Que mediante Resolución 000205 de 2008, la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico – SDDE, integrado por Manuales, Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Instructivos, Formatos y Planes de Calidad, relacionados en los Listados Maestros anexos que hacen parte integral de dicha Resolución.

Que mediante Directiva 001 de 2010 de la Secretaria General, se establece que todas las entidades y organismos del Distrito Capital deberán observar con especial atención los trámites administrativos que involucren Derechos Fundamentales, dando oportuna atención a los mismos de conformidad con los preceptos legales existentes en cada caso.

Que mediante Resolución No. 111 de 2007 "Se establece el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y se integran los Comités de Calidad y Coordinación de Control Interno" con el fin de verificar la evaluación del desempeño, eficacia y eficiencia institucional.

Que mediante el Decreto 4485 de 2009 "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009"; se establecen las generalidades y los requisitos mínimos para configurar, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2o de la Ley 872 de 2003.

Que mediante Resolución No. 0306 de 2011 "Por la cual se realiza la mejora continua del mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión NTCGP 1000:2009 de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico"; con el fin de documentar y estandarizar las entradas (proveedores) y salidas (clientes, usuarios o beneficiarios) para la generación de valor requerida para el cumplimiento de la misión y la realización y prestación de los servicios de la Entidad.

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario alinear con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la integración de los estándares de calidad en el numeral 4.2 gestión documental; el numeral 4.2.2 manual de calidad; el numeral 4.2.3 control de documentos y el numeral 4.2.4 control de registros integrados con los elementos de control del MECI 1000:2005 en los Subsistema de Control Estratégico, Componente de direccionamiento estratégico; el Subsistema de Control de Gestión, Componente de Información; con el fin de mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la SDDE.

Que el manual de procedimientos es el estándar que establece los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los procesos/subprocesos permitiendo describir las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden el proceso y así mismo regulan la forma de operación de los servidores públicos de la Entidad, facilitando el entendimiento de la dinámica organizacional que es requerida para el logro de los objetivos y la obtención efectiva de los productos o servicio del proceso.

Que en virtud de lo anterior se hace necesario documentar y estandarizar el manual de procedimientos del proceso de gestión documental asociado al mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión bajo estándares de la norma NTCGP 1000:2009; en armonía con la ley, las reglamentaciones y planes institucionales de modernización y racionalización interna.

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo Primero. Realizar la mejora continua de la documentación y estandarización del manual de procedimientos del proceso CPA-DOC-03 Gestión Documentación como parte del Sistema Integrado de Gestión bajo los estándares de la norma NTCGP 1000:2009, con el fin de dar apoyo al cumplimiento de la misión, los objetivos institucionales y la generación de valor de las líneas y ofertas de servicios de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico", de conformidad con lo expuesto en la parte motiva.

Artículo Segundo. Actualizar el Listado Maestro de Documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 y Control Interno MECI 1000:20005 a través de la mejora continua del manual de procedimientos, así:

- Versión dos (2) del procedimiento PR-DOC-01 Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión

- Versión dos (2) del procedimiento PR-DOC-02 Control de Registros y Archivo

- Versión dos (2) del procedimiento PR-DOC-03 Correspondencia Enviada

- Versión dos (2) del procedimiento PR-DOC-04 Correspondencia Recibida

- Versión uno (1) del procedimiento PR-DOC-05 Solicitud y Préstamo de los Documentos

- Versión dos (2) del instructivo IN-DOC-02 Instructivo de la correspondencia

- Versión dos (2) del instructivo IN-DOC-01 Organización de Archivos de Gestión

Artículo  Tercero. Derogado por el art. 3, Resolución Sec. Desarrollo Económico 082 de 2012. Actualizar el Listado Maestro de Formatos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 y Control Interno MECI 1000:20005 como parte integral del manual de procedimientos:

- Versión dos (2) del FT-01-PR-DOC-01 Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos.

- Versión dos (2) del FT-01-PR-DOC-02 Tabla de Retención Documental

- Versión dos (2) del FT-01-PR-DOC-03 correspondencia externa entregada.

- Versión dos (2) del FT-02-PR-DOC-01 Listado Maestro de Documentos

- Versión dos (2) del FT-02-PR-DOC-02 Trámite de Correspondencia Oficina

- Versión dos (2) del FT-03-PR-DOC-01 Listado Maestro de Formatos

- Versión dos (2) del FT-03-PR-DOC-02 Acta Entrega de Documentos

- Versión dos (2) del FT-04-PR-DOC-01 Caracterización de Proceso

- Versión dos (2) del FT-04-PR-DOC-02 Inventario Analítico

- Versión dos (2) del FT-05-PR-DOC-01 Procedimiento

- Versión dos (2) del FT-05-PR-DOC-02 Inventario Documental

- Versión dos (2) del FT-06-PR-DOC-01 Control de Versiones de Documento

- Versión dos (2) del FT-06-PR-DOC-02 Préstamo de Documentos

- Versión dos (2) del FT-07-PR-DOC-01 Distribución de Documentos

- Versión dos (2) del FT-07-PR-DOC-02 Préstamo de Documentos Afuera

- Versión dos (2) del FT-08-PR-DOC-01 lista maestra de documentos por áreas

- Versión dos (2) del FT-08-PR-DOC-02 Transferencias Documentales

- Versión dos (2) del FT-09-PR-DOC-02 Acta de Eliminación Documental

- Versión dos (2) del FT-10-PR-DOC-02 Lista de Asistencia

- Versión dos (2) del FT-11-PR-DOC-02 Memorando

- Versión dos (2) del FT-12-PR-DOC-02 Oficio

- Versión dos (2) del FT-13-PR-DOC-02 Resolución

- Versión dos (2) del FT-14-PR-DOC-02 Circular

- Versión dos (2) del FT-15-PR-DOC-02 Ayuda de Memoria

- Versión dos (2) del FT-16-PR-DOC-02 Acta de Reunión

- Versión dos (2) del FT-17-PR-DOC-02 Hoja de Control Cruzado

- Versión dos (2) del FT-18-PR-DOC-02 Hoja de Control Historia Laboral por Tipo Documental

- Versión dos (2) del FT-19-PR-DOC-02 Encuesta Unidad Administrativa

- Versión dos (2) del FT-20-PR-DOC-02 Encuesta Unidad Documental

- Versión dos (2) del FT-21-PR-DOC-02 Rótulo de Cajas

- Versión dos (2) del FT-22-PR-DOC-02 Rótulo de Carpetas

- Versión dos (2) del FT-23-PR-DOC-01 Control Analítico de Documentos por Carpeta

- Versión dos (2) del FT-24-PR-DOC-02 listado maestro de registros por áreas

- Versión dos (2) del FT-25-PR-DOC-02 Ficha de Consulta – préstamo de documentos.

Artículo Cuarto. Comunicar la presente resolución a todas las dependencias de la Secretaría, para su conocimiento y fines pertinentes.

Artículo Quinto. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.