FECHA: 20 de junio de 2002

HORA: 11:30 A.M.

Dra. CLEMENCIA ESCALLON GARTNER.

Directora.

Dr. ALVARO SANDOVAL REYES.

Subdirector de Programas.

Dra. MARTHA LUCIA CARDONA VISBAL.

Subdirectora Administrativa y Financiera

Dra. LUZ ANGELA RAMÍREZ RUIZ.

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Dra. MARY LUZ MARTÍNEZ CRUZ.

Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

En la fecha se reunieron los miembros del comité de conciliación con el propósito de desarrollar el siguiente orden del día.

1. Verificación del quórum

2. Aprobación Acta anterior

3. Aprobación Proyecto de Reglamento del Comité

4. Nueva designación del Secretario Técnico

5. Asuntos para estudio y consideración

La Directora del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital, doctora CLEMENCIA ESCALLON GARTNER, en calidad de presidente de comité, da inicio a la sesión.

Al primer punto: Verificación de quórum: Se procedió al llamado de lista, no habiéndose hecho presente la Dra. Martha Lucia Cardona Visbal, Subdirectora Administrativa y Financiera, quien verbalmente y con anterioridad a la reunión, se excusó por cuanto debía asistir a una reunión en la Alcaldía Mayor.

Una vez leido el contenido del acta por la Secretaria Técnica del Comité, los miembros asistentes, imparten su aprobación.

Al tercer punto: Aprobación Proyecto de Reglamento del Comité: Hechos los ajustes solicitados por los miembros del comité en reunión anterior, es aprobado por los asistentes, que constituyen la mayoría y quórum decisorio, por lo cual se procede a su firma.

Al cuarto punto: Nueva Designación del Secretario Técnico: Se somete a consideración el nombre de la abogada ELSY YANIVE ALBA VARGAS de la Oficina Asesora de Jurídica, quien ocupa el cargo de Profesional Universitario grado 15, como quiera que por su carácter de contratista la Doctora Rosalba Onofre Alayon no puede desempeñarse como Secretaria Técnica como se había aprobado fecha de 15 de mayo de 2002. En este orden de ideas, los miembros del Comité aceptan la nueva postulación, por tanto se declara a la Doctora. ELSY YANIBE ALBA VARGAS como Secretaria Técnica y entra a actuar a partir de este momento,

La Directora del Departamento, antes de entrar al tema objeto de este punto del orden del día, manifiesta que si es posible que se pueda diseñar un formato para registrar los antecedentes de cada caso, para informar al comité a lo que la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica manifiesta que ese formato ya esta elaborado y se denomina Ficha Técnica, que incluso está ya contenido en el reglamento del comité.

Se expuso por parte de la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, Doctora Mary Luz Martínez Cruz el avance en relación con algunos asuntos que se vienen ventilando y que en próximos comités serán puestos a consideración de acuerdo con sus facultades legales y reglamentarias, excepto el caso del contrato No 204 del 2000, suscrito con el Ing. Francesco Ambrosi, asunto que se pone a consideración para efectos de estudiar la conveniencia de iniciar acción de repetición y/o iniciar investigación disciplinaria.

* Primer Tema: Guavio Pago de obras adicionales ejecutadas dentro del contrato 939 de 1999. JAC El Guavio, localidad Tercera.

Con respecto a este asunto, la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica informa al Comité que el 15 de enero del 2.001, se firmó acta de entrega final de obra y terminación del contrato No. 939 de 1999, y mediante Resolución No.254 del 11 de julio de 2001, se liquidó unilateralmente el contrato, quedando constancia en los dos documentos aludidos que el contratista ejecutó unas obras adicionales por valor de CINCO MILLONES SEISCIENTOS TREINTA MIL SETECIENTOS DIECIOCHO PESOS MCTE, ($5.630.718.00) valores que vienen siendo reclamados reiteradamente por el Representante Legal que en la época suscribió el negocio jurídico y por el actual representante Señor CARLOS ESPITIA.

