(Junio 06)

COMITÉ DE CONCILIACIÓN CONTRALORIA DE BOGOTA D.C.

Ver el Acta de Conciliación de la Contraloría Distrital 003 y 004 de 2006 

LUGAR: Sala de Juntas piso 16.

FECHA: 06de Junio de 2006.

HORA DE INICIO: 11:00 a.m.

HORA FIN: 11:45 a.m.

Sesionar en reunión reglamentaria del Comité de Conciliación de la Entidad

1.- Llamado a lista y verificación del quórum.

2.- Acción de conciliación extrajudicial de Ricardo Cifuentes Salamanca

3.- Presentación información para la revisión y actualización de la Política de Prevención del Daño Antijurídico y Defensa de los Intereses Litigiosos de la Entidad

3.- Seguimiento de actividades pendientes

4.- Proposiciones y varios

1. Llamado a lista y verificación del quórum

Puesto a consideración el orden del día se aprueba por unanimidad y se procede a su desarrollo.

2. Acción de conciliación extrajudicial de Ricardo Cifuentes Salamanca

La doctora María Cecilia Lozada Isaza, hace la presentación de la ficha técnica de conciliación elaborada y enviada previamente a los miembros del Comité, vía Outlook. Expone los antecedentes del caso, resaltando las 3 acciones de tutela incoadas por el señor Cifuentes por los mismos hechos y por otros relacionados también con procesos de responsabilidad fiscal adelantadas en su contra. Menciona la función misional de la Contraloría encaminada a salvaguardar el patrimonio público y la información suministrada por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, sobre los procesos terminados y activos en contra del Sr. Cifuentes Salamanca, para terminar con la recomendación de desestimar de plano la solicitud de conciliación y así manifestarlo en la diligencia ante la Procuraduría 56 Judicial Administrativo, el 22-06-2006.

Abierta la discusión y leídos los memorandos suscritos por los directivos de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva se observa que la información reportada puede generar incertidumbre en el momento de tomar una decisión, en virtud de lo cual los miembros del comité acuerdan suspender la reunión para que el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica requiera de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva mayor y más precisa información que permita ajustar la ficha técnica y ofrezca mayores elementos de juicio para fijar una posición de la Entidad ante la solicitud de conciliación formulada por el señor Ricardo Cifuentes Salamanca. Así las cosas, se suspende la discusión de este punto para continuar la sesión una vez obtenida la información, para lo cual los miembros del comité serán convocados telefónicamente.

3. Presentación información para la revisión y actualización de la Política de Prevención del Daño Antijurídico y Defensa de los Intereses Litigiosos de la Entidad

El Dr. Córdoba manifiesta que el documento preparado por la secretaria técnica del comité, correspondiente información para la revisión y actualización de la Política de Prevención del Daño Antijurídico y Defensa de los Intereses Litigiosos de la Entidad, fue enviado vía Outlook a los miembros del comité y sede la palabra a la secretaria técnica, quien realiza la presentación general del documento.

El Dr. Pedro Nel Roa, manifiesta la importancia de revisar permanentemente la política de prevención del daño antijurídico y especialmente de hacer seguimiento a las acciones implementadas y dejar registro de su ejecución. Manifiesta que de acuerdo con la experiencia de otras entidades, cada una debe tener en cuenta sus procesos misionales a fin de determinar las posibles demandas y condenas en su contra por actos administrativos proferidos en desarrollo de los mismos. Otros puntos de interés son los atinentes a la administración de personal y la contratación administrativa, aspectos comunes a la administración pública. Adicionalmente deben considerarse los motivos de las nuevas demandas notificadas a la Entidad y los fallos en contra de la entidad, de manera particular aquellos que impliquen erogaciones.

Resalta la importancia de que la entidad pueda evidenciar sus acciones frente a los errores cometidos o para prevenir otros en el futuro.

Considera de especial atención la alimentación permanente de la base de datos de trámites judiciales para que ofrezca información confiable para la toma de decisiones, así como el adecuado manejo del archivo físico a través de la conformación de carpetas que permitan la consulta de las principales actuaciones procesales.

Finalmente recomienda hacer seguimiento permanente a aquellos procesos que por su cuantía ofrezcan mayor grado de riesgo para las finanzas de la entidad en el evento de un fallo desfavorable y que la dependencia encargada de realizar los pagos informe oportunamente a los miembros del comité sobre los pagos efectuados que requieran análisis en relación con la acción de repetición.

