Que el artículo 267 de la Constitución Política señala que el control fiscal es una función pública, que se ejerce en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley, para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes públicos.

Que el artículo 272 de la Carta señala que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268.

Que el artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, consagró sobre la titularidad y naturaleza del control fiscal que "La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo corresponde a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C."

Que el Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., de conformidad con lo establecido por el artículo 268 de la Constitución Política y el artículo 109 del Decreto 1421 de 1993 tiene entre otras atribuciones constitucionales y legales las siguientes:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes del Distrito e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.
2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.
3. Llevar un registro de la deuda pública.
4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales del Distrito y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes del Distrito.
5. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Distrito.
6. Establecer la responsabilidad fiscal que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos en la misma.
7. Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Distrito.

Que con ocasión de la expedición de la Carta Política la administración de los recursos públicos confiados a la gestión de los particulares ha adquirido modalidades especiales, que demandan la definición de sistemas específicos de rendición y revisión de cuentas e informes.

Que se hace necesario adoptar un nuevo manual y derogar la Resolución 32 de 1996 por medio de la cual se adoptó el MANUAL PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL FISCAL A CARGO DE LAS UNIDADES SECTORIALES DE LA CONTRALORÍA DE SANTA FE DE BOGOTÁ y demás normas concordantes y complementarias, con el objeto de realizar una evaluación de resultados globales de la gestión fiscal adelantada por los servidores públicos vinculados al Distrito Capital y particulares que manejen fondos o bienes públicos, evaluación que se realizará mediante el desarrollo del concepto de auditoría integral, dándole mayor relevancia a la definición de los instrumentos que permitan alcanzar los resultados esperados.

Que es indispensable que el Manual adoptado entre a regir en forma inmediata, para lo cual se debe armonizar y aprobar el plan anual de auditoría correspondiente a la vigencia 1999.

Artículo 1º.- Adóptese mediante la presente Resolución, el Manual para el ejercicio del Control Fiscal de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., el cual se entiende incorporado a este acto administrativo para todos los efectos legales.

El Contralor de Santa Fe de Bogotá, reglamentará por medio de Resolución los procedimientos establecidos en el presente Manual.

Artículo 2º.- Para la vigencia fiscal 1999 la etapa de planeación de la auditoria se adelantará dentro de los 15 días siguientes a la fecha de publicación de esta Resolución, término dentro del cual se deberán armonizar los planes de auditoría, que serán puestos en conocimiento de los sujetos de control conforme a lo establecido en el Manual para el ejercicio del Control Fiscal.

La etapa de ejecución se realizará en el período comprendido entre la fecha en que se armonicen los planes de auditoría y el 15 de abril del año 2000.

Artículo 3º.- El Manual que se adopta mediante este acto administrativo, entrará a regir a partir de la fecha de su publicación. La evaluación que se efectuó sobre la cuenta correspondiente al primer semestre de 1999, constituirá uno de los componentes para la evaluación de al gestión que se realizará en los términos del presente Manual.

Artículo 4º.- Deróganse las Resoluciones 12 del 4 de septiembre de 1995; 16 del 12 de octubre de 1995; 18 de 23 de octubre de 1995; 19 y 20 del 1 de noviembre de 1995; 25 del 27 de noviembre de 1995; 29 del 26 de diciembre de 1995; 12 del 2 de mayo de 1996; 17 del 24 de junio de 1996; 25 del 3 de septiembre de 1996; 29 del 10 de septiembre de 1996; 32 del 28 de octubre de 1996; 34 del 7 de noviembre de 1996; 8 del 25 de junio de 1997; 9 del 5 de agosto de 1997; 10 del 20 de agosto de 1997; 21 del 24 de diciembre de 1997; 2 del 30 de enero de 1998; 3 del 30 de marzo de 1998; 4 del 31 de marzo de 1998; 15 del 3 de noviembre de 1998; 8 del 9 de abril de 1999 y las demás disposiciones que resulten contrarias a esta Resolución.

Continúan vigentes las Resoluciones 13 de 30 de septiembre de 1998 y 9 de abril 9 emanadas de esta Contraloría.

Parágrafo.- Los aspectos concernientes a la substanciación y ritualidad de los procesos sancionatorios fiscales, de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva se aplicarán desde el momento en que empiece a regir esta Resolución, pero los términos que hubiere empezado a correr y las actuaciones y diligencias que ya estuvieren iniciadas, se regirán por las normas vigentes al momento de su iniciación.

El presente Manual para el Ejercicio del Control Fiscal, introduce sustanciales modificaciones a la forma en que se debe abordar el ejercicio del control fiscal en el Distrito Capital, labor que se orienta a lograr evaluaciones globales de la gestión fiscal adelantada por los servicios públicos vinculados al Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, D.C., y a los particulares que manejan fondos o bienes públicos, para lo cual se ha previsto fundamentalmente lo siguiente:

El objeto material del Control Fiscal es la evaluación de la gestión fiscal, es así como la cuenta deja de entenderse como aquellos documentos e informes que reflejan las operaciones adelantadas en los almacenes y las tesorerías, para ser comprendida como toda aquella información que se suministra al organismo de control con sus respectivos soportes y que permite evaluar la gestión adelantada con los recursos públicos, así como el cumplimiento de los principios de eficiencia, economía, equidad y valorización de los costos ambientales.

Partiendo de la consideración según la cual la gestión adelantada por los responsables del erario debe ser medida por períodos representativos que coincidan con los de planeación y programas presupuestales definidos en cada entidad, se establece una periodicidad anual para la presentación de la cuenta.

La información que suministran los sujetos controlados constituye el insumo fundamental para el ejercicio del control fiscal. De esta manera se define un mecanismo más ágil y racional para obtener los datos requeridos sin generar mayores traumatismos en las actividades de los sujetos de control. Para asegurar este propósito, en el presente Manual se establece que la información que se solicite será aquella que resulte indispensable para adelantar el respectivo programa de auditoría. En este sentido se suprimen los formatos, que solamente podrán ser adoptados para casos excepcionales, e igualmente se establecen mecanismos como la discusión de los informes a fin de depurar la evaluación final de la gestión.

Se desarrolla el concepto de auditoría integral, dándole mayor relevancia a la definición de los instrumentos que permitirán alcanzar los resultados esperados. La planeación de las auditorías ya no se realizará por períodos semestrales sino anuales; lo anterior con el objeto de que los pronunciamientos de la Contraloría coincidan con la vigencia fiscal correspondiente, y se programe al alcance en el ejercicio del control fiscal que demanden los distintos tipos de entidad y particulares sujetos de control y se evalúe en términos reales la gestión adelantada con los recursos públicos.

Con el objeto de evitar que el análisis de la gestión fiscal tan sólo se produzca al final del año o que los pronunciamientos de la Contraloría Distrital no sean oportunos, en el Manual se prevé que durante toda la vigencia fiscal se deberán practicar auditorías, cuyos resultados alimentarán el fenecimiento que deba otorgarse o negarse al finalizar la respectiva vigencia y que le permitirán al organismo de control pronunciarse de manera oportuna, dependiendo del programa de auditoría que se haya aprobado. El alcance, fecha de realización, presentación de informes de evaluación, entre otros, deberán estar definidos en el Plan Anual de Auditoría, cuyo cronograma deberá ser puesto en conocimiento de la administración o del particular objeto de control fiscal.

Como un mecanismo que permitirá la identificación de los compromisos de las demás dependencias de la Contraloría frente a los objetivos comunes que se persiguen en el ejercicio del control fiscal, en el Manual se ha dejado establecido que una vez sé a aprobado el Plan Anual de Auditoría por el Comité de Auditoría Integral de las Unidades Sectoriales, éste se pondrá en conocimiento del Comité de Jefes de Unidad, presidido por el Contralor, con el objeto de que se propongan los ajustes necesarios y se dé el visto bueno a su ejecución.

Las Unidades de Apoyo se vinculan al proceso de planeación y ejecución de la auditoría que se debe adelantar por parte de las Unidades de Control Sectorial, a fin de que coincidan los objetivos de todas ellas, se unifiquen los criterios de selección de la muestra a auditar y se definan los mecanismos de coordinación de sus actividades.

Con el objeto de comprometer a los altos directivos, en el Manual se prevé que tanto el fenecimiento como los informes de auditoría que se presenten sean firmados por los Jefes de Unidad y de División de la Unidad de Control Sectorial respectiva.

Los funcionarios que actualmente permanecen a la planta de personal de la Contraloría Distrital, así como los que se vinculen a ésta recibirán un ejemplar del Manual de Control Fiscal que tendrá el carácter de herramienta obligatoria de consultar y aplicación permanente y será su responsabilidad mantenerlo actualizado de acuerdo con los envíos de hojas sustituibles que para tal efecto se realicen. Una vez se produzca el retiro del cargo se deberá reintegrar el ejemplar recibido.

A todas las entidades distritales se les enviarán tres (3) ejemplares del Manual para el ejercicio del Control Fiscal, con el objeto de difundirlo, implementarlo y actualizarlo de acuerdo con los envío que realice la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

El organismo de control fiscal mantendrá canales de comunicación abiertos a efectos de conocer las inquietudes en torno a la aplicación y modificaciones que puedan ser introducidas al Manual de Control Fiscal, para lo cual se surtirá el trámite que se describe a continuación:

1. En el Despacho del Contralor Auxiliar se instalará una urna permanente, con el objeto de que se depositen en ella las propuestas formuladas.
2. Mensualmente se dará apertura a la urna y se identificará el número de propuestas que deban ser sometidas al análisis del Comité de Jefes de Unidad. De cada una de las propuestas se remitirá fotocopia a todos los integrantes del Comité de Jefes de Unidad para su conocimiento y análisis previo.
3. En la respectiva sesión, el Comité de Jefes de Unidad estudiará y definirá los temas que deban ser objeto de análisis, los cuales serán asumidos por los funcionarios que se comisionen para tal efecto. Del estudio realizado y sus conclusiones se dejará constancia por escrito.
4. Elaborado el respectivo proyecto de modificación, su texto será sometido a la consideración y aprobación del Comité de Jefes de Unidad.
5. Aprobado el texto del proyecto el Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., lo adoptará mediante resolución, que deberá ser publicada en el Registro Dsitrital y se distribuirán sus copias en la modalidad de hojas substituibles, a efecto de que el ejemplar del Manual sea actualizado en forma permanente.

El fundamento constitucional y legal para el ejercicio del control fiscal, contenido en el Título X de la Carta, la Ley 42 de 1993 y el Decreto 1421 de 1993, establece que la protección del patrimonio público debe asegurar su adecuada utilización, orientada al cumplimiento de los fines del Estado. Así, la gestión fiscal se caracteriza por su eficiencia, eficacia, economía, equidad y valorización de los costos ambientales.

El nuevo enfoque del control fiscal propende por la evaluación de resultados globales de la gestión administrativa del Estado y de los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación y a ofrecer claridad y transparencia en la utilización de los recursos públicos.

1. MISIÓN DE LA CONTRALORÍA DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C.

La Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., es un organismo público de control, de carácter técnico, autónomo e independiente, que actúa con claridad y oportunidad, ejerciendo vigilancia y evaluando con la participación de la comunidad, la gestión fiscal de quienes manejan la hacienda pública distrital, divulgando los resultados a la sociedad y a las autoridades y propendiendo por la utilización efectiva de los recursos públicos y la promoción del bienestar colectivo.

2. VISIÓN DE LA CONTRALORÍA DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C.

Ingresar al siglo XXI con liderazgo y digno reconocimiento nacional e internacional, por su talento humano, capacidad técnica y resultados en el ejercicio del control fiscal, con efectiva participación ciudadana y considerada por las autoridades distritales como fundamental para la eficaz toma de decisiones, en virtud de la objetividad, oportunidad y calidad de sus pronunciamientos.

3. GESTIÓN FISCAL

Por gestión fiscal se entiende el conjunto de actividades, operaciones y procesos que realizan los sujetos de control con los bienes que integran el fisco o erario, dirigidos a su manejo o administración, en sus diferentes y sucesivas etapas de recaudo o percepción, conservación, adquisición, enajenación, gasto, inversión, explotación y disposición.

4. CONTROL FISCAL

El control fiscal es una función pública, mediante la cual se vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles.

El control fiscal se ejerce en forma posterior y selectiva por la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, el Decreto 1421 de 1993, el presente Manual y las demás normas que regulen la materia.

5. OBJETIVO DEL CONTROL FISCAL

Establecer si las diferentes operaciones, transacciones y acciones jurídicas, financieras y materiales en las que se traduce la gestión fiscal se cumplieron de acuerdo con las normas prescritas por las autoridades competentes, los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contador General, los criterios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales aplicables a las entidades que administran recursos públicos, y, finalmente los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen, en un periodo determinado, la metas y propósitos de la administración.

6. INTEGRIDAD DEL CONTROL FISCAL

El ejercicio del control fiscal como una función pública que se realiza en materia integral, significa que los procesos de rendición de cuentas, planeación de la auditoría, aplicación de los diferentes sistemas de control, tipos de evaluación de la gestión fiscal y los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva, han de ser coordinados y articulados de manera que la acción sea efectiva, lo cual permitirá lograr los fines asignados a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

La necesidad de efectuar un análisis de los resultados globales de la gestión administrativa a partir de los diferentes sistemas de control, debe orientar la función fiscalizadora hacia evaluaciones integrales, donde se cuantifique la eficiencia, eficacia, economía equidad y valoración de los costos ambientales en el uso de los recursos y se verifique si se están obteniendo los resultados esperados.

7. ELEMENTOS INVOLUCRADOS EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL

0. La información

Para adelantar el ejercicio del control fiscal y dar aplicación de los diferentes elementos, la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., se apoyará en la información y los soportes documentales de carácter legal, técnico, financiero, contable, presupuestal, económico y en general, toda información que refleje el desarrollo de la gestión fiscal, base para la planeación y ejecución de las auditorías.

El examen de la información permite concluir si el uso de los bienes y recursos públicos y la gestión adelantada por los sujetos de control cumple los fines del Estado, así como el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Distrito Capital.

1. Sujetos de Control.

Son sujetos de la vigilancia de la gestión fiscal los órganos que hacen parte de la administración del Distrito Capital y las demás entidades y personas jurídicas y naturales que manejen, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran custodien, enajenen, gasten, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos del erario distrital.

Los sujetos de control fiscal rendirán cuentas a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., conforme a lo dispuesto en este Manual, o en las normas que lo complementen o adicionen.

2. Principios de la gestión fiscal.

Con el fin de determinar si la gestión efectuada con los recursos públicos se orientó a satisfacer los fines del Estado, la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., evaluará el grado en que los principios de la gestión fiscal, como son los de eficiencia, economía, eficacia, equidad y la valoración de costos ambientales, fueron cumplidos por los sujetos de control, partiendo de las siguientes definiciones conceptuales:

Eficiencia. Establece en un período determinado, si la asignación y utilización de los recursos fue la más conveniente para la maximización de los resultados.

Economía. Valora si la adquisición de bienes y servicios en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, se obtiene al mismo costo. Este principio está asociado a los conceptos de ahorro y racionalización del recurso público.

Eficacia. Determina si los resultados alcanzados guardan relación con los objetivos y metas del ente respectivo, y si éstos se han obtenido en los términos de calidad y oportunidad previstos.

Equidad. Mide la asignación de los recursos públicos a los receptores de la acción económica y analiza la distribución de costos y beneficios entre los sectores económicos y sociales

Valoración de costos ambientales. Cuantifica el impacto causado por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente, y evalúa la gestión pública frente a la protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

3. Sistemas de Control Fiscal.

1. Control financiero. El examen que se realiza con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados contables o financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas dictadas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o los prescritos por el Contador General de la Nacional.
2. Control de legalidad. Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.
3. Control de gestión. Es el examen de la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la definición de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.
4. Control de resultados. Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado.
5. Revisión de cuentas. Es el estudio especializado que realiza la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante el año fiscal, con miras a establecer la eficacia, eficiencia, economía y equidad de sus actuaciones.
6. Evaluación al sistema de control interno. Es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
7. Evaluación de la gestión ambiental. Es el examen y verificación que se efectúa al impacto ambiental que generan los diferentes planes, programas, proyectos y actividades mediante los cuales se desarrolla la gestión, a efectos de determinar si se ejecutaron en concordancia con el plan de desarrollo y la plataforma estratégica planteada por la entidad controlada, los requerimientos de la autoridad ambiental competente y los principios que fundamentan la evaluación de la gestión fiscal, de manera que estos recursos y bienes tengan una debida administración, de acuerdo con los indicadores de calidad ambiental definidos por cada entidad sujeto de control.

1. Formas.

El control fiscal se ejerce en forma posterior y selectiva. Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos y, por control selectivo, la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, rubros, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo, en desarrollo del control fiscal.

