RESOLUCIÓN 034 DE 2026

 

(Mayo 06)

 

Por medio del cual se actualiza al Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, en cumplimiento de la Ley 2220 de 2022 y el Decreto Único Distrital 479 de 2024

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO – IDEP

 

En uso de las facultades constitucionales, legales y estatutarias conferidas, especialmente el artículo 10 del Acuerdo 026 de 1994 del Concejo de Bogotá y la Resolución No. 01 de 2000 emanada del Consejo Directivo del IDEP,

 

CONSIDERANDO:

 

Que, el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP es una entidad descentralizada del orden distrital, creada mediante el Acuerdo 26 de 1994 del Concejo de Bogotá como un establecimiento público, con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio propio, adscrito a la secretaria Distrital de Educación Distrital.

 

Que, el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

 

Que, el numeral f del artículo 16 de la Resolución 01 de 2000 "por la cual se expiden los estatutos del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico", dispone que son funciones del director (a) general "expedir mediante resoluciones los actos administrativos".

 

Que, la Ley 446 de 1998, estableció que, en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

 

Que, mediante la Ley 2220 de 2022, se expidió el Estatuto de Conciliación, se creó el Sistema Nacional de Conciliación y se derogaron, entre otras, las disposiciones sobre la materia contenidas en las leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1367 de 2009.

 

Que, el artículo 115 de la ley en mención, señala que "Las normas sobre Comités de Conciliación contenidas en la presente ley son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles."

 

Que, el artículo 117 de la citada Ley 2220 de 2022, define el Comité de Conciliación como: "(...) una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. (...) "

 

Que, en el artículo 120, la referida Ley estableció las funciones de los Comités de Conciliación, determinando que les corresponde, entre otras: "11. Dictar su propio reglamento".

 

Que, el Decreto Distrital 479 de 2024, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Distrital del Sector Gestión Jurídica", compiló en una sola disposición todos los aspectos normativos que regulan o reglamentan la ejecución jurídica del distrito, entre estos, los componentes de la defensa judicial y extrajudicial de las entidades del orden distrital, incluidas las entidades descentralizadas, otorgando las directrices, entre otras, para los aspectos tendientes a la recuperación del patrimonio público distrital y los lineamientos de los Comités de Conciliación Distritales.

 

Que, con la expedición del Decreto Distrital 479 de 2024, fueron derogadas todas las disposiciones distritales que regulaban los lineamientos en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial, la efectiva recuperación de los recursos y el adecuado funcionamiento de los Comités de Conciliación del orden distrital, unificando e impartiendo directrices al respecto.

 

Que, de acuerdo con el artículo 210 del Decreto Distrital 479 de 2024, se debe realizar una armonización normativa, y en esa medida, se deben adoptar los lineamientos, asignaciones y procedimientos previstos en el citado decreto distrital por parte de los Comités de Conciliación, revisando y ajustando sus reglamentos internos para asegurar que se cumpla a cabalidad con los propósitos de este Decreto.

 

Que, mediante la Resolución 98 de 2001, expedida por la Dirección General del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP, se creó el Comité de Conciliación.

 

Que, mediante la Resolución No. 142 de 2002, expedida por la Dirección General del IDEP, se modificó el anterior acto administrativo, adecuando la conformación y las funciones del Comité de Conciliación.

 

Que, el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del IDEP se expidió en el año 2006, y, conforme a las actualizaciones normativas e integración de disposiciones aplicables a los comités de conciliación, ha sido objeto de varias modificaciones; la última actualización se llevó a cabo mediante la Resolución Interna No. 058 de 2023.

 

Que, en cumplimiento del marco normativo descrito y atendiendo la reglamentación vigente, los integrantes del Comité de Conciliación dispusieron la actualización de su Reglamento Interno, con el fin de armonizarlo con lo establecido en el Decreto Único Distrital 479 de 2024.

