RESOLUCIÓN 570 DE 2026

 

(Octubre 17)

 

Por la cual se actualizan los lineamientos, funciones, objetivos y características del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON, se derogan las Resoluciones 490 de 2022 y 492 de 2022, y se dictan otras disposiciones

 

El Director General de entidad descentralizada Código 050 Grado 03, del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON, en uso de sus facultades legales conferidas mediante el Artículo 7 del Acuerdo 80 de 1967 y el Artículo 59 del Decreto Ley 1421 de 1993

 

CONSIDERANDO

 

Que el IDIPRON es una entidad descentralizada del orden distrital con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Integración Social, conforme al Acuerdo 257 de 2006, y debe ajustar su actuación a los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (Art. 209, Constitución Política).

 

Que conforme al artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y su reglamentación mediante el Decreto 1716 de 2009 (incorporado en el Decreto 1069 de 2015), el IDIPRON está obligado a mantener un Comité de Conciliación como instancia administrativa para formular políticas de prevención del daño antijurídico, decidir sobre mecanismos alternativos de solución de conflictos (MASC), evaluar acciones de repetición y defender el patrimonio público.

 

Que la Ley 2220 de 2022 (Estatuto de Conciliación) establece en su artículo 120 las funciones específicas del Comité de Conciliación, incluyendo la formulación de políticas de prevención del daño antijurídico, la determinación de la procedencia de conciliaciones y transacciones, la evaluación de acciones de repetición y llamamientos en garantía, y la supervisión de la defensa judicial.

 

Que mediante el artículo 357 del Decreto Distrital 479 de 2024, la Alcaldía Mayor de Bogotá derogó en su totalidad el Decreto Distrital 556 de 2021 que había adoptado el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la recuperación patrimonial, así como el Decreto Distrital 073 de 2023 que establecía lineamientos para los Comités de Conciliación en el Distrito Capital.

 

Que, en consecuencia, las disposiciones relativas a la implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales y los lineamientos específicos contenidos en dichos decretos derogados carecen actualmente de vigencia, debiendo el Comité de Conciliación del IDIPRON ajustar su funcionamiento a lo establecido en la Ley 2220 de 2022 (Estatuto de Conciliación) y demás normatividad vigente aplicable.

 

Que, el Decreto Distrital 479 de 2024 introduce nuevos lineamientos que el Comité de Conciliación del IDIPRON deberá implementar, entre los que se destacan: La obligatoriedad de integrar sistemas digitales de gestión documental certificados por la Secretaría Jurídica Distrital; La implementación de protocolos de seguimiento a procesos judiciales con indicadores de gestión trimestrales; La adopción de medidas específicas para la prevención de riesgos jurídicos en contratación pública; y El establecimiento de canales de coordinación directa con la Secretaría Jurídica Distrital para casos de alto impacto patrimonial.

 

Que, en consecuencia, el Comité deberá ajustar su funcionamiento a las disposiciones vigentes del Estatuto de Conciliación (Ley 2220 de 2022) y a los nuevos lineamientos establecidos en el Decreto 479 de 2024, garantizando la protección del patrimonio público mediante mecanismos actualizados de gestión jurídica preventiva.

 

Que mediante Resolución 490 de 2022 se establecieron los lineamientos del Comité de Conciliación del IDIPRON, y mediante Resolución 492 de 2022 se delegó la representación judicial y extrajudicial en el Jefe de la Oficina Jurídica, así como su participación en el Comité.

 

Que, el Decreto 610 de 2022 fue derogado en su totalidad por el Decreto 479 de 2024 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, por lo cual las disposiciones relacionadas con el Modelo de Gestión Jurídica Anticorrupción (MGJA) contenidas en resoluciones anteriores deben ajustarse al marco normativo vigente.

 

Que es necesario derogar en su totalidad las Resoluciones 490 y 492 de 2022 para unificar y actualizar los lineamientos del Comité de Conciliación del IDIPRON, garantizando coherencia con el Estatuto de Conciliación (Ley 2220 de 2022) y las directrices distritales.

