EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

Que mediante la Ley 87 de 1993 se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Que mediante el Decreto 943 de 2014 se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Que mediante el Decreto 1083 del 2015 se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública.

Que mediante el Marco Internacional para la Práctica profesional de la Auditoría Interna se contemplan las Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna que son de cumplimiento obligatorio.

Que mediante la Guía de Auditoria para las Entidades Públicas emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y el Instituto de Auditores Internos de Colombia – IIA, se brindan lineamientos para la ejecución de auditoría Interna en las Entidades Públicas en concordancia con la normatividad nacional y las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO:  Modificar las resoluciones: 35 del 12 de febrero de 2013, 117 del 7 de abril de 2014, 440 del 24 de julio de 2014, y 753 del 28 de noviembre de 2014, en lo que corresponde a la actualización de los siguientes documentos y sus formatos anexos:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Este procedimiento tiene como fin definir las pautas generales y los pasos que se deben seguir para la atención oportuna y eficaz de las quejas, sugerencias, reclamos, derechos de petición y/o solicitudes formuladas por los diferentes Entes de Control y/o Vigilancia de la Entidad.

Este procedimiento es de conocimiento y obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A., se deberá aplicar cada vez que la Entidad reciba una queja, sugerencia, reclamo, derecho de petición y en general cualquier clase de requerimiento, siempre que el mismo sea interpuesto por un Ente de Control y/o Vigilancia.

Este procedimiento inicia con la recepción del requerimiento en la Entidad y culmina con la verificación de la radicación de la respuesta en el Ente solicitante, el archivo de la documentación correspondiente y el seguimiento posterior realizado por la Oficina de Control Interno.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todas aquellas personas que presten sus servicios a TRANSMILENIO S.A.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

Aplicativo CORDIS: Herramienta informática adoptada por TRANSMILENIO S.A. para la administración de la correspondencia.

Aplicativo SDQS - Sistema Distrital de Quejas y Soluciones: es una herramienta virtual que centraliza la gestión de quejas de las entidades del distrito y permite registrar quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, solicitudes de información, realizar consultas, solicitudes de copias o denunciar actos de corrupción.

Derecho de Petición: Solicitud mediante la cual se consulta a las autoridades, por razones de interés general, particular o de información y en relación con las materias a su cargo. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades a través de cualquier medio, por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Petición Oscura: Derecho de petición recibido en la Entidad, en el cual no se comprenda su finalidad u objeto.

PQRS: Petición, queja, reclamo y/o sugerencia.

Queja: Manifestación, protesta, censura, descontento, resentimiento o inconformidad que eleva una persona con relación a la conducta irregular de uno o varios servidores públicos en concordancia con sus funciones.

Reclamo: Se entiende por reclamo, el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución o respuesta a una solicitud, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio público.

Remitente: Cualquier ciudadano, persona natural o Jurídica que tenga interés particular o general para que le sea atendida una queja, reclamo, sugerencia o derecho de petición.

Requerimiento: Dentro de este procedimiento se entenderá como cualquier Derecho de Petición y/o Queja y/o Reclamo y/o Solicitud de Información.

Respuesta Tipo: Archivo de respuesta que se utiliza para los requerimientos que son repetitivos.

Sugerencia: Proposición, insinuación, indicación o explicación para adecuar o mejorar un proceso cuyo objeto es la prestación de un servicio.

Término: Tiempo máximo establecido por un Ente de Control y/o Vigilancia para la entrega de la información solicitada.

Trazabilidad: Aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.

* El incumplimiento de lo descrito en el presente procedimiento conllevará las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

* Cualquier petición, queja, reclamo y/o sugerencia, se considera realizada en ejercicio del derecho fundamental de petición, artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, así el peticionario en su solicitud no haga referencia a que está ejerciendo este derecho.

* Sin perjuicio de la atención de los diferentes requerimientos efectuados por los diferentes grupos de interés, las solicitudes efectuadas por los Entes de Control y/o Vigilancia, tendrán especial atención por parte de todos los servidores públicos encargados de atender la respuesta.