2. Modalidades de Control.

El Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en atención a la naturaleza especial de algunas entidades públicas o privadas, o de los particulares que manejen fondos o bienes públicos del orden distrital; al grado de competitividad en que se desenvuelven sus actividades económicas; al porcentaje o monto de participación o aporte del Distrito Capital; a las modalidades de manejo o administración de los recursos o bienes del Distrito como es el caso de los encargos fiduciarios, convenios con organizaciones nacionales o internacionales, concesiones, entre otros, prescribirá los métodos y forma de rendir cuentas de los responsables del manejo de estos fondos o bienes, e indicará los criterios de evaluación de gestión y resultados que deberán seguirse.

3. Instrumentos.

1. RESULTADOS Y CONSECUENCIAS DEL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL

Como Resultado del ejercicio del control se producirán informes de evaluación de la gestión, que contendrán las observaciones a que haya lugar y las conclusiones o pronunciamientos sobre el cumplimientos de los principios rectores de la gestión fiscal. De acuerdo con la naturaleza o evidencia de los hechos, actos u operaciones, la Contraloría podrá iniciar o solicitar la iniciación de las siguientes actuaciones: procesos de responsabilidad fiscal por detrimento, procesos sancionatorios fiscales y traslado a otros organismos, tal como se reglamenta en el presente Manual.

2. PARTICIPACIÓN SOCIAL CIUDADANA.

0. La participación social ciudadana como mecanismo de control y de gestión.

La participación ciudadana y comunitaria para el control, vigilancia y fiscalización de la gestión pública es un deber y un derecho que corresponde tanto a los ciudadanos individualmente considerados como a los grupos, asociaciones civiles o comunidades organizadas, para intervenir en las decisiones sobre el uso de los recursos, la contratación pública, el comportamiento de los servidores públicos en las entidades del Distrito Capital, y de los particulares que manejen bienes o recursos del erario distrital, respondiendo a intereses individuales y colectivos, basada en los principios constitucionales de solidaridad, equidad y universalidad en la búsqueda del bienestar humano y el desarrollo social.

Los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria para el Distrito Capital son los consagrados en la Ley 134 de 1994 y demás normas concordantes o complementarias.

La Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., contribuirá para que las diferentes organizaciones no gubernamentales, asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas y otras similares puedan participar en la vigilancia de los planes programas y proyectos que tengan que ver con el patrimonio cuya destinación va dirigida al beneficio de la calidad de vida y al mejoramiento de los propósitos de estas agrupaciones para el bien común, a la vez que garantizará el buen funcionamiento de estos mecanismos y procedimientos que reconocen el derecho fundamental a la participación ciudadana y comunitaria.

Los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria, así como los derechos de petición, quejas y reclamos, constituyen entre otros, instrumentos para el ejercicio de la participación social ante el ente controlador, para coadyuvar en el buen uso de los recursos del Distrito Capital, por una deficiente e irregular gestión fiscal de las entidades del Distrito Capital.

La participación ciudadana y comunitaria es un elemento estratégico de gestión, pues garantiza que el sistema y sus procesos estén dirigidos a las demandas, expectativas y necesidades de la ciudadanía.

1. Participación social ciudadana en los planes y programas de auditoría.

En todo plan anual de auditoría las Unidades de Control Sectorial deben establecer programas de auditoría que contengan mecanismos de participación ciudadana y comunitaria en el ejercicio del control fiscal, tales como encuestas, entrevistas y audiencias públicas, que permitan consultar directamente a la ciudadanía y a la comunidad organizada el grado de satisfacción respecto de las obras o servicios prestados por las entidades de la Administración Distrital o particulares que manejen recursos del Distrito Capital.

La Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., podrá utilizar los medios de comunicación disponibles para tal fin. Igualmente, a través de ellos, podrá informar a la comunidad y a la opinión pública en general, los resultados de la evaluación a la gestión fiscal de los entes distritales y particulares que manejen recursos del Distrito Capital.

2. Papel de la División de Participación Ciudadana en el control fiscal.

1. Apoyar a la organización, promoción y capacitación de las organizaciones cívicas, comunitarias y asociaciones de utilidad común no gubernamentales, con el objeto que se constituyan en mecanismos democráticos de control y vigilancia de la gestión pública.
2. Promover y difundir entre la ciudadanía los mecanismos constitucionales y legales para ejercer el derecho de control y vigilancia de la gestión pública.
3. Brindar apoyo a las personas y asociaciones que emprendan programas de control y vigilancia de la gestión pública.
4. Coordinar con otras instituciones de control el trámite de las quejas y denuncias.
5. Orientar a los ciudadanos y organizaciones cívicas y comunitarias sobre los mecanismos y procedimientos para presentar quejas, reclamos y denuncias.
6. Garantizar el efectivo ejercicio del derecho de petición ante la entidad, para lo cual llevará un registro actualizado de las normas y procedimientos que deben surtirse en desarrollo de este despacho, proporcionando a los interesados las copias a que hubiere lugar.

1. DEFINICIÓN DE CUENTA

Se entiende por cuenta los informes de que trata el numera 2.4.1. de este Manual, suministrados a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., en la forma y términos establecidos, sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del manejo del erario, durante el año fiscal para su examen y posterior pronunciamiento.

Se entiende por un año fiscal período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre.

2. RENDICIÓN DE LA CUENTA.

Toda persona natural o jurídica, a quien se la hayan confiado bienes o recursos del Distrito Capital, se encuentra en la obligación de informar y explicar sobre la gestión adelantada con respecto a ellos.

Por su parte, corresponde a la Contraloría examinar la cuenta, mediante la aplicación de los diferentes sistemas de control fiscal, conceptuar sobre la observancia de los principios constitucionales y legales imperantes para la administración pública, como son los de economía, eficiencia, eficacia y equidad con lo que se ha actuado, así como la incidencia que han tenido estas operaciones sobre los recursos naturales y el medio ambiente.

3. RESPONSABLES DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA Y REPRESENTACIÓN DE INFORMES.

1. Los jefes de los organismos y dependencias de la Administración Distrital, los gerentes, directores, representantes legales o quienes hagan sus veces; los secretarios de despacho; los alcaldes locales; los liquidadores de los organismos y dependencias que se encuentren en estado de liquidación.
2. Los almacenistas, tesoreros, pagadores, responsables de cajas menores y otros ordenadores de gastos o pagos, quienes lo harán por intermedio del jefe, director, gerente, representante legal del organismo o dependencia de la administración, o quien haga sus veces.
3. Las personas naturales o jurídicas que en virtud de una relación legal o contractual manejen, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.
4. En caso de retiro definitivo o suspensión provisional mayor de treinta (30) días, de cualquiera de los responsables señalados en los numerales anteriores, éstos deberán rendir cuenta de su gestión a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., en los términos prescritos en el presente Manual, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación o comunicación del retiro o suspensión. El período de rendición de la cuenta, abarcará el término comprendido entre la última rendición de cuenta y la fecha de retiro o suspensión.
5. Se exceptúan de la forma y términos de rendición de cuentas contenidas en este capítulo, las entidades o personas naturales o jurídicas incluidas en el capítulo de modalidades especiales de control fiscal del presente Manual.

Las empresas de servicios públicos domiciliarios constituidas como sociedades por acciones donde exista participación del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, rendirán sus cuentas conforme a la reglamentación especial definida para ellas en la Resolución reglamentaría 13 de 1998. La Empresa Comercial de Servicio de Aseo ECSA Ltda., o la Empresa que se cree para gestión comercial y financiera de los recursos provenientes de la facturación, recaudo, administración, distribución y demás conceptos económicos inherentes a la prestación del servicio público de recolección, barrido, limpieza y disposición final de residuos sólidos convencionales y patógenos en Santa Fe de Bogotá, D.C., deberá rendir cuenta a la Contraloría Distrital en los términos establecidos en la Resolución 9 de 1999 y en las normas que adicionen o complementen la reglamentación especial.

6. Las cuentas relativas a encargos fiduciarios y contratos de fiducia pública, manejo de recursos mediante contratos de concesión o convenios con organismos nacionales o internacionales y cualquier otra modalidad de transferencias o aportes de recursos públicos distritales, se integrarán y presentarán en la cuenta de la respectiva entidad pública contratante, sin perjuicio de que la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., puede solicitar a las fiduciarias, concesionarios, jefe, director, coordinador o quien haga sus veces, del respectivo organismo nacional, internacional, ente privado o público receptor, toda la información que considere necesaria para corroborarla con la suministrada por la entidad fideicomitente, concedente o suscriptora del convenio, y la que se requiera para el cabal ejercicio del control fiscal.

1. TÉRMINOS Y FORMA DE RENDICIÓN DE LA CUENTA.

0. Información anual.

• Informe de Control Interno.
• Ejecución presupuestal, reservas y cuentas por pagar.
• Estados contables y/o financieros.
• Informe del plan de desarrollo y de los planes institucionales.
• Balance social.
• Informe de gestión y resultados.

1. Informe de control interno.

Los entes sujetos de control fiscal deben presentar un informe de control interno que contenga los siguientes elementos:

Diagnóstico y análisis de riesgos detectados en las diferentes áreas, procesos, procedimientos o actividades críticas, señalando las áreas evaluadas, las observaciones presentadas, los correctivos adoptados y su incidencia en el mejoramiento de la gestión.

Planes y programas adoptados por la entidad para la evaluación y seguimiento del sistema de control interno durante el período objeto de evaluación.

Relación de informes presentados a la alta dirección y/o al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno con sus respectivas fechas de presentación.

2. Informe de ejecución presupuestal.

Revela los ingresos efectivamente recaudados y los gastos incurridos o causados por el ente público frente a los respectivos montos presupuestados, durante la vigencia fiscal. Contendrá la relación de las reservas presupuestales y la relación de las cuentas por pagar y pasivos exigibles.

3. Estados financieros contables

1. Estado de balance general. Muestra la situación financiera, económica y social de este sujeto de control expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situación del patrimonio público.

El balance debe anexar los siguientes informes:

Inventarios físicos valorizados de propiedad, planta y equipo. Debe contener la relación de los elementos en depósito clasificados como devolutivos, de consumo e inservibles; devolutivos en servicio y bienes inmuebles, de conformidad con la clasificación establecida en el Plan General de Cuentas. Así mismo deberá contener una relación de bienes en poder de terceros.

Complementario al inventario físico de los elementos en depósito, deben ponerse a disposición de la Contraloría, en la fuente, los soportes de la cuenta del almacén, con indicación de saldos y movimientos de ingresos y egresos, que el responsable de manejo tiene la obligación de conformar, registrar y conciliar con la información contable.

La administración deberá presentar el inventario del hardware y de software actualizado y valorizado, el plan de informática y de contingencia, especificando las aplicaciones para computador en producción, procesos de desarrollo, implementación y migración de una plataforma a otra, junto con el diagrama modular que indique la relación y la distribución entre los diferentes sistemas de información.

Informe de inversiones financieras. Revela el valor de los recursos aplicados en títulos valores y demás documentos financieros, clasificados de acuerdo con la naturaleza de la inversión, entidad emisora, modalidad de rentabilidad y forma de valoración, como resultado del desarrollo de la actividad financiera del ente público durante el período objeto de evaluación, con indicación de las variaciones presentadas.

Estado de tesorería. Revela los saldos iniciales y movimientos de entrada y salida y saldo finales del efectivo durante un periodo determinado, en los formatos establecidos por la Administración. Tanto los saldos, como los movimientos de ingresos y de egresos, deben estar debidamente conciliados con los registros contables a la fecha de presentación del informe. Las entidades que no tienen tesorería, presentarán la relación de órdenes de pago y las relaciones de autorizaciones respectivas.

Los informes anexos al balance general, (cuentas de tesorería, almacén e inversiones financieras) deben conformarse por períodos de cierre trimestral, para efectos de facilitar el manejo y control de los mismos, así como la revisión que pueda efectuar en cualquier momento la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

2. Estado de actividad financiera, económica y social. Revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su objeto social, expresado en términos monetarios, durante un período determinado.
3. Estado de ahorro, inversión y financiamiento. Proporciona información sobre los orígenes y usos de los recursos monetarios o de sus equivalentes, durante un período, y revela lo recibido o pagado en efectivo o su equivalente, discriminando los flujos en actividades de operación, inversión y financiamiento. Su estructura corresponde a la de un estado de flujo de efectivo que revela las operaciones efectivas de caja.
4. Estados de cambios en la situación financiera económica y social. Revela información sobre las causas que originan las variaciones en la posición financiera, económica y social del ente público, a través de la presentación de los recursos obtenidos y la forma como éstos fueron aplicados durante un período.
5. Notas a los estados contables o financieros. Corresponde a las explicaciones que complementan los estados contables o financieros y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos de difícil representación o medición cuantitativa que han afectado o puedan afectar la situación del ente público.

1. Informe del plan de desarrollo y de planes institucionales.

El informe de la ejecución del plan de desarrollo económico, social y de obras públicas contendrá la información sobre el grado de cumplimiento de los planes de acción Institucionales, y los resultados del avance físico y financiero de cada proyecto, identificando los objetivo y metas propuestas y cumplidas dentro del mismo, además debe contener la relación del Gasto Público en Protección Ambiental y un informe general sobre la gestión ambiental desarrollada durante el período, cuando sea el caso.

En ausencia del plan de desarrollo se remitirá informe del plan o planes institucionales correspondientes.

2. Informe de balance social.

Debe ser elaborado por cada uno de los sujetos de control y contempla la cuantificación, localización e identificación los distintos grupos de población beneficiada por la ejecución de los planes, programas y proyectos adelantados por la respectiva entidad, durante la vigencia fiscal correspondiente. Igualmente, discriminará los recursos invertidos en éstos y efectuará la descripción y análisis de los resultados de los programas ejecutados.

La metodología para la presentación de este informe la constituye el instructivo elaborado por la Unidad de Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad, aprobado por el Contralor de Santa Fe de Bogotá.

3. Informe de gestión y resultados.

• Identificación de objetivos generales, específicos y metas operacionales, contenidas en sus planes institucionales.
• Sistema de indicadores utilizados para la medición de sus resultados; nombres, objetivos, fórmulas, definición de variables, resultados del período actual y anterior.
• Análisis cualitativo de los resultados obtenidos, según el comportamiento de las variables que componen los indicadores, descripción de los factores principales de éxito o de fracaso, identificando las causas, proyección de efectos y la evolución de los resultados respecto del período anterior.
• Conclusiones y Acciones a seguir. En este acápite se debe detallar los ajustes, que desde la óptica de la gestión, se proponen aplicar en un tiempo especifico con el fin de mejorar el desempeño.

1. Información ocasional.

Teniendo presente que además de la facultad constitucional que le asiste a los organismos de control fiscal para revisar las cuentas, poseen la de exigir informes sobre su gestión a los responsables del manejo de los bienes o recursos públicos, deben los mismos presentar todos aquellos documentos e informes que por solicitud formal efectúe el Jefe de la Unidad de Control Sectorial correspondiente, con la debida y razonable anticipación, para atender las necesidades de control fiscal, a fin de adelantar en cada caso los programas contenidos en el Plan Anual de Auditoría.

Los resultados de la evaluación de estos informes constituirán soporte para la decisión que se adoptará en torno a la expedición del fenecimiento de la cuenta anual de gestión.

Los documentos que obren para todas y cada una de las operaciones realizadas por los responsables del erario, desde el punto de vista legal, técnico, financiero y contable, deberán estar a disposición de los funcionarios de los organismos de control en forma permanente.

Así mismo, el organismo de control fiscal podrá consultar los sistemas de información automatizados en tiempo real, mediante terminales asignadas para el efecto, con claves de acceso y atribuciones previamente acordadas.

Las entidades a las cuales se les aplica el presente capítulo, deberán remitir a la Unidad de Finanzas Públicas de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., dentro de los doce (12) días calendario siguientes al vencimiento de cada mes, los informes sobre la ejecución activa y pasiva del presupuesto, el estado de la deuda pública y el de las inversiones financieras, debidamente suscritos por el funcionario responsable, en los formatos establecidos para el efecto, y en medio magnético. La información con corte a 31 de diciembre de cada año, debe remitirse en la misma fecha que la cuenta anual.

2. Jurisdicciones para la no entrega de información.

1. OBJETIVOS DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA

En la revisión de la cuenta se verificará, entre otros aspectos, el cumplimiento de las normas aplicables a la gestión examinada, incluyendo las referentes a procedimientos, registro de todas las transacciones realizadas, existencia y exactitud de los documentos soporte y consistencia de las operaciones realizadas con los objetivos, políticas, planes y programas establecidos por las autoridades competentes, con el objeto de conceptuar sobre la observancia de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad e incidencia de la gestión en los recursos naturales y el medio ambiente.

2. RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA

Una Vez efectuado el estudio especializado de los documentos que integran y soportan la cuenta anual de gestión; practicadas las pruebas físicas conducentes y efectuada la reunión de aclaraciones con los sujetos de control, de que trata el numeral 3.2.3.1. de este Manual, los grupos operativos de auditoría elaborarán el proyecto de informe anual de evaluación de la gestión, que permita concluir sobre el grado de cumplimiento de los principios de la gestión fiscal.

El informe anual de evaluación de la gestión contendrá el pliego de observaciones no subsanadas que resultaren de la evaluación y tendrá en cuenta las observaciones derivadas de los programas de auditoría realizados durante la vigencia fiscal. Finalmente integrará un concepto o pronunciamiento del Comité de Auditoría Integral sobre los principales indicadores de resultado obtenidos por el Gestor Público.

El informe anual de evaluación de la gestión será remitido a la entidad respectiva por el Jefe de la Unidad de Control Sectorial, dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes, contados a partir de la fecha en que la cuenta anual de gestión fue puesta a disposición de la Contraloría.

El concepto o pronunciamiento sobre los principales indicadores de resultados, así como los pliegos de observaciones contenidos en el informe anual, serán la base para producir, simultáneamente con el informe, el fenecimiento de la cuanta anual de gestión, cuando se concluya que el gestor público ha actuado de conformidad con los principios de la gestión fiscal.

Si de los resultados de la evaluación se concluye que el gestor público ha obrado de conformidad con los principios de la gestión fiscal, pero si existen observaciones que ameritan iniciar procesos sancionatorio fiscal y/o de responsabilidad fiscal y/o efectuar el correspondiente traslado a otros organismos, pero que no afectan substancialmente los resultados de la gestión fiscal, se expedirá el respectivo fenecimiento.

Si los resultados son adversos, no se expedirá fenecimiento simultáneo al informe. En este caso, así como en el anterior, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a aquel en que fueron puestas las observaciones en su conocimiento, el jefe o representante legal de la entidad controlada rendirá las explicaciones pertinentes e informará los correctivos que decida adoptar respecto de las observaciones contenidas en el informe, con indicación del tiempo estimado para realizar los ajustes. En caso de no estar de acuerdo con las observaciones, sustentará sus razones mencionando las evidencias y demás pruebas en las que se apoya.

A partir del envío de la respuesta, la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., deberá efectuar el seguimiento a los correctivos programados, para verificar su adopción en el período subsiguiente.

Una vez evaluadas las respuestas del sujeto de control, la Unidad de Control Sectorial respectiva, determinará sí las acepta o no. En caso de aceptarla otorgará el fenecimiento, que deberá ser comunicado al responsable. En caso contrario continuará el procedimiento sancionatorio fiscal o de investigación a que haya lugar.

3. LEVANTAMIENTO DEL FENECIMIENTO

2. CAPÍTULO III. PROCESO DE EVALUACIÓN

DE LA GESTIÓN FISCAL

1. ESQUEMA FUNCIONAL DE LA AUDITORÍA

• El Comité de Jefes de Unidad.
• El Comité de Auditoría Integral. CAI.
• El Grupo de Auditoría.-

1. Comité de Jefes de Unidad.

1. Fijar las políticas generales a partir de las cuales se orientará la elaboración, ejecución y control de los Planes Anuales de Auditoría.
2. Efectuar las observaciones que se consideren necesarias a los planes anuales de auditoría y aprobarlos.
3. Velar para que la formulación y ejecución de los planes anuales de auditoría se realicen bajo un criterio de integridad que permita conceptuar sobre la gestión de los sujetos de control, del sector al que pertenecen y del Distrito Capital en general.
4. Garantizar que a través de mecanismos de coordinación entre las Unidades Sectoriales y de Apoyo se cumplan los objetivos establecido en los planes anuales de auditoría y en cada programa.
5. Definir la participación directa de las Unidades de Finanzas Públicas, Auditorías de Sistemas y Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad en la ejecución de los programas de auditoría.

1. Comité de auditoría integral.

1. Conocer y analizar los resultados del anterior Plan de Auditoría.
2. Conocer y evaluar el diagnóstico de las entidades, presentado por los Jefes Auditores o en su defecto, por el profesional de mayor rango.
3. Elaborar el Plan Anual de Auditoría con participación directa de las Unidades de apoyo.
4. Aprobar los programas de auditoría.
5. Conformar los grupos de auditoría y designar los coordinadores.
6. Fijar los criterios para la selección de las muestras y aprobarlas.
7. Determinar los recursos necesarios para la ejecución de los programas.
8. Definir la información ocasional que será utilizada para la ejecución de los programas.
9. Realizar seguimiento y evaluación periódica a la ejecución del PAA y a los programas de auditoría, para velar por el cumplimiento de los objetivos propuestos.
10. Formular las observaciones, modificaciones y adicionales a los proyectos de informe de auditoría por programa.
11. Estudiar y aprobar el informe final de la evaluación de la gestión de cada sujeto de control a partir de los informes de los programas de auditoría y de la evaluación de la cuenta anual de gestión.
12. Proponer programas de capacitación orientados al logro de los objetivos de la auditoría.
13. Crear y mantener actualizados los tableros de control y los diagnósticos institucionales.
14. Las demás que le señale el respectivo Jefe de Unidad.

1. Presentar ante el Comité de Jefes de Unidad de Plan Anual de Auditoría.
2. Dirigir y supervisar la ejecución del Plan de Auditoría.
3. Convocar, presidir y coordinar las reuniones del Comité de Auditoría Integral.
4. Precisar las observaciones y determinar las consecuencias de la aplicación de los programas de auditoría, tales como traslados a otros organismos y solicitud de iniciación de los procesos de responsabilidad fiscal y sancionatorios.
5. Instalar los grupos de auditoría y comunicar a los sujetos de control el alcance y cronograma de los programas de auditoría a desarrollar y el tiempo estimado de duración del examen.
6. Solicitar a los sujetos de control la información requerida para el desarrollo del PAA y garantizar la distribución oportuna de la misma a los grupos operativos de auditoría.
7. Comunicar los informes a los sujetos de control fiscal, en los términos establecidos en este Manual.

1. Participar de manera directa junto con las Unidades de Apoyo y los grupos de auditoría en la elaboración de los programas de auditoría.
2. Apoyar y asesorar a los grupos de auditoría en la ejecución de los programas y hacer seguimiento permanente al cumplimiento del Plan de Auditoría y de los programas respectivos.
3. Revisar los informes de avance y el proyecto de informe final que presenten los grupos de auditoría y proponen las medidas de ajuste que resulten pertinentes.
4. Participar en la elaboración del informe final de la evaluación de la gestión anual.
5. Intervenir directamente en la coordinación de los programas de auditoría cuando la especialidad de los temas requiera.
6. Cuando se requiera, participarán en las reuniones de aclaraciones de observaciones ante los sujetos de control.
7. Presentar al Jefe de Unidad los avances de las labores cumplidas en ejercicio de la gestión encomendada.
8. Orientar el temario para las reuniones de aclaraciones de observaciones, con los responsables de las áreas observadas.
9. Las demás que le señale el respectivo Jefe de Unidad.

1. Grupo de auditoría.

1. Elaborar los diagnósticos de las entidades sujeto de control y su correspondiente ficha técnica actualizada.
2. Elaborar y ejecutar los programas de auditoría en coordinación con los Jefes de División de Control y de las Unidades de Apoyo.
3. Practicar las pruebas y demás diligencias tendientes a obtener evidencias y formular observaciones.
4. Elaborar los informes de auditoría.
5. Sustentar ante el CAI los informes respectivos, cuando se requiera.
6. Proyectar los requerimientos y solicitudes de investigaciones disciplinarias, fiscales o penales a que hay lugar, las cuales deberán ser puestas a consideración del Jefe de División de Control Legal, por conducto del Jefe Auditor o coordinador del programa.
7. Evaluar la eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales en lo que resulte pertinente, para cada programa de auditoría con base en los indicadores formulados en ellos.
8. Elaborar y referenciar los papeles de trabajo.
9. Elaborar y mantener actualizadas las matrices de seguimiento de los resultados de cada auditoría.
10. Las demás que le señale el Comité de Auditoría Integral.

1. Participar en la elaboración de los programas de auditoría.
2. Coordinar el trabajo, examinar y revisar detalladamente cada área, proyecto o proceso evaluado y cada actividad o función en las respectivas etapas de los programas.
3. Asignar tareas entre los distintos miembros del grupo de auditoría para el desarrollo de los programas y concertar con base en ellos los objetivos de que trata la Ley de Carrera Administrativa.
4. Coordinar y revisar la elaboración de los papeles de trabajo que soporten el informe de auditoría y refrendar con su firma el contenido de los mismos.
5. Participar en la elaboración del informe de auditoría.
6. Sustentar el informe de auditoría y las observaciones que de él se deriven ante el Comité de Auditoría Integral.
7. Realizar el trabajo de campo que les corresponda dentro del programa de auditoría.
8. Cumplir las normas sobre soportes de la documentación y organización en la ejecución del programa de auditoría.
9. Las demás que para el cumplimiento de los programas les asigne el Comité de Auditoría Integral.

1. ETAPAS BÁSICAS DE CONTROL FISCAL

Planeación, ejecución y presentación de informes de resultados.

El examen integral de la gestión fiscal, busca que la información puesta en conocimiento de la Contraloría permita lograr los fines de control. Por ello, las consecuencias de los procesos de planeación, ejecución, presentación de resultados y seguimiento, son fundamentales para coordinar las tareas y obtener los objetivos propuestos por la auditoría integral, tales como: formular observaciones para mejorar la gestión de la entidad relacionadas con las deficiencias encontradas; proporcionar información con el fin de generar una cultura responsable de la gestión y lograr resultados de auditoría constructivos y proactivos.

El ejercicio del control fiscal se realizará en tres etapas a saber:

Etapa de planeación: Se cumplirá entre el quince (15) de mayo y el treinta (30) de junio de cada vigencia fiscal.

Etapa de ejecución: Se desarrollará entre el primero (1) de julio y la fecha en que se comunique el informe final de resultados de la evaluación anual de la gestión.

Etapa de resultados: La presentación de informes parciales de resultados tendrá lugar una vez culminados cada uno de los programas de auditoría que se dispongan en el Plan Anual de Auditoría PAA. El informe final de resultados de la evaluación anual de la gestión se comunicará a los sujetos de control dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la puesta a disposición de la cuenta anual de gestión.

Durante un período comprendido entre la comunicación del informe de la evaluación anual de la gestión y el quince (15) de mayo siguiente, las Unidades Sectoriales decidirán sobre las actuaciones que se deriven como consecuencia de dicho informe, sin perjuicio de que con posterioridad a esta fecha se puedan ejercer las acciones a que haya lugar, de acuerdo con la naturaleza y complejidad de las observaciones.

0. Etapa de planeación.

La organización del trabajo y la coordinación de los recursos se adelanta a partir del proceso de planeación estratégicas. Este permite que la labor se fundamente en los criterios de racionalidad y adecuada interrelación y distribución de funciones, evitando la duplicidad de análisis y actividades, optimizando el control, de manera que los objetivos formulados en los planes operativos de las Unidades, sean obtenidos como retribución del proceso de control fiscal. La coordinación entre las diferentes instancias de la Contraloría será necesaria para mejorar la acción de control.

Las Unidades de Control Sectorial elaborarán, en conjunto con las Unidades de Auditoría de Sistemas, Finanzas Públicas y Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad, el Plan Anual de Auditoría (PAA), documento que anuncia los programas, recursos y las secuencias de las actividades.

La elaboración del PAA, se llevará a cabo de acuerdo con las fases que a continuación se presentan:

0. Coordinación

La conformación del PAA es responsabilidad de las Unidades de Control Sectorial. Para su elaboración, implementación y coordinación es necesaria la participación directa de las Unidades de Auditoría de Sistemas, Finanzas Públicas y Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad.

En esta fase de coordinación se definen aspectos tales como: los parámetros generales acerca de la información requerida, los lineamientos generales para la selección de las muestras, la forma de presentación de los informes y los mecanismos de vinculación directa en los programas de auditoría y de asistencia técnica que brindará las Unidades de Apoyo a las Unidades de Control Sectorial.

1. Diagnósticos institucionales.

• El análisis de la normatividad, los planes institucionales, estratégicos, indicativos y de acción, la estructura orgánica, los procesos administrativos, operativos, financieros y presupuestales; la planta de personal y en general todos aquellos aspectos que permitan revelar la naturaleza, las características del negocio, especialidad de los sujetos de control y su entorno.

• La información de períodos inmediatos anteriores suministrada por los sujetos de control, tal como los informes de ejecución activa y pasiva del presupuesto, informes del plan de desarrollo o planes institucionales de control interno, estados contables, balance social y el informe de gestión.

• Las solicitudes formuladas en ejercicio del derecho de petición, quejas, reclamos y denuncias presentadas.
• Los estudios, evaluaciones y observaciones anteriores elaboradas por la Contraloría u otros organismos de control.
• Las acciones judiciales, administrativas, policivas y de cualquiera otra índole, que hayan ejercido en contra de los sujetos de control en desarrollo de su objeto social o de las actividades desarrolladas.

1. Elaboración del Plan Anual de Auditoría (PAA).

1. Contenido del PAA.

• Definición de objetivos (generales y específicos) y metas. Además se enunciarán los indicadores que evidenciarán el avance del Plan y los respectivos programas de auditoría.
• Alcance y cobertura. Concreción y descripción de las áreas específicas sobre las cuales recaerá la auditoría. Se enunciarán los riesgos evaluados y los programas de auditoría que serán ejecutados.
• Los lineamientos generales para la selección de las muestras.
• Organización y distribución de los recursos (tales como personal, tiempo, apoyo logístico) disponibles para la ejecución del Plan.
• Asignación de responsabilidades y definición de mecanismos de coordinación entre el Jefe de Unidad, el Comité de Auditoría Integral, las Divisiones de la Unidad de Control Sectorial, los Jefes Auditores, los Grupos de Auditoría y las Unidades de Apoyo.
• Definición de los mecanismos de participación, coordinación y actividades a desarrollar por parte de las Unidades de Auditoría de Sistemas, Finanzas Públicas, Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad y las demás unidades involucradas en el proceso de control.
• Intercambio de información y de actuaciones conjuntas y complementarias entre las Unidades Sectoriales y las de Apoyo, que se hagan necesarias para el desarrollo del PAA. Para tal efecto, se tendrán en cuenta las orientaciones que sobre el particular dicte el Despacho de Contralor y el Comité de Jefes de Unidad.
• Cronogramas de elaboración, ejecución y presentación de informes de cada uno de los programas de auditoría que serán desarrollados.
• Mecanismos de verificación, modificación y seguimiento del plan anual y de los programas de auditoría.

1. Etapa de ejecución.

Esta etapa se desarrollará con base en los lineamientos contenidos en el PAA, y en ellas se adelantará el procedimiento de valorización de la información suministrada por los sujetos de control durante el transcurso de la vigencia fiscal, la que proporcionará elementos básicos para la evaluación final de gestión mediante el examen de la cuenta anual.

Dentro de la ejecución del PAA se deberán tener en cuenta las normas básicas para la elaboración y ejecución de los programas de auditoría, el manejo de información complementaria, el control selectivo, la aplicación de pruebas de auditoría, la elaboración de papeles de trabajo, la agregación y consolidación de información, la elaboración y presentación de informes y la actuación frente a hechos eventuales que requieran la acción inmediata de la Contraloría.

Esta etapa tendrá las siguientes fases:

0. Elaboración de los programas de auditoría.

1. Identificación del sujeto de control objeto de evaluación y nombre del programa, indicando el área, proceso, actividad, proyecto o dependencia auditada.
2. Identificación del coordinador el programa de auditoría, así como de los miembros del grupo. Señalamiento de las responsabilidades individuales de cada uno de los miembros, que servirá de base para la concertación de objetivos de que trata la Ley de Carrera Administrativa.
3. Objetivos y alcance del programa.
4. Fecha de iniciación y terminación, incluyendo un cronograma de actividades.
5. Determinación de las muestras, indicando el método de selección, su porcentaje frente al universo que represente y las características de la misma.
6. Los procedimientos de auditoría, entendido como el conjunto de metodologías, técnicas a utilizar y pruebas a practicar con el fin de comprobar la veracidad de la información suministrada y evaluar su contenido.
7. Definición del apoyo y la intervención de las Divisiones de la Unidad Sectorial y otros grupos de auditoría durante la ejecución del programa.
8. Definición de la intervención de las Unidades de Auditoría de Sistemas, Finanzas Públicas, Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad, y otras involucradas en el proceso de control. Dicha intervención no solamente se refiere a los aspectos de coordinación, si no también a su participación directa en la ejecución en la fuente de los programas de auditoría.
9. Relación de los documentos en que se consignarán los resultados de los análisis, estudios, confrontaciones, revisiones y demás diligencias adelantadas por cada uno de los integrantes del grupo de auditoría.
10. Definición de los procedimientos e indicadores que permitan la evaluación de los principios de la gestión fiscal, entendiendo que la evaluación del control interno, la evaluación legal y la evaluación presupuestal, están inmersas en cualquier auditoría que se ejecute.
11. Criterios para la evaluación de los indicadores adoptados por el sujeto auditado, orientada a valorar los principios de la gestión fiscal, teniendo en cuenta los objetivos del programa de auditoría y los tipos de evaluación económico ? financiera, de gestión o de resultados.
12. Enunciación de las actividades de seguimiento a observaciones efectuadas en programas de auditorías anteriores.