 

Que es necesario actualizar la estructura, funciones y procedimientos del Comité de Conciliación del IDIPRON para armonizarlos con el Estatuto de Conciliación (Ley 2220 de 2022), el Modelo de Gestión Jurídica Anticorrupción (Decreto 479 de 2024) y las directrices distritales, garantizando eficiencia, transparencia y protección del patrimonio público.

 

Que de conformidad con el artículo 121 del Decreto Distrital 479 de 2024, las entidades del sector descentralizado de la administración distrital se representan a sí mismas en lo judicial y extrajudicial a través de sus representantes legales y conforme a los actos internos de delegación.

 

Que el artículo 4, numeral 5, del Acuerdo 009 de 2022, asigna al Jefe de la Oficina Jurídica del IDIPRON la función de representar judicial y extrajudicialmente al Instituto, mediante poder o delegación, y supervisar el trámite de los procesos, función que debe armonizarse con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente.

 

Que, dado que la representación judicial y extrajudicial recae en el Director del Instituto como Representante Legal, y que la Oficina Jurídica, en cabeza de su Jefe, dirige la defensa judicial y define los lineamientos estratégicos en esta materia, resulta procedente reafirmar la delegación de esta función en el Jefe de la Oficina Jurídica, como dependencia idónea para ejercerla, garantizando así la defensa técnica y especializada del Instituto dentro de las funciones y lineamientos de este comité.

 

Que el llamamiento en garantía es una figura procesal prevista en el artículo 64 del Código General del Proceso, mediante la cual una de las partes en un litigio vincula a un tercero con el fin de que, en caso de una decisión adversa, este asuma total o parcialmente las resultas de la condena, por existir entre ambos una relación jurídica que soporte dicha obligación.

 

Que, si bien esta herramienta se materializa dentro del proceso judicial, el Comité de Conciliación del IDIPRON, en ejercicio de la función establecida en el artículo 120 numeral 8 de la Ley 2220 de 2022, puede analizar en sede administrativa y preprocesal la eventual procedencia del llamamiento en garantía, con el fin de dejar trazada la estrategia de defensa que permita su oportuno ejercicio en caso de demanda o actuación judicial.

 

Que, en consecuencia, el llamamiento en garantía en este contexto se concibe como una recomendación estratégica preventiva, sin que ello suponga su ejecución inmediata fuera del proceso judicial, sino la previsión, preparación documental y determinación anticipada de la conveniencia de su ejercicio.

 

Que en sesión del Comité de Conciliación celebrada el 10 de octubre de 2025, se analizó y aprobó la presente actualización.

 

RESUELVE

 

ARTÍCULO PRIMERO. ACTUALIZACIÓN DEL COMITÉ. Por medio del cual se actualizan las funciones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del IDIPRON como instancia administrativa permanente encargada de formular políticas de prevención del daño antijurídico, determinar la procedencia de mecanismos alternativos de solución de conflictos, evaluar acciones de repetición y defender los intereses institucionales.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. La actualización del comité mediante la presente resolución da continuidad a lo establecido en la Resolución 490 de 2022 que se deroga, adoptando los nuevos lineamientos del Decreto Distrital 479 de 2024 (Por medio del cual se expide el Decreto Único Distrital del Sector Gestión Jurídica) y conservando su naturaleza como órgano colegiado de decisión en materia jurídico-patrimonial de la entidad.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. Además de los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, el Comité funcionará conforme a los siguientes principios rectores:

 

1. Legalidad y seguridad jurídica.

 

2. Eficiencia en la gestión de conflictos.

 

3. Transparencia en la toma de decisiones.

 

4. Protección del patrimonio público.

 

5. Coordinación interinstitucional con la Secretaría Jurídica Distrital.

 

6. Implementación de herramientas tecnológicas.

 