* Toda petición, queja, reclamo y/o sugerencia recibida por parte de los Entes de Control y/o Vigilancia, deberá ser registrada en el aplicativo CORDIS bajo la tipología "Requerimientos Entes de Control". Las Entidades incluidas bajo esta tipología y la dependencia y/o funcionario encargado de la asignación del trámite y hacer seguimiento a la respuesta, según el Ente de Control y/o Vigilancia solicitante, se describen en la Tabla 1.

Nota: El aplicativo CORDIS enviará automáticamente, y una vez radicado el documento de acuerdo con el Ente solicitante, un correo electrónico al (la) Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Asesor de Gerencia General Grado 01, informándole sobre el recibo de la solicitud.

* De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 1537 de 2001, el relacionamiento con Entes Externos es un rol legítimo de la Oficina de Control Interno, no obstante, la responsabilidad de esta dependencia con respecto a lo establecido en este procedimiento se limita a la intermediación entre el Ente solicitante y la Administración de TRANSMILENIO S.A., así como a la aplicación de mecanismos de supervisión y seguimiento que permitan determinar el grado de cumplimiento de la Entidad con respecto a los términos establecidos para dar respuesta a los requerimientos.

* La asignación interna de los trámites, el nivel de calidad de las respuestas y la oportunidad en la emisión de las mismas, son una responsabilidad eminentemente administrativa no atribuible a la Oficina de Control Interno.

* En este procedimiento se establecen límites de tiempo estándar para cada una de las etapas asociadas a la atención de los requerimientos realizados por los Entes de Control y/o Vigilancia, no obstante, cuando se trate de una solicitud que presente plazo de contestación igual o inferior a tres (3) días, los plazos aplicables serán los establecidos por la Oficina de Control Interno y/o el Asesor de Gerencia General Grado 01 a través del aplicativo CORDIS, al momento de realizar la respectiva asignación del mismo.

* La respuesta a las solicitudes de los Entes de Control y/o Vigilancia será consolidada por la Oficina de Control Interno y/o el Asesor de Gerencia General Grado 01, siempre que en la elaboración de la misma intervengan más de una (1) dependencia organizacional. Los términos para presentar el proyecto de respuesta a la Oficina de Control Interno y/o al Asesor de Gerencia General Grado 01 por parte del área competente será de dos (2) días hábiles previos a la fecha límite de respuesta determinada por el Ente solicitante.

* Cuando la elaboración de la respuesta esté a cargo de una única dependencia, será responsabilidad del Subgerente, Director y/o Jefe de la misma, o del profesional designado al interior de la dependencia para coordinar la atención de los requerimientos de Entes de Control, gestionar la elaboración del oficio de respuesta, recolección de firmas, envío oportuno al Ente solicitante e información acerca de su contestación a la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. y/o al Asesor de Gerencia General Grado 01, según corresponda.

* La asignación realizada en el aplicativo CORDIS corresponde a una recomendación de la Oficina de Control Interno y/o el Asesor de Gerencia General Grado 01 acerca del área competente para la gestión de la solicitud y en ningún momento debe entenderse como una imposición de obligatorio cumplimiento.

* Corresponde al Subgerente, Director y/o Jefe de la dependencia receptora, o al profesional designado al interior de la dependencia para coordinar la atención de los requerimientos de Entes de Control, analizar el trámite asignado y determinar su competencia para la gestión del mismo. La dependencia receptora contará con un tiempo máximo de veinticuatro (24) horas continuas contadas a partir del momento de la asignación, para informar a la Oficina de Control Interno y/o al Asesor de Gerencia General Grado 01 la falta de competencia y dar traslado al área pertinente. Una vez agotado este tiempo, se entenderá que la dependencia receptora es competente para responder y ha asumido esta responsabilidad.

* Los términos establecidos para la atención de requerimientos se definen en la Tabla 2.

* Según el Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de la Nación en su artículo 5°: "Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados (…)".

* Cuando un Ente de Control y/o Vigilancia traslade a TRANSMILENIO S.A. una PQRS interpuesta por una persona natural o jurídica, esta solicitud será asignada a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, dependencia organizacional encargada de gestionar este tipo de requerimientos. La respuesta a este tipo de requerimientos debe ser remitida al peticionario con copia al Ente de Control que dio traslado.