1. Comunicación de Visitas de Auditoría.

Para efectos de iniciar y ejecutar los programas de auditoría, el Jefe de la Unidad de Control Sectorial, con la debida antelación informará a los sujetos de control el alcance y cronograma del PAA, el personal comisionado y el tiempo de duración del Plan. En el mismo oficio solicitará el envío de la información requerida, y la puesta a disposición en la fuente de los documentos soporte.

Los jefes de los organismos y dependencias de la administración distrital y demás sujetos de control, están en la obligación de suministrar la información requerida en el medio acordado, así como los accesos directos sobre sistemas en línea, previa autorización de claves y atributos, y asignar permanentemente espacios físicos adecuados y demás elementos logísticos para instalar los grupos de auditoría comisionados, de tal manera se garanticen la independencia de la gestión fiscalizadora y se haga expedido el examen de documentos y la consulta de archivo magnéticos con las especificaciones requeridas con la Contraloría.

2. Manejo de la información.

La ejecución de los programas de auditoría incorpora procesos de recopilación y evaluación de información complementaria a la que conforma la cuenta anual. Por lo tanto, cualquier solicitud o petición al sujeto de control relacionada con el suministro de información adicional, será formulada directamente por el Jefe de la Unidad de Control Sectorial.

 

Las comunicaciones a las diferentes entidades relacionadas con el ejercicio del control fiscal, se canalizarán a través del Jefe de la Unidad de Control Sectorial respectiva. La correspondencia de carácter interno, relacionada con el desarrollo de un programa de auditoría, será suscrita por el coordinador del programa y hará parte integrante de los papeles de trabajo.

Las filtraciones o el uso indebido de la información por parte de los funcionarios de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., constituyen causal de mala conducta y deberá ser investigada y sancionada conforme a la ley.

3. Muestra

La aplicación de evaluaciones económicas, financieras, de gestión y de resultados sobre las muestras técnicamente seleccionadas, permite obtener una conclusión general sobre la gestión, como lo establece la Constitución y la Ley.

La selectividad comprende la acción de elegir dentro de las actividades, operaciones, procesos, documentos, proyectos y demás acciones que reflejen el uso de los recursos públicos, una o varias muestras que examinadas y evaluadas permitan deducir con alto nivel de confianza, que los resultados del control reflejen la real situación del conjunto, población o universo analizado.

Una muestra será representativa por la calidad y confiabilidad de la imagen que brinde del respecto evaluado al sujeto de control.

Para lograr esta representatividad se deben atender los aspectos relevantes dentro de la gestión del sujeto de control. Por ello, criterios para la obtención de la muestra podría estar influidos por el impacto social y económico del asunto examinado para el Distrito Capital, la cuantía del compromiso, la naturaleza del contrato o programa, el área crítica identificada, el monto de las inversiones, el origen de los recursos, el nivel de cobertura (local o distrital), la temporalidad (largo, mediano o corto plazo), entre otros aspectos.

El método de obtención de la muestra determinará su tamaño. Por consiguiente, el Comité de Auditoría Integral y los grupos de auditoría deberán dejar evidencia de los procedimientos técnicos utilizados para seleccionar las muestra examinadas en los programas de auditoría. La muestra siempre atenderá a la característica de representatividad, por lo cual también se expresan las características del universo o población que ésta representa.

Una muestra será objetiva en la medida en que para su selección se apliquen métodos de reconocido valor técnico y se deje evidencia de ello en los papeles de trabajo.

La selección de la muestra estará a cargo del grupo de auditoría, quien la someterá a aprobación del Comité de Auditoría Integral.

4. Utilización de indicadores.

En la ejecución de los programas de auditoría deberán utilizarse indicadores cuantitativos y cualitativos que permitan medir el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal en las áreas objeto de evaluación; los resultados que arrojen estos indicadores se consignarán en un tablero de control. Los grupos operativos utilizarán en la evaluación además de los indicadores propios adoptados por cada entidad, los que consideren pertinentes y apropiados.

5. Aplicación de pruebas de auditoría.

1. De cumplimiento. Su fin es proporcionar evidencia que permita determinar si la entidad cumple las políticas y normas sustantivas y procedimentales.
2. Sustantivas. Tienen como objetivo proveer evidencia válida y suficiente sobre la realidad económica, financiera y presupuestal de los bienes y recursos a través de procedimientos como la circulación de saldos, arqueos de fondos, entrevistas e inspecciones físicas.
3. Analítica. Se utilizan para efectuar el seguimiento del comportamiento de las cifras, con el fin de determinar la dinámica de las variables económicas, financieras y presupuestales. A partir del análisis comparativo proporcionarán las tendencias y variación de las cifras. Son un insumo en la evaluación de la gestión fiscal y proporcionan elementos de juicio suficientes para fundamentar el dictamen y/o pronunciamiento final sobre la gestión.

1. Soporte documental de la ejecución de la auditoría.

1. Etapa de resultados.

La conclusión de los programas de auditoría y del Plan Anual de Auditoría se expresará en informes.

0. Informes derivados de los programas de auditoría.

Al finalizar cada programa, el grupo de auditoría preparará un informe sustentado en las actividades ejecutadas, que contendrá básicamente los siguientes elementos: Objetivos, alcance, metodologías, sistemas de evaluación empleados, observaciones y conclusiones.

Si como resultado de los programas de auditoría, del análisis de la información recibida, de la aplicación de los sistemas de control fiscal y en general de la actividad de fiscalización que realiza la Contraloría, se detectan inconsistencias o anomalías, se procederá a formular las observaciones a que haya lugar, señalando en forma concreta las deficiencias, fallas, errores, irregularidades, incumplimiento de normas o procedimientos y otras situaciones encontradas. Así mismo, en la medida de lo posible, se señalarán las presuntas causas de tales inconsistencias y los efectos de ese comportamiento.

El informe de cada programa de auditoría contendrá las conclusiones acerca de la gestión adelantada por el sujeto de control en el aspecto examinado. Este pronunciamiento debe tenerse en cuenta para la evaluación anual de la gestión.

Una vez finalizado el informe por el grupo de auditoría, y cuando a ello hubiere lugar, las observaciones se someterán a verificación entre el coordinador del programa y los responsables directos del área evaluada, con el fin de depurar aquellos aspectos de forma que sean susceptibles de aclaración y que deban y puedan ser explicados por los sujetos de control, previa la adopción e inclusión definitiva del peligro de observaciones en el informe de auditoría. De esta reunión se dejará constancia en un acta suscrita por el coordinador de la auditoría y el responsable del área, donde se evidencien las modificaciones efectuadas y su justificación.

Después de ajustado el informe, el coordinador lo presentará al Jefe de Unidad y al Comité de Auditoría Integral para su aprobación. Posteriormente, el Jefe de Unidad enviará el informe al Representante Legal y a las dependencias del más alto nivel directivo de cada sujeto de control.

Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, a aquél en que fueron puestas las observaciones en su conocimiento, el jefe o representante legal de la entidad controlada rendirá las explicaciones del caso e informará los correctivos que decida adoptar respecto de las observaciones contenidas en el informe, con indicación del tiempo estimado para realizar los ajustes pertinentes; en caso de no estar de acuerdo con las observaciones, sustentará sus razones mencionando las evidencias y demás pruebas en las que se apoya.

A partir del envío de la respuesta, la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., deberá efectuar el seguimiento a los correctivos programados, para verificar su adopción en el período subsiguiente.

Como resultado de la evaluación, y cuando a ello hubiere lugar, se ejercerán las acciones contempladas en el numeral 1.8. del presente Manual.

1. Informe anual de la evaluación a la gestión.

Como resultado de las conclusiones de cada uno de los programas de auditoría ejecutados durante la vigencia fiscal y la evaluación de la cuenta anual de gestión que integran el PAA, se producirá el informe anual de evaluación de la gestión.

El informe de evaluación contendrá los siguientes aspectos fundamentales: objetivos, alcance, metodologías, sistemas de evaluación, empleados, pronunciamiento sobre la gestión fiscal y conclusiones.

El pronunciamiento contendrá la calificación y cuantificación de los criterios de eficiencia, eficacia, equidad, economía y valoración de costos ambientales, de acuerdo con las ponderaciones dadas a las áreas, procesos, ciclos de las muestras seleccionadas; razonabilidad y confiabilidad de la información financiera; calidad del sistema de control interno; cumplimiento de objetivos y metas del plan de desarrollo y planes institucionales, y cualquier otra evaluación que sustente los resultados en términos de los criterios objeto de evaluación. Se entiende que las observaciones derivadas de cada evaluación, se encuentran inmersas en los pronunciamientos respectivos.

Será responsable de la evaluación y presentación de este informe el Comité de Auditoría Integral y deberá ser suscrito por el Jefe de la Unidad y los Jefes de las Divisiones de Revisión de Cuentas, Control Legal, Control Financiero y de Gestión y Resultados de la Unidad de Control Sectorial respectiva.

La fecha de comunicación del informe anual de evaluación de la gestión, se hará efectiva dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes, contados a partir de la fecha en que la cuenta anual de gestión fue puesta a disposición de la Contraloría.

El informe deberá precisar el grado en que se han cumplido los principios de la gestión fiscal y será la base para determinar el respectivo fenecimiento, que deberá incluirse en el mismo informe de que trata este numeral.

Si los resultados son adversos, no se expedirá fenecimiento simultáneo al informe, debiendo sustituirse el procedimiento establecido en el capítulo II, numeral 2.6 del presente Manual, para la comunicación de las observaciones, la respuesta de la administración, la evaluación de la misma por parte de la Contraloría y las consecuencias sancionatorias o de responsabilidad fiscal a que haya lugar.

2. Informe sectorial y global de la gestión en el Distrito Capital.

Con el objeto de presentar resultados consolidados y agregados de la gestión fiscal adelantada por el conjunto de la administración distrital en la cabeza del Alcalde Mayor, la Unidad de Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad en coordinación con la Unidad de Finanzas Públicas, y siguiendo las directrices que para tal fin dicte el Contralor de Santa Fe de Bogotá, debe elaborar el informe sectorial y global de la gestión en el Distrito Capital.

Con el fin de cumplir con esta responsabilidad, dichas unidades desarrollarán el instructivo respectivo, en el cual se le informará a las Unidades de Control Sectorial los criterios generales de consolidación y agregación que permitan agrupar y agregar los resultados de cada uno de los sujetos de control. Esta consolidación se efectuará por sectores y de manera global. Dentro del instructivo aludido, la Unidad de Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad determinarán la organización de los sujetos de control por sectores.

El plazo para la presentación de este informe será determinado por el Contralor de Santa Fe de Bogotá, en atención a sus responsabilidades de información frente al Concejo del Distrito Capital y demás autoridades competentes.

3. Actuaciones frente a hechos eventuales

1. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL.

La Evaluación de la cuenta anual de gestión se realizará mediante el examen a cada uno de sus componentes y su interrelación a saber: el informe de gestión, los estados contables, el informe del control interno, el balance social, el informe de ejecución presupuestal y el informe del plan de desarrollo y planes institucionales, todos ellos con sus respectivos indicadores, aplicando los diferentes sistemas de control fiscal y teniendo en cuenta que los controles de orden presupuestal, de legalidad y de evaluación del control interno están inmersos en cada uno de los programas de auditoría.

De otra parte, las evaluaciones a desarrollar durante la ejecución del PAA, deben incluir análisis a la gestión contractual, verificaciones físicas y documentales a tesorerías, cajas menores, inventarios físicos, portafolios de inversiones, deuda pública, nóminas, entre otros.

A continuación se presentan a manera de ejemplo algunos procedimientos generales básicos, que sirven como guías para el desarrollo y cumplimiento de la evaluación de la gestión fiscal, procedimientos que deberán integrarse por parte de las unidades de control para realizar la evaluación global de la gestión en términos de eficiencia, economía, eficacia, equidad y valorización de los costos ambientales.

0. Evaluación sistema de control interno.

1. Objetivo general.

Conceptuar sobre la contabilidad y la calidad de control interno en todos los niveles.

2. Objetivos específicos.

Calificar la responsabilidad de las actuaciones de los servidores públicos del nivel general y operativo, verificando que se ajusten a la ley.

Medir la eficiencia y la eficacia de los controles adoptados.

Analizar y evaluar los elementos que componen el sistema de control interno.

3. Procedimientos.

• Comprobar que exista un plan general del sujeto de control que responda al plan de desarrollo distrital o al plan institucional, así como la misión, a los objetivos y a las políticas de aquél y el establecimiento de instrumentos de seguimiento y evaluación tales como cronogramas e indicadores.
• Determinar que la entidad haya identificado sus procesos y que los mismos estén claramente formalizados y documentados a través de manuales y flujogramas, que se identifiquen puntos de control y que se le dé prioridad a las tareas sobre aquellos procesos considerados como críticos para la entidad.
• Analizar que la estructura orgánica de la entidad se encuentren formuladamente establecida e identifique los diferentes niveles, y determinar que las transacciones y las operaciones estén autorizadas dentro de los límites de las facultades otorgadas por la normatividad vigente.
• Comprobar la exigencia y aplicación de manuales aprobados y actualizados, en los cuales se describan las funciones, los procedimientos y las actividades, tanto de las dependencias como de los cargos que las integran; la separación de funciones entre quienes ejecutan y controlan, y su adecuada distribución. Así mismo, verificar que la autoridad y responsabilidad estén definidas en los manuales de funciones y procedimientos.
• Verificar y analizar las medidas implementadas tendientes a la reducción de trámites, a la realización de los procedimientos administrativos y de control, y a la actualización de normas.
• Comprobar la adopción de métodos confiables para la evaluación de la gestión y el sistema de indicadores utilizados por área, dependencia y proceso.
• Verificar la adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
• Comprobar la existencia de un sistema de méritos y sanciones que haga parte de las políticas de reclutamiento y selección, la implementación de la carrera administrativa, los programas para evaluar el desempeño, así como la imposición de sanciones, clase y cumplimiento de las mismas, y verificar el establecimiento de programas de inducción y reinducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad.
• Verificar y evaluar las medidas adoptadas por la entidad para acoger las observaciones producto de la evaluación de la información y como resultado de los programas de auditoria integral.
• Verificar la existencia de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades, teniendo en cuenta la creación, adopción y funcionalidad de mecanismos adecuados de participación ciudadana, la existencia y funcionalidad de los procesos que permitan atender y resolver oportunamente los derechos de petición, las quejas y reclamos, dando respuesta oportuna y eficaz al ciudadano.
• Verificar que los sistemas de información de la entidad, sean idóneos, ágiles, oportunos, veraces y que faciliten la gestión y control.

1. Resultados de la evaluación.

1. Evaluación presupuestal.

1. Objetivo general.

Establecer la efectividad del presupuesto como instrumento de gestión y control para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales.

2. Objetivos específicos.

• Medir la eficacia, eficiencia y equidad en la ejecución del plan de desarrollo o planes institucionales y la adecuada asignación de los recursos.
• Verificar la legalidad de las transacciones y operaciones que se deriven de la expedición, liquidación, ejecución y cierre presupuestal.

1. Procedimientos.

• Realizar los cruces presupuestales con las respectivas asignaciones en los proyectos del plan de desarrollo o planes institucionales, el servicio de la deuda, los gastos de funcionamiento y de inversión.
• Efectuar las operaciones y confrontaciones necesarias para determinar la eficacia y eficiencia en el recaudo de los ingresos presupuestados y los gastos ejecutados.
• Comprobar que las asignaciones presupuestales se hayan aplicado a gastos e inversiones debidamente autorizadas en normas preexistentes o en el plan de desarrollo, que respondan a criterios de conveniencia, pertinencia y oportunidad, y que se hayan ejecutado conforme a lo planeado.
• Examinar y comprobar que las apropiaciones, giros, ingresos, transferencias, traslados y adiciones, se efectúen de conformidad con las normas presupuestales y las políticas de la entidad, aplicando procedimientos de verificación y validación, mediante pruebas físicas y documentales.