PARÁGRAFO TERCERO. Ninguna dependencia o funcionario de la entidad podrá llevar a cabo conciliaciones, transacciones o acuerdos, sin la aprobación previa del comité de conciliación de la entidad.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO.  La presente resolución tiene por objeto actualizar los lineamientos, funciones, objetivos y características del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON, en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 2220 de 2022 y el Decreto Distrital 479 de 2024, con el fin de garantizar la protección del patrimonio institucional mediante: (i) la prevención del daño antijurídico; (ii) la implementación de mecanismos alternativos de solución de conflictos; (iii) la evaluación de acciones de repetición; y (iv) la defensa judicial estratégica de los intereses de la entidad, todo ello conforme a los principios de legalidad, eficiencia, transparencia y coordinación interinstitucional.

 

ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial del IDIPRON estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El Director General o su delegado, quien lo presidirá.

 

2. El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces.

 

3. El Jefe de la Oficina Jurídica.

 

4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza del IDIPRON, designados mediante acto administrativo independiente, conforme a su estructura organizacional, quienes actuarán por delegación funcional con responsabilidad en las decisiones del Comité, conforme al artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.

 

PARÁGRAFO 1. Participarán con voz, pero sin voto:

 

- El Secretario Técnico (preferiblemente abogado).

 

- El Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces.

 

- Los apoderados que representen los intereses de la entidad en cada proceso.

 

- funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto.

 

PARÁGRAFO 2. La participación del Director General podrá ser delegada en un funcionario de nivel directivo, previa expedición del acto administrativo de delegación y comunicación escrita al Secretario Técnico (a).

 

ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES. El Comité de Conciliación tendrá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia conciliación y señalar la posición institucional o improcedencia de la que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. 

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

12. Autorizar que los conflictos jurídicos suscitados entre el IDIPRON y demás entidades u organismos del Distrito Capital sean sometidos al trámite de mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital, conforme a lo establecido en la Resolución 212 de 2023 y la Circular 053 de 2024. 

 

13. Dictar su propio reglamento.

 

PARÁGRAFO. El Comité deberá coordinar con la Oficina Jurídica las acciones necesarias para la recuperación del patrimonio público, en el marco de las competencias legales vigentes.

 

ARTÍCULO QUINTO. DELEGACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL. En atención a lo dispuesto en el artículo 121 del Decreto Distrital 479 de 2024, según el cual las entidades del sector descentralizado del Distrito Capital deben representarse a sí mismas en lo judicial y extrajudicial por medio de sus representantes legales y conforme a sus actos internos de delegación, el Director General del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - IDIPRON delega en el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica  - Grado 006 código 01, la representación judicial y extrajudicial de los procesos y actuaciones que se instauren en contra del Instituto o que éste deba promover en defensa del mismo, bajo los siguientes términos:

 

1. El Acuerdo 009 de 2022, Por el cual se modifica la Estructura Organizacional del IDIPRON, en su artículo 4, numeral 5, establece que la Oficina Jurídica podrá representar al Instituto “mediante poder o delegación”, lo que habilita jurídicamente esta actuación, sin configurar por sí sola una desconcentración funcional.

 

2. El Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente, adoptado mediante Resolución 454 de 2022, no consagra de manera directa la representación judicial como función propia de la Oficina Jurídica, lo cual exige que su ejercicio provenga de un acto de delegación expreso y específico.

 

3. Esta delegación se justifica en la idoneidad técnica, experiencia institucional y responsabilidad funcional que ejerce la Oficina Jurídica en la dirección de la estrategia jurídica, la defensa judicial del Instituto y la supervisión de los procesos litigiosos.

 

4. En consecuencia, el Jefe de la Oficina Jurídica podrá ejercer en nombre del Instituto, por delegación del Director General, la representación judicial y extrajudicial en todos los procesos judiciales, arbitrales, administrativos, disciplinarios, conciliaciones extrajudiciales en derecho y demás actuaciones que impliquen la defensa de los intereses institucionales.