 

Que, en consecuencia, el Comité de Conciliación del IDEP, en sesión del 27 de abril de 2026, procede a actualizar y aprobar su Reglamento Interno.

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO Y PRINCIPIOS

 

ARTICULO 1. OBJETO. EI Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad; estudia y evalúa los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente y propone los correctivos pertinentes; fija directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos; determina, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señala la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el respectivo apoderado actuará en las audiencias de conciliación, conforme a las pautas jurisprudenciales consolidadas; evalúa la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición; y define los criterios para la selección de abogados externos.

 

Parágrafo 1. Para cumplir con el mencionado objeto, el comité tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes sobre la materia.

 

ARTÍCULO 2. PRINCIPIOS. Los miembros del Comité de Conciliación del IDEP y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

CAPÍTULO II

 

INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 3. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros permanentes.

 

1. El (La) director (a) General (Quien lo preside)

 

2. El (La) subdirector (a) Académico (a)

 

3. El (La) subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

 

4. El (La) jefe (a) de la Oficina Jurídica.

 

Asimismo, serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz, pero sin voto, los siguientes funcionarios:

 

1. El (La) jefe (a) de la Oficina de Control Interno.

 

2. El (La) secretario técnico del Comité.

 

Parágrafo 1. Asistencia: La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable salvo las excepciones previstas en los numerales 1 y 3 del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el secretario técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Parágrafo 2. Inasistencia de la presidencia. En el evento en que el (la) presidente (a) del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del comité será ocupada por el (la) jefe (a) de la Oficina Jurídica, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum.

 

En caso de que el jefe (a) de la Oficina Jurídica deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, su condición será ocupada por la secretaría técnica del Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 4. PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El funcionario responsable de Control Interno de la entidad apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las funciones conforme al reglamento interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

 

El citado funcionario podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

 

ARTÍCULO 5. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. En virtud del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, el artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Nacional 1069 de 2015 y demás normas relacionadas, así como las contenidas en los artículos 215 y siguientes del Decreto Distrital 479 de 2024, el Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia de la conciliación y señalar la posición institucional o improcedencia de la que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Dictar su propio reglamento.

 

12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades del orden territorial sean sometidos al trámite de mediación ante la Procuraduría General de la Nación.

 

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

En virtud del artículo 215 A 217 del Decreto Distrital 479 de 2024 el Comité de Conciliación ejercerá las siguientes actividades:

 

1. Referidas a la Representación Judicial y Extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá:

 

1.1 Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

1.2 Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

1.3 Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

1.4 Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, los Comités de Conciliación respectivos deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

1.5 A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, los Comités de Conciliación de las entidades y organismos del Distrito Capital deberán aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por las oficinas jurídicas, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

1.6 El Comité de Conciliación deberá realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

1.7 El Comité de Conciliación deberá estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

2. Competencias de los Comités de Conciliación frente a la Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía con fines de Repetición.

 

2.1 Decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en la Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

3. Competencias de los Comités de Conciliación frente a la recuperación de recursos públicos.

 

3.1 Realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 164 del Decreto Distrital 479 de 2024.

 

 

ARTÍCULO 6. PRESIDENTE DEL COMITÉ Y FUNCIONES. Las sesiones del comité serán presididas por el director(a) general, quien tendrá a su cargo:

 

1. Presidir las sesiones

 

2. Suscribir junto con el secretario, las actas del comité.

 

CAPÍTULO III

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 7. SESIONES Y VOTACIÓN. REGLAS GENERALES. El Comité de Conciliación del IDEP tendrá en cuenta lo previsto en los artículos 118 y 119 de la Ley 2220 de 2022, y el artículo 214 del Decreto 479 de 2024:

 

7.1. Sesiones: El comité de conciliación del IDEP se reunirá de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

7.2. Reglas Generales: Se señalan las reglas generales del comité:

 

1. Quorum y deliberación: El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate se decidirá conforme al voto presentado por el miembro que tenía a cargo el tema.