1. Resultado de la evaluación.

1. Evaluación financiera.

1. Objetivo General.

Dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros o contables y evaluar la eficiencia y economía en el manejo de los recursos financieros. En todo caso, los programas y las pruebas de auditoría incluirán confrontaciones y análisis de los registros y documentos que generaron derechos u obligaciones, mediante la ejecución del plan de desarrollo, el presupuesto, la contratación administrativa, y otras evaluaciones que permita interrelacionar los estados contables con otros componentes de la cuenta anual de gestión y contribuyan a su examen integral.

Para el establecimiento de la razonabilidad de los estados contables se debe efectuar análisis a la generación de los recursos en las etapas de planeación, producción, utilización e impacto social de su aplicación.

2. Objetivos específicos.

• Determinar el origen y composición de los recursos financieros, así como su exigibilidad en un período determinado.
• Analizar y evaluar la capacidad generadora de los recursos frente al desarrollo de su objeto social.
• Verificar la planeación financiera y analizar su ejecución, determinando que los recueros se orienten al cumplimiento de las metas institucionales.
• Evalaur la rentabilidad social y económica generada por la entidad, así como la utilización y asignación de los recursos.

1. Procedimientos.

Para el desarrollo del control contables, las Unidades de Control Sectorial y de Apoyo se ceñirán a las normas técnicas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados, a las disposiciones profesionales emitidas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública y a la normatividad expedida por el Contador General de la Nación, o quien haga sus veces.

La base para efectuar el examen de control financiero en particular, será la evaluación del control interno contable.

Las pruebas de auditoría aplicadas en desarrollo del examen del control contable, deben estar soportadas en los papeles de trabajo conformados por cronogramas, cuestionarios de control interno, diagramas de flujo, programas de auditoría, planillas de trabajo y cualquier otro documento que constituya prueba fundamental del examen.

2. Resultado de la evaluación.

1. Evaluación del plan de desarrollo.

1. Objetivo general.

Conceptuar sobre la gestión de las entidades del Distrito Capital, frente el plan de desarrollo, en relación con el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas, concordantes con la misión institucional, en términos de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.

2. Objetivos específicos.

• Determinar la participación de las entidades frente al plan de desarrollo, tanto en su parte estratégica como en su plan de inversiones.
• Establecer las fuentes de financiación y los presupuestos de los proyectos.
• Evaluar el desarrollo de la contratación, el avance físico y las metas alcanzadas por proyectos.
• Evaluar la gestión social de los proyectos del plan.
• Determinar la gestión ambiental de los proyectos del plan.

• Seleccionar la muestra de proyectos a incluir en el PAA, teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios: prioridades según las políticas trazadas, cobertura social, impacto ambiental y fuentes de financiamiento.

• Evaluar los proyectos seleccionados mediante el análisis de los siguientes aspectos:

1. Formulación y adopción del plan de las entidades. Determinar el grado de armonización del Plan anterior con el nuevo plan de desarrollo o plan institucional, precisando la situación de los proyectos en ejecución del anterior Plan, su continuidad y coherencia en el nuevo, así como las implicaciones de la continuidad o supresión de proyectos.

Establecer la existencia y aprobación de los estudios de prefactibilidad y factibilidad de cada proyecto.

Comprobar que los proyectos estén inscritos en los Bancos de proyectos o en las instituciones correspondientes.

Verificar que su formulación e inscripción se ajuste a las normas y metodologías establecidas por las autoridades correspondientes.

2. Asignación y ejecución presupuestal. Establecer la financiación de los proyectos, la fuente de recursos (propios, de crédito u otros), la oportunidad de los mismos y los porcentajes de su composición.

Verificar que los recursos de crédito interno y externo solicitados y aprobados en el cupo de endeudamiento hayan sido aplicados a los proyectos respectivos.

Evaluar el presupuesto de los proyectos del sujeto de control a diciembre 31 de cada vigencia, con la relación a la programación de inversión, determinando su nivel de ejecución por prioridad, teniendo en cuenta los giros, reservas y compromisos verificando el cumplimiento de los cronogramas de inversión.

3. Confrontar y compartir la información con el grupo de contadores públicos que examinen los estados contables, con el fin de comprobar el adecuado registro y soporte de las operaciones examinadas, derivadas de la ejecución del plan de desarrollo.
4. Avance físico, cumplimiento de metas y contratación. Verificar que cada contrato evaluado haya sido imputado al rubro presupuestal correspondiente, de tal forma que exista relación entre los objetivos y metas de cada proyecto con el objeto del contrato.

Realizar visitas a las obras en ejecución, con el fin de determinar el avance físico y las especificaciones técnicas acordes con el objeto del contrato.

5. Evaluación de la Cobertura y Calidad de los proyectos.

• Cobertura del proyecto. Cuando sea viable: determinar la población beneficiada con el proyecto, según el diagnóstico de la entidad.
• Identificar los grupos sociales beneficiarios y su ubicación, cruzando dicha información con la reportada por las entidades distritales en el informe de balance social.
• Control de calidad del proyecto. Determinar el cumplimiento de las especificaciones técnicas contratadas en términos de oportunidad, disponibilidad, y continuidad frente a la satisfacción de las necesidades reales de la población.

1. Evaluación de indicadores. Verificar la existencia, aplicación y análisis de los indicadores diseñados por la administración para el seguimiento y evaluación del proyecto.
2. Evaluación de la gestión ambiental de los proyectos.

• Determinar qué estudios previos fueron tenidos en cuenta para su formulación.
• Verificar si fueron tenidos en cuenta los diagnósticos ambientales ya existentes o si fueron realizados nuevos estudios específicos para la formulación del proyecto.
• Establecer si el proyecto fue formulado para: dar solución a un problema ambiental que afecta la población de Santa Fe de Bogotá, D.C., (ejemplo contaminación atmosférica), ejecutar acciones de manejo y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente (ejemplo reforestación de cuencas), y realizar acciones que causen impacto ambiental. En este caso debe verificarse el cumplimiento de las normas de carácter ambiental y demás orientaciones estipuladas por la autoridad ambiental respectiva para su ejecución (ejemplo construcción de una vía).
• Verificar si el proyecto se formuló de acuerdo con un Plan de Acción Ambiental.

• Verificar si el proyecto incluye la realización de la valoración cuantitativa en términos del análisis costobeneficio sobre la conservación, restauración, sustitución y manejo en general de los recursos naturales y la degradación del medio ambiente.
• Verificar si el proyecto contempla la determinación del costo económico del deterioro ocasionado por la ejecución del proyecto sobre los recursos naturales.
• Determinar si se diseñarán indicadores ambientales, que permitan evaluar el impacto sobre los recursos afectados (suelo, agua. Aire, flora y fauna).
• Determinar si el proyecto considera la realización de una interventoría y/o auditoría ambiental.
• Verificar si el proyecto contempló la presentación de un estudio de impacto ambiental o plan de manejo ambiental que incluya: los planes de prevención, mitigación, corrección, mitigación y compensación de los posibles impactos de proyectos, además de planes de seguimiento, monitoreo y contingencia.

1. Evaluación de megaproyectos. Las unidades de control respectivas realizarán concertadamente en sus planes anuales el examen del megaproyecto, identificando los proyectos que lo conforman, evaluándolos de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta sección para los proyectos. Finalmente se agruparán los resultados para conceptuar sobre cada megaproyecto.

1. Balance social.

1. Objetivo general.

Determinar el cumplimiento de las políticas sociales trazadas por el gobierno distrital, dirigidas a lograr el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población.

2. Objetivos específicos.

• Identificar y analizar los problemas sociales que más afectan la calidad de vida de los habitantes del Distrito Capital.
• Analizar los recursos invertidos por las entidades del Distrito Capital en proyectos orientados a solucionar problemas sociales, con el fin de evaluar su gestión social.
• Analizar el cumplimiento de los objetivos y metas de las entidades para la solución de la problemática social atendida, en términos de cobertura y calidad.
• Realizar un análisis comparativo que permita determinar en qué medida la inversión realizada en el período analizado constituye el mejoramiento del nivel de vida, frente a la vigencia del año inmediatamente anterior.
• Verificar si en la formulación y ejecución de proyectos orientados a la solución de problemas sociales, la comunidad ha sido convocada e informada y si ha adelantado algún tipo de participación en ejercicio de su derecho.
• Evaluar el cumplimiento de las políticas trazadas por el Gobierno Distrital para el sector frente a los resultados obtenidos por las entidades del mismo.

1. Procedimientos.

• Verificar que la información remitida por las entidades sujetas de control referida al balance social, cumpla con las variables establecidas en la metodología.
• Efectuar los cruces de información entre el balance social, el plan de desarrollo o plan institucional, la ejecución presupuestal y los controles internos inherentes.
• Realizar trabajo de campo conjuntamente con los profesionales de la División de Control de Calidad de Bienestar Públicos, determinando el impacto social generado por la gestión de la entidad.

1. Resultado de la evaluación.

1. Auditoría de sistemas.

1. Objetivo general.

Efectuar un examen objetivo, crítico, sistemático y selectivo a los sistemas de información implementados por los entes sujetos de control, con el propósito de conceptuar respecto a la eficiencia y eficacia de estos, la confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad de la información y la efectividad de los controles sobre dichos sistemas.

2. Objetivos específicos.

• Revisar y verificar las políticas de seguridad establecidas por la administración para el área de informática.
• Comprobar que los sistemas de información hayan sido desarrollados siguiendo normas y parámetros de economía, eficiencia y eficacia.
• Revisar que los programas o aplicaciones para computador no tengan rutinas que permitan fraude, o que produzcan errores en los resultados.
• Verificar que se estén utilizando las versiones autorizadas de los programas den producción.
• Evaluar y conceptuar sobre el sistema de control interno existente en el área de informática.
• Evaluar y conceptuar respecto a los procedimientos de backup, mantenimiento de equipos, plan de contingencias, seguridades físicas y ambientales, seguridades lógicas, gerencias PED, plan de informática y redes y sobre proyectos especiales; además evaluar el aspecto técnico de la contratación de software y hardware.

1. Procedimiento

• Descripción de los módulos del sistema.
• Descripción de entradas, procesos y salidas.
• Descripción de reportes.
• Diseño de los archivos magnéticos.
• Procedimiento para copia y seguridad.

• Controles de integridad y consistencia de los datos.
• Controles de acceso a la información.
• Controles de comunicaciones.
• Controles de entorno.
• Controles generales.

• Origen y preparación de datos.
• Captura y validación de datos.
• Procesamiento de los datos y actualización de archivos.
• Salidas del proceso de actualización.
• Seguridad lógica del software de la aplicación.
• Seguridad lógica de los archivos del computador.
• Cambios al software de la aplicación.
• Procesamiento de backups y recuperación.
• Terminales y comunicación de datos.
• Documentación del sistema de información.
• Acceso a la base de datos a través del DBMS.
• La función del administrador de la base de datos.

• Método de datos de prueba.
• Sistema caso base
• Operación paralela.
• Facilidad de prueba integrada.
• Simulación en paralelo.

1. Resultado de la evaluación.

1. Evaluación de la gestión ambiental y valoración de los costos ambientales.

1. Objetivos del control fiscal de la gestión relacionada con el medio ambiente.

1. Elaborar el informe anual del estado de los Recursos Naturales de acuerdo al artículo 268 numeral 7 de la Constitución Nacional.
2. Evaluar y conceptuar sobre la gestión ambiental fundamentada en los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales teniendo en cuenta para ello objetivos, metas, resultados, alcance de la cobertura, costos y beneficios sociales.
3. Verificar el cumplimiento de normas y políticas en el desarrollo de los planes, programas, proyectos, obras y actividades relacionadas con el medio ambiente.
4. Conocer y analizarlos informes de control interno de la entidad con el fin de verificar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de esa oficina en materia ambiental.
5. Solicitar los informes de interventoría de los contratos mediante los cuales se desarrollan los proyectos ambientales con el fin de verificar el cumplimiento del objeto del contrato.
6. Determinar los costos y beneficios sociales de los proyectos ambientales ejecutados por las entidades sujetos de control con el fin de determinar la efectividad de la inversión, en prevención, en conservación, en uso, en manejo, en mitigación, en investigación, en seguimiento, en regulación, en evaluación, en contingencia, en monitoreo, en restauración del deterioro y protección de los recurso naturales y del ambiente.
7. Evaluar si el gasto público ambiental se ejecutó conforme a los planes, programas y proyectos en concordancia con el Plan de Desarrollo y el Plan de Acción de la entidad.
8. Determinar y evaluar si el sujeto de control tienen en cuenta la participación de la comunidad, destinataria final del proceso de gestión ambiental, cuando ésta resulte afectada por las actividades que realiza, así como su incidencia en el proceso de toma de decisiones que puede afectar su entorno físico.

1. Evaluación de la gestión ambiental.

Es el examen y verificación que se efectúa a los diferentes planes, programas, proyectos y planes de manejo ambiental mediante los cuales se desarrolla la gestión ambiental, a efectos de determinar si se ejecutaron en concordancia con el Plan de Desarrollo y el Plan de Acción propuesto por la entidad controlada; los requerimientos de la autoridad ambiental competente de acuerdo con los principios que fundamentan el control fiscal, de manera tal que la utilización de estos recursos y bienes tengan una debida administración, con base en los indicadores de gestión y resultados ambientales definidos por cada sujeto de control.

2. Responsabilidad de la evaluación de la gestión ambiental.

Corresponde a las Unidades de Control Sectorial, en coordinación con la Unidad de Consolidación Global, Resultados y Control de Calidad ? División de Valoración y Cuentas Ambientales, la evaluación de la gestión ambiental, de acuerdo con los instructivos que para el efecto expida dicha Unidad.

3. Valoración de costos ambientales.

1. Concepto.

Consiste en la cuantificación en términos monetarios del impacto causado a los recursos naturales y el medio ambiente como consecuencia de la ejecución de las obras desarrolladas en los proyectos.

2. Responsabilidad de la valoración de los costos ambientales.

4.1. CONTROL FISCAL EN LOS PROCESOS DE PRIVATIZACIÓN

4.1.1. Alcance.

La Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., realizará seguimiento, análisis y evaluación a los programas de privatización, cualquiera sea su modalidad, así como a los resultados finales de los mismos, para lo cual ejercerá control posterior y oportuno a cada una de las etapas o fases del proceso.

4.1.2. Objetivo General.

4.1.3. Objetivos Específicos.

1. Verificar que los procesos de privatización se adelanten en condiciones que salvaguarden el patrimonio público distrital.
2. Verificar que en los procesos de privatización se hayan adoptado las medidas adecuadas tendientes a garantizar la presentación del servicio en los términos de calidad, disponibilidad y oportunidad.
3. Verificar que los procesos de privatización se realicen con estricta sujeción a las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes.
4. Verificar que los procesos de privatización, estén precedidos de estudios técnicos y económicos suficientes, que incluyan la procedencia o justificación de privatizar determinadas actividades o entidades públicas; la valoración de las entidades cuyas acciones o activos se pretendan enajenar o transferir; los estudios relativos a las condiciones y naturaleza del mercado; la rentabilidad de dicha entidad y el valor a precios de mercado de los activos y pasivos a transferir o a enajenar, así como la sujeción a los planes de enajenación que para tal efecto determine el Concejo de Santa Fe de Bogotá.
5. Verificar el cumplimiento de los objetivos de la privatización.
6. Verificar que los recursos destinados para adelantar el proceso de privatización, cumplan con los objetivos previstos y se apliquen con estricta sujeción a los principios de la gestión fiscal.
7. Verificar que los recursos provenientes del proceso de privatización cumplan con los objetivos del mismo previstos en los antecedentes justificatorios previos al Acuerdo de autorización que debe expedir el Concejo de Santa Fe de Bogotá.

4.1.4. Rendición de información.

4.1.5. Sistema de control.

4.1.6. Procedimientos generales de control fiscal.

1. El análisis de los estados financieros de las empresas a privatizar, revisión de los avalúos y pruebas realizadas para la determinación del precio base fijado.
2. Suficiencia de garantías exigidas a los potenciales compradores.
3. Verificación de la solvencia de los oferentes.
4. Verificación del adecuado registro de proponentes.
5. Verificación a la contabilización y manejo de los recursos generadores por las operaciones en el presupuesto para cumplir con los planes de desarrollo.
6. Seguimiento al cumplimiento de los programas de enajenación.
7. Análisis de los estudios realizados por la empresa de consultoría que adelantó la evaluación económica ? financiera, si es el caso.
8. Verificación de los criterios de selección de compradores.
9. Determinación de los precios pactadores en cada negociación y su correspondencia con los intereses del Estado.
10. Seguimiento del destino de los recursos provistos para cada negociación, con del propósito de verificar que su uso sea el indicado en los objetivos de la privatización establecidos en la norma legal respectiva.
11. Seguimiento de las privatizaciones, para verificar que no hubo acto simulado o cesión indebida a terceros.

