(Diciembre 22

Por la cual se reglamenta el funcionamiento de las CAJAS MENORES Y de los AVANCES.

EL ALCALDE MAYOR DE SANTAFE DE BOGOTA DISTRITO CAPITAL

En uso de las facultades que le confiere el artículo 59 del decreto 586 del 30 de septiembre de 1993.

DECRETA:

DE LAS CAJAS MENORES

ARTICULO 1.- Del campo de Aplicación. Quedan sujeto a las disposiciones del presente decreto las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital, con excepción de la Personería y Contraloría Distritales y las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital.

ARTICULO 2.- Del número de Cajas Menores. El número de Cajas menores será determinado por el Director Distrital de Presupuesto.

ARTICULO 3. De la constitución de las Cajas Menores. Las cajas menores se constituirán para cada vigencia fiscal mediante resolución suscrita por el jefe de cada entidad, en la cual se indique claramente la finalidad y clase de gastos que se pueden realizar.

PARAGRAFO.- Los FONDOS constituidos como Establecimientos públicos, podrán constituir cajas menores, para cada vigencia fiscal, para ello se requiere de la expedición de una Resolución por parte del respectivo Ordenador del Gasto.

ARTICULO 4.- De las Cuantías. Las cuantías de las cajas menores se establecerán de acuerdo con la siguiente clasificación de las Entidades, dentro de cada vigencia fiscal:

ARTICULO 5.- De las excepciones. Las entidades que requieran un mayor número de cajas menores o una mayor cuantía deberán elevar solicitud suscrita por el Ordenador del Gasto para aprobación del Director Distrital de Presupuesto.

ARTICULO 6.- Del Monto Límite por Rubro Presupuestal. Al constituir las cajas menores se deberá indicar en la respectiva resolución el o los rubros presupuestales que se van a afectar y la respectiva cuantía.

ARTICULO 7.- Destinación. Los dineros que se entreguen para la constitución de cajas menores deben ser utilizados para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan en carácter de urgentes e imprescindibles.

PARAGRAFO.- Para el pago de almuerzos de trabajo de la dirección superior de cada entidad, podrá destinarse los recursos de las cajas menores, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

1. Que el gasto no exceda de un salario mínimo mensual vigente y que su acumulado mensual no exceda de diez salarios mínimos mensuales.

2. Que el gasto sea autorizado previamente por escrito por el Ordenador del Gasto.

ARTICULO 8.- Del Funcionamiento. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo.

ARTICULO 9.- De las Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes o depósitos.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento.

3. Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su propia organización.

4. Efectuar cualquier pago por concepto de contratos.

5. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

6. Cambiar cheques a personas naturales o efectuar prestamos.

PARAGRAFO.- Cuando por cualquier circunstancia una caja menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

ARTICULO 10.- Del manejo de los Dineros. El manejo de los dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial, o en efectivo cuando su monto no sea superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales vigentes, bajo la responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado para administraría, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes.

ARTICULO 11.- De la Apertura de los Libros. Cada entidad procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

ARTICULO 12.- Del Primero Giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de creación expedida de conformidad con lo establecido en el artículo tercero de la presente resolución.

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y este debidamente aprobada y ampare el total de la caja.

ARTICULO 13.- De la Legalización y el Reembolso. En la legalización de los gastos para efecto de la renovación, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indica:

1. Que los gastos estén agrupados por artículos presupuestales bien sea en el comprobante de pago, o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos presentado sean los originales con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT del proveedor, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que e está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado existiendo la disponibilidad de fondo en la caja menor.

ARTICULO 14.- De las fechas para la Legalización y el reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gatos realizados sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya consumido más de un 30% del monto total autorizado.

La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se hará antes del 28 de Diciembre y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo de los dineros que se encuentren a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

ARTICULO 15.- De los avances. Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la entidad, con el objeto de atender erogaciones urgentes e imprescindibles. Para ello se requiere la ordenación previa mediante acto administrativo, y del registro presupuestal previo. Estos sólo se podrán conceder para efectuar compras directas de las tipificadas en el régimen de Contratación Administrativa vigente.

ARTICULO 16.- De las fianzas. Los avances serán manejados por funcionarios del nivel directivo y ejecutivo debidamente afianzados.

Las fianzas se deben constituir por el cien (100%) por ciento del valor del respectivo avance. El ordenador del gasto será responsable por el cumplimiento del presente artículo.

ARTICULO 17.- De las cuantías.- el monto máximo de un avance no podrá ser superior al equivalente a doscientos salarios mínimos mensuales vigentes.

ARTICULO 18.- De los avances para viáticos y gastos de viaje. Los avances para viáticos y gastos de viaje no están sujetos alas cuantías y pólizas establecidos anteriormente y solo requerirán para su giro de autorización del ordenador del gasto y del previo registro presupuestal.

ARTICULO 19.- De las excepciones. Las normas del presente decreto no se aplican a los anticipos de los contratos, los cuales se sujetarán a lo establecido en el régimen de contratación Administrativa vigente.

ARTICULO 20.- De las prohibiciones. No podrán concederse avances para atender gastos por concepto de servicios personales, contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

ARTICULO 21.- De la legalización de los avances. La legalización de los avances deberá efectuarse dentro de los diez (10) días siguientes a la realización del gasto y en todo caso antes del 31 de diciembre de cada año. No podrá concederse un nuevo avance hasta tanto no se haya legalizado el anterior.

ARTICULO 22.- De los Controles para las cajas menores y lo avances. Corresponde a la Contraloría Distrital la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.

El control Interno lo deben ejercer las respectivas oficinas en cada una de las entidades.

Los funcionarios a quienes se les conceda avances se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo que se dé a los dineros girados a su favor, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

ARTICULO 23.- El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

 NOTA: Publicado en el Registro Distrital Complemento parte B de diciembre 31 de 1993