 

ARTÍCULO SEXTO. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación será ejercida por un funcionario y/o contratista de apoyo de la Oficina Asesora Jurídica del IDIPRON, quien tendrá a su cargo el apoyo operativo y documental del Comité. Además de las funciones previstas en el Artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y en el artículo 321 del decreto 479 de 2024, Sus funciones serán:

 

1. Redactar las actas de cada sesión del Comité y socializarlas con sus integrantes dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, a efectos de su revisión y aprobación. Las actas deberán ser suscritas por el Secretario Técnico y el Presidente del Comité antes de su carga en el sistema de gestión documental institucional SIPROWEB.

 

2. Archivar y custodiar, de manera física y digital, las actas, conceptos, decisiones y demás documentos del Comité, garantizando su trazabilidad, integridad y acceso, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022.

 

3. Hacer seguimiento a la ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité y consolidar informes trimestrales sobre su cumplimiento, en armonía con el artículo 321 del Decreto Distrital 479 de 2024, reportando los avances a la Dirección General y a los miembros del Comité.

 

4. Formular y presentar ante el Comité, durante el primer trimestre de cada año, un plan de acción anual que oriente su gestión priorice temas de alto impacto jurídico y articule las medidas preventivas del daño antijurídico institucional. Este plan será aprobado formalmente en sesión del Comité y servirá como hoja de ruta de su operación estratégica.

 

ARTÍCULO SEPTIMO. FICHAS TÉCNICAS PARA EL ANÁLISIS DE CASOS. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán contar con una Ficha Técnica que contenga como mínimo lo establecido en el artículo 230 numeral 1 del decreto 479 de 2024.

 

1. Identificación del caso: Nombre o radicado del proceso, jurisdicción, etapa procesal y cuantía.

 

2. Antecedentes: Resumen fáctico y jurídico del asunto, con identificación clara de las pretensiones.

 

3. Análisis de riesgos: Evaluación del impacto patrimonial y probabilidad de éxito en la defensa.

 

4. Propuesta concreta: Recomendación fundamentada sobre la estrategia a seguir (conciliación, transacción, defensa judicial u otras).

 

5. Soportes documentales: Copia de las demandas, contestaciones, pruebas relevantes y actuaciones procesales.

 

6. Aplicación de formato: Que la ficha técnica contentiva de la información de cada caso se encuentre fielmente ajustada al esquema y formatos dispuestos por la Secretaría Jurídica Distrital en armonía con el esquema establecido en el SIPROJ.

 

PARÁGRAFO 1. Las Fichas Técnicas deberán ser elaboradas por los apoderados judiciales o la Oficina Jurídica con al menos cinco (5) días hábiles de antelación a la sesión del Comité y en caso de comités extraordinarios con (3) días hábiles de antelación, y remitidas electrónicamente al Secretario Técnico (a) para su distribución entre los miembros.

 

PARÁGRAFO 2. El formato unificado de Ficha Técnica será aprobado por el Comité en su primera sesión y deberá incorporar los lineamientos de la normatividad vigente sobre estandarización de procesos.

 

PARÁGRAFO 3. En casos de urgencia debidamente justificada, el Presidente del Comité podrá autorizar el trámite con Ficha Técnica simplificada, para la realización de Comité Extraordinario, la cual deberá completarse en su totalidad dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la decisión.

 

PARÁGRAFO 4. La presentación de los asuntos ante el Comité de Conciliación y Defensa Judicial se realizará mediante una exposición integral por parte del apoderado judicial encargado, quien presentará la Ficha Técnica correspondiente y sustentará el caso en una única intervención. En esta misma sesión se debatirá de manera articulada tanto la evaluación sobre la procedencia o improcedencia de la conciliación como oferta institucional y su alcance patrimonial, como el análisis del llamamiento en garantía, cuando resulte procedente conforme al marco normativo vigente. Esta metodología busca optimizar el estudio de los asuntos sometidos a consideración, fortaleciendo la toma de decisiones colegiadas bajo criterios de eficacia, coherencia y protección del patrimonio público.