4.2. RENDICIÓN DE LA CUENTA EN LOS PROGRAMAS DE PAGO DE RECOMPENSAS

4.3. RELACIÓN DE LA CUENTA DE ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN

4.3.1. Rendición de cuentas previa a la liquidación.

1. Los estados financieros con sus anexos y soportes, depurados y firmados por el contador y el representante legal.
2. Un informe de gestión, que contenga:

• Todo hecho relevante que modifique los resultados del último ejercicio fiscal posterior a los últimos estados financieros.
• Relación de los contratos y pagos efectuados por la entidad dentro del año inmediatamente anterior al inicio de la liquidación.
• Relación de la nómina vigente y de los contratos de prestación de servicios, indicando el monto total de los mismos, relación detallada de los pasivos laborales y personal jubilado a cargo.
• Relación de todos los procesos judiciales que cursen en contra de la entidad, así como de las reclamaciones y litigios en curso iniciados contra terceros por la entidad, indicando las pretensiones, el estado procesal y el Despacho que lo conocen a la fecha.
• Relación detallada de las obligaciones tributarias, identificando la naturaleza del impuesto, su cuantía, forma de pago, intereses causados, sanciones impuestas, acompañados de las declaraciones tributarias presentadas durante el último año.
• Inventario depurado con corte al mes anterior de su presentación, en el cual se detallen y valoren los activos y pasivos de la entidad, indicando su composición y los métodos utilizados para su valuación.
• Relación completa de los acreedores, indicando nombre o razón social, identificación, dirección, cuantía, naturaleza de los créditos, acompañado de los documentos donde consten las obligaciones.
• Acta de entrega y recibo de la entidad: El representante legal de la entidad a liquidar remitirá al organismo de control fiscal copia del acta mediante la cual hace entrega de la entidad al liquidador una vez sea nombrado y posesionado, en un término que no exceda de diez (10) días hábiles, la cual contendrá toda la información contemplada en el siguiente numeral.

4.3.2. Publicación del estado de liquidación.

3. Rendición de cuentas del liquidador.

• Relación de todos los actos, negocios, convenios o contratos que haya realizado tendientes a facilitar la preparación y realización de una liquidación del patrimonio rápida y progresiva.
• Relación de las gestiones que hubiere realizado para el recaudo de los dineros y la recuperación de los bienes que por cualquier circunstancia deben ingresar al activo a liquidar, así como las prestaciones accesorias.
• Relación de los actos ejecutados necesarios para la conservación de los activos y todos los actos y contratos celebrados requeridos para el desarrollo de la liquidación, incluidos los negocios o encargos fiduciarios que faciliten la cancelación del pasivo.
• Relación de los bienes consumibles enajenados.
• Relación de los bienes de la entidad enajenados.
• Relación de todos los gastos realizados, demandados por la liquidación.
• Relación de las cuentas exigidas y comprobadas de la gestión d a los liquidadores anteriores y a los secuestres designados en los juicios que se incorporen a la liquidación.
• Relación de las acciones promovidas de responsabilidad civil, penal, disciplinaria o fiscal, contra los administradores, revisores fiscales y funcionarios de la entidad en liquidación, y en general contra cualquiera persona que con su conducta haya lesionado el patrimonio de la entidad en liquidación.
• Relación de todas las acciones necesarias adelantadas para la conservación y reintegro de los bienes que conforman el patrimonio a liquidar.
• Presentación del plan de pago de las obligaciones, tendiendo en cuenta el inventario, la prelación legal de pagos y las normas presupuestales.

4.3.4. Bienes que integran el patrimonio a liquidar.

4.3.5. Inventario de liquidación.

1. Contenido y requisitos del inventario. El inventario incluirá además de la relación pormenorizada de todos los activos, la de todas las obligaciones con especificación de la prelación u orden legal de pago, inclusive de las que solo pueden afectar eventualmente su patrimonio como las condicionales, las litigiosas, las finanzas; los avales, entre otros.

Este inventario debe ser suscrito por un contador público y por el liquidador.

2. Avalúo de los bienes. El liquidador presentará los avalúos de los bienes enajenados dentro del trimestre. Tratándose de bienes cotizados en bolsa no se requerirá el avalúo.

4.3.6. Presentación de la cuenta final de liquidación.

• Decreto de liquidación final de la entidad, suscrito por el Alcalde Mayor y el Secretario de Hacienda.
• Acta de liquidación final de la entidad.
• Acta de entrega de los bienes muebles.
• Acta de entrega de donación de bienes a entidades públicas.
• Acta de entrega de las obligaciones pendientes de pago.
• Acta de entrega a la Secretaría de Hacienda de los títulos valores, acciones o participaciones que la entidad poseía al momento de la liquidación.
• Acta de entrega de los bienes inmuebles a la Secretaría de Hacienda.
• Acta de entrega a la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., relacionando todas las demandas que cursan contra la entidad y en los que aparezcan como demandante.
• Escrituras de propiedad de los bienes inmuebles que poseía la entidad, acompañadas de las copias de las escrituras de traspaso con el correspondiente certificado de libertad y tradición actualizado.
• Informes sobre el estado en el que se entregan los bienes inmuebles y el uso actual que se le está dando a cada uno de los mismos.
• Estados financieros definitivos con corte a al fecha de liquidación final, señalando donde se encuentran lo soporte para su respectiva verificación.
• Estado de cartera por edades y por deudor, junto con identificación del propietario y ejecutar actual de misma.
• Informe de gestión del proceso de liquidación, acompañado del seguimiento a las observaciones formulados para la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, en las cuentas de periodos anteriores, que no fueron subsanadas por entidad.
• Movimiento de la cuenta del Fondo de Pasivos, con sus respectivas órdenes de pago y soportes.
• Los demás documentos que soportan las actuaciones y operaciones realizadas durante el período.

5. RENDICIÓN DE CUENTA DE ENTIDADES EN EL QUE EL DISTRITO CAPITAL TENGAN PARTICIPACIÓN, distintas a las empresas de servicios públicos domiciliarios constituidas como sociedades por acciones.

Las sociedades de economía mixta, asociaciones y sociedades entre entidades públicas diferentes a estas y las corporaciones y fundaciones de participación mixta, que manejen, administren custodien, recauden o inviertan recursos públicos del Distrito Capital en forma directa e indirecta, son sujetos de control fiscal.

0. Rendición de cuenta de entidades en que el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá tenga participación igual o superior al 50%.

Cuando el Distrito Capital tenga participación igual o superior al 50% en entidades descentralizadas y en cualquier otro tipo de sociedad u organización distinta de cualquier otro tipo de sociedad u organización distinta de las empresas de servicios públicos constituidas como sociedades por acciones, sus responsables deberán rendir cuenta en los términos y forma establecidos en el Capítulo II de este Manual.

El control fiscal, los procedimientos, el resultado y las consecuencias que de él se deriven, se efectuaran de conformidad con lo establecido en capítulo III presente Manual.

1. Rendición de cuentas de entidades en el que el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, tenga participación inferior al 50%.

• Estados financieros certificados y dictaminados.
• Un informe sobre el cumplimiento de las metas y objetivos, de acuerdo con las políticas, planes, programas y proyectos adoptados, debidamente aprobados por el órgano social correspondiente que estatutariamente tenga esta función. Los sujetos de control que tenga proyectos contemplados dentro del Plan de Desarrollo Económico y Social del Distrito Capital, presentarán informes de acuerdo con la reglamentación establecida para tal fin en el presente Manual.
• Informe de evaluación del sistema de control interno de la empresa, elaborado adelantado por las respectivas auditorías internas con que cuenten las entidades.

1. Reporte de la composición accionaria de las sociedades anónimas.

5.1. ASPECTOS SUSTANTIVOS.

5.1.1. Noción.

5.1.1.1. Principios rectores.

5.1.1.2. Caducidad de la acción sancionatoria fiscal.

5.1.1.3 Elementos de la responsabilidad sancionatoria fiscal.

5.1.1.4 Clase de sanciones.

5.1.1.5 Definición de amonestación.

5.1.1.6 Causales de amonestación.

1. Como resultado de la vigilancia fiscal se haya encontrado que obró contrariando los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales, consagrados en el artículo 8 del la Ley 42 de 1993.
2. Obstaculicen las investigaciones o actuaciones que adelante la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

5.1.1.7 Definición de multa.

5.1.1.8 Causales de multa.

1. No comparecer a las citaciones que en forma escrita haga la Contraloría.
2. No rendir las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por la Contraloría.
3. Omitir la presentación de cuentas e informes o incurrir reiteradamente en errores en los mismos.
4. Dar lugar a al realización de glosas de forma en la revisión de cuentas.
5. Entorpecer o impedir el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Contraloría.
6. No suministrar oportunamente las informaciones solicitada por la Contraloría.
7. No haber asegurado en la cuantía requerida y oportunidad debida, los fondos, valores o bienes respecto de los cuales estaba obligado a hacerlo.
8. No adelantar las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por la Contraloría.
9. Incumplir las obligaciones de carácter fiscal establecidas en las leyes, estatutos, decretos y actos administrativos.

5.1.1.9 Concepto de obligación fiscal.

5.1.1.10 Criterios de graduación de la sanción.

Para graduar la imposición de sanción se tendrá en cuenta los siguientes criterios:

1. La gravedad de la falta.
2. El grado de culpabilidad y de participación.
3. Admitir la falta antes de imponerse la sanción.
4. Procurar por iniciativa propia reducir los efectos de la falta.
5. La reincidencia.
6. Incurrir con una sola conducta en varias causales de sanción.
7. Causar perjuicio a la entidad o detrimento al patrimonio Distrital.
8. El impacto social y ambiental causado por la acción u omisión.
9. Los hechos y circunstancias en que se comete la falta.
10. El salario u honorarios que se devenguen.
11. La jerarquía y mando que el implicado tenga dentro del ente sujeto de control.

5.1.1.11 Base para imponer la multa.

5.1.1.12 Solicitud de remoción o terminación del contrato por justa causa.

5.1.1.13 De la solicitud de suspensión.

5.1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE SANCIONES

5.1.2.1. Competencia.

5.1.2.2. Requerimiento de explicaciones.

5.1.2.3 Requisitos del requerimiento de explicaciones.

El requerimiento de explicaciones deberá contener como mínimo:

1. Identificación del investigado por nombre y documento de identidad, así como de la calidad que ostentaba al momento de realizarse la conducta sancionable.
2. Individualización de los cargos, señalando las normas de carácter general o particular que se estiman transgredidas, las disposiciones en donde se encuentre relacionada la causal de sanción y la acción u omisión que permita considerar que la conducta asumida es constitutiva de falta.
3. Síntesis del tramite adelantado por la Contraloría Distrital que permite presumir la comisión de una conducta sancionable.
4. Información al requerido de que cuenta con el término de los ocho (8) días siguientes a la comunicación para responder a cada uno de los cargos imputados, mediante escrito, haciendo referencia expresa a cada uno de ellos, aportando o solicitando las pruebas que acrediten sus descargos.
5. La advertencia al requerido que de no dar respuesta en el término señalado se continuarán el trámite del proceso.

5.1.2.4. Notificación del requerimiento.

5.1.2.5 Término de respuesta al requerimiento de explicaciones.

5.1.2.6. Pruebas.

5.1.2.7 Fallo.

8. Contenido del fallo.

1. identificación del investigado por nombre y documento de identidad y de la calidad que ostentaba el momento de realizarse la conducta objeto de investigación.
2. Determinación de la conducta imputada y de las condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollo.
3. Relación detallada de las pruebas legal y oportunamente allegadas al proceso.
4. Valoración de las pruebas y argumentos expuestos por el investigado.
5. Determinación de los elementos que sirven de fundamento para dosificar la sanción que se impone o de las circunstancias que permitan archivar las diligencias.
6. Determinación de la sanción que procede imponer, identificando las disposiciones legales y reglamentarias en que se encuentra descrita.
7. Información acerca de los recursos que proceden contra la decisión adoptada, indicando el término dentro del cual deben interponerse.
8. La indicación de las autoridades a las cuales deba remitirse copia del fallo una vez se encuentre debidamente ejecutoriado, cuando la naturaleza de la decisión lo amerite.

8. Notificación del fallo.

5.1.2.10 Recursos

5.1.2.11 Términos para fallar los recursos de reposición y apelación.

5.1.2.12 Remisión a jurisdicción coactiva.

5.1.2.13 Informe para registro contable.

1. CAPÍTULO VI

RESPONSABILIDAD FISCAL

1. Noción

6.2 AUTONOMÍA

3. Elementos

Son elementos de la responsabilidad fiscal:

1. La conducta activa u omisiva, culposa o dolosa del servidor público o particular que maneje, administre, custodie, enajene, recaude, perciba, adquiera, conserve, invierta, gaste, explote, disponga o realice actos similares sobre fondos, bienes o recursos distritales.
2. El daño causado al patrimonio distrital.

Para efectos de fijar la responsabilidad fiscal, el daño que deduce la Contraloría será únicamente el emergente o sea el equivalente al valor de reposición de los fondos o bienes objeto del alcance determinado en el fallo de responsabilidad fiscal.

Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de la obligación a cargo de los gerentes, directores, representantes legales, o quienes hagan sus veces de los entes sujetos de control, de adelantar las acciones necesarias a fin de obtener la reparación tanto del daño emergente como del lucro cesante.

3. La relación de causalidad entre la conducta y el daño.

3. Clases de responsabilidad.

La responsabilidad fiscal puede ser fijada en forma individual o solidaria según el caso, teniendo en cuenta la incidencia y concurrencia de la conducta en el daño causado.

4. Efectos

La responsabilidad que se derive del proceso de responsabilidad fiscal es de carácter resarcitoria.

5. Titularidad.

La acción de responsabilidad fiscal es de carácter público y se ejerce por la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., de oficio o a petición de parte en los términos establecidos en la Constitución Política, la Ley, el presente Manual y las normas que lo adicionen o complementen.

La acción de responsabilidad fiscal se encaminará principalmente a determinar el daño o pérdida que se produzca con ocasión de una deficiente gestión fiscal y a la identificación de los responsables.

En el evento de pérdida o deterioro de bienes muebles, así como de inconsistencias en materia de inventarios, el ente afectado deberá iniciar las acciones correspondientes en orden a obtener el resarcimiento correspondiente. En este caso el ente fiscalizador a través de las Unidades de Control Sectorial, vigilará su cumplimiento.

No obstante lo anterior, la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., podrá asumir en cualquier momento el conocimiento de las diligencias adelantadas.

6. ALGUNOS CASOS TIPIFICANTES DE RESPONSABILIDAD FISCAL.

A continuación se relacionan a título eminentemente enunciativo algunos casos en que se configura la responsabilidad fiscal:

0. Intereses moratorios o multas.

Serán responsables fiscalmente quienes demoren sin justa causa la cancelación o pago de los compromisos adquiridos por la administración, dando lugar al reconocimiento de intereses moratorios o multas.

1. Responsabilidad fiscal por un mayor valor pagado.

Se deducirá responsabilidad fiscal en forma solidaria a los servidores públicos o particulares que en desarrollo de la gestión fiscal, dieren lugar sin justa causa al pago de un mayor valor que cause detrimento al patrimonio distrital.

Se deducirá igualmente para quien reciba el mayor valor cancelado, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar.

2. Medio ambiente

Se podrá deducir responsabilidad fiscal como consecuencia de la evaluación que haga el ente fiscalizador del impacto social y de la gestión ambiental que presenten las entidades sujetas de control fiscal, cuando se produzca un detrimento sin justa causa al erario distrital.

3. Amparo de bienes.

Se fijará responsabilidad fiscal a quienes omitan constituir pólizas de garantía que amparen los bienes o actividades que así lo requieran o lo hagan en forma indebida, en caso de ocurrencia de un siniestro.

4. Por aplicaciones sistematizadas.

Se deducirá responsabilidad fiscal a quienes deban proveer de seguridad a los sistemas de cómputo cuando, como resultado de un examen de auditoría, se establezca que hubo detrimento al erario distrital ocasionado por la falta de controles, inadecuado diseño del soporte lógico y en general cualquier aspecto que haya afectado la confiabilidad y oportunidad de la información.

5. Proceso contractual.

Si como consecuencia de la transgresión de normas o estipulaciones contractuales, se generan sobrecostos o cualquier erogación que lesiones los intereses patrimoniales de la entidad, podrás deducirse responsabilidad fiscal contra quienes hayan intervenido en el proceso contractual.