Abierta la discusión, se establecen como factores de riesgo los siguientes:

* Falta de abogados en general en la planta de personal de la Entidad y particularmente en las Direcciones Sectoriales y de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

* Falta de capacitación y actualización de los funcionarios de las dependencias de fiscalización, en materia de proceso administrativo sancionatorio fiscal.

* Falta unidad de criterio entre las direcciones de fiscalización y de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en cuanto a la identificación de hallazgos con incidencia fiscal. Es necesario aunar esfuerzos para lograr más eficiente prestación de servicio micro y de responsabilidad fiscal.

* Complejidad de las temáticas de administración de personal y contratación administrativa que exigen apoyo jurídico para la toma de decisiones.

* Fallos en contra de la Entidad al declarar la nulidad de actos administrativos que imponen multas en procesos administrativos sancionatorios o que declaran responsabilidad fiscal en procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

* Eventual incremento de demandas contra la Entidad con ocasión de la negativa a reconocimiento del quinquenio.

Los miembros del comité proponen como acciones tendientes a mitigar los riesgos, las siguientes:

* Asignar profesionales del derecho a las direcciones sectoriales de fiscalización y de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. (Dirección de Talento Humano).

* Proyectar la información necesaria y gestionar la ampliación de la planta de personal de la entidad. (Dirección de Talento Humano).

* Incluir en el plan de capacitación seminarios y talleres en materia de responsabilidad fiscal. (Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación).

* Realizar reuniones de concertación y fijar criterios claros y estandarizados con respecto a los hallazgos con incidencia fiscal (Contralor Auxiliar, Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Directores de Fiscalización, Jefe Oficina Asesora Jurídica).

* Programar jornadas de capacitación al interior de la Entidad, con participación de funcionarios de las Direcciones Sectoriales y la Oficina Asesora Jurídica. (Oficina Asesora Jurídica).

* Prestar apoyo a las Direcciones de Talento Humano y Administrativa y Financiera, en la proyección de actos administrativos que supongan eventuales erogaciones patrimoniales para la entidad.

* Realizar las actividades tendientes a la implementación del manual de procedimientos de la Dirección de Talento Humano (Dirección de Talento Humano).

* Realizar las actividades tendientes a la implementación del procedimiento para el pago de sentencias judiciales (Direcciones de Talento Humano, Administrativa y Financiera, Oficina Asesora Jurídica).

* Revisar periódicamente la planta de personal asignada a la Oficina Asesora Jurídica y realizar las reubicaciones necesarias para garantizar la idoneidad profesional en la defensa de los intereses de la entidad.

* Involucrar a las Direcciones Sectoriales en el estudio del riesgo y en la definición de las acciones preventivas en materia de procesos sancionatorios.

* Involucrar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal en la generación de espacios para analizar su propia casuística e identificar riesgos y acciones de mitigación. (Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

* Hacer seguimiento a la representación judicial de la Entidad a través de los diferentes apoderados (Oficina Asesora Jurídica).

* Actualizar periódicamente la base de datos de trámites judiciales y mantener organizado y actualizado el archivo de gestión correspondiente a los procesos de representación externa (Oficina Asesora Jurídica).

* Informar a la Dirección Administrativa y Financiera sobre la iniciación y terminación de procesos que afecten los registros contables de la Entidad (Oficina Asesora Jurídica).

* Informar a la Oficina Asesora Jurídica sobre los pagos efectuados por condenas judiciales o conciliaciones en contra de la Entidad (Dirección Administrativa y Financiera).

* Hacer seguimiento a la ejecución de las acciones fijadas por el Comité (Oficina Asesora de Control Interno).

A través de la presidencia del comité se oficiará a los responsables de las actividades para garantizar su ejecución y seguimiento.

Para efectos de revisar estas acciones y la posibilidad de ajustarlas o implementar otras, se suspende la discusión del tema para que en la continuación de la sesión del comité se adopte la política de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses litigiosos de la Entidad.

Los dos puntos finales del orden del día serán abordados en la continuación de la sesión del comité de conciliación una vez la Oficina Asesora Jurídica comunique sobre la información obtenida de la dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

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FORMATO CODIGO 7001006

Gisela Patricia Bolívar Mora

NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA Y TRANSCRIBE EL ACTA