 

ARTÍCULO OCTAVO. SESIONES. El Comité de Conciliación de Defensa Judicial del IDIPRON, Además de lo previsto en los Artículos 118 y 119 de la Ley 2220 de 2022, sesionará de conformidad con lo establecido en el artículo 214 del Decreto Distrital 479 de 2024 (Decreto Único Distrital del Sector Gestión Jurídica), bajo los siguientes parámetros:

 

El Comité celebrará sesiones ordinarias como mínimo dos (2) veces al mes, las cuales podrán realizarse de manera presencial, virtual o híbrida, utilizando para este efecto las plataformas tecnológicas certificadas por la Secretaría Jurídica Distrital. Para las sesiones ordinarias, la convocatoria deberá enviarse con al menos tres (3) días de anticipación para secciones ordinarias, y para secciones extraordinarias (2) días hábiles, indicando día, hora y lugar de la reunión a través de los medios oficiales de comunicación institucional, acompañada del orden del día y la documentación correspondiente para su análisis, deliberaciones y votaciones, Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Presidente podrá convocar a sesiones extraordinarias con un mínimo de un (1) día de antelación, debiendo justificarse expresamente el carácter urgente de la misma.

 

Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el(la) Secretario (a) Técnico (a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

PARÁGRAFO 1. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de  persistir el empate se decidirá conforme a los lineamientos establecidos de forma discrecional en el reglamento interno de cada Comité de Conciliación.

 

PARÁGRAFO 2. Las actas de las sesiones del Comité de Conciliación, junto con los documentos de soporte y decisiones adoptadas, deberán conservarse digitalmente en la plataforma virtual o sistema de gestión documental dispuesto para tal fin por el Instituto, para este caso SIPROJ-WEB garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad, conforme a lo dispuesto en los artículos 21 a 23 de la Ley 594 de 2000. Garantizando con lo anterior la existencia del Expediente electrónico de que trata el artículo 59 de la ley 1437 de 2011 Los miembros que participen de manera remota deberán mantener su cámara encendida durante las deliberaciones y votaciones, así como garantizar una conexión estable que permita su adecuada intervención.

 

PARÁGRAFO 3. Dentro de los cinco (5) días siguientes a cada sesión, el Secretario Técnico (a) deberá publicar el acta correspondiente en el SIPROJ, registrar las decisiones en el Sistema Integral de Gestión Judicial y notificar a los apoderados las determinaciones adoptadas. Las actas deberán contener de manera clara y detallada los temas tratados, las intervenciones relevantes, las decisiones adoptadas con el resultado de las votaciones, así como los documentos que sirvieron de soporte a las deliberaciones.

 

PARÁGRAFO 4. En concordancia con el plazo mínimo de tres (3) días establecido para la convocatoria a sesiones ordinarias del Comité, acompañada del orden del día y la documentación correspondiente, los miembros permanentes del Comité contarán con un término máximo de dos (2) días posteriores al envío de dicha información para presentar por escrito sus observaciones, objeciones o solicitudes de aclaración sobre los documentos sometidos a análisis, deliberación y votación. Las objeciones deberán ser remitidas al secretario(a) técnico(a), quien las distribuirá entre los demás integrantes y las integrará como insumo en la preparación final de la sesión. Esta medida busca garantizar una deliberación informada y fortalecer el ejercicio colegiado mediante la anticipación crítica y técnica de los asuntos a tratar.

 

ARTÍCULO NOVENO. ELABORACION Y APROBACION DEL ORDEN DEL DIA.  El orden del día para las sesiones del Comité de Conciliación de Defensa Judicial deberá ser preparado por el Secretario (a) Técnico (a), quien integrará los temas propuestos por los miembros del Comité o los apoderados judiciales. Todos los asuntos para tratar, incluyendo solicitudes de conciliación, análisis de procesos judiciales y evaluación de acciones de repetición, deberán ser presentados con al menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la sesión, acompañados de la documentación completa y las fichas técnicas correspondientes que contengan el análisis jurídico pertinente.

