(Agosto 23)

 Derogada por el art. 8, Resolución de la Sec. del  Hábitat 785 de 2010

"Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Secretaría Distrital del Hábitat"

LA SECRETARIA DISTRITAL DEL HÁBITAT

En uso de sus facultades legales conferidas en el Acuerdo No. 257 del 30 de noviembre de 2006 del Honorable Concejo de Bogotá D.C, el. Decreto Distrital 101 de 2004, el Decreto 271 de 2007 y el artículo 34 del numeral 32 de la Ley 734 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución No. 119 del 27 de abril de 2006, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

Que de conformidad con el artículo 2º de la resolución precitada; el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la resolución No. 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

Que de acuerdo con lo señalado en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, el Representante Legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la Entidad.

Que el artículo séptimo del Decreto 1914 de 2003 expedido por la Presidencia de la República, señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública de que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.

Que la Resolución No. DDC-000002 del 29 de septiembre de 2006, adicionada por la Resolución No. DDC-000003 del 18 de octubre de 2006, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., establece los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público en el Distrito Capital.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Secretaría Distrital del Hábitat, el cual estará regido por los siguientes aspectos:

El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan a la Secretaría:

1.1 Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, tendientes a garantizar una información confiable, completa, razonable y oportuna, en- los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación.

1.2 Generar información contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la Entidad, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.

1.3 Dar a conocer la situación financiera de la Entidad y el resultado de la actividad financiera, económica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de planificación y desarrollo de política económica, órganos de representación política y demás usuarios de dicha información.

1.4 Permitir la verificación y comprobación interna y externa, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la Entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia.

1.5 Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta la Entidad.

1.6 Contar con los soportes idóneos de los registros contables.

1.7 Evitar que en la contabilidad de la Entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:

a. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la Entidad.

b. Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

d. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e. Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona.

f. Los inmuebles que carecen de título de propiedad idónea y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

Además de las características establecidas en el PGCP, la contabilidad de la Secretaría Distrital del Hábitat debe contar, en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.

Se entiende que la información contable de la Secretaría Distrital del Hábitat, es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:

a. Registro total de las operaciones: La contabilidad de, la Secretaría Distrital del Hábitat debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación.

b. Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y obligaciones de la Secretaría Distrital del Hábitat, deben estar identificados en forma individual por el área contable.

c. Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, la Secretaría Distrital del Hábitat aplicará el procedimiento, términos y la vida útil establecida en el Plan General de Contabilidad Pública para las propiedades, planta y equipo, salvo que la Entidad considere una vida útil diferente.

d. Ajuste a valores reales: Los bienes, derechos y obligaciones de la Entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periodicidad y términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública.

e. Soportes documentales: La totalidad de las operaciones registradas por la Secretaría Distrital del Hábitat deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados.

f. Conciliaciones de información: La Secretaría Distrital del Hábitat realizará conciliaciones periódicas para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos.

g. Libros de Contabilidad: La Secretaría Distrital del Hábitat debe generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables.

En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida oportunidad, de tal manera que ellos queden reflejados en los libros.

Estos libros estarán contenidos en medio físico y/o magnético, con base en los aplicativos que, para el efecto, posee la Entidad.

h. Estructura del área contable y gestión por procesos: La contabilidad de la Entidad debe contar con los medios logísticos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.

Para ello, debe dotarse con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a través de interfases, la información que generan las diferentes áreas de la Entidad, tales como Recursos Humanos, Presupuesto, Administrativa, Correspondencia, Contratos, entre otras, de acuerdo con la especialidad de las operaciones económicas que realicen.

i. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones: Hacen parte del Modelo Estándar de Sostenibilidad del Sistema Contable, los manuales de procedimientos que. afecten el proceso contable; así como los que en el futuro se expidan o modifiquen.

j. Actualización permanente y formación continuada: Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros y sociales que realiza la Secretaría Distrital del Hábitat, deben tener la formación necesaria que les permita dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les permita la debida captura y clasificación de las operaciones, así como la aplicación adecuada de los criterios contables que sean aplicables para su respectivo registro. Para tal efecto se emplearán mecanismos de actualización que garanticen el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contaduría.

De igual forma, los funcionarios y responsables de la información contable deben estar informados y asesorarse, utilizando herramientas informativas para tal efecto, como la página web de la Contaduría General de la Nación: www.contaduria.gov.co.

La información debe ser registrada y revelada con la suficiente antelación para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones. Los elementos mínimos para cumplir con la característica de oportunidad son los siguientes:

a. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la Entidad velará por que dicho proceso permanezca en forma consistente.

b. Eficiencia en los sistemas de información contables y financieros: La contabilidad de la Entidad deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.

El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas y sociales que afectan la situación financiera, la actividad y la capacidad para prestar lo servicios o generar flujos de recursos. Las etapas son las siguientes:

En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que pueden ocurrir en el futuro, de carácter interno o externo y que afectan o pueden afectar la situación financiera o el resultado de la actividad económica y social de la Entidad.

