RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 006 DE 2014

(Febrero 4)

Derogada por el art. 4, Resolución Reglamentaria 012 de 2019.

Por la cual se adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales en la Contraloría de Bogotá

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por el Acuerdo 519 de 2012,

CONSIDERANDO

Que mediante la Ley 1581 de 2012 se crea el Régimen general de protección de datos personales registrados en las entidades públicas y privadas y se establecen parámetros para el tratamiento de los mismos.

Que el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012, consagra que los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de datos personales y velar porque los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Que el artículo 1 del Acuerdo 519 de 2012, establece que la Contraloría de Bogotá D.C., es un organismo de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal que no tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.

Que corresponde al Contralor de Bogotá D.C. conforme al artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012 reglamentar lo concerniente al funcionamiento de la Entidad.

Que en reunión de Comité Directivo del día 2 de diciembre de 2013, se aprobó la Política de Tratamiento de Datos Personales en la Entidad

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la Política de Tratamiento de Datos Personales en la Contraloría de Bogotá D.C., contenida en el documento anexo, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la inclusión de la Política de Tratamiento de Datos Personales que se adopta, en los Documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad y actualizar el “Procedimiento para la Recepción y Trámite del Derecho de Petición” dentro del proceso de Participación Ciudadana de la Entidad, en lo referente a la atención de consultas y reclamos en materia de Datos Personales.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes velar por la administración y divulgación de la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada.

ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá a los 4 días del mes de febrero del año 2014.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá

LIGIA INÉS BOTERO MEJÍA

Contralora Auxiliar

JUAN PABLO CONTRERAS LIZARAZO

Director Técnico de Planeación

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Finalidad.

La Contraloría de Bogotá, D.C., como organismo de carácter técnico encargado de la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, fija la presente política de tratamiento de datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos, recopilados en el ámbito de su competencia, en relación con los sujetos de vigilancia y control, los servidores públicos vinculados a la Entidad, los contratistas y la ciudadanía en general.

Esta política establece los fundamentos para la gestión de la información personal que la Entidad ha incorporado en sus bases de datos, permitiendo a los titulares de la misma conocerla, actualizarla y solicitar su rectificación.

2. Alcance.

La política de tratamiento de la información, aplica a todas las dependencias y los funcionarios de la Entidad que participan en cada uno de los procesos institucionales establecidos en el Sistema Integrado de Gestión y a todas las bases de datos y archivos de información personal que reposen en el archivo físico o magnético de la Contraloría de Bogotá, D.C., obtenido en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito, y que estén en el marco del artículo 15 Constitucional, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes y pertinentes.

3. Principios y definiciones.

Para la aplicación de esta política se tendrán en cuenta los siguientes principios y definiciones legales.

3.1 Principios.

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la desarrollen.

• Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Nacional. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias en la medida en que los recursos técnicos y los estándares mínimos de la Entidad así lo permitan para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales en la Contraloría de Bogotá que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

3.2 Definiciones

• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Sobre la Información personal.

Los datos personales de los titulares serán utilizados para el cumplimiento de funciones propias de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de sus competencias misionales y administrativas establecidas por la Constitución y la Ley, así:

• Los datos personales, salvo la información pública como Informes de Auditoría, Resoluciones, Circulares Externas, Videos, Invitaciones Públicas, Boletines, Informes de Gestión, Notificaciones de Responsabilidad Fiscal, entre otros; no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva

• La información personal sobre presuntos responsables fiscales o deudores fiscales incorporados en bases de datos del Proceso de Responsabilidad Fiscal, está sometida a la reserva determinada en la ley.

• La información personal relacionada con los funcionarios activos y retirados de la Entidad, será utilizada y tratada dentro de los objetivos y alcance fijados en los diferentes procedimientos del proceso de gestión del talento humano, únicamente para la administración de la planta global de personal de la Entidad y para el desarrollo de los programas de bienestar social, salud y seguridad en el trabajo y capacitación, con las reservas de ley que sean pertinentes.