 

Los documentos de estudio, incluyendo fichas técnicas, informes y soportes documentales, deberán ser remitidos electrónicamente a todos los miembros del Comité junto con la convocatoria, garantizando el tiempo suficiente para su revisión previa. En casos excepcionales debidamente justificados por urgencia procesal, el Presidente (a) del Comité podrá autorizar la inclusión de temas con menor anticipación, siempre que se garantice el derecho de todos los miembros a contar con la información necesaria para una deliberación informada.

 

El orden del día definitivo será aprobado por el Presidente (a) del Comité antes de su publicación y deberá reflejar con claridad los temas a tratar, asignando tiempos razonables para cada discusión. Una vez aprobado, solo podrá ser modificado por decisión mayoritaria de los miembros presentes al inicio de la sesión. El Secretario (a) Técnico(a) será responsable de custodiar los documentos presentados y de integrarlos al archivo digital del Comité en el sistema SIPROJ WEB, garantizando su disponibilidad para futuras consultas y auditorías.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. CONTROL DE ASISTENCIA Y JUSTIFICACIÓN DE AUSENCIAS. La asistencia de los miembros permanentes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial a las sesiones programadas constituye una obligación inherente a sus funciones. Cuando algún integrante no pueda asistir a una sesión, deberá presentar excusa escrita ante el Secretario (a) Técnico (a) con al menos un día hábil de antelación, indicando de manera clara y precisa las razones que justifican su inasistencia. En casos de fuerza mayor o situaciones imprevistas que impidan cumplir con este plazo, la justificación deberá presentarse dentro de las veinticuatro horas siguientes a la celebración de la sesión.

 

PARÁGRAFO 1. El Secretario (a) Técnico(a) llevará un registro detallado de las asistencias y ausencias de los miembros del Comité, el cual formará parte del archivo institucional. Dicho registro deberá reflejar de manera expresa si las ausencias fueron debidamente justificadas conforme a lo establecido en el presente artículo. Cuando un miembro permanente acumule tres ausencias injustificadas en un período de seis meses, el Secretario (a) Técnico(a) informará por escrito al Director General para que evalúe la continuidad de este en el Comité.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. DE LAS ACTAS. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial llevará un registro formal de todas sus sesiones mediante actas que deberán reflejar fielmente el desarrollo de las deliberaciones y las decisiones adoptadas. Cada acta contendrá de manera clara y precisa la identificación de la sesión con su respectiva fecha y modalidad de realización, la lista completa de asistentes con indicación expresa de los miembros permanentes presentes, así como los invitados especiales que hayan participado. Se incluirá un resumen sustancial de los temas tratados, destacando los argumentos principales esgrimidos durante las deliberaciones y el sentido de las votaciones realizadas, con mención nominal de las posiciones individuales cuando hubiere lugar a votaciones divididas.

Las actas deberán ser elaboradas por el Secretario (a) Técnico(a) bajo los principios de veracidad, integridad y oportunidad, garantizando que reflejen el contenido esencial de las discusiones sin perjuicio de su concisión. Una vez redactadas, serán sometidas a aprobación del Presidente del Comité y del Secretario (a) Técnico (a) dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la celebración de la sesión, plazo perentorio durante el cual los miembros del Comité podrán formular observaciones fundadas sobre su contenido. Las actas aprobadas se incorporarán inmediatamente al sistema SIPROJ-WEB y formarán parte del archivo digital permanente del Comité, debiendo conservarse por un mínimo de diez años conforme a las normas de gestión documental vigentes.