6. De la responsabilidad presupuestal.

1. Los ordenadores de gasto y cualquier otro servidor público que contraiga a nombre de los órganos o entidades distritales obligaciones no autorizadas en el presupuesto anual del Distrito o que autorice giros para el pago de las mismas.
2. Los servidores públicos de las entidades, que contabilicen obligaciones contraídas contra expresa prohibición o emitan giros para el pago de las mismas.
3. Los pagadores que efectúen o autoricen pagos, cuando con ellos se violen las normas de orden presupuestal.

1. De la responsabilidad del pago.

Los ordenadores, tesoreros, pagadores o quienes hagan sus veces serán solidariamente responsables de los pagos que efectúen sin el lleno de los requisitos legales.

2. Compraventa y pérdida de títulos valores.

El que diere lugar a la compra o venta de títulos valores a una tasa superior o inferior, según el caso, al registrado en el mercado financiero a la fecha de la operación, o diere lugar a su pérdida, lesionando con ello el patrimonio distrital, responderá fiscalmente.

3. Inversiones en cooperativas o fondos mutuos.

El que invierta dinero del Distrito Capital en cooperativas o fondos mutuos de inversión que no cuenten con un fondo que los respalde o carezcan de autorización legal para captar dineros públicos o la tengan solo hasta determinado monto, causando con ello un daño al patrimonio distrital, será responsable fiscalmente.

4. Operaciones riesgosas.

El que realice inversiones financieras calificadas por autoridad competente como riesgosas y como consecuencia de ello cause un daño al erario distrital, responderá fiscalmente.

5. Rendimientos financieros.

El que no cobre oportunamente los rendimientos financieros en los términos estipulados o no redima el capital al vencimiento de la inversión, causando con ello un detrimento al erario distrital, será responsable fiscalmente.

6. Gastos superfluos.

El que haya sufragado una suma de dinero no justificada, de tal manera que origine sobrecostos adicionales o gastos superfluos que lesionen el patrimonio distrital, será responsable fiscalmente.

7. Evaluación social y económica de la gestión.

3. ASPECTOS PROCESALES DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL.

0. Concepto de proceso de responsabilidad fiscal.

Es el conjunto de actuaciones que adelanta la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., para determinar la responsabilidad derivada de la gestión fiscal de los servidores públicos y los particulares, que de cualquier manera hayan causado o permitido que se cause un perjuicio patrimonial al Distrito Capital.

1. Naturaleza jurídica.

El proceso de responsabilidad fiscal es de carácter administrativo, fiscal y resarcitorio.

2. Principios rectores del proceso.

La actuación administrativa para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal por parte de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., se desarrollará con sujeción a los principios de moralidad, eficiencia, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, regulados en los artículos 209 de la Constitución Política y 3 del Código Contencioso Administrativo.

Así mismo, en desarrollo de tal actuación se dará, además, plena aplicación al principio del debido proceso, para lo cual se tendrá en cuenta que, toda duda razonable se deberá resolver a favor del procesado; ninguna actuación causará erogación a quienes intervengan en el proceso, salvo las copias que soliciten los procesados o apoderados y las que de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil deban ser sufragadas por quien las solicite; nadie podrá ser investigado más de una vez por una misma acción u omisión constitutiva de falta, aun cuando a esta se le dé una denominación diferente; toda determinación de responsabilidad fiscal deberá estar precedida de la comprobación de dolo o culpa; la ley favorable o permisiva se aplicara de preferencia a la respectiva o desfavorable; todas las personas tienen derecho a recibir la misma protección y trato ante las autoridades y gozan de los mismos derechos, libertades y oportunidades.

Los funcionarios de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., deberán investigar tanto lo favorable como lo desfavorable al investigado y garantizar plenamente el ejercicio de los derechos que constitucional y legalmente le han sido reconocidos a los ciudadanos que sean vinculados a investigaciones de esta naturaleza.

3. Competencia.

El Contralor de Santa Fe de Bogotá y la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales, según la cuantía, serán los componentes para conocer, adelantar y culminar los procesos de responsabilidad fiscal que deban seguirse contras los servidores públicos y los particulares que en ejercicio de la gestión fiscal hayan causado o permitido que se cause un detrimento al patrimonio distrital.

4. Etapas del proceso.

Las etapas del proceso son: Investigación y Juicio Fiscal.

5. Causales de archivo.

1. La inexistencia del daño.
2. El pago del detrimento patrimonial causado.
3. La reparación o reposición de los bienes o fondos materia de la indagación o del proceso según el caso, a satisfacción del ente afectado.

1. Contenido del auto de archivo.

1. Identificación del presunto responsable si ello fuere posible y del ente sujeto de control.
2. Objeto de la indagación o del proceso fiscal.
3. Breve exposición de los hechos.
4. Indicación y valoración de las pruebas.
5. Causal de archivo. Fundamentos de hecho y de derecho.
6. Levantamiento de las medidas cautelares si se hubieren decretado.
7. Traslado a las autoridades competentes, si a ello hubiere lugar.
8. Visto Bueno del Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales o del Contralor de Santa Fe de Bogotá, según el caso.
9. Remisión de copia del auto a la Unidad de Control Sectorial correspondiente.

1. Pruebas.

Cualquier decisión proferida en desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal debe fundamendarse en las pruebas legal, regular y oportunamente allegadas al proceso.

2. Medios de prueba.

Son admisibles los medios probatorios señalados en la Ley.

Cuando sea necesaria la práctica de un dictamen pericial que no pueda ser rendido por funcionarios de la entidad, el Jefe de la División correspondiente designará mediante auto un perito especializado, cuyo apoyo podrá ser solicitado a una entidad pública o en su defecto será escogido de las listas de auxiliares de la justicia. Los honorarios para éstos últimos serán tasados por el Jefe de la División correspondiente de tabla elaborada en salarios mínimos legales mensuales vigentes, por el Jefe de la Unidad, teniendo en cuenta la cuantía del proceso, y serán cancelados por quien lo solicite.

3. Comisión para la práctica de pruebas.

El Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales o el Jefe de la División correspondiente, según el caso, podrán comisionar a cualquier funcionario de la entidad, previa concertación con el Jefe de la Unidad respectiva para la práctica de pruebas

4. Exposición libre y espontánea.

Quien tenga conocimiento de la existencia de una indagación preliminar o de un proceso de responsabilidad fiscal en su contra, podrá solicitar al correspondiente funcionario que le reciba exposición libre y espontánea.

El funcionario correspondiente podrá recibirle de inmediato si declaración o citarlo para que se adelante la diligencia con posterioridad. En ambos casos, se le informará al implicando el derecho que tiene para constituir un apoderado que lo asista en la diligencia, si así lo considera pertinente.

5. Unidad procesal y conexidad.

Por cada hecho generador de responsabilidad fiscal se adelantará una sola actuación procesal, cualquiera que sea el número de presupuestos responsables, salvo las excepciones previstas en este Manual; los hechos conexos se investigarán y fallarán conjuntamente.

6. Acumulación de procesos.

1. Cuando contra una misma persona se estuvieren siguiendo dos o más procesos de responsabilidad fiscal por hechos distintos pero directamente relacionados aunque en estos figuren otros presuntos responsables.
2. Cuando estén cursando dos o más procesos de responsabilidad fiscal por hechos similares o conexos.

1. Reserva.

Las diligencias adelantadas durante la indagación, la etapa de investigación y la del juicio fiscal son reservadas, y en consecuencia ningún funcionario podrá suministrar ningún tipo de información ni expedir copias de tales piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente o que se trate del fallo que pone fin al juicio, el cual será público, en concordancia con lo establecido por los artículos 73 de la Ley 42 de 1993, y el artículo 33 de la Ley 190 de 1995.

Los presuntos responsables y sus apoderados, si los hubiere, tienen derecho a que se les expida copia de la actuación, para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos. El hecho de ser sujeto procesal impone la obligación de guardar la reserva, sin necesidad de diligencia especial.

2. Medidas cautelares.

Durante el proceso se podrá decretar medidas cautelares, en los términos del Código de Procesamiento Civil sobre los bienes de las personas presuntamente responsables de un eventual detrimento al patrimonio distrital, cuando a juicio del sustanciador y del Jefe de la División respectiva existan serios indicios que permitan deducir la responsabilidad del implicado.

El presunto responsable podrá solicitar en cualquier etapa del proceso, el desembargo de sus bienes ofreciendo como garantía para que éste no se decrete, la constitución de una póliza de seguros por el valor del presunto detrimento, adicionada en un veinte por ciento (20%).

El funcionario competente, a fin de proceder al decreto de las medidas cautelares contempladas en el Código de Procedimiento Civil, podrá identificar los bienes del deudor por medio de las informaciones suministradas por entidades públicas o privadas, las cuales estarán obligadas en todos los casos a dar pronta y cumplida respuesta a la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales allegando copia de la declaración juramentada sobre los bienes del ejecutado presentada al momento de asumir el cargo, o cualquier otro documento que sirva para estos fines. El incumplimiento de lo anterior dará lugar a la iniciación del correspondiente proceso sancionatorio fiscal.

3. Trámite.

Toda solicitud de iniciación de indagación preliminar o de investigación fiscal deberá tramitarse a través de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales. El Jefe de la Unidad remitirá la solicitud con sus respectivos soportes a la División correspondiente, de acuerdo con los criterios esbozados en el presente capítulo.

Si el Jefe de la Unidad considera que no existe mérito para iniciar indagación preliminar o investigación, dispondrá la devolución de la queja o solicitud a la persona, dependencia u organismo de origen, mediante oficio debidamente motivado.

Cuando la solicitud de indagación preliminar o apertura de investigación haya tenido origen en una Unidad de Control Sectorial, el Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales ordenará un examen preliminar de la actuación remitida, a fin de determinar si ésta cumple con los requisitos mínimos que permitan apreciar sumariamente la existencia de un detrimento patrimonial y los posibles responsables.

Así mismo verificará en cada caso el cumplimiento de las directrices que para tal efecto señale el Contralor de Santa Fe de Bogotá, a través de instructivos.

En caso de no cumplirse con las anteriores exigencias, el Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales devolverá la actuación a la Unidad de origen a fin de que se complemente. Lo anterior sin perjuicio de que la división de indagaciones preliminares o la de Investigaciones fiscales puedan advertir tales falencias, caso en el cual solicitarán al Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales la correspondiente devolución.

De las indagaciones e investigaciones iniciadas, los Jefes de las Divisiones correspondientes enviarán quincenalmente una relación al Jefe de la Unidad de Investigación y Juicios Fiscales.

4. Funciones de Policía Judicial.

3. INDAGACIÓN PRELIMINAR.

0. Diligencias de indagación preliminar.

En caso de deuda sobre la procedencia de la apertura de investigación, se podrá decretar la indagación preliminar con el propósito de practicar las pruebas necesarias tendientes a establecer la competencia de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., para conocer del asunto; si los hechos objeto de averiguación han tenido ocurrencia; si tales hechos constituyen presunto detrimento al patrimonio distrital, así como la identificación de los presuntos responsables de ser posible. Estas diligencias se adelantarán en un término máximo de seis (6) meses, al cabo de los cuales deberá iniciarse la investigación fiscal correspondiente si se aprobaren los presupuestos ya enunciados o archivarse la actuación en caso contrario.

1. Iniciación de la indagación preliminar o de la investigación.

A indagación preliminar o la investigación para determinar la responsabilidad fiscal podrá iniciarse de oficio o a petición de parte.

Si como resultado del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, la cual se realizará de conformidad con los principios y sistemas de evaluación y control establecidos en la ley, en el presente Manual y en las normas que lo adicionen o complementen, se advierte la existencia de un presunto detrimento al patrimonio distrital, las Unidades de Control Sectorial y demás dependencias de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., remitirán la solicitud de investigación a la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales, allegando los antecedentes y soportes correspondientes, con el respectivo informe de la probable existencia del menoscabo al patrimonio distrital.

Si con posterioridad al fenecimiento que se surta con ocasión de la revisión de cuentas de los sujetos de control, apareciere prueba de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella, se levantará el fenecimiento y se iniciará el proceso de responsabilidad fiscal si a ello hubiere lugar.

2. Apertura de la indagación preliminar.

1. Relación sucinta de los hechos.
2. Objeto de la indagación.
3. Identificación del ente afectado.
4. Identificación del presunto o presuntos responsables de ser posible.
5. Funcionario (s) comisionado (s).
6. Pruebas a practicar.
7. Término de la comisión.

6.9.4. Informe de indagación preliminar.

1. Indicación del auto de apertura de indagación.
2. Relación suscita de los hechos objeto de indagación.
3. Nombre del ente afectado, cuando sea del caso.
4. Indicación y valoración de las pruebas.
5. Connotación jurídica de los hechos.
6. Cuantificación del presunto detrimento al patrimonio distrital a la fecha.
7. Identificación del (los) presunto (s) responsable (s), en caso de ser posible.
8. Recomendaciones:

• Sugerencia de apertura de investigación fiscal o auto de archivo.
• Remisión a otras dependencias de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., para efectos de la iniciación del correspondiente proceso sancionatorio fiscal o traslado a otros organismos en caso de considerarse que existen conductas susceptibles de averiguación disciplinaria, penal o de otra índole.

1. Terminación de la indagación preliminar.

3. INVESTIGACIÓN FISCAL.

0. Definición.

Es la etapa de instrucción dentro del proceso, en el cual se allegan y practican las pruebas necesarias e indispensables que sirven de fundamento a las decisiones que se habrán de adoptar dentro del proceso de responsabilidad fiscal.

1. Apertura de la investigación.

Esta etapa se inicia con el auto de apertura de investigación, el cual será proferido por el Director de la División de Investigaciones Fiscales, cuando exista prueba siguiera sumaria de la existencia del detrimento al patrimonio distrital.

En el evento en que se encuentren identificados los presuntos responsables fiscales y a fin de que estos puedan ejercer su derecho de defensa y contradicción, deberá comunicárseles el auto de trámite que ordene la apertura de investigación fiscal. Contra este auto no procede recurso alguno.

2. Contenido del auto de apertura de investigación.

1. Relación sucinta de los hechos.
2. Objeto de la investigación.
3. Identificación del ente afectado.
4. Identificación del presunto o presuntos responsables en caso de encontrarse determinados.
5. Connotación jurídica de los hechos.
6. Fundamentos de derecho.
7. Cualificación del presunto detrimento patrimonial.
8. Orden de practicar pruebas y término. Se ordenarás mediante auto por un término hasta por treinta (30) días, prorrogables por un término igual, previa solicitud por escrito, debidamente fundamentada por el investigador comisionado al Jefe de la División de Investigaciones Fiscales, formulada antes del vencimiento del término inicial.
9. Factor de competencia.

1. Término de la investigación.

La etapa de investigación no podrá exceder de sesenta (60) días hábiles contados a partir de la fecha del auto de apertura de investigación, prorrogables hasta por treinta (30) días hábiles, mediante auto debidamente motivado y por solicitud del funcionario o funcionarios investigadores, antes del vencimiento del plazo inicial.

2. Práctica de pruebas solicitadas por el implicado.

Con posterioridad al auto de apertura de investigación, el Jefe de la División de Investigaciones podrá ordenar la práctica de pruebas solicitadas por los implicados vinculados al proceso, o por sus apoderados, que sean pertinentes, conducentes y útiles.

El auto que rechace la práctica de las pruebas pedidas por los sujetos procesales o sus apoderados será notificado personalmente o por edicto y en su contra procede únicamente el recurso de reposición.

3. Nombramiento de apoderado de oficio.

Si el implicado no pudiere ser localizado, se emplazara por edicto que permanecerá fijado en un lugar visible del despacho del Jefe de la división correspondiente. Vencido del término, si no hubiere comparecido, se le nombrara apoderado de oficio para que lo represente, y con él se continuará el trámite del proceso hasta su culminación. Para este efecto, podrán designarse miembros de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho legalmente reconocidas, de listas elaboradas y remitidas por éstas. También podrán ser designados de la lista de auxiliares de la justicia.

4. Cierre de la investigación.

Cuando se hayan recaudado las pruebas necesarias para determinar la presunta responsabilidad fiscal de los involucrados o vencido el término de la investigación, se procederá a dictar auto de cierre de la misma, el cual se comunicará a los interesados y en su contra no procede recurso alguno.

5. Vinculación al proceso.

En los casos en que en la indagación preliminar o en la investigación se hubiere recibido exposición libre y espontánea a varias personas y el Jefe de la División de Investigaciones Fiscales, advierta de las pruebas recaudadas que solo ofrece formular auto de apertura a juicio solamente a algunas o algunas de ellas, así lo dispondrá en el citado auto, sin que sea necesario efectuar pronunciamiento alguno respecto de las demás.