* Por el estricto cumplimiento de estas solicitudes velarán y serán responsables los Jefes de Dependencia, quienes deben garantizar que se establezcan los mecanismos de control y seguimiento para garantizar la respuesta eficaz y oportuna a cada uno de los requerimientos recibidos.

* En cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Gerencia General de la Entidad y con el objetivo de facilitar la calidad y oportunidad en la atención de los requerimientos y/o visitas realizadas por los diferentes Entes de Control y Vigilancia, cada uno de los Subgerentes, Directores y/o Jefes de las dependencias deberán delegar formalmente al interior de sus áreas un (1) funcionario de nivel profesional, al cual serán direccionados a través del aplicativo CORDIS todos los requerimientos realizados por los Entes de Control en los cuales se demande la participación de la dependencia respectiva. Dicha delegación deberá ser informada a la Oficina de Control Interno así como cualquier cambio en la misma por novedades del personal.

Definir las pautas generales para la atención oportuna y eficaz de las visitas de Entes de Control y/o Vigilancia a TRANSMILENIO S.A. y de presentación de respuestas a las solicitudes y/o requerimientos realizados en el desarrollo de la visita dentro de los plazos y condiciones estipulados.

Este procedimiento es de conocimiento, aplicación y obligatorio cumplimiento de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento se inicia con el recibo de la comunicación de los Entes de Control y/o Vigilancia informando sobre la realización de y/o la recepción de la visita en caso de que no sea comunicada previamente. Finaliza con la entrega de la información solicitada, previo cumplimiento de los procedimientos internos de correspondencia y gestión documental.

Nota: Sin perjuicio de los plazos establecidos por el Ente de Control y/o Vigilancia para la entrega de la información solicitada, se debe atender lo contemplado en el procedimiento P-CI-004 ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y/O SUGERENCIAS DE LOS ENTES DE CONTROL.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todas aquellas personas que presten sus servicios a TRANSMILENIO S.A.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

Forma de entrega: Medio que establece un Ente de Control y/o Vigilancia para que los responsables de rendir información la presenten, puede ser en medio físico, magnético o ambas.

Hallazgos: Hechos o situaciones(condiciones) que denotan importancia en la evaluación y vigilancia fiscal, se constituyen en las desviaciones entre el "ser" y el "deber ser" originadas en el actuar de la administración, son de carácter administrativo y pueden tener incidencia fiscal, disciplinaria o penal.

Mesa de Trabajo: Espacio conversacional desarrollado durante todo el proceso, que permite un interactuar para la toma de decisiones, mediante un ejercicio de compartir conocimientos, mejorando los canales de comunicación, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos y el avance en la ejecución de un programa o proyecto.

Prórroga: Tiempo máximo adicional de respuesta otorgado y permitido solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito, en el cual no permita entregar la información a tiempo.

Término: Tiempo máximo establecido por un Ente de Control y/o Vigilancia para la entrega de la información solicitada.

Trazabilidad: Aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.

* La dependencia encargada de la coordinación, acompañamiento y seguimiento de las visitas administrativas de los Entes de Control y/o Vigilancia, se describe en la Tabla 1.

* En virtud de lo establecido en la Ley 87 de 1993, la participación de la Oficina de Control Interno se realiza exclusivamente en calidad de acompañante y en ningún momento constituye el ejercicio de una función administrativa.

* Las diferentes dependencias deben acatar las disposiciones que en la materia dicte la Oficina de Control Interno.

* Las visitas administrativas de cualquier Ente de Control y/o Vigilancia tendrán atención especial y deben ser gestionadas de forma proactiva, buscando el fortalecimiento de los canales de comunicación con los representantes de los Entes de Control.

* Las diferentes dependencias que participen en las visitas administrativas, deben garantizar que la información presentada como evidencia de los diferentes hechos o situaciones que sean objeto de auditoría y/o control, correspondan a la realidad y actualidad de la empresa. Por el estricto cumplimiento de lo contendido en este párrafo velarán y serán responsables disciplinariamente, los servidores participantes en la visita.