 

2. Regla de voto: En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

3. Certificación de inexistencia: Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el secretario técnico deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, a los tres (3) días siguientes, el secretario Técnico expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

4. Impedimentos: A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el articulo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informar a la secretaría técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

5. Recusaciones: Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum de liberatorio y decisorio, el (la) presidente del comité, designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

6. Conflictos de interés. En caso de existir conflicto de interés por los integrantes del Comité, se dará el mismo trámite del impedimento.

 

7. Efectos del impedimento, recusación o conflicto de interés. Si se admite la causal de impedimento, recusación o conflicto de interés y con ello se afecta el quórum de liberatorio y decisorio, el presidente del Comité designará para la respectiva sesión un funcionario del nivel directivo o asesor de la entidad, para que integre el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido, recusado o con conflicto de interés. En tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

8. Invitación: El Comité de Conciliación podrán invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

ARTÍCULO 8. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, el secretario técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración del Comité.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas elaboradas por el(la) apoderado (a) del caso, los documentos de política, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y/o decisión del Comité.

 

Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el (la) secretario (a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

ARTÍCULO 9. SESIONES VIRTUALES. El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

Parágrafo 1. De manera obligatoria se celebrarán sesiones presenciales. Como regla excepcional se podrán celebrar sesiones virtuales, según la convocatoria de la Secretaría Técnica o cuando lo soliciten al menos tres (3) personas de los integrantes del Comité. Las sesiones virtuales podrán desarrollarse por alguno de los siguientes métodos:

 

a. Comunicación simultánea: Cuando los miembros participan al mismo tiempo, mediante videoconferencia o teleconferencia institucional,

 

b. Comunicación sucesiva: Cuando los miembros participan en momentos distintos, dentro de una ventana de tiempo fijada en la convocatoria, mediante correo institucional en un hilo único (responder a todos) y/o plataforma colaborativa (ejemplo SharePoint, teams etc.).

 

Reglas mínimas comunes a ambas metodologías:

 

-. La convocatoria indicará la modalidad (simultánea o sucesiva), el medio, la fecha, hora de apertura, cierre (en sucesiva), con orden del dia y soportes.

 

-. La Secretaría Técnica garantizará la identificación de participantes, la trazabilidad de intervenciones y del sentido del voto, y la custodia de los soportes.

 

-. Las reglas de quórum de liberatorio y decisorio aplicarán en idénticos términos que, en las sesiones presenciales.

 

ARTÍCULO 10. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día y hora señalados, el presidente del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el secretario técnico del Comité informará al presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del presidente.

 

Los apoderados (cuando sea necesario) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

 

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto.

 

ARTÍCULO 11. TRÁMITE DE PROPOSICIONES. Las recomendaciones presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

 

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o adicionar las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

 

ARTÍCULO 12. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

 

CAPÍTULO IV

 

IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES

 

ARTÍCULO 13. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, artículo 141 de la Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso y artículo 104 de la Ley 1952 de 2019 y su reforma, así:

 

1. Tener interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión del asunto, o tenerlo su cónyuge, compañero o compañera permanente, o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

 

2. Haber conocido del asunto, en oportunidad anterior, el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

 

3. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes arriba indicados, curador o tutor de persona interesada en el asunto.

 

4. Ser alguno de los interesados en la actuación administrativa: representante, apoderado, dependiente, mandatario o administrador de los negocios del servidor público.

 

5. Existir litigio o controversia ante autoridades administrativas o jurisdiccionales entre el servidor, su cónyuge, compañero permanente, o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, y cualquiera de los interesados en la actuación, su representante o apoderado.

 

6. Haber formulado alguno de los interesados en la actuación, su representante o apoderado, denuncia penal contra el servidor, su cónyuge, compañero permanente, o pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, antes de iniciarse la actuación administrativa; o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos a la actuación y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

 

7. Haber formulado el servidor, su cónyuge, compañero permanente o pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, denuncia penal contra una de las personas interesadas en la actuación administrativa o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

 

8. Existir enemistad grave por hechos ajenos a la actuación administrativa, o amistad entrañable entre el servidor y alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa, su representante o apoderado.

