RESOLUCIÓN 697 DE 2015

(Septiembre 16)

“Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -  IDRD”.

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas por el Acuerdo 4 de 1978, la Resolución No. 131 de 2006 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad de las entidades del Estado, de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, para el desarrollo de la función archivística, expidió el Acuerdo No. 004 de 2013, que modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Que mediante el Acuerdo 004 del 15 de marzo del 2013. Título V. Artículo 14, establece los casos en que deberán actualizarse las tablas de retención documental.

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1080 de 2015, con el objetivo de compilar y racionalizar entre otras normas de carácter reglamentario del sector cultura, las que reglamentan el patrimonio archivístico contenidas en los decretos números 2609 de 2012, 2578 de 2012 y 1515 de 2015.

Que en ese decreto compilatorio del sector cultura, el artículo 2.8.2.2.2. señala que la valoración de documentos de archivo que realicen las entidades del Estado, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del decreto compilatorio, establece la Tabla de Retención Documental – TRD, como uno de los instrumentos archivísticos para desarrollar la gestión documental en las entidades públicas.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.8.2.7.2 del Decreto 1080 de 2015, los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, de acuerdo con la tabla de retención documental.

Que en cumplimiento del procedimiento indicado en el Acuerdo No. 004 de 2013, todos los miembros del Comité Interno de Archivo  aprobaron mediante las actas No. 01 y 02  la elaboración de las tablas de retención documental de la entidad en sesiones del 4 y 27 de septiembre de 2013. El Comité de Archivo fue reglamentado mediante Resolución 772 y modificado a través de Resolución 765 de del 2 de octubre del 2013. 

Que las Tablas de Retención Documental TRD del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, fueron convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos, en la segunda sección del 29 de abril del  2015, como consta en el Acta No. 2.

Que con fundamento en lo anterior, para facilitar la adecuada organización y conservación de los documentos de la entidad, el acceso del ciudadano a la información pública y evitar la pérdida del patrimonio documental, se hace necesario adoptar e implementar las Tablas de Retención Documental TRD del IDRD, convalidadas por el Consejo Distrital de  de Archivos.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adopción. Adoptar las Tablas de Retención Documental para el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, aprobadas por los miembros del Comité Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos.

ARTÍCULO SEGUNDO. Implementación. Ordenar a partir de la publicación de la presente resolución la implementación de las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias donde se levanto TRD.

ARTÍCULO TERCERO. Actualización. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse en los casos contemplados en el Acuerdo 004 del 2013. Titulo V. Artículo 14, proferido por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO CUARTO. Responsabilidad. Los Jefes de las dependencias y  encargados  de las áreas del IDRD serán los responsables de la organización y disposición de los documentos tanto en físico como  electrónico de los archivos de gestión de cada área, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

ARTÍCULO QUINTO. Transferencia. Los jefes de las dependencias y encargados de las áreas del IDRD serán responsables de las transferencias documentales al Archivo Central, de acuerdo con las tablas de retención documental cuando hayan cumplido su tiempo de retención  en los Archivos de Gestión.

ARTÍCULO SEXTO. Eliminación de Documentos. La eliminación de los documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en la tablas de retención y deberá estar aprobada por el Comité Interno de Archivo de la entidad.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de septiembre del año 2015.

ALDO ENRIQUE CADENA ROJAS

Director General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5683 de septiembre 29 de 2015.