El funcionario competente debe realizar la revisión y verificación de la transacción o hecho económico, con base en los documentos fuente o soportes. •

Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho económico o transacción, el funcionario procederá a realizar los registros contables pertinentes, teniendo en cuenta su naturaleza, en los comprobantes de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informáticas asignadas y conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública para cada caso.

Elaborados los estados financieros deberán ser presentados y/o publicados en la forma y términos establecidos por las normas legales, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.

Los estados financieros básicos, así como los estados complementarios, serán la base para conocer la situación financiera de la Entidad.

La Secretaría Distrital del Hábitat establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información

financiera económica y social cumpla con las normas conceptúales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública.

Dichos mecanismos deben permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso.

Además, deben evitar la existencia de hechos financieros, económicos y sociales que, afectando la situación de la Entidad, no estén incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pública

Todos los funcionarios de la Entidad y la Oficina de Control Interno tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso.

Los mecanismos mencionados estarán contenidos en los manuales, circulares internas y demás instructivos, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.

ARTÍCULO 2°. El establecimiento y desarrollo del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría Distrital del Hábitat, será responsabilidad de la Dirección de Gestión Corporativa de la entidad, y contará con el apoyo y colaboración de Directores, Asesores, Subdirectores y funcionarios de las distintas áreas de la entidad. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones inherentes a cada cargo.

ARTÍCULO TERCERO.- Creación. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Secretaría Distrital del Hábitat.

ARTÍCULO CUARTO.- Objetivo. Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la sostenibilidad del sistema contable produciendo y presentando información financiera confiable, razonable y oportuna y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos en la Secretaría Distrital del Hábitat.

ARTÍCULO QUINTO.- Misión. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de "Contabilidad Pública, es responsable de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en la Secretaría Distrital del Hábitat

ARTÍCULO SEXTO.- Integración del Comité. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad de la Secretaría Distrital del Hábitat estará integrado por:

1. El(la) Director(a) de Gestión Corporativa, quien lo presidirá.

2. Un delegado del Despacho.

3. El(la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

4. El(la) Subdirector(a) Administrativo(a).

5. El(la) Subdirector(a) Financiero(a) quien actuará como Secretario Técnico.

Parágrafo 1º. El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente a las reuniones del comité, con voz, pero sin voto.

De conformidad con lo establecido por la Ley 87 de 1993 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, el Jefe de la Oficina de Control Interno evaluará la implementación y desarrollo del "Modelo Estándar de Sostenibilidad del Sistema Contable" de la Secretaría Distrital del Hábitat, así como los acuerdos y compromisos adquiridos por los responsables de la información Financiera en el Plan de Sostenibilidad Contable, en forma separada, independiente y objetiva.

Parágrafo 2°. A las reuniones podrá ser invitado cualquier funcionario de la Secretaría Distrital del Hábitat que el Comité considere necesaria su participación para el desarrollo de temas puntuales, el cual asistirá con voz, pero sin voto.

Parágrafo 3°. La asistencia al Comité será indelegable.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- Funciones del Comité. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Secretaría Distrital del Hábitat, tendrá las siguientes funciones

1 Recomendar al Secretario de Despacho de la entidad las políticas, estrategias, directrices y procedimientos requeridos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad -pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior de la Entidad e implementar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital.

2. Realizar seguimiento al cumplimiento de las políticas, estrategias, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.

3. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros de la Secretaría Distrital del Hábitat, según sea el caso.

4. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas administrativas y operativas, relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable.

5. Realizar el seguimiento requerido para garantizar que la información financiera, económica y social del ente público se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

6. Revisar, analizar y recomendar la depuración de valores contables no identificados con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes. .

7. Hacer seguimiento a la aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

8. Dictar su propio reglamento.

9. Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.

ARTÍCULO OCTAVO.- Reuniones del Comité. El Comité Técnico de Sostenibilidad de Contabilidad Pública de la Secretaría Distrital del Hábitat, se reunirá al menos una vez por semestre, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del presidente del Comité Técnico.

De lo tratado en las reuniones se levantarán las actas pertinentes, las cuales serán suscritas por quienes actuaron en cada sesión.

ARTÍCULO NOVENO.- Quórum. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública de la Secretaría Distrital del Hábitat, sesionará válidamente por lo menos con tres (3) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

ARTÍCULO DÉCIMO.- Funciones del Secretario Técnico del Comité de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública. Son funciones del Secretario Técnico del Comité, las siguientes:

a. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité.

b. Preparar la agenda a tratar en las sesiones del Comité.

c. Preparar los informes de gestión del Comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al Secretario de Despacho y a los miembros del Comité dentro de los 15 días hábiles siguientes a la terminación del semestre de cada año.

d. Las demás que corresponda a la naturaleza de esta clase de Secretaría.

ARTÍCULO UNDÉCIMO.- Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.