Establecer las actividades para llevar a cabo los trabajos de cumplimiento legal o normativo (interna o externa) que se encuentran bajo la responsabilidad de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento aplica para los trabajos de cumplimiento que deben ser ejecutados por la Oficina de Control Interno en virtud de un mandato legal o normativo, los cuales deben estar contenidos en el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión (o quien haga sus veces). Inicia con la identificación de la exigencia legal o normativa aplicable y finaliza con la emisión del informe y/o reporte respectivo.

Cuando por circunstancias especiales, se requiera realizar trabajos en condiciones excepcionales (emergencia, limitación de recursos, trabajos no planeados…), éstos podrán exceptuarse del cumplimiento de los pasos indicados en este procedimiento, siempre y cuando se presente la existencia de la circunstancia excepcional tipificada como tal.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todos los servidores de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A y sus proveedores de servicios externos.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

Informe y/o reporte: Documento (físico o magnético) donde se presenta el resultado del trabajo de cumplimiento, el cual debe ser enviado, publicado o reportado de acuerdo con las condiciones establecidas legal o normativamente.

Plan anual de auditoría interna (Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno): Documento que contiene los trabajos de auditoría interna durante un período anual. Este plan contempla las actividades a realizar, el recurso humano responsable de cada actividad y el período de tiempo estimado para su realización.

Proveedor externo de servicios: Una persona o empresa, ajena a la organización, que posee conocimientos, técnicas y experiencia especiales en una disciplina en particular.

Pruebas de auditoria: Conjunto de técnicas aplicadas a una transacción, hecho o circunstancia que son utilizados para obtener evidencia.

Supervisor del Trabajo: Recurso Humano adscrito a la Oficina de Control Interno, designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno para verificar la ejecución del trabajo mediante el cumplimiento de los roles descritos en el numeral 6.1 del presente procedimiento.

Trabajo: Una específica asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de autoevaluación de control, examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o actividades concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos relacionados.

Trabajos de cumplimiento: Trabajos propios de la Oficina de Control Interno, desarrollados en virtud de un mandamiento legal o normativo.

* El plan anual de actividades de la Oficina de Control Interno deberá ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad (o quien haga sus veces) de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 2014.

* Cuando se trate de un trabajo de cumplimiento que no se encuentre contemplado en el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno, es necesario que la realización del mismo sea incluido y aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. podrá llevar a cabo trabajos de cumplimiento a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin.

* En caso de que los trabajos de cumplimiento se realicen a través de proveedores externos de servicios, la responsabilidad del trabajo realizado y el cumplimiento en la realización de mismo es del Jefe de la Oficina de Control Interno TRANSMILENIO S.A.

* Antes de dar inicio al trabajo de cumplimiento, el Jefe de la Oficina de Control Interno informará a los responsables de suministrar la información mediante memorando interno las características del trabajo a ejecutar, la conformación del equipo de auditoria asignado (Auditores, Líder y Supervisor de la Auditoria) y el periodo de ejecución.

El Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno como Supervisor del trabajo tendrá el siguiente rol:

* Apoyar con sus conocimientos el desarrollo e implementación de los lineamientos metodológicos que deberá observar la Oficina de Control Interno para llevar a cabo las actividades relacionadas en el presente procedimiento.

* Prestar la asesoría técnica necesaria para facilitar al Jefe de la Oficina de Control Interno la coordinación, supervisión y aprobación de las actividades relacionadas en el presente procedimiento.

El Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno como Líder del trabajo tendrá el siguiente rol:

* Distribuir en los auditores que hagan parte del equipo de auditoria, las asignaciones del trabajo.

* Consolidar y/o preparar los documentos soportes de la ejecución del trabajo de cumplimiento de acuerdo con el presente procedimiento.

* Hacer entrega al Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado como Supervisor del trabajo de los documentos entregables de la ejecución del trabajo de cumplimiento para revisión.