• Para cualquiera de los casos los datos personales no podrán ser objeto de actividades con fines comerciales sin la debida autorización del Titular.

• En algunos casos, dentro de los mecanismos de participación ciudadana podrán recolectarse datos que reflejen percepciones y opiniones personales sobre aspectos generales o particulares de interés para el ejercicio del control fiscal y el control social, así como, sobre el cumplimiento de los objetivos de la Contraloría de Bogotá; dichos datos serán utilizados solamente con fines estadísticos y de conocimiento de la percepción del cliente para efectos de mejora continua en el sistema integrado de gestión.

Todos los datos antes señalados podrán ser almacenados y procesados en la infraestructura tecnológica de la Contraloría de Bogotá, o en computadores, o en espacios virtuales institucionales de trabajo asignados para el efecto en las dependencias competentes y tendrán el período de permanencia que se establezca dentro del proceso de gestión documental, de acuerdo con los requerimientos para el cumplimiento de las obligaciones institucionales, bajo estándares de integridad, seguridad, confidencialidad y disponibilidad establecidos por la Entidad en sus políticas y procedimientos institucionales.

La Contraloría de Bogotá cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada por parte de terceros. No obstante, la Contraloría de Bogotá se exonera de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control como de cualquier situación que no le fuera imputable.

La Entidad podrá comunicar a otras Entidades, los datos personales de titulares, en cumplimiento de disposiciones legales o a solicitud de autoridad competente, respetando los principios de confidencialidad y la reserva legal, sin que ello constituya vulneración de sus derechos de protección de información personal.

5. Responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

El responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, será la Contraloría de Bogotá, cuyo contacto es el siguiente:

Contraloría de Bogotá:

Carrera 32 A No. 26 A - 10

Teléfono: 3358888

Correo electrónico: protecciondedatos@mail.contraloriabogota.gov.co

Código postal: 111321

La Contraloría de Bogotá se reserva el derecho a delegar en un tercero el tratamiento de los datos, en cuyo caso, exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

6. Derechos del titular.

El titular de la información tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en la Contraloría de Bogotá, D.C.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las normas sobre protección de datos personales.

• Solicitar la supresión de datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Solicitar información de sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento en la Entidad.

• Los demás derechos establecidos en la ley y que le correspondan de acuerdo a la naturaleza jurídica de la Entidad.

7. Obligaciones de la Contraloría de Bogotá D.C.

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre a encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Realizar la actualización, rectificación o supresión de la información en los términos de la ley y/o comunicar a los encargados del tratamiento, las novedades respecto de los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información reportada se mantenga actualizada.

• Exigir al encargado del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Adoptar un procedimiento para garantizar la atención de consultas y reclamos y tramitar los formulados por los titulares en los términos señalados en la ley, a través de la Dirección de Apoyo al Despacho.

• Implementar los mecanismos de seguridad física y lógica para la protección de la información.

• Establecer los tiempos de retención de la información física y lógica a través del proceso de Gestión Documental.

• Informar cuando determinados datos se encuentren en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo y abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

8. Atención de consultas y reclamos.

La Dirección de Apoyo al Despacho será la dependencia responsable de garantizar el cumplimiento de esta política al interior de la Entidad y de atender las consultas y reclamos relacionados con el conocimiento, actualización, rectificación o supresión en materia de datos personales, que podrán realizarse a través del correo electrónico protecciondedatos@mail.contraloriabogota.gov.co

Para la atención de las consultas y reclamos, se dará aplicación al “Procedimiento para la recepción y trámite del derecho de petición” adoptado dentro del proceso de Participación Ciudadana de la Entidad, garantizando el cumplimiento de las formas y términos establecidos en disposiciones especiales de protección de datos personales, en especial, la legitimación para actuar y los plazos de respuesta establecidos por la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias y complementarias.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5293 de febrero 6 de 2014