Que mediante Resolución 000205 de 2008, la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico – SDDE, integrado por Manuales, Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Instructivos, Formatos y Planes de Calidad, relacionados en los Listados Maestros anexos que hacen parte integral de dicha Resolución.

Que mediante Directiva 001 de 2010 de la Secretaria General, se establece que todas las entidades y organismos del Distrito Capital deberán observar con especial atención los trámites administrativos que involucren Derechos Fundamentales, dando oportuna atención a los mismos de conformidad con los preceptos legales existentes en cada caso.

Que mediante Resolución No. 111 de 2007 "Se establece el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y se integran los Comités de Calidad y Coordinación de Control Interno" con el fin de verificar la evaluación del desempeño, eficacia y eficiencia institucional.

Que mediante el Decreto 4485 de 2009 "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009"; se establecen las generalidades y los requisitos mínimos para configurar, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2o de la Ley 872 de 2003.

Que mediante Resolución No. 0306 de 2011 "Por la cual se realiza la mejora continua del mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión NTCGP 1000:2009 de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico"; con el fin de documentar y estandarizar las entradas (proveedores) y salidas (clientes, usuarios o beneficiarios) para la generación de valor requerida para el cumplimiento de la misión y la realización y prestación de los servicios de la Entidad.

Que mediante Circular Externa No. 004 del 30 de enero de 2012 del Departamento Administrativo del Servicio Civil, donde se demanda la urgente necesidad de identificar la ampliación de la planta de empleos para la gestión institucional, es necesario realizar los estudios para el rediseño organizacional, lo que implica la revisión y ajuste de los procedimientos para establecer las cargas laborales y ajustar manual de funciones y competencias laborales.

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario alinear con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la integración de los estándares de calidad en el numeral 4.2 gestión documental; el numeral 4.2.2 manual de calidad; el numeral 4.2.3 control de documentos y el numeral 4.2.4 control de registros integrados con los elementos de control del MECI 1000:2005 en los Subsistema de Control Estratégico, Componente de direccionamiento estratégico; el Subsistema de Control de Gestión, Componente de Información; con el fin de mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la SDDE.

Que el manual de procedimientos es el estándar que establece los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los procesos/subprocesos permitiendo describir las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden el proceso y así mismo regulan la forma de operación de los servidores públicos de la Entidad, facilitando el entendimiento de la dinámica organizacional que es requerida para el logro de los objetivos y la obtención efectiva de los productos o servicio del proceso.

Que en virtud de lo anterior se hace necesario documentar y estandarizar el manual de procedimientos del proceso de gestión documental asociado al mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión bajo los estándares de la norma NTCGP 1000:2009; en armonía con la ley, las reglamentaciones y planes institucionales de modernización y racionalización interna.

Que en mérito de lo expuesto.

Artículo Primero. Actualizar el Listado Maestro de Formatos asociados al procedimiento PR-DOC-02 Control de Registros y Archivo del proceso CPA-DOC-03 Gestión Documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:209 y Control Interno MECI 1000:20005 como parte integral del manual de procedimientos:

- Versión tres (3) del FT-01-PR-DOC-02 Tabla de Retención Documental

- Versión tres (3) del FT-11-PR-DOC-02 Memorando

- Versión tres (3) del FT-12- PR-DOC-02 Oficio

- Versión tres (3) del FT-13-PR-DOC-02 Resolución

- Versión tres (3) del FT-14-PR-DOC-02 Circular

- Versión tres (3) del FT-16-PR-DOC-02 Acta de Reunión

Artículo Segundo. Comunicar la presente resolución a todas las dependencias de la Secretaría, para su conocimiento y fines pertinentes.

Artículo  Tercero. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la versión dos (2) de estos formatos contenidos en el artículo tercero de la Resolución No. 317 de 2011 y todas las disposiciones que le sean contrarias.