* Consolidar el Informe del Trabajo de Cumplimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

Establecer las actividades y parámetros para diseñar el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno que incluirá trabajos de aseguramiento basados en el análisis de los riesgos inherentes, trabajos de consultoría y de cumplimiento legal o normativo; con el fin de determinar las prioridades de la Oficina de Control Interno, alcanzar la máxima cobertura posible, agregar valor a la Entidad y propender por la mejora de los procesos de TRANSMILENIO S.A. alineado con la planeación estratégica, el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema Integrado de Gestión.

Este procedimiento aplica para la planeación de las actividades de la Oficina de Control Interno. Inicia con la recolección y análisis de la información necesaria para llevar a cabo la respectiva planeación, y culmina con la comunicación de los resultados del seguimiento del Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todos los servidores de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A y sus proveedores de servicios externos.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

De acuerdo con las definiciones dadas por el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos:

Auditado: Actividad, área o proceso al cual se realizan el trabajo de Auditoría interna.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Consejo para la práctica (CP): emitidos por "The Institute of Internal Auditors". Se refieren al enfoque, metodología y consideración de la auditoría interna, pero no detallan procesos o procedimientos. Incluyen prácticas relativas a temas internacionales, locales o sectoriales, tipos de trabajos específicos y cumplimiento legal y regulatorio.

Director ejecutivo de auditoría (DEA): describe a la persona en un puesto de alto directivo (senior) responsable de la gestión efectiva de la actividad de Auditoría Interna de acuerdo con el estatuto de Auditoría Interna y la definición de Auditoría Interna, el código de ética y las Normas. En el caso de TRANSMILENIO S.A. corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno.

Gestión de Riesgos: Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto al alcance de los objetivos de la organización.

Gobierno: La combinación de procesos y estructuras implantados por el Consejo de Administración para informar, dirigir, gestionar y vigilar las actividades de la organización con el fin de lograr sus objetivos.

NIAI: Norma(s) internacional(es) para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna emitidas por "The Institute of Internal Auditors".

Norma: Un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un amplio rango de actividades de Auditoría Interna y para evaluar el desempeño de la Auditoría Interna.

Plan anual de auditoría interna (Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno): Documento que contiene los trabajos de auditoría interna durante un período anual. Este plan contempla las actividades a realizar, el recurso humano responsable de cada actividad y el período de tiempo estimado para su realización.

Proveedor externo de servicios: Una persona o empresa, ajena a la organización, que posee conocimientos, técnicas y experiencia especiales en una disciplina en particular.

Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y probabilidad.

Servicios de aseguramiento: Un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida (due diligence).

Servicios de consultoría: Actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionados a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con los mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo, el asesoramiento, la facilitación y la formación.

Trabajo: Una específica asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de autoevaluación de control, examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o actividades concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos relacionados.

Universo de auditoría: Es una lista de todas las auditorías posibles que pudieran realizarse. Totalidad de los procesos que hacen parte de la estructura operativa de la Entidad.

* Este procedimiento deberá ejecutarse una vez al año, a más tardar en el mes de enero de cada vigencia, cuando la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. se disponga a planificar las actividades que deberá llevar a cabo en el transcurso del respectivo año.

* El Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno deberá ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad (o quien haga sus veces) de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 2014.

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. podrá llevar a cabo trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales), cumplimiento normativo o consultoría, a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin.

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. debe ser independiente y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo (NIAI 1100).

* La objetividad individual implica que el Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. organice las asignaciones de personal de forma tal que impidan conflictos de intereses y prejuicios potenciales y reales, obtenga información periódica del personal de la Oficina de Control Interno respecto de los conflictos de intereses y prejuicios potenciales y, cuando sea factible, rotar periódicamente las asignaciones del personal de la Oficina de Control Interno (CP 1120-1).

* La aptitud y el cuidado profesional son responsabilidades del Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. y de cada auditor interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A., debe asegurar que las personas asignadas a cada trabajo posean, en conjunto, los conocimientos, técnicas y otras competencias para realizar el trabajo adecuadamente (CP1200-1).

* El Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. debe establecer un plan basado en los riesgos a fin de determinar las prioridades de la Oficina de Control Interno (NIAI 2010).

* El Plan de Actividades de la Oficina de Control Interno debe estar basado en una evaluación de riesgos documentada, realizada al menos anualmente (NIAI 2010-A1).