La exposición libre y espontánea no vincula el proceso de responsabilidad fiscal; la vinculación procederá a partir de la notificación del auto que ordena la apertura al juicio fiscal.

6. Terminación de la investigación.

Ejecutoriado el auto de cierre de la investigación, se procederá dentro de los diez (10) días siguientes a dictar auto de apertura a juicio fiscal o auto de archivo según sea el caso, los acules serán proferidos por el Jefe de la División de Investigaciones Fiscales y suscritos por el correspondiente abogado investigador.

De las investigaciones terminadas, el Jefe de la División de Investigaciones Fiscales remitirá una relación al Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales quincenalmente.

7. Auto de apertura a juicio fiscal.

1. Relación ordenada, específica y concreta de los hechos y circunstancias de tiempo, modo y lugar que motivan el llamamiento a juicio.
2. Identificación del ente afectado.
3. Identificación del (de los) presunto (s) responsable (s) fiscal (s).
4. Vinculación como garante de la compañía aseguradora, sí la hubiere, indicando número de la póliza y valor asegurado.
5. Indicación y valoración de las pruebas.
6. Cuantificación a que hubiere lugar del monto de la responsabilidad fiscal a la fecha, indicando los factores que la originaron y establecer el anexo causal entre la conducta y sus resultados.
7. Traslado a las autoridades competentes, si a ello hubiere lugar.

6.10.11. Notificaciones y recurso.

6.10.12. Ejecutoria.

El auto de apertura a juicio quedará en firme:

1. Cuando no se interponga el recurso de reposición o cuando se haya renunciado expresamente a su interposición.
2. Cuando el recurso se haya decidido.

6.10.13. Traslado a la División de Juicios Fiscales.

6.10.14. Reapertura de la investigación.

3. JUICIO FISCAL.

0. Definición.

El juicio fiscal es la etapa del proceso que se adelanta con el objeto de definir y determinar la responsabilidad de las personas cuya conducta haya dado lugar a su apertura.

1. Iniciación.

El juicio fiscal se inicia con el auto de apertura a juicio fiscal debidamente ejecutoriado.

2. Traslado del expediente a las partes.

El expediente contentivo de las actuaciones adelantadas en la etapa investigativa se pondrá a disposición de los presuntos responsables o de sus apoderados mediante auto de trámite proferido por el Jefe de la División de Juicios Fiscales, que se comunicará al interesado, y contra el cual no procede ningún recurso. En esta providencia se concederá un término de ocho (8) días, que comenzará a correr al día siguiente de la notificación, para controvertir la decisión, proponer nulidades, solicitar pruebas y aportar las que se pretendan hacer valer en el juicio, mediante escrito fundamentado.

3. Práctica de pruebas.

Dentro e los diez (10) días siguientes contados a partir del vencimiento del término establecido en el artículo anterior, el funcionario competente ordenará la práctica de las pruebas, que considere conducentes y pertinente, para lo cual dispondrá de un término no mayor de treinta (30) días hábiles.

El término probatorio antes referido podrá prorrogarse por una sola vez hasta por quince (15) días hábiles, mediante auto motivado. Contra el auto que rechace la solicitud de pruebas procede únicamente el recurso de reposición.

4. Vinculación de otros responsables.

1. Quienes hubieren sido escuchados en exposición libre y espontánea en la etapa de la investigación y no vinculados al proceso por medio del auto de apertura al juicio fiscal.
2. Cualquier persona contra quien aparezca prueba de ser responsable del detrimento al erario distrital, así no haya comparecido al proceso.
3. La compañía de seguros como garante con ocasión de las pólizas expedidas.

1. Terminación del proceso.

El juicio fiscal terminará mediante auto motivado con o sin responsabilidad fiscal. El funcionario competente dispondrá de un término máximo de treinta (30) días para proferir el fallo de primera o única instancia, el que se contará a partir del día siguiente al del vencimiento del término probatorio, si hubiere lugar a ello o de la presentación de los descargos, según el caso.

2. Fallo con responsabilidad fiscal.

El funcionario competente proferirá auto fijando responsabilidad fiscal al implicado cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la misma y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable.

3. Fallo sin responsabilidad fiscal.

1. Cuando en el proceso se desvirtúen los cargos formulados.
2. Cuando no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.
3. Por aparecer una causal excluyente de responsabilidad.

1. Competencia.

1. Los procesos con cuantía inferir a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el Jefe de la División de Juicios Fiscales, en única instancia.
2. Los procesos con cuantía entre diez (10) y ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes, serán fallados por el Jefe de la División de Juicios Fiscales en primera instancia y por el Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales en segunda instancia.
3. Los fallos sin responsabilidad fiscal de los procesos con las cuantías previstas en los numerales anteriores, contarán con el visto bueno previo del Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales.
4. Los procesos con cuantía superior a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes, serán fallados por el Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales en primera instancia y por el Contralor de Santa Fe de Bogotá, en segunda instancia.
5. Para efectos del trámite de la primera instancia, vencido el término de traslado o practicadas las pruebas a que hubiere lugar según el caso, el Jefe de la División de Juicios Fiscales remitirá el expedienté mediante oficio, al día siguiente al Jefe de la Unidad de investigaciones y Juicios Fiscales.
6. Los fallos sin responsabilidad fiscal de los procesos con las cuantías previstas en este numeral, deberán contar con el visto bueno previo del Contralor de Santa Fe de Bogotá.
7. Los procesos que se adelanten contra el Alcalde Mayor, el Personero Distrital y los Concejales de la ciudad, serán fallados por el Jefe de la Unidad de Investigaciones y Juicios Fiscales en primera instancia y el Contralor de Santa Fe de Bogotá, en segunda instancia, independientemente de su cuantía.
8. Los fallos sin responsabilidad fiscal que se dicten dentro de los procesos que se adelanten contra los funcionarios previstos en este literal, deberán contar con el visto bueno previo del Contralor de Santa Fe de Bogotá.
9. Cuando en los procesos que se adelanten contra los funcionarios mencionados se hallaren vinculados otros implicados, el fallo resolverá la situación de todos ellos en conjunto sin consideración a la cuantía.

6.11.10. Contenido del fallo.

El fallo proferido dentro del proceso de responsabilidad fiscal deberá contener:

1. Relación sucinta de los hechos.
2. Nombre, identidad y domicilio del (de los) responsables (s) o del (de los) exonerado (s) y de los garantes si los hubiere, indicando en este último evento el número de la póliza, el valor asegurado y la vigencia de la misma, según el caso.
3. Nombre del ente afectado si fuera el caso.
4. Indicación y valoración de las pruebas.
5. Concepto de la violación o causal de exoneración.
6. Definición:

Fallo con o sin responsabilidad fiscal. En el primer caso, se determinará la obligación de pagar una suma de dinero a favor del ente afectado y se fijará responsabilidad solidaria cuando a ello hubiere lugar, indicando la cuantía por la cual se establece y la responsabilidad a cada procesado.

7. Lugar y plazo para efectuar el pago, cuando a ello hubiere lugar.
8. Procedencia de los recursos y término para interponerlos.
9. Envío de copias de la decisión a la Unidad de Jurisdicción Coactiva.
10. En caso de advertirse la comisión de un posible hecho punible o falta disciplinaria, el funcionario fallador enviará copia del acto administrativo a la Fiscalía General de la Nación a la Procuraduría General de la Nación o a la Personería de Santa Fe de Bogotá, cuando no se hubiera ordenado con anterioridad.

6.11.11. Notificaciones y Recursos.

6.11.12. Mérito ejecutivo.

6.11.13. Traslado a la Unidad de Jurisdicción Coactiva.

1. Copia auténtica legible del fallo con responsabilidad fiscal constitutivo del título ejecutivo, con su constancia de ejecutoria.
2. Constancia de la notificación personal del fallo y/o de la fijación y desfijación del edicto.
3. Relación de bienes del deudor si se conocen.
4. Soportes de las medidas cautelares practicadas.
5. Copia de las providencias que resuelven los recursos, debidamente notificados, con la constancia de su ejecutoria.
6. Última dirección del responsable, que aparezca en el expediente.
7. Original de la póliza, según el caso.

6.11.14. Envío de listados a la Contraloría General de la República.

6.11.15. Informes del artículo 111 del Decreto Ley 1421 de 1993.

6.11.16. Constitución de parte civil.

6.11.17. Aplicación de otras disposiciones.

6.11.17.1. Emplazamiento de herederos.

6.11.17.2. Suspención de términos.

6. CAPÍTULO VII. PROCESO DE JURISDICCIÓN

1. Definición y naturaleza.

Atribución constitucional y legal conferida a las Contralorías consistente en poder cobrar las deudas fiscales claras, expresas y actualmente exigibles que consten en documentos que presten mérito ejecutivo, de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 42 de 1993 y normas concordantes del C.P.C. La jurisdicción coactiva en un procedimiento administrativo encaminado a producir y hacer efectivo un título ejecutivo.

2. Delegación.

El Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., delega el ejercicio de esta función en el Jefe de la Unidad de Jurisdicción Coactiva, dotándolo de autonomía para el cumplimiento de su labor.

El Jefe de la Unidad de Jurisdicción Coactiva responderá penal, disciplinaria y fiscalmente por el ejercicio de la función delegada, de conformidad con lo establecido por el artículo 211 de la Constitución Política.

3. Mérito ejecutivo.

1. Los fallos con responsabilidad fiscal contenidos en providencias debidamente ejecutoriadas.
2. Las resoluciones ejecutoriadas expedidas por la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., que impongan multas, una vez transcurrido el término concedido en ellas para su cargo.
3. Las pólizas de seguros y demás garantías a favor de las entidades públicas que se integren a fallos con responsabilidad Fiscal.
4. Los actos administrativos o sentencias judiciales que contengan créditos exigibles a favor de la Contraloría Distrital, de conformidad con la Ley 6 de 1992 y el Decreto Reglamentario 2174 de 1992.
5. Los actos administrativos que impongan multas en proceso de carácter disciplinario adelantados contra funcionarios o exfuncionarios de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., conforme a la Ley 200 de 1995 y disposiciones complementarias o modificaciones.

1. Trámites secretariales.

Para efectos de los trámites secretariales necesarios para impulsar y dar curso a las diferentes actuaciones procesales, el Jefe de la Unidad de Jurisdicción Coactiva podrá asignar el cumplimiento de tales funciones a servidores públicos de la planta global de la entidad que se encuentren asignados a la Unidad de Jurisdicción Coactiva. Lo anterior deberá ser comunicando al Jefe de la Unidad de Personal para lo de su competencia.

2. Formación de expedientes y trámite.

Una vez recepcionados los documentos base de la acción ejecutiva, si el título reúne los requisitos establecidos en el artículo 68 del C.C.A. y en el artículo 488 del C.P.C., el funcionario respectivo de la Unidad dejará constancia de la fecha de recibo y número de folios. Procederá a conformar y radicar el expediente y lo pasará al despacho del Jefe de la Unidad, quien librará el respectivo mandamiento de pago dentro de los tres (3) días siguientes.

Esta providencia se notificará al ejecutado en la forma prevista en el artículo 564 del C.P.C.

El pago de la obligación deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, de acuerdo con lo precitado en el artículo 498 del C.P.C., a menos que se impongan las excepciones de que trata el artículo 509 del mismo estatuto, conforme a trámite previsto en el artículo 93 de la Ley 42 de 1993, dentro de los términos señalados en los artículos 509 o 545 del C.P.C., según la cuantía.

3. Trámite de las Excepciones.

1. El funcionario competente dispondrá de un término de treinta (30) días para decidir sobre las excepciones propuestas.
2. El funcionario competente, recibido el escrito que propone las excepciones, decretará las pruebas solicitadas por las partes que fueren procedentes y las que de oficio estime necesarias, fijará un término de diez (10) días para practicarlas, vencido el cual se decidirá sobre las excepciones propuestas.
3. Si prospera alguna excepción contra la totalidad del mandamiento de pago, el funcionario competente se abstendrá de fallar sobre las demás y deberá cumplir con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 306 del C.P.C.
4. Si se encuentran probadas las excepciones, el funcionario competente así lo declarará y ordenará la terminación y archivo del proceso cuando fuere del caso y el levantamiento de las medidas preventivas cuando se hubiere decretado. En igual forma procederá si en cualquier etapa del proceso el deudor cancela la totalidad de la obligación.
5. Cuando la excepción probada, lo sea respecto de uno o varios de los títulos comprendidos en el mandamiento de pago, el proceso continuarán en relación con los demás sin perjuicio de los ajustes correspondientes.
6. Sí las excepciones no prosperan, o prosperan parcialmente, la providencia ordenará llevar adelante la ejecución en la forma que corresponda. Contra esta providencia procede únicamente el recurso de reposición.
7. Si prospera la excepción de beneficio de inventario, la sentencia limitará la responsabilidad del ejecutado al valor por el cual se le adjudicaron losa bienes en el respectivo proceso de sucesión.

1. Actos demandables.

Solo serán demandables ante la jurisdicción contencioso administrativa las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan la ejecución. La admisión de la demanda no suspende el proceso de cobro, pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo de dicha jurisdicción.

2. Medidas Cautelares.

Previa o simultáneamente con el mandamiento de pago y en cuaderno separado, el funcionario podrá decretar el embargo y secuestro preventivo de los bienes del deudor que se hayan establecido como de su propiedad.

Para tal efecto, los funcionarios competentes podrán identificar los bienes del deudor por medio de las funciones suministradas por entidades públicas o privadas, las cuales estarán obligadas en todos los casos a dar pronta y cumplida respuesta a la Contraloría, allegando copia de la declaración juramentada sobre los bienes del ejecutado presentada al momento de asumir el cargo, o cualquier otro documento pertinente. El incumplimiento de lo anterior dará lugar a la imposición de la respectiva sanción.

Cuando se hubiere decretado medidas preventivas y el deudor demuestre que se han admitido demanda y que ésta se encuentra pendiente de fallo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, se ordenará levantarlas. Igualmente si se presta garantía bancaria o de compañía de seguros por el valor adeudado, incluidos los interese moratorios, de conformidad con lo establecido por el parágrafo del artículo 95 de la Ley 42 de 1993.

3. Acuerdo de pago.

En cualquier etapa del proceso de jurisdicción coactiva el deudor podrá celebrar acuerdo de pago con el organismo de control fiscal, en cuyo caso de suspenderán el proceso y las medidas cautelares que hubieren sido decretadas. El término de suspención del proceso será determinado por el Jefe de la Unidad de Jurisdicción Coactiva, dentro de un criterio de la razonabilidad, teniendo en cuenta la cuantía de la responsabilidad fiscal o de la multa y la capacidad de pago del responsable o multado.

Sin perjuicio de la exigibilidad de garantías, cuando se declare el incumplimiento de pago, deberá reanudarse el proceso si aquellas no son suficientes para cubrir la totalidad de la deuda, según lo perpetuando por el artículo 96 de la Ley 42 de 1993.

4. Terminación del proceso.

En cualquier etapa del proceso el deudor podrá cancelar la totalidad de la obligación. El Jefe de la Unidad de Jurisdicción Coactiva proferirá el auto de determinación del proceso, el cual se notificará por estado dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación del respectivo soporte de pago.

5. Auto de Archivo.

1. Cuando el responsable fiscal acredite haber cancelado totalmente la obligación con anterioridad al mandamiento de pago.
2. Cuando a través de la revocatoria directa se revoque el acto administrativo que constituye el título ejecutivo.

1. Suspensión por revocatoria directa.

Una vez recibida en la Unidad de Jurisdicción Coactiva la información sobre la interposición de la revocatoria directa de parte de la División de Juicios Fiscales, la Unidad proferirá el correspondiente auto de suspensión del proceso de cobro coactivo, dentro de los cinco (5) días siguientes.

2. Acciones revocatorias.

1. Los de disposición a título gratuito.
2. El pago de deudas no vencidas.
3. Toda dación en pago perjudicial para el patrimonio del responsable fiscal.
4. Todo contrato celebrado con su cónyuge, compañero (a) permanente, con sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, único civil o con algún consorcio en sociedad distinta de la anónima.
5. Todo contrato celebrado con sociedades en las cuales el responsable fiscal o las mismas personas nombradas en el anterior numeral sean dueños, individual o conjuntamente, de un 30% o más de capital.
6. La liquidación de bienes de la sociedad cónyuge del responsable fiscal hecha por mutuo consenso o pedida por uno de los cónyuges con la aceptación del otro.
7. Las causaciones, hipotecas, prendas, fiducias de garantía, avales, fianzas y demás garantías, cuando con ella se aseguren deudas de terceros.

1. Auxiliares de la Justicia.

El nombramiento de los auxiliares de la justicia y el pago de los honorarios se hará conforme a lo normado en el Código de Procedimiento Civil.

2. Envío de listados a la Contraloría General de la República.