 

Los documentos que sirvan de soporte a las decisiones del Comité, incluyendo fichas técnicas, informes jurídicos y análisis de casos, se anexarán digitalmente a las respectivas actas y tendrán el mismo valor probatorio que estas. El Secretario (a) Técnico(a) será responsable de garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad permanente de toda la documentación asociada a las actas, implementando las medidas técnicas necesarias para su adecuada preservación y acceso autorizado. Las certificaciones que se expidan sobre el contenido de las actas tendrán plena validez jurídica y harán fe sobre los acuerdos adoptados por el Comité.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. PRESENCIA DE ABOGADOS EN LAS SESIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Se determina que la presencia de los o las abogados(as) encargados del caso bajo análisis en las sesiones del Comité de Conciliación será obligatoria cuando se analicen asuntos que comprometan la defensa de los intereses públicos o la prevención del daño antijurídico. En estos casos, la participación del abogado encargado garantizará la correcta fundamentación jurídica de las decisiones adoptadas, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y la protección del patrimonio público.

 

PARÁGRAFO 1. En las sesiones de carácter administrativo o informativo, la asistencia de un abogado será opcional, dependiendo de la complejidad de los temas tratados y la necesidad de asesoría jurídica. La ausencia injustificada de asesoría legal en sesiones donde sea obligatoria podrá afectar la validez de los acuerdos alcanzados, salvo que se demuestre que las decisiones cumplen con los requisitos legales y cuentan con la debida fundamentación.

 

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. SOBRE LOS DEBERES DE LOS/AS APODERADOS/AS FRENTE A LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN. los/as apoderados/as que ejercen la representación Judicial y Extrajudicial del Instituto. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los/as apoderados/as que llevan representación judicial de procesos a cargo de los entes públicos y organismos distritales, los siguientes: 

 

1) Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado/a sobre la viabilidad de conciliar o repetir.  

  

2) Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo.  

 

3) Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.  

 

4) Los/as apoderados/as, que tengan bajo su responsabilidad la representación judicial de un proceso donde se involucre más de un organismo o entidad pública, deberán solicitar que se fije la posición institucional de cada una de las entidades a través de sus respectivos Comités de Conciliación.  

 

5) Las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación o por el representante legal, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. LLAMAMIENTO EN GARANTÍA EN LAS SESIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Además de lo preceptuado en los articulo 125 y 126 de la Ley 2220 de 2022, el llamamiento en garantía en las sesiones del Comité de Conciliación será obligatorio cuando se evidencie la posible afectación del patrimonio público o la responsabilidad de terceros en el conflicto objeto de análisis. En estos casos, el Comité deberá garantizar la participación de las partes involucradas, asegurando el debido proceso y la correcta fundamentación jurídica de las decisiones adoptadas.

 

De acuerdo con el artículo 64 del Código General del Proceso, esta figura tiene lugar dentro de un trámite judicial, pero el Comité de Conciliación del IDIPRON podrá, en sede administrativa y preprocesal, recomendar su utilización cuando del análisis del caso surjan elementos que indiquen la existencia de un garante contractual, legal o convencional, cuya intervención pueda salvaguardar el patrimonio público.

 

La recomendación de llamamiento en garantía en esta etapa preprocesal tiene un carácter estratégico y preventivo, en cuanto busca que, en caso de que se adelante un proceso judicial, el IDIPRON promueva oportunamente la vinculación del tercero responsable. Esta medida no implica su ejecución inmediata fuera del proceso, sino su previsión y preparación documental para garantizar la defensa integral de la entidad.

 

La omisión injustificada de esta recomendación, cuando proceda conforme a derecho, deberá dejarse debidamente motivada en el acta respectiva. En ningún caso la ausencia del llamamiento afectará automáticamente la validez de un acuerdo conciliatorio, salvo que su omisión contraríe una exigencia legal expresa.

 

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución deroga en su totalidad las Resoluciones 490 de 2022 y 492 de 2022, así como cualquier disposición que les sea contraria emanadas del IDIPRON. 

 

La presente resolución regirá y entrará en vigor a partir de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 17 días del mes de octubre del año 2025.

 

JAVIER PALACIOS TORRES

 

Director General de Entidad Descentralizada

 

Código 050 Grado 03

 

Nota: Ver norma original Anexos.