* El Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. debe identificar y considerar las expectativas del Cuerpo Directivo de la Entidad, la Junta Directiva y otras partes interesadas de cara a emitir opiniones de auditoría interna y otras conclusiones (NIAI 2010-A2).

* El Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. prepara el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno basándose en el universo de auditoría, informaciones recibidas del Cuerpo Directivo de la Entidad y la Junta Directiva, así como una evaluación de riesgos y exposiciones que afectan a la Organización. Los objetivos clave de auditoría son usualmente los de proporcionar al Cuerpo Directivo de la Entidad y a la Junta Directiva aseguramiento e información que les permita cumplir con los objetivos de la Organización, incluyendo una evaluación de la eficacia de las tareas de evaluación de riesgos que realiza la dirección (CP 2010-1 numeral 3).

* Los recursos de la Oficina de Control Interno deben ser suficientes para llevar a cabo las actividades planeadas con la amplitud, profundidad y oportunidad esperadas por el Cuerpo Directivo de la Entidad y la Junta Directiva (CP 2030-1 numeral 3).

* El calendario de trabajos, el plan de personal y el presupuesto financiero aprobados, junto con todos los cambios significativos que eventualmente se produzcan, deben contener información suficiente para permitir que el Cuerpo Directivo determine si los objetivos y planes de la Oficina de Control Interno apoyan a los de la Entidad. (CP 2020-1).

* El Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. debe informar periódicamente al Cuerpo Directivo el desempeño del Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno (NIAI 2060).

Para determinar los procesos a auditar en la vigencia, se deben tener en cuenta los siguientes criterios de evaluación:

Fecha de corte: corresponde a la fecha de corte plan ejecutado año anterior.

El Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno debe contener los siguientes tipos de trabajos:

* Aseguramiento: Incluye las auditorías internas de procesos priorizados basado en una evaluación de riesgos documentada realizada al menos anualmente, así como auditorías internas de proyectos especiales solicitados por la Junta Directiva y/o el Cuerpo Directivo de la Entidad en el transcurso de la vigencia.

* Consultoría: Trabajos propuestos que sean aceptados basándose en el potencial del trabajo para mejorar la gestión de riesgos, añadir valor y mejorar las operaciones de la organización.

* Cumplimiento: Trabajos propios de la Oficina de Control Interno, desarrollados en virtud de un mandamiento legal o normativo.

* Otras Actividades: Coordinación de visitas y requerimientos de Entes de Control y Vigilancia, cálculo y reporte de indicadores de la Oficina de Control Interno, seguimiento al Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, supervisión de contratos, entre otros.

En el caso de requerir el apoyo de servicios externos de auditoría, la responsabilidad del trabajo realizado y el cumplimiento en la realización de mismo con base en el Marco Internacional Para la Práctica Profesional de Auditoría Interna es de responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A., por lo tanto debe quedar expresamente en los documentos de propuesta y contratación con estos proveedores externos de servicios de auditoría que los papeles de trabajo serán de propiedad de la Oficina de Control Interno y se podrá optar en caso de ser requerido por parte del Jefe de la Oficina que el trabajo se desarrolle de acuerdo a los formatos y procedimientos de documentación establecidos por la Oficina de Control Interno.

Establecer las actividades para realizar la planificación específica de los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) que estén contemplados en el plan anual de actividades de la Oficina de Control Interno, con el fin de lograr el conocimiento del proceso, actividades relevantes, objetivos, riesgos y controles, así como establecer el plan específico para su ejecución y su comunicación al auditado.

Este procedimiento aplica para la ejecución de los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) que estén contenidos en el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión (o quien haga sus veces). Inicia con el entendimiento del proceso a evaluar y culmina con la comunicación de la planeación del trabajo de auditoría al(los) responsable(s) del(los) proceso(s) a auditar.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todos los servidores de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A y sus proveedores de servicios externos.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

De acuerdo con las definiciones dadas por el Marco Internacional para la práctica profesional de la Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos.

