RESOLUCIÓN 765 DE 2013

(Octubre 2)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 772 de 2006 Por la cual se creó el comité de Archivo del Instituto Distrital de Recreación y Deporte”.

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales, reglamentarias, establecidas en la Constitución política, el Acuerdo 4 de 1978, Resolución No. 131 de 2006 y,

CONSIDERANDO:

Que conforme con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el artículo 6° de la Ley 594 de 2000, establece los planes y programas que las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar a cabo de acuerdo con sus funciones.

Que la Ley 1437 de 2011, en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos, su validez y fuerza probatoria, el expediente y archivos electrónicos, los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos.

Que el Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión estipula la adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado.

Que el Decreto Ley 2578 de 2012 dispuso la conformación del Comité Interno de Archivo al igual que sus funciones.

Que mediante la Resolución No 772 de 2006, se reglamentó el Comité de Archivo del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, conforme a las disposiciones de la Ley 594 de 2000 y se derogaron unas resoluciones.

Que se hace necesario modificar el artículo tercero, cuarto y quinto de la Resolución 772 de 2006, relacionado con las funciones, integración, dignatarios e invitados al Comité, a fin de ajustarlos a la nueva normatividad sobre la materia.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar la Resolución 772 de 2006, en sus artículos tercero, cuarto y quinto los cuales quedaran así

ARTÍCULO TERCERO: OBJETIVOS Y FUNCIONES: El Comité Interno de archivo del instituto Distrital de Recreación y Deporte tendrá las siguientes funciones.

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad,

3. Aprobar las Tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para su registro.

4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para su efecto, cree el Archivo General de la Nación.

5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función Archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información, en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos, presentado por el área de archivo de la respectiva entidad.

7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos, contra diferentes riesgos.

8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad, teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.

11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad, para el desarrollo de sus funciones y procesos.

12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad, en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.

13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales, que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

16. Consignar sus decisiones en Actas, que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al modelo integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

PARÁGRAFO PRIMERO: La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en la materia de archivos y gestión documental.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.

ARTÍCULO CUARTO: INTEGRACIÓN El Comité Interno de Archivo del instituto Distrital de Recreación y Deporte estará conformado de la siguiente forma:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Subdirector Administrativo y Financiero.

3. El jefe o responsable del área de Archivo y Correspondencia, quien actuará como secretario técnico.

4. El jefe de la Oficina Jurídica.

5. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

6. El jefe o responsable del área de Sistemas.

7. El jefe de la oficina de Control interno, quien tendrá voz pero no voto.

Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que pueden hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

ARTÍCULO SEGUNDO.- Suprimir el artículo quinto de la resolución No. 772 de 2006, cuyo contenido se encuentra implícito en el artículo cuarto modificado con la presente Resolución.

ARTÍCULO TERCERO.- Los demás artículos de la resolución No. 772 de 2006, que no fueron modificados con la presente resolución seguirán vigentes.

ARTÍCULO CUARTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los dos (2) días del mes de octubre de dos mil trece (2013).

JAVIER ORLANDO SUÁREZ ALONSO

Director General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5227 de octubre 25 de 2013