Que en razón a lo anterior y con base en las pruebas que obran en el expediente contractual, y como quiera que existe absoluta claridad en el sentido que efectivamente se ejecutaron obras adicionales reconocidas por el Departamento a través de sus diferentes representantes tal y como se verifica en el acta de recibo final y en acto administrativo de liquidación unilateral, en donde se afirma dicha circunstancia sin que en su momento se hubieran amparado los costos de la misma mediante la disponibilidad presupuestal correspondiente y mediante la suscripción del contrato adicional y el registro presupuestal que amparara el compromiso con el contratista conforme a lo previsto a la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, pero que está probado que las obras se ejecutaron por los montos aludidos, se debe promover, por no existir recurso a favor del contrato, una conciliación prejudicial ante la Procuraduría Delegada correspondiente. Para el efecto.

Seguidamente la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, manifiesta que ante la situación presentada, con oficio número OAJ 1637 del 18 de junio solicitó a la Subdirección Administrativa y Financiera liquidar los intereses causados hasta la fecha, sobre dicha suma, de conformidad con lo establecido en el artículo 1º del Decreto 679 de 1.994,concordante con el artículo 4° numeral 8° de la Ley 80/93, norma que fue leída para mayor comprensión de los asistentes.

Igualmente informa, que mediante la misma comunicación, se solicitó se confirmará si existían recursos o saldo sin ejecutar del valor del contrato.

Que en respuesta a lo requerido por la Oficina Jurídica, la SAF confirma no existir recursos pendientes por ejecutar respecto del contrato, y en segundo lugar que el valor de los intereses ascienden a la suma de $7.441.727.05, liquidados conforme a lo previsto en la Ley.

La Dra., Mary luz manifiesta que lo expresado es solo para poner en conocimiento del Comité para que se enteren que procesos están cursando pero que en su momento se pondrá a consideración la conciliación cuando cite la Procuraduría.

 Segundo Tema: Deuda por servicios prestados a favor del SISE, por liquidación de nóminas del Departamento sin existencia de contrato correspondiente.

- La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, informa a los miembros del Comité que entre el Departamento y el SISE, existía convenio administrativo No.439 de 2000 para la prestación de los servicios técnicos de liquidación de las nominas de la entidad, el cual se liquidó y pago acorde con lo ejecutado y hasta agotar el valor del mismo. Que posteriormente, ya vencido el mismo, el SISE liquido las nominas correspondientes a los meses de abril, mayo, y junio de 2.001, servicios que tienen un valor total de CATORCE MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS SETENTA PESOS ($14.271.870) MCTE, los cuales no estaban respaldados con un contrato lo que indica que se prestaron los servicios aludidos, lo cual está debidamente comprobado y avalado por el Ing. JOSE CHAPARRO, sin la existencia igualmente de las igualmente de las disponibilidades ni el registro presupuestal necesario.

Que el SISE, viene reclamando el pago de las sumas aludidas, por lo cual, comprobado la prestación de los servicios y la no existencia de recursos para el pago correspondiente, debe promoverse una conciliación prejudicial ante la Procuraduría Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo, para el efecto.

Igualmente la Dra. MARY LUZ MARTÍNEZ, Jefe de la Oficina informa que de acuerdo con lo anterior, con oficio de fecha 18 de junio de 2002, dicha Oficina, solicitó a la Subdirección Administrativa y Financiera, la elaboración y tramitación de la liquidación del convenio existente, como quiera que éste no se había liquidado, y como los servicios prestados por el SISE en relación con las nominas de los meses aludidos, habían sido prestados con cargo al convenio, en el acta que podía incluir el valor de los mismos como aceptación de parte de la entidad para luego su pago ser objeto de conciliación prejudicial. Informa además que en el mencionado oficio se solicitó a la SAF se confirmara si existían recursos para entrar a gestionar la conciliación pertinente, y que en caso de no existir, se procediera a gestionar la consecución de los necesarios para el momento en que se deba conciliar. A lo que dicha Subdirección, dice, confirmo no existir recursos, por lo cual tramitaría lo necesario.

Sobre este tema continua la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, explicando que cuando el contrato tiene recursos, el monto de la deuda se incluye en el acta de liquidación y se paga contra el saldo existente, pero cuando no hay debe procederse mediante conciliación y los pago se hacen con cargo al rubro Sentencias judiciales, para el efecto, dice, la entidad entra a liquidar y con base a lo arrojado en la liquidación procede a conseguir los recursos si no los hay, solicita la conciliación si esta comprobado lo adeudado como contraprestación y promueve la conciliación conjuntamente, anexando las pruebas correspondientes, igual informa que, en muchas otra ocasiones cuando no es muy claro la existencia de lo pedido por el administrado se debe informar que es a él a quien corresponde promover la conciliación.