Auditado: Actividad, área o proceso al cual se realizan el trabajo de Auditoría interna.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Consejo para la práctica (CP): emitidos por "The Institute of Internal Auditors". Se refieren al enfoque, metodología y consideración de la auditoría interna, pero no detallan procesos o procedimientos. Incluyen prácticas relativas a temas internacionales, locales o sectoriales, tipos de trabajos específicos y cumplimiento legal y regulatorio.

Control: Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidas. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.

Director ejecutivo de auditoría (DEA): describe a la persona en un puesto de alto directivo (senior) responsable de la gestión efectiva de la actividad de Auditoría Interna de acuerdo con el estatuto de Auditoría Interna y la definición de Auditoría Interna, el código de ética y las Normas. En el caso de TRANSMILENIO S.A. corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno.

Gestión de Riesgos: Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto al alcance de los objetivos de la organización.

Gobierno: La combinación de procesos y estructuras implantados por el Consejo de Administración para informar, dirigir, gestionar y vigilar las actividades de la organización con el fin de lograr sus objetivos.

NIAI: Norma(s) internacional(es) para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna emitidas por "The Institute of Internal Auditors".

Norma: Un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un amplio rango de actividades de Auditoría Interna y para evaluar el desempeño de la Auditoría Interna.

Plan anual de auditoría interna (Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno): Documento que contiene los trabajos de auditoría interna durante un período anual. Este plan contempla las actividades a realizar, el recurso humano responsable de cada actividad y el período de tiempo estimado para su realización.

Proveedor externo de servicios: Una persona o empresa, ajena a la organización, que posee conocimientos, técnicas y experiencia especiales en una disciplina en particular.

Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y probabilidad.

Servicios de aseguramiento: Un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida (due diligence).

Servicios de consultoría: Actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionados a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con los mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo, el asesoramiento, la facilitación y la formación.

Supervisor del Trabajo: Recurso Humano adscrito a la Oficina de Control Interno, designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno para verificar la ejecución del trabajo mediante el cumplimiento de los roles descritos en el numeral 6.1 del presente procedimiento.

Trabajo: Una específica asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de autoevaluación de control, examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o actividades concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos relacionados.

Universo de auditoría: Es una lista de todas las auditorías posibles que pudieran realizarse. Totalidad de los procesos que hacen parte de la estructura operativa de la Entidad.

* El Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno deberá ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad (o quien haga sus veces) de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano – MECI 2014.

* Cuando se trate de un trabajo de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) que no se encuentre contemplada en el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno, es necesario que la realización de la misma sea incluida y aprobada por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. podrá llevar a cabo trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin.

* En caso de que los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) se realicen a través de servicios externos de auditoría, la responsabilidad del trabajo realizado y el cumplimiento en la realización de mismo es del Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A.

* Antes de dar inicio al trabajo de aseguramiento, el Jefe de la Oficina de Control Interno informará a los auditados mediante memorando interno las características del trabajo a ejecutar, la conformación del equipo de auditoria asignado (Auditores, Líder y Supervisor del Trabajo) y el periodo de ejecución.

* Los auditores deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, que incluya su alcance, objetivos, tiempo y asignación de recursos (NIAI 2200).

* Al planificar el trabajo, los auditores deben considerar:

* Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño;

* Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable;

* La adecuación y eficacia de los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de la actividad comparados con un enfoque o modelo relevante; y

* Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de la actividad (NIAI 2201).

* Los auditores internos deben establecer un acuerdo con los clientes de trabajos de consultoría, referido a objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y demás expectativas de los clientes. En el caso de trabajos significativos, este acuerdo debe estar documentado (NIAI 2201.C1).

* Deben establecerse objetivos para cada trabajo (NIAI 2210).

* Los auditores internos deben realizar una evaluación preliminar de los riesgos relevantes para la actividad bajo revisión. Los objetivos del trabajo deben reflejar los resultados de esta evaluación (NIAI 2210.A1).

* El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y bienes relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros (NIAI 2220).

* Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados y suficientes para lograr los objetivos del trabajo, basándose en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada trabajo, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles (NIAI 2230).

Dentro de la fase de planeación específica del trabajo de aseguramiento, el Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno como Supervisor del trabajo, tendrá el siguiente rol:

* Apoyar con sus conocimientos el desarrollo e implementación de los lineamientos metodológicos que deberá observar la Oficina de Control Interno para llevar a cabo las actividades relacionadas en el presente procedimiento.

