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ACTA 4 DE 2004 (Junio 30) Aprobada mediante Acta de Conciliación del D.A.B.S. 01 de 2005 DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL DABS En Bogotá D. C., a los 30 días del mes de abril de 2004, previa citación, se reunió en sesión ordinaria, en la Subdirección Administrativa y Financiera del Departamento Administrativo de Bienestar Social, el Comité de Conciliación, al cual asistieron los siguientes miembros: Doctora ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, Presidente del Comité; Doctora CÁROL VILLAMIL ARDILA, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; Doctor JORGE GARTNER CORREDOR, Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios; CLAUDIA MARCELA GUTIERREZ LOPEZ, ASESORA DEL AREA DE TALENTO HUMANO, Doctora YOLANDA BELTRÁN NAVARRO, Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, y el Doctor GERARDO JAIMES SILVA, en calidad de Secretario Técnico, estos dos últimos con derecho a voz pero sin voto. Como primera medida el Secretario Técnico dio lectura al orden del día, leído el cual, la Presidente del Comité, Doctora ÁNGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, procedió a instalar la sesión ordinaria programada. Acto seguido se verificó la asistencia, estableciéndose que había quórum para llevar a cabo la reunión y por ende para tomar decisiones, se informa que la Doctora OLGA ISAZA DE FRANCISCO, Subdirectora de Políticas Poblacionales, ha manifestados imposibilidad para asistir a la sesión, en razón a otras obligaciones laborales, situación aceptada por los demás miembros del Comité. En primer término, el Secretario Técnico del Comité, procedió a exponer brevemente los puntos del Plan de Mejoramiento sugeridos de conformidad con los hallazgos negativos que hiciera la Oficina Asesora de Control Interno en su evaluación de la actividad del Comité de Conciliación. Una vez leído, el Comité Procede a analizar punto por punto, así: 1. "Hallazgo Negativo: El Comité no se ha vuelto a ocupar de la función de determinar las políticas de prevención del daño antijurídico". 1.1. "Recomendaciones de la OACI: Es necesario que el secretario técnico retome lo efectuado hasta el momento, con el fin de dar plena aplicación a la norma y así contribuir a la defensa de los intereses de la entidad." 1.2. "Estrategias o Actividades propuestas de mejoramiento: El apoderado de la entidad un informe sobre los procesos que se adelantan en contra del Departamento, en el cual se debe determinar la naturaleza del proceso y los supuestos fácticos y normativos que dieron origen al mismo, lo anterior con el ánimo de establecer las causas generadoras del daño antijurídico y una visión panorámica de la problemática por la que atraviesa la entidad en materia judicial. Una vez recibido el informe, el Comité de Conciliación se reunirá para analizar la información suministrada por el apoderado de la entidad, con el fin de proponer y adoptar las políticas de prevención del daño antijurídico. El trabajo que en este sentido efectúe el Comité partirá de la formulación de políticas efectuada en la sesión del 20 de junio de 2002, retomando su estudio, viabilidad y eficacia. Efectuado el procedimiento anterior, el Comité adoptará las medidas necesarias para aplicar las políticas de prevención del daño antijurídico en la entidad y así contribuir a la defensa judicial que ha sido delegada a través del decreto N° 854 de 2001". Sobre este aspecto, se señala que el Departamento ejerce su propia representación judicial apenas desde el año 2002, por lo cual aun existen procesos donde la entidad es parte, pero que son llevados por la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, sobre los cuales sería necesario tener información para efectos de determinar las políticas de prevención del daño antijurídico. Igualmente, se manifiesta que la función de adoptar y poner en práctica las políticas de prevención del daño antijurídico debe realizarse en coordinación con todas las dependencias del DABS, a las cuales se podrá solicitar la información necesaria para la determinación de las debilidades de la entidad en materia jurídica y administrativa. Con estas consideraciones, se decide oficiar Subdirección de Gestión Judicial de la Alcaldía Mayor con el fin de solicitar información sobre los procesos de en que es parte el Departamento, que adelanta dicha dependencia. No obstante, como resulta incierta la fecha en que se contará con dicha información, se acuerda que el Secretario Técnico presente ante el Comité el informe sobre los procesos judiciales que el Departamento adelanta actualmente, para lo cual se decide realizar una sesión extraordinaria del Comité el 27 de julio de 2004. 1. "Hallazgo Negativo: El Comité no ha elaborado su propio reglamento de funcionamiento, incumpliendo el artículo 5, numeral 9 del Decreto 1214 de 2000". 1.1."Recomendaciones de la OACI: Es importante que el Comité elabore su reglamento de funcionamiento, ya que en este se puede establecer principio, periodicidad de la sesiones ordinarias, formalidades, procedimiento de la convocatoria, etc." 1.2. "Estrategias o Actividades propuestas de mejoramiento: El Comité de Conciliación se reunirá en sesión extraordinaria para discutir y elaborar el reglamento de funcionamiento, que será adoptado teniendo en cuenta las observaciones efectuadas por la OACI y las normas aplicables Sobre este punto, el Secretario informa que existe un proyecto de Reglamento Interno, elaborado con base en lo trabajado anteriormente por el Comité y en el Modelo de Reglamento Interno adoptado por el Ministerio del Interior y de Justicia, el cual hará llegar a los miembros del Comité para su consideración. El Comité decide realizar una sesión extraordinaria el 7 de julio de 2004, con el fin estudiar el proyecto de reglamento. 1. "Hallazgo Negativo: No se está cumpliendo con la función establecida en la norma, de elaboración del informe de gestión del comité". 1.1. "Recomendaciones de la OACI: El Secretario debe elaborar el Informe de Gestión del Comité, en formato establecido para tal fin y enviarlo a la Dirección del DABS, a los miembros del Comité y a la Dirección de la Defensa Judicial de la Nación, cada seis (6) meses." 1.2. "Estrategias o Actividades propuestas de mejoramiento: El Secretario Técnico entregará un informe detallado sobre los casos sometidos a evaluación y consideración del Comité en el último año, en el que se determinará el estado de la conciliación o actuación que se haya surtido con ocasión de las decisiones adoptadas. Así mismo, velará para que en lo sucesivo se de estricto cumplimiento al decreto 1214 de 2000, en lo relacionado con la rendición de informes semestrales". Esta actividad es aprobada por el Comité. 1. "Hallazgo Negativo: Los oficios de invitación al comité a sesionar, no se están acompañando con la ficha técnica del caso". 1.1."Recomendaciones de la OACI: Se hace necesario que el Secretario Técnico entrega a los miembros del Comité, con anticipación, copia de la ficha técnica del caso, para que estos lo estudien y tengan un conocimiento más amplio del tema a tratar, lo que haría mayor agilidad y garantizaría de un mayor aporte de los miembros para la toma de decisiones". 1.2. "Estrategias o Actividades propuestas de mejoramiento: El Secretario Técnico, velará por que en lo sucesivo la invitación a sesionar se acompañe de la ficha técnica de análisis de los casos a estudiar, así como los antecedentes necesarios. Este aspecto deberá incorporarse en el reglamento de funcionamiento del Comité. En relación con este punto, el Secretario Técnico informa que en las últimas sesiones del Comité, la ficha técnica ha sido allegada junto con la citación. El Comité aprueba esta actividad. Con esto, se agota el orden del día y se da por terminada la sesión. Una vez leída y aprobada la presente, se firma por los participantes.
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