La Dra. Mary Luz dice que este tema es a manera de información pero que más delante se solicitará autorización para conciliar.

Ver el tema 2, Acta de Conciliación D.A.A.C. 05 de 2002

Respecto a este tema la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica informa lo siguiente:

El contrato se suscribió el 18 de noviembre de 1.999, contrato no se pudo ejecutar debido a lo decidido por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, en el sentido de haber negado licencia de Intervención y Ocupación del Espacio Público para la construcción del salón comunal del barrio la Merced del Norte, objeto del mismo.

Manifiesta igualmente que, con base en dicha decisión el Departamento proyecto la liquidación definitiva por mutuo acuerdo del contrato, la cual no fue suscrita por las partes, por lo tanto, el Departamento liquidó unilateralmente el contrato mediante Resolución No.199 del 20 de marzo del presente año, una vez notificado este acto la Presidente de la junta en comento, interpuso recurso de reposición y el subsidio de apelación, recurso que fue resuelto confirmando la decisión recurrida.

Mediante comunicación de fecha 26 de marzo del año en curso, la misma representante legal solicita reintegrar a favor de la Junta, el valor correspondiente al pago que esta hizo por concepto de pólizas y publicación del contrato.

Que vistos los antecedentes del contrato, el monto en que se incurrió la organización por estos dos conceptos asciende a la suma de UN MILLÓN CIENTO TREINTA Y CINCO MIL CIENTO VEINTISÉIS PESOS CON NOVENTA Y CINCO CENTAVOS ($1.135.126.95).

Continúa la Dra Mary Luz, Jefe de la Oficina Jurídica manifestando que, conforme a lo previsto en la Ley 80 de 1993, dado que son gastos a cargo de los contratistas y en que los mimos deben incurrir, se propone que se oficie a interesada para que promueva para el efecto conciliación ante la Procuraduría, en primer lugar, por cuanto se liberaron los recursos del contrato en su totalidad por razón de la liquidación ya referida y en segundo lugar, por las connotaciones de orden legal como las expresadas, de manera que es necesario que sea la Junta la que inicie las acciones ante la autoridad competente para conciliar como quedó expresado.

Por último dice la Dra. Mary Luz, con respecto a este asunto, informa que se ha citado dos veces a la señora MARÍA CRISTINA GUERRERO Presidente de la Junta Acción Comunal del Barrio la Merced, y hasta la fecha no se ha pronunciado. Referente a este particular, la Directora, la Dra. CLEMENCIA ESCALLON GARTNER, verificó en el libro de direcciones o directorio de las organizaciones Comunales de los dignatarios de las Juntas de Acción y cotejo con la dirección que a parece en el documento enviado y es la misma, sin embargo ella recomienda a la oficina Jurídica, que se verifique en correspondencia si efectivamente el documento llegó a Ia residencia de la interesada.

Referente a lo anterior la Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica recomienda realizar un último llamado e informar que si no se presenta se procederá al archivo del proceso y oficiarle manifestándole que promueva la conciliación.

Los miembros del comité están de acuerdo por unanimidad que se proceda en tal sentido como quedó expresado anteriormente.

Cuarto Tema: Contrato Francesco Ambrosio: Contrato No.204-2000 que fue suscrito el día 12 de abril de 2000.

La Doctora Julia Gladys Rodríguez, Abogada Asesora de la Oficina Jurídica, expone el caso en estudio y adjunta ficha técnica No. 01 y manifiesta lo siguiente:

-. El contratista Francesco Ambrosi, ha solicitado al Departamento el pago de varios días de prestación de servicios con cargo al contrato mencionado durante los períodos comprendidos entre el 12 de marzo y el 30 de mayo de 2001.