 

9. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima

 

10. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa o su representante o apoderado en sociedad de personas.

 

11. Haber dado el servidor consejo o concepto por fuera de la actuación administrativa sobre las cuestiones materia de esta, o haber intervenido en esta como apoderado, Agente del Ministerio Público, perito o testigo. Sin embargo, no tendrán el carácter de concepto las referencias o explicaciones que el servidor público haga sobre el contenido de una decisión tomada por la administración.

 

12. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, heredero o legatario de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa.

 

13. Tener el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, decisión administrativa pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe resolver.

 

14. Haber sido recomendado por el interesado en la actuación para llegar al cargo que ocupa el servidor público o haber sido señalado por este como referencia con el mismo fin.

 

15. haber tenido interés directo o haber actuado como representante, asesor, presidente, gerente, director, miembro de Junta Directiva o socio de gremio, sindicato, sociedad, asociación o grupo social o económico interesado en el asunto objeto de definición.

 

ARTÍCULO 14. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses, previstas en el artículo 11 de la ley 1437 de 2011, deberá informarlo a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio.

 

Los demás integrantes decidirán sobre si procede o no el impedimento y/o conflicto de intereses, y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admite la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quórum de liberatorio y decisorio, el presidente o su delegado, mediante acto administrativo que no tendrá recurso alguno, designará un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspende la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación.

 

CAPÍTULO V

 

DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA

 

ARTÍCULO 15. LAS ACCIONES DE REPETICIÓN. De conformidad con el artículo 125 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Conciliación deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

 

Parágrafo 1. La Oficina de Control Interno, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

 

Parágrafo 2. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición deberá elaborar el respectivo informe y presentarlo al Comité de Conciliación, el cual deberá contener un resumen pormenorizado de los hechos y las justificaciones y fundamentos de su recomendación. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en el informe serán responsabilidad del abogado que lo suscriba.

 

Parágrafo 3. El abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición presentará ante el comité la ficha respectiva confirme a las reglas y aplicaciones del Sistema de Información de Procesos Judiciales de Bogotá D.C. SIPROJ WEB.

 

ARTÍCULO 16. PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. El Comité de Conciliación al momento de evaluar cada caso con el fin de adoptar la decisión sobre la procedencia de iniciar o no las acciones de repetición, y luego de un examen de verificación de los presupuestos de procedencia de acuerdo con el inciso segundo del artículo 90 de la Constitución Política, el artículo 4 de la Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022, el artículo 142 de la ley 1437 de 2011, desarrollados por la jurisprudencia constitucional y contenciosa, deberán tener en cuenta los presupuestos de la Directiva No. 005 de 2017 expedida por el Secretario Jurídico Distrital. Deben concurrir los siguientes presupuestos y requisitos:

 

(i). Que la entidad u organismo distrital haya sido condenado por la jurisdicción contencioso-administrativa a reparar los daños antijurídicos causados a un particular, o resulte vinculada a la indemnización del daño en virtud de una conciliación u otra forma legal alternativa de terminación o solución pacífica de un conflicto;

 

(ii). Que la respectiva entidad u organismo haya pagado la suma determinada en la sentencia condenatoria o en la conciliación u acuerdo respectivo; y

 

(iii). Que la condena o la conciliación se hayan producido a causa de una conducta dolosa o gravemente culposa de un funcionario o exfuncionario o de un particular que ejerza funciones públicas.

 

Parágrafo 1. El ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a tres (03) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión, cuando la misma resulte procedente. Observando el siguiente procedimiento:

 

1. Verificar si las condenas son pagadas o no dentro del plazo de 10 meses de que trata el inciso 2º del artículo 192 de la ley 1437 de 2011, con el fin de que en ningún caso se configure el fenómeno de caducidad de la acción.