* Prestar la asesoría técnica necesaria para facilitar al Jefe de la Oficina de Control Interno la coordinación, supervisión y aprobación de las actividades relacionadas en el presente procedimiento.

Dentro de la fase de planeación específica del trabajo de aseguramiento, el Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno como Líder del Trabajo tendrá el siguiente rol:

* Distribuir en los auditores que hagan parte del equipo de trabajo, las asignaciones de auditoria.

* Consolidar y/o preparar los documentos entregables de la planeación del trabajo de aseguramiento de acuerdo con el presente procedimiento.

* Hacer entrega al Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado como Supervisor del trabajo de los documentos entregables de la planeación del trabajo de aseguramiento para revisión.

Establecer las actividades para la ejecución los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) que estén contemplados en el plan anual de actividades de la Oficina de Control Interno, con el fin de evaluar el diseño y operatividad del sistema de control interno, detectar oportunidades de mejora y emitir las recomendaciones que corrijan las causas de las novedades detectadas.

Este procedimiento aplica para la ejecución de los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) que estén contenidos en el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión (o quien haga sus veces). Inicia con la ejecución de las pruebas de recorrido para evaluar el diseño de los controles y culmina con elaboración y entrega del informe final del trabajo de aseguramiento.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe , quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todos los servidores de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A y sus proveedores de servicios externos.

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

De acuerdo con las definiciones dadas por el Marco Internacional para la práctica profesional de la Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos.

Auditado: Actividad, área o proceso al cual se realizan el trabajo de Auditoría interna.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Consejo para la práctica (CP): emitidos por "The Institute of Internal Auditors". Se refieren al enfoque, metodología y consideración de la auditoría interna, pero no detallan procesos o procedimientos. Incluyen prácticas relativas a temas internacionales, locales o sectoriales, tipos de trabajos específicos y cumplimiento legal y regulatorio.

Control: Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidas. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.

Cumplimiento: Adhesión a políticas, planes, procedimientos, leyes, regulaciones, contratos y otros requisitos.

Director ejecutivo de auditoría (DEA): describe a la persona en un puesto de alto directivo (senior) responsable de la gestión efectiva de la actividad de Auditoría Interna de acuerdo con el estatuto de Auditoría Interna y la definición de Auditoría Interna, el código de ética y las Normas. En el caso de TRANSMILENIO S.A. corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno.

Eficacia Operativa: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Gestión de Riesgos: Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto al alcance de los objetivos de la organización.

Gobierno: La combinación de procesos y estructuras implantados por el Consejo de Administración para informar, dirigir, gestionar y vigilar las actividades de la organización con el fin de lograr sus objetivos.

NIAI: Norma(s) internacional(es) para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna emitidas por "The Institute of Internal Auditors".

Norma: Un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un amplio rango de actividades de Auditoría Interna y para evaluar el desempeño de la Auditoría Interna.

Plan anual de auditoría interna (Plan anual de actividades de la Oficina de Control Interno): Documento que contiene los trabajos de auditoría interna durante un período anual. Este plan contempla las actividades a realizar, el recurso humano responsable de cada actividad y el período de tiempo estimado para su realización.

Programa de Trabajo: un documento que contiene en una lista de los procedimientos a seguir durante un trabajo, diseñado para cumplir con el plan del trabajo.

Proveedor externo de servicios: Una persona o empresa, ajena a la organización, que posee conocimientos, técnicas y experiencia especiales en una disciplina en particular.

Pruebas de auditoria: Conjunto de técnicas aplicadas a una transacción, hecho o circunstancia que son utilizados para obtener evidencia.

Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y probabilidad.

Servicios de aseguramiento: Un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida (due diligence).

Servicios de consultoría: Actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionados a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con los mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo, el asesoramiento, la facilitación y la formación.

Significatividad o materialidad: la importancia relativa de un asunto dentro de un contexto en el cual está siendo considerado, incluyendo factores cuantitativos y cualitativos, tales como magnitud, naturaleza, , efