de acción acorde al nivel jerárquico del mismo.

 

-. Estructura Gramatical: Para garantizar la claridad y comprensión del propósito principal, deberá tenerse en cuenta la siguiente estructura gramatical:

 

VERBO + OBJETO + CONDICIÓN.

 

Donde el Verbo representa la acción principal que define el empleo en relación con los procesos en los que interviene y su área específica de desempeño, el cual deberá estar acorde con el nivel jerárquico del empleo. El Objeto se refiere a los aspectos sobre los que se enfoca dicha acción dentro de su área de trabajo, mientras que la Condición establece los requisitos de calidad esperados en los resultados de la función esencial del cargo

 

-. Alineamiento Estratégico: Asegúrese de que el propósito principal del empleo esté alineado con los objetivos estratégicos de la entidad u organismo.

 

➤ Funciones esenciales: Son aquellas que se requieren para dar cumplimiento al propósito principal del empleo. Deben estar acordes con el nivel jerárquico del mismo, así como con la estructura organizacional de la entidad u organismo o su mapa de operaciones.

 

-. Cantidad adecuada: Mantenga un número óptimo de funciones entre 5 y 10 para facilitar la identificación de las responsabilidades clave del empleo.

 

-. Descripción clara: Describa las funciones de manera concreta y precisa, utilizando un lenguaje sencillo y comprensible, usando la misma estructura gramatical mencionada en el propósito principal, esto es Verbo + Objeto + Condición.

 

-. Medición y verificación: Formule las funciones de manera que puedan ser medidas, verificadas y evaluadas objetivamente.

 

-. Alcance realista: Establezca funciones que sean alcanzables dentro del tiempo y con los recursos disponibles para el empleo.

 

-. Concordancia con la estructura organizacional: Las funciones deben estar en concordancia con el nivel jerárquico del empleo, la estructura organizacional y las responsabilidades de la dependencia a la que pertenece.

 

Se debe garantizar que todas las funciones que el acto administrativo de estructura otorgue a la dependencia sean cumplidas por los empleos asignados al área:

 

En las funciones asignadas al empleo directivo que se asigne como jefe de dependencia, se deben reflejar todas las funciones que deba cumplir esta área.

 

Así mismo, las funciones que se establezcan para los empleos que sean asignados a cada dependencia en atención a su nivel jerárquico (profesional, técnico y asistencial), deben reflejar las competencias del área.

 

-. La descripción de funciones de cada empleo deberá reflejar tanto las responsabilidades específicas del cargo como la forma en que estas se ejecutan, incluyendo el uso de herramientas tecnológicas y procesos automatizados existentes en la entidad u organismo distrital. Se recomienda que la descripción de funciones sea lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios tecnológicos.

 

-. Correspondencia con la finalidad del empleo y con el principio de legalidad. El área de talento humano de la entidad u organismo distrital debe asegurarse de verificar si al empleo le han sido asignadas funciones específicas mediante alguna normatividad especial que lo regule, y tenerlo en cuenta al momento de realizar la descripción de las funciones esenciales.

 

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

 

Los conocimientos básicos se refieren al listado de saberes que debe poseer quien desempeña un empleo para el cumplimiento del propósito principal y de las funciones esenciales del mismo.

 

Al momento de describir los conocimientos básicos o esenciales propios del empleo que va a ser objeto de modificación, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

 

-. Alineamiento con el nivel jerárquico: Los conocimientos deben estar acordes al nivel jerárquico del empleo. No se deben exigir conocimientos demasiado avanzados para un empleo del nivel técnico o asistencial, ni tampoco se pueden exigir conocimientos demasiado elementales a empleos de los niveles directivo, asesor o profesional.

 

-. Relación con los procesos: Los conocimientos que se requieran deben estar directamente relacionados con los procesos a los que está asignados al empleo y con las funciones de la dependencia donde se ubica.

 

-. Consideración de los ejercicios de estandarización: Es importante que para la construcción de estos conocimientos se tenga en cuenta todos los ejercicios de estandarización tanto de procesos como de funciones que se han llevado a cabo en el Distrito Capital, especialmente el proceso transversal de la gestión distrital.

 

-. Actualización periódica: Los conocimientos básicos deben ser revisados y actualizados periódicamente para reflejar los cambios en la tecnología, la normatividad y las necesidades del mercado laboral.

 

A continuación, se relacionan los conocimientos básicos o esenciales estandarizados por dependencia o proceso transversal, a partir de tres (3) fuentes principales:

 

-. Conocimientos básicos con los que deben contar todos los ciudadanos que aspiran a vincularse como funcionarios públicos, tales como el Código de Integridad.

-. Conocimientos básicos generales sobre las funciones asignadas al empleo.

 

-. Conocimientos básicos adquiridos en capacitación no formal, de acuerdo con la relación del Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano - SIET, que se sugiere incluir en todos los perfiles porque obedece a las demandas actuales:

 

Competencias digitales (Gestión de información y datos, Seguridad de la información y de datos)

 

Innovación

 

Gestión documental física y electrónica

 

Código de integridad

 

Plan anticorrupción y de atención al ciudadano

 

Transparencia

 

-. Conocimientos básicos mínimos en los procesos transversales:

 

1. GESTIÓN CONTRACTUAL - COMPRA PÚBLICA

 

-. Argumentación jurídica

 

-. Normatividad contratación pública

 

-. Derecho contencioso administrativo

 

-. Estatuto anticorrupción

 

-. Planificación de procesos contractuales

 

-. Acciones contractuales por incumplimiento

 

2. CONTROL INTERNO

 

-. Planeación territorial

 

-. Estatuto anticorrupción

 

-. Régimen de contabilidad pública

 

-. Evaluación de procesos y procedimientos

 

-. Mecanismos de verificación y evaluación de la gestión

 

-. Auditoría interna

 

-. Modelo integrado de planeación y gestión (MIPG)

 

-. Gestión de riesgos

 

-. Sistema institucional de control interno

 

3. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

 

-. Derecho administrativo y de lo contencioso administrativo.

 

-. Derecho laboral administrativo

 

-. Seguridad y salud en el trabajo

 

-. Situaciones administrativas

 

-. Régimen salarial y prestacional

 

-. Plan de capacitación

 

-. Bienestar e incentivos

 

-. Modelo integrado de planeación y gestión (MIPG)

 

-. Evaluación del desempeño laboral

 

-. Negociación colectiva

 

-. Derecho disciplinario

 

4. GESTIÓN FINANCIERA

 

-. Ley orgánica de presupuesto y decretos reglamentarios

 

-. Estatuto orgánico del presupuesto distrital

 

-. Régimen de contabilidad pública

 

-. Normas contables generales y especiales

 

-. Contabilidad y finanzas

 

-. Régimen tributario

 

5. GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - RECURSOS FÍSICOS

 

-. Normatividad contratación pública

 

-. Estatuto anticorrupción

 

-. Compras e inventarios

 

-. Saneamiento ambiental

 

-. Seguros y servicios

 

-. Gestión documental físico y electrónico

 

6. SERVICIO AL CIUDADANO - RELACIÓN CON EL CIUDADANO

 

-. Política pública de participación ciudadana

 

-. Política pública de servicio al ciudadano

 

-. Competencias de los organismos y entidades distritales

 

-. Racionalización de trámites

 

-. Derecho administrativo y de lo contencioso administrativo

 

7. DEFENSA JURÍDICA

 

-. Derecho administrativo y de lo contencioso administrativo

 

-. Derecho procesal y probatorio

 

-. Derecho penal y procesal penal*

 

-. Estatuto anticorrupción

 

-. Derecho procesal laboral

 

-. Acciones constitucionales

 

-. Mecanismos alternativos de solución de conflictos

 

8. GESTIÓN DOCUMENTAL

 

-. Gestión documental físico y electrónico

 

-. Instrumentos de gestión archivística

 

-. Seguridad de la información

 

-. Tratamiento y protección de datos

 

-. Servicio al ciudadano

 

9. GESTIÓN TECNOLÓGICA

 

-. Asistencia, soporte y mantenimiento de tecnologías de la información y las comunicaciones

 

-. Gestión de información y datos

 

-. Política de gobierno y seguridad digital

 

-. Seguridad de la información

 

-. Tratamiento y protección de datos

 

-. Lenguajes de programación

 

10. PLANEACIÓN ESTATAL

 

-. Instrumentos de planeación territorial e institucional

 

-. Formulación, gestión, seguimiento y evaluación de políticas públicas, programas y proyectos

 

-. Modelos y normas de los sistemas de gestión institucional.

 

-. Metodologías para la formulación y administración de indicadores.

 

-. Evaluación de metas y desempeño institucional, procesos y procedimientos

 

-. Modelo integrado de planeación y gestión MIPG)

 

-. Racionalización de trámites

 

-. Gestión de riesgos

 

-. Programación y seguimiento de presupuesto de inversión

 

-. Plan anticorrupción y de atención al ciudadano

 

-. Rendición de cuentas

 

-. Normatividad en transparencia

 

Finalmente, es preciso señalar que los conocimientos básicos o esenciales son fundamentales en la elaboración de los ejes temáticos que sirven de insumo al momento de construir las preguntas de las pruebas escritas en las convocatorias de mérito, tanto abiertas como de ascenso, a cargo de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

 

V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

 

Las competencias comportamentales son aquellas habilidades y actitudes que caracterizan el comportamiento de un individuo en el ámbito laboral. Estas competencias son fundamentales para el éxito en el desempeño de cualquier empleo, ya que influyen directamente en la forma en que las personas interactúan con sus compañeros, superiores, clientes y demás actores del entorno laboral.

 

A diferencia de los conocimientos y habilidades técnicas, las competencias comportamentales se definen como patrones de comportamiento observables y medibles, que describen cómo las personas actúan y se desempeñan en el trabajo. Las características personales y sus actitudes son clave para crear un ambiente laboral productivo y colaborativo, ya que afectan tanto la capacidad de adaptación a los cambios como la solución de conflictos.

 

Para las entidades y organismos distritales, las competencias comportamentales se encuentran definidas y descritas en el Decreto Nacional 815 de 2018, modificatorio del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015. Este Decreto Nacional establece las competencias comunes a todos los servidores públicos, así como las competencias específicas que se deben tener en cuenta de acuerdo con los niveles jerárquicos que integran la administración.

 

Las competencias comportamentales se encuentran divididas en dos grupos: las Competencias comunes a todos los servidores públicos y las Competencias comportamentales por nivel jerárquico.

 

Competencias Comunes a todos los servidores públicos

 

Las competencias comunes a todos los servidores públicos son aquellas que debe acreditar todo servidor, independientemente de la función, jerarquía o modalidad laboral. Dichas competencias son:

 

-. Aprendizaje continuo: Identificar, incorporar y aplicar nuevos conocimientos sobre regulaciones vigentes, tecnologías disponibles, métodos y programas de trabajo, para tener actualizada la efectividad de sus prácticas laborales y su visión del contexto.

 

-. Orientación al resultado: Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia, calidad y oportunidad.

 

-. Orientación al usuario y al ciudadano: Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios (internos y externos) y de los ciudadanos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

 

-. Compromiso con la organización: Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.

 

-. Trabajo en equipo: Trabajar con otros de forma integrada y armónica para la consecución de metas institucionales comunes.

 

-. Adaptación al cambio: Enfrentar con flexibilidad las situaciones nuevas asumiendo un manejo positivo y constructivo de los cambios.

 

Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico

 

Estas competencias buscan asegurar que el comportamiento y las habilidades de los servidores y servidoras públicas estén alineados con las exigencias de su empleo y contribuyan al logro de los objetivos institucionales, de acuerdo con el nivel jerárquico del mismo.

 

Dichas competencias están agrupadas de la siguiente manera:

 

-. Competencias para el nivel directivo: Estas competencias se relacionan con la capacidad de liderar, dirigir y orientar estratégicamente a la organización.

 

-. Competencias para el nivel asesor: estas competencias tienden a generar un fuerte enfoque en análisis crítico, asesoría técnica, y capacidad para proponer soluciones a problemas complejos, además de mantener una comunicación efectiva con la alta dirección.

 

-. Competencias para el nivel profesional: Estas competencias se relacionan con el conocimiento especializado y la capacidad de aplicar dicho conocimiento en el desempeño laboral.

 

-. Competencias para el nivel técnico: Estas competencias se relacionan con la capacidad de realizar tareas técnicas y operativas de manera eficiente y eficaz, con énfasis en la precisión, control de calidad y seguimiento a los procedimientos establecidos en la institución.

 

-. Competencias para el nivel asistencial: Estas competencias se relacionan con la capacidad de atender y brindar apoyo a los ciudadanos y usuarios de los servicios de la entidad.

 

VI. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

 

Formación Académica

 

La formación académica se refiere a los títulos o diplomas obtenidos por el candidato en instituciones educativas reconocidas por el Estado, las cuales deben estar alineadas con el nivel jerárquico, el propósito principal, las funciones del empleo y las competencias requeridas. Dependiendo del nivel jerárquico del cargo, se deben incluir desde niveles de educación básica y media, hasta títulos de pregrado en formación técnica profesional, tecnológico, profesional o títulos de posgrado en especialización, maestría o doctorado.

 

Para los empleos del nivel Directivo, Asesor, Profesional y Técnico, en los cuales se exijan como requisito el título o la aprobación de estudios en educación superior, estos deben estar descritos en Núcleos Básicos del Conocimiento NBC, tal y como lo señala el Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, esto significa que los requisitos no deben definirse en términos de disciplinas académicas específicas.

 

Lo anterior tiene como finalidad que la formación académica de los empleos que exigen como requisito el título o la aprobación de estudios en educación superior cumplan con las siguientes características:

 

Claridad y precisión: Los núcleos básicos del conocimiento proporcionan una descripción más clara y precisa de los conocimientos requeridos para el empleo, en comparación con las disciplinas académicas.

 

Flexibilidad: La utilización de núcleos básicos del conocimiento permite mayor flexibilidad en la selección de candidatos, ya que no se limita a aquellos que hayan cursado una carrera específica.

 

Pertenencia al SNIES: Los núcleos básicos del conocimiento están estandarizados y reconocidos por el Ministerio de Educación Nacional, lo que garantiza su validez y pertinencia.

 

En tal sentido, el área de talento humano de la entidad u organismo distrital antes de establecer los NBC que serán exigidos en el requisito de estudio de un determinado perfil de empleo, deberá analizar detenidamente lo siguiente:

 

-. La relación entre el NBC y las funciones del cargo, identificando qué tipo de conocimiento teórico y práctico es esencial para cumplir con dichas responsabilidades.

 

-. EI NBC debe encontrarse alineado con el sector o área donde se desempeña el cargo.

 

-. El núcleo básico del conocimiento se encuentra actualizado según las tendencias y normativas del sector público.

 

Así mismo, es preciso recalcar que los requisitos de formación académica deben tener una relación directa con las funciones esenciales y el propósito principal del empleo. Esto significa que los conocimientos adquiridos en la formación académica deben ser aplicables al desempeño de las funciones del empleo y permitir al candidato cumplir con el propósito principal del mismo.

 

➤ Experiencia: La experiencia se refiere al conocimiento y las habilidades adquiridos por el candidato a través de su desempeño laboral en empleos anteriores o actividades relacionadas con el empleo que se solicita.

 

Al momento de identificar la formación académica y la experiencia en el manual específico de funciones y competencias laborales, el Decreto Ley 785 de 2005 establece unos mínimos y máximos para tener en cuenta, dependiendo del nivel jerárquico del empleo.

 

Adicionalmente, para el sector central de la administración distrital, el área de talento humano de las entidades y organismos debe tener en cuenta los requisitos establecidos en el Decreto Distrital 367 de 2014.

 

VII. EQUIVALENCIAS

 

Las entidades y organismos distritales podrán aplicar las equivalencias entre estudios y experiencia cuando las necesidades del servicio así lo requieran. Estas equivalencias se deben mencionar al momento de modificar el manual específico de funciones y competencias laborales. En cada caso será necesario indicar el empleo al cual se aplica la equivalencia, reemplazando un requisito por otro conforme a lo establecido en el Decreto Nacional 785 de 2015.

 

2. SOCIALIZACIÓN CON LAS ORGANIZACIONES SINDICALES.

 

La Directiva Distrital 002 de 2022 en el Item: I. Del deber de socialización y consulta con las organizaciones sindicales presentes en la respectiva entidad u organismo distrital durante los procesos de adopción, modificación o actualización de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales, señala:

 

"(...) las entidades y organismos distritales deberán antes de publicar el acto administrativo que modifica el manual de funciones y competencias laborales y su estudio técnico, socializarlo a las organizaciones sindicales presentes en la respectiva entidad, dándoles a conocer el alcance de la modificación o actualización, con el fin de recibir sus opiniones, sugerencias o propuestas y atendiendo sus inquietudes, de lo cual se dejará constancia; esto sin perjuicio de la facultad de la administración para la adopción y expedición del respectivo acto administrativo de manera autónoma, en el marco del interés general.

 

Para garantizar el cumplimiento de esta disposición. El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD), en ejercicio de sus competencias, en especial de lo previsto en el artículo 7° del Acuerdo Distrital 199 de 2005 y en el literal d) del artículo 2° del Decreto Nacional (sic) 580 de 2017, verificará durante el trámite de las solicitudes relacionadas con la adopción, modificación o actualización de los manuales específicos de funciones y competencias laborales, el cumplimiento de dicha obligación normativa, de lo cual se dejará constancia en el concepto técnico expedido."

Con base en la Directiva citada, la cual puede ser consultada en el siguiente link: 24112022 Directiva 2 Item 18, 29 y 20 (1) (3).pdf las entidades y organismos distritales al momento de solicitar Concepto Técnico para la modificación del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, debe allegar certificación expedida por el responsable de Talento Humano, en la que conste cuándo y cómo se realizó la socialización con las organizaciones sindicales, si se recibieron o no observaciones y en caso de haberse presentado, si estas fueron o no acogidas, y todo aquello que se considere relevante.

 

3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN APORTAR PARA LA SOLICITUD DE CONCEPTO TÉCNICO PARA LA MODIFICACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES.

 

Cuando la entidad u organismo distrital determine que existe la necesidad de realizar una modificación a su Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, deberá dar aplicación a lo establecido en el artículo 7 del Acuerdo Distrital 199 de 2005.

 

En tal sentido, al momento de remitir la solicitud de concepto técnico para la modificación del manual específico de funciones y competencias laborales, le corresponderá anexar los siguientes documentos:

 

1. Solicitud de concepto técnico o de refrendación suscrita por el nominador de la entidad y organismos distritales.

 

2. Justificación técnica

 

3. Matriz de cambios

 

4. Matriz de requisitos mínimos

 

5. Proyecto de resolución que modifica el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales

 

6. Certificación de la socialización con organizaciones sindicales

 

4. CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA 008 DE 2021[2] PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARES CON EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES.

 

Con el propósito de que los servidores y servidoras públicas de las entidades y organismos distritales conozcan de una forma clara y precisa su marco funcional, la Directiva 008 de 2021 estableció lineamientos que deben ser cumplidos por los nominadores y áreas de talento humano respecto del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.

 

Dentro de las directrices dictadas, se destacan las siguientes:

 

"1.1. Para la elaboración del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales se deberá prever que exista coherencia entre las funciones asignadas a un empleo y, las competencias y requisitos exigidos para su desempeño, evitando en todo momento, que se asignen responsabilidades que no se adecúen al nivel jerárquico y al grado de cualificación previsto para el desempeño del cargo.

 

1.2. Con el fin de evitar vacíos regulatorios en torno a la gestión institucional, debe garantizarse que el manual de funciones refleje efectivamente el desglose funcional (entidad dependencia servidor) sobre las diferentes competencias, atribuciones y responsabilidades que le son asignadas a la entidad u organismo distrital según su objeto social.

 

(...)

 

1.4. Al momento de asignar funciones a algún servidor (a) público (a), deberá tenerse en cuenta que se trate de responsabilidades enmarcadas en el propósito, funciones, nivel jerárquico y requisitos asignados al empleo.

 

(...)

 

1.9. Las Oficinas de Control Interno deberán realizar las auditorías correspondientes sobre el cumplimiento de estas directrices, para levantar los planes de mejoramiento a que haya lugar. (...)"

 

En virtud de lo anterior, las Oficinas de Control Disciplinario Interno con el apoyo de las Oficinas de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces, deberán de manera anual remitir un informe a la Secretaria Jurídica sobre cada una de las acciones preventivas adelantadas con tal fin.

 

La presente circular sirve de guía para la verificación por parte de los Jefes de Control Disciplinario Interno y Jefes de Control Interno, respecto de la construcción de los perfiles de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales y la asignación de funciones.

 

De igual manera, en caso de tener alguna inquietud o quieran contar con apoyo y soporte técnico directo, el personal de este Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital-DASCD está dispuesto a suministrar el soporte que sea requerido para garantizar el éxito de este proceso.

 

Adicionalmente, los invitamos a revisar la Guía de Gestión del Cambio Organizacional que elaboró el Departamento, donde se encuentran las matrices solicitadas y modelo de proyecto de resolución https://capacitacion.serviciocivil.gov.co/sites/default/files/2023-10/GUIA-TECNICA-GESTION-CAMBIO-ORGANIZACIONAL-COM-2-.pdf

 

Cordialmente,

 

LAURA VICTORIA VILLA ESCOBAR

 

Directora

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.