Que ante la solicitud hecha por el contratista la Oficina Jurídica en vista de la no existencia de claridad en relación con la fecha a partir de la cual se pudo constituir la mora por parte del Departamento, pues efectivamente se verifica la entrega de informes hasta el día 30 de mayo de 2001, en la medida en que el expediente contractual aparecen entregados los informes por el mismo, pero igual unas observaciones a estos y que no reposan las certificaciones de servicio a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, por la totalidad de los días que reclama, solicitó a la Subdirección de Programas precisar este aspecto fundamental para la toma de decisiones en relación con lo pretendido por el contratista.

Una vez la Subdirección mencionada dio respuesta, en la que no se aclara tampoco cuándo se constituyó la mora pero que si hubo la prestación de los días reclamados por el con base en esta se solicitó a la Subdirección Administrativa y Financiera se actualizará históricamente las cantidades adeudadas y sobre ellas se calcularán los intereses de mora, desde el momento en que se debían pagar con fecha corte a mayo de 2.002 y el valor obtenido fue la suma de DIEZ MILLONES QUINIENTOS TREINTA UN MIL OCHENTA Y TRES PESOS ($10.531.083), que incluye el valor de los días servidos y el valor de los intereses mencionados liquidados por la Subdirección Administrativa y Financiera, conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993.

Continua la Dra. Julia informando, que con base en la liquidación y basados en las pruebas de haber prestado efectivamente el servicio por los días comprendidos entre el 12 de marzo y el 30 de mayo de 2001, en principio el Departamento estaba obligado a pagar el valor de los mismos conforme a lo pactado en el contrato, pero que además de acuerdo a lo previsto en el texto contractual y en Ley debía decidirse respecto de los intereses de mora que igualmente reclamaba el contratista.

Así, manifiesta, con base en la liquidación mencionada se procedió a liquidar el contrato y haciendo uso de lo dispuesto en el art. 60 y 61 de la Ley 80, se entró a conciliar en el acto liquidatorio, teniendo en cuenta que respecto del contrato existía un saldo sin liberar que permitía proceder de conformidad. Así, previa discusión sobre los intereses, el contratista cedió, después de insistirle en que redujera sus pretensiones, en la suma de CIENTO CINCUENTA Y SEIS MIL PESOS ($156.000.00) en relación con la base calculada por la entidad, por lo cual finamente se acordó que entonces se pagaría el valor correspondiente dentro de los treinta días del mes siguiente a la fecha de suscripción del acta de liquidación, lo cual se hizo efectivo con la orden de pago numeró 1259 del 1 de junio del 2.002 la suma antes mencionada.

La Asesora de la Oficina Jurídica comenta que como quiera que existió detrimento patrimonial por las presuntas negligencias cometidas por funcionarios del Departamento, al no haber tramitado en tiempo las cuentas se recomienda a los miembros del comité de conciliación se corra traslado de toda la documentación a la Subdirección Administrativa y Financiera, para que inicie la inicie la investigación disciplinaria correspondiente, la cual debe surtirse de manera muy expedita para que una vez decidido de fondo, se procederá a iniciar la acción de repetición, dentro de los términos previstos por la Ley para el efecto.

Los miembros del comité analizaron la situación presentada y los antecedentes y consideraron que como quiera que no se tenia claridad, quienes de los servidores públicos o contratistas pudieron haber tenido responsabilidad frente a la demora del pago de lo adeudado al contratista Ingeniero Francesco Ambrosi, por unanimidad decidieron que se oficie a la Subdirección Administrativa y Financiera para que se inicie la investigación disciplinaria correspondiente, para establecer responsabilidades y con base en lo resuelto de fondo y teniendo en cuenta el responsable que surja ordenar la acción de repetición correspondiente para perseguir el resarcimiento de los perjuicios ocasionados al DAACD.

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, manifiesta que es bueno que se empiece a tomar la medida de iniciar investigación, con el fin de que los funcionarios e interventores o supervisores, de los contratos asuman la responsabilidad que les corresponde durante la ejecución del contrato, toda vez que cualquier observación ocasionada por la negligencia del contratista, debe hacerse mediante escrito y especificarse el retardo, la omisión para tomar las medidas que se estimen pertinentes, para así evitar que se generen erogaciones no previstas dentro del contrato, las cuales ocasionan detrimento patrimonial a la entidad.

No siendo otro el motivo de la reunión, ésta se da por terminada siendo la 1:00 p.m.