 

2. Verificar que se haya pagado una condena. En primera medida se demuestra con las órdenes de pago emitidas por el área financiera. Sin embargo, vía jurisprudencial los jueces han revisado que el cumplimiento de la condena haya causado un detrimento patrimonial a la Entidad Pública, y que el pago no corresponda a una obligación de otra índole, caso en el cual no procedería la acción de repetición. Al respecto, se reitera lo señalado en la Directiva 9 del 24 de octubre de 2005, expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en el sentido que no procede la acción de repetición cuando se produce el pago del incentivo dentro de una acción popular.

 

3. Verificar la existencia de una sentencia condenatoria, auto de aprobación de una conciliación u otra providencia donde se origine la obligación de pagar en cabeza de la Entidad, y deberá contar con una certificación del pagador, tesorero o servidor público que cumple tales funciones en donde conste si el pago fue realizado o no.

 

4. La existencia de una condena judicial, una conciliación, una transacción o de cualquier otra forma de terminación de conflictos que genere la obligación de pagar una suma de dinero a cargo del Estado.

 

5. Revisar que no haya operado el fenómeno de caducidad, el cual es de dos (2) años, termino en el cual la entidad no pierde legitimación para incoar la acción.

 

6. La cualificación de la conducta del agente determinante del daño reparado por el Estado, como dolosa o gravemente culposa.

 

7. El Comité de Conciliación deben atender las presunciones de dolo y culpa grave establecidas por los jueces administrativos y la aplicación de la Circular 9973 de 2005 emitida por la Contraloría Distrital. La jurisprudencia de lo Contencioso Administrativo y la Constitucional han establecido tres presupuestos que determinan la procedencia de la acción de repetición y los cuales deben ser verificados por los Comités de Conciliación de las Entidades Públicas:

 

7.1 Que una entidad pública haya sido condenada por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo a reparar el daño antijurídico causado a un particular;

 

7.2 Que se haya establecido que el daño antijurídico fue consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del funcionario o antiguo funcionario público;

 

7.3 Que la entidad condenada haya pagado la suma de dinero determinada por el juez en su sentencia o haya efectuado un pago en virtud de una conciliación o cualquier otro mecanismo de solución de conflictos.

 

8. Una vez establecida la conducta dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, corresponde a los Comités de Conciliación establecer que la actuación del servidor público involucrado, en efecto, tuvo una conexión determinante con el daño antijurídico que se demostró en el proceso judicial y que, por ende, fue la causa eficiente del detrimento patrimonial de la entidad pública al haber tenido que pagar la condena.

 

Parágrafo 2. Directrices dirigidas a los apoderados de las Entidades Distritales en procesos de acción de repetición. Los apoderados del IDEP están en la obligación de aportar pruebas conducentes a garantizar la prosperidad de la acción de repetición.

 

Una vez aceptada la demanda en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, es imprescindible que el apoderado del IDEP solicite el decreto y práctica de pruebas conducentes a la prosperidad de la acción.

 

Como ya se mencionó y ahora se reitera, el fallo no es suficiente para que por sí solo acredite que el funcionario contra el que se repite actuó de manera dolosa o gravemente culposa, por tanto, es necesario remitir al proceso pruebas autónomas que permitan el convencimiento del juez en tal sentido, pues, no se debe olvidar que la acción de repetición no es la extensión del proceso condenatorio, sino que es un nuevo proceso en el que el demandado tiene la oportunidad de ejercer por primera vez su defensa frente a la acusación de haber incurrido en una actuación calificada como dolosa o gravemente culposa.

 

Para el efecto se puede solicitar que se decreten y practiquen, las siguientes: "Las pruebas documentales que fueron aportadas en el proceso que dio origen a la acción de repetición y que sirvieron para que el juez declarara la nulidad de un acto administrativo o la reparación de un daño derivado de la actividad administrativa, mediante la solicitud de traslado de pruebas. "Testimonios de la parte que resultó beneficiaria de la condena en contra de una Entidad Distrital. "Copia del manual de funciones en su aparte pertinente, vigente para la época en que ocurrieron los hechos, de tal forma que sea posible al juez establecer la actuación dolosa o culposa del servidor público en el marco de las funciones a él asignadas. "Certificación del tiempo de servicio y el cargo ocupado por el funcionario contra quien se repite. "Indagar y remitir copias en el evento que se compruebe la existencia de un fallo adverso en un proceso disciplinario relacionado con la actuación administrativa demandada por la vía contenciosa. *Para demostrar el pago de la condena judicial se aportan los recibos de pago de esta, expedidos por el área financiera de la entidad correspondiente.

 

Parágrafo 3. El abogado(a) o apoderado(a) que lleve a cabo la presentación judicial del IDEP, deberá diligenciar en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

ARTÍCULO 17. DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA: Conforme al Artículo 126 de la Ley 2220 de 2022, los apoderados de los entes públicos deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

En virtud del principio de economía procesal, en los casos en que resulte pertinente, el apoderado del Instituto deberá hacer uso del instrumento procesal del llamamiento en garantía, el cual busca convocar a un tercero cuyas actuaciones pudieron dar origen a responsabilidad económica por parte de la entidad.

 

Parágrafo 1. El llamamiento en garantía supone la existencia de un vínculo contractual o legal entre un tercero y una de las partes del proceso, que le permite a ésta solicitar y obtener su intervención en el mismo, con fundamento en la obligación que le asiste en virtud de aquel vínculo, debiendo éste responder por los perjuicios que sufra dicha parte procesal, o de efectuar el reembolso de lo que ella tenga que pagar como resultado de una sentencia.

 

Parágrafo 2. El llamamiento en garantía segrega de las disposiciones consagradas en el Código General del Proceso.

 

CAPÍTULO VI

 

RECUPERACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS

 

ARTÍCULO 18. DEFENSA DE LA ENTIDAD. El Comité de Conciliación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP conforme al artículo 217 del Decreto Único Distrital 479 de 2024 deberá realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el Artículo 164 del Decreto Distrital 479 de 2024 e implementación del Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio.

 

CAPÍTULO VII

 

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

 

ARTÍCULO 19. SECRETARÍA TÉCNICA. La secretaria técnica del comité será ejercida por el profesional especializado de la Oficina Jurídica del IDEP o por quien el Comité de Conciliación designe, preferentemente un profesional del Derecho, quien conforme al artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, tendrá las siguientes funciones:

 

1. Citar al Comité de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan y cuando algunos de sus miembros lo soliciten.

 

2. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión.

 

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité (Verificación de compromisos)

 

4. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

 

5. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

 

6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

7. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

8. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

Conforme al artículo 231 del Decreto Único Distrital No. 479 de 2024, tendrá las siguientes funciones:

 

1. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

2. Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el (la) presidente del comité, previa aprobación de cada uno de los miembros.

 

3. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

5. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado.

 

6. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales -SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente de este y su delegado, si lo hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

ARTÍCULO 20. ELABORACIÓN DE ACTAS. Las actas serán elaboradas por el secretario técnico del comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente del Comité y el secretario técnico. Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 21. TRÁMITE DE APROBACIÓN DE ACTAS. El secretario técnico deberá remitir a través de la plataforma de SIPROJWEB y/o del correo electrónico institucional y a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al envío.

 

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será publicada en la plataforma de SIPROJWEB y se actualizará su estado a: terminada.

 

ARTÍCULO 22. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DE SU SECRETARÍA TÉCNICA. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de Oficina Jurídica del IDEP.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Oficina Jurídica del IDEP y/o en la plataforma del SIPROJWEB.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al secretario técnico, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente, cuando la consulta sea física.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el secretario técnico del comité.

 

CAPÍTULO VIII

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 23. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas. Dicho informe debe ser entregado al secretario técnico del Comité.

