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RESOLUCIÓN 117 DE 2014 (Abril 7) Modificada por art. 1, Resolución Transmilenio S.A. 593 de 2015 “Por la cual se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.”. EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor. Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000. Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias. Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público. Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo de la entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación. Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Que la Ley 190 de 1995 dicta normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Que la Ley 1474 de 2001 dicta normas en orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Que el Decreto 334 de 2013 establece disposiciones relacionadas con los Acuerdos de Gestión que deben suscribir los/as Jefes de las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, en las entidades y organismos distritales Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a: la incorporación del siguiente documento:
ARTÍCULO SEGUNDO.- La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, a los siete (7) días del mes de abril de dos mil catorce (2014). JAIME GARCÍA MENDEZ Jefe de Oficina Asesora de Planeación
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. DEFINICIONES 6. CONDICIONES GENERALES 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de acciones necesarias para llevar a cabo las diferentes actividades de cumplimiento legal o normativo que se encuentran en cabeza de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las actividades de cumplimiento que deban ser desarrolladas por la Oficina de Control Interno en virtud de un mandato legal o normativo. Inicia con la identificación de la exigencia legal o normativa aplicable y finaliza con la emisión del informe y/o reporte respectivo. Las actividades de cumplimiento pueden surgir del Plan Anual debidamente aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión (o quien haga sus veces) o por requerimiento expreso de alguna norma (interna o externa) respecto de las funciones de la Oficina de Control Interno. Cuando por circunstancias especiales, se requiera realizar trabajos en condiciones excepcionales (emergencia, limitación de recursos, trabajos no planeados…), éstos podrán exceptuarse del cumplimiento de los pasos indicados en este procedimiento, siempre y cuando se presente la existencia de la circunstancia excepcional tipificada como tal. 3. RESPONSABLES Son responsables de la elaboración y actualización de este procedimiento el Profesional Universitario designado por el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, así como el (la) mismo Jefe de la mencionada dependencia, quienes serán los responsables de velar por su mantenimiento y cumplimiento. La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse con una periodicidad mínima anual, de acuerdo con las necesidades observadas. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA A continuación se relacionan los principales documentos de referencia:
5. DEFINICIONES * ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO: Trabajos de auditoría independientes y objetivos relacionadas con la eficacia de los procesos de gestión que conforman el sistema integrado de la Entidad. * ACTIVIDADES DE CUMPLIMIENTO: Trabajos asignados y desarrollados por la Entidad en virtud de un mandamiento legal o normativo. * ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y OTRAS TAREAS: Actividades asociadas con la atención de entes externos, supervisión de contratistas, implementación de aplicativos, reporte de indicadores, gestión de iniciativas, seguimiento a compromisos y demás actividades de apoyo a la gestión de la Oficina de Control Interno. * INFORME Y/O REPORTE: Documento (físico o magnético) donde se presenta el resultado de la actividad de cumplimiento, el cual debe ser enviado, publicado o reportado de acuerdo con las condiciones establecidas legal o normativamente. * PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES: Documento que presenta sistemáticamente la agenda de actividades previstas a desarrollar por la Oficina de Control Interno durante una vigencia determinada y el período de tiempo estimado para su ejecución. Este Plan debe estar debidamente aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad (o quien haga sus veces). * PROVEEDOR EXTERNO DE SERVICIOS: Persona o empresa, ajena a la Organización, que posee conocimientos, técnicas y experiencia especiales en una disciplina en particular. 6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN). * El plan anual de actividades de la Oficina de Control Interno deberá ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad (o quien haga sus veces), especialmente en lo relacionado con las actividades de aseguramiento (Plan Anual de Auditorías) de acuerdo con lo establecido en la Resolución N° 203 de 2013 expedida por TRANSMILENIO S.A. * Cuando se trate de una actividad de cumplimiento que no se encontraba inicialmente contemplada en el Plan Anual de Actividades aprobado para la Oficina de Control Interno, es necesario que la realización de la misma sea incluida de tal forma que el Plan se encuentre siempre actualizado. * La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. podrá, según lo autorizado por la Administración de la Entidad, llevar a cabo actividades de cumplimiento a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin. * En caso de que las actividades de cumplimiento se realicen a través de proveedores externos de servicios, la persona responsable asegurar la calidad general de estas actividades será el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien este formalmente delegue. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5338 de abril 14 de 2014 |
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