 

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. El secretario técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

 

ARTÍCULO 24. ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias que sea citado, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

CAPÍTULO IX

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

ARTÍCULO 25. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse una vez al año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Por lo anterior, tendrá en cuenta la Directiva No. 025 del 25 de diciembre de 2018 expedida por la secretaria Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la cual contiene los "Lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales."

 

Conforme al Artículo 122 de la Ley 2022 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades en el interior de cada entidad.

 

ARTÍCULO 26. ADOPCIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURIDICO. Las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas por el Comité de Conciliación del IDEP deberán ser formuladas con apego a los lineamientos metodológicos dispuestos en la Subsección 2 del Decreto Único Distrital 479 de 2024 y en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por el Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 27. POLÍTICA DE DEFENSA JURÍDICA. Corresponde al Comité de Conciliación conocer y dar cumplimiento a los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política de defensa jurídica adoptada mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la secretaria Jurídica Distrital.

 

Es deber del Comité de Conciliación, remitir las Políticas que sobre la materia expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaria Jurídica Distrital.

 

A LA ARTÍCULO 28 SEGUIMIENTO POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. Corresponde al Comité de Conciliación hacer seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención de la entidad. La Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital podrá solicitar informes del desempeño y vigencia de las políticas, para fines de actualización y seguimiento.

 

ARTÍCULO 29. SISTEMAS DE INFORMACIÓN JURÍDICA DISTRITALES. Corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a sus Secretarios (as) Técnicos (as) y a los (las) apoderados (as) de las entidades que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaria Jurídica Distrital y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

ARTÍCULO 30. ACTUALIZACIÓN EN EL USO DE LAS TICS Y NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA. Los integrantes del Comité de Conciliación en coordinación con los (las) Subsecretarios(as), Directores(as) o Jefes(as) Jurídicos(as) velarán para que la entidad y en especial los (las) apoderados(as) que lleven la representación judicial y extrajudicial de la misma, cuenten con las adecuadas herramientas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), a fin de poder participar y hacer seguimiento a las diferentes formas de llevar los procesos de conciliación previstos en la Ley 2220 de 2022 "Estatuto de Conciliación"; ya sea de manera presencial, virtual o mixta, garantizando las condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad, esta última cuando esté sometida a reserva legal.

 

Parágrafo. Para lo anterior es necesario que la entidad cuente con los medios tecnológicos adecuados para garantizar la neutralidad tecnológica y la igualdad de acceso a la Administración Pública, acorde con lo establecido en los artículos 53 y 53A de la Ley 1437 de 2011.

 

ARTÍCULO 31. PUBLICACIÓN DE ACUERDOS CONCILIATORIOS. Los (Las) secretarios (as) Técnicos(as) de los Comités de Conciliación verificarán que se publiquen en la página Web de sus entidades u organismos, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y/o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de estos.

 

Así mismo, el (la) jefe jurídico (ca) remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPÍTULO X

 

LÍNEAS DECISIONALES PARA EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

ARTÍCULO 32. LÍNEAS DECISIONALES. El Comité de Conciliación, dentro de la formulación de sus políticas de Conciliación, tendrá como criterios auxiliares en sus deliberaciones las siguientes líneas decisionales, las cuales fueron contempladas en el artículo 225 del Decreto Único Distrital 479 de 2024,

 

respecto a la posibilidad de autorizar a los apoderados para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial:

 

1. Con ánimo conciliatorio

 

1.1 Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad u organismo distrital.

 

1.2 Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

1.3 Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

 

1.4 Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta.

 

1.5 Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

1.6 Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

2. Sin ánimo conciliatorio

 

2.1 Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

2.2 Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de las plantas de personal.

 

2.3 Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

2.4 Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará para conciliaciones extrajudiciales.

 

2.5 Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

2.6 Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

2.7 En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

2.8 Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

2.9 En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.

 

CAPÍTULO XI

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS APODERADOS

 

ARTÍCULO 33. DEBERES DE LOS APODERADOS. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, conforme al artículo 230 del Decreto Único Distrital 479 de 2024, corresponde a los apoderados que defienden los intereses y llevan representación judicial de procesos a cargo del IDEP, los siguientes:

 

1. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

2. Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo.

 

3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

4. Los apoderados que tengan bajo su responsabilidad la representación judicial de un proceso donde se involucre más de un organismo o entidad pública, deberán solicitar que se fije la posición institucional de cada una de las entidades a través de sus respectivos Comités de Conciliación.

 

5. Salvo caso excepcional y justificado, los apoderados de la Secretaría Jurídica Distrital que representen a más de una entidad, comparecerán a la respectiva diligencia de conciliación o de pacto de cumplimiento con la posición unificada distrital, para lo cual aportarán al juez de conocimiento o al procurador según sea el caso, la certificación expedida por el secretario técnico del Comité de Conciliación respectivo, donde consta la autorización al apoderado de presentar o no fórmula de conciliación o de pacto de cumplimiento.

 

6. Las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación o por el representante legal de cada entidad u organismo distrital, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

CAPÍTULO XII

 

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES

 

ARTÍCULO 34. INFORMES EN MATERIA DE CONCILIACIÓN. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá preparar para el Comité un informe detallado del asunto a conciliar, indicando los hechos, las sumas a conciliar y su recomendación y la demás información que deba conocer el Comité.

 

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y Ley 1564 de 2012, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en los informes serán responsabilidad del abogado que lo suscriba.

 

ARTÍCULO 35. INFORMES SOBRE EL ESTUDIO DE PROCEDENCIA DE LLAMAMIENTOS EN GARANTÍA DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS. Conforme a lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley 2195 de 2022, los apoderados del Instituto deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

 

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

 

ARTÍCULO 36. INFORMES SOBRE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. Cuando se requiera por parte de los miembros del Comité de Conciliación, el abogado encargado de llevar a cabo la defensa judicial entregará un informe que indique:

 

1. Número de casos sometidos a estudio y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

 

2. Número de acciones de repetición iniciadas y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

 

3. Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

 

4. Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

 

5. Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

 

6. Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

 

ARTÍCULO 37. INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Cuando se requiera, el secretario técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

 

Adicionalmente se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijuridico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

 

CAPÍTULO XIII

 

SOBRE LA PUBLICACIÓN DE ACUERDOS CONCILIATORIOS EN LA WEB

 

ARTÍCULO 38. PUBLICACIÓN DE ACUERDOS CONCILIATORIOS EN LA WEB. La secretaria técnica del Comité de Conciliación del IDEP se asegurará de verificar que su entidad u organismo publique en la Web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de estos.

 

Para tal efecto el jefe jurídico remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica de la secretaria Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

CAPÍTULO XIV

 

BANCO VIRTUAL DE POLÍTICAS DE CONCILIACIÓN DE LAS ENTIDADES Y

ORGANISMOS DISTRITALES

 

ARTÍCULO 39. BANCO VIRTUAL. La secretaria técnica del Comité de Conciliación del IDEP deberá enviar la información pertinente conforme los lineamientos que se fijen para el efecto para alimentar el Banco Virtual.

 

El objetivo de este Banco Virtual será el de integrar y dar publicidad a los diferentes Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, respecto de la aplicación de diferentes estrategias, directrices y políticas implementadas en casos de resolución de conflictos y prevención del daño antijurídico, a efectos de que sirvan como modelo o insumos técnicos, en la toma de decisiones o en la realización de nuevas políticas de prevención al interior de estos.

 

CAPÍTULO XV

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 40. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente reglamento interno rige a partir de la fecha y deroga expresamente los reglamentos anteriormente expedidos, particularmente la Resolución No. 058 del 10 de julio de 2023.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de mayo del año 2026.

 

ANDRÉS MAURICIO CASTILLO VARELA

 

Director General

 

Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP

 

NOTA: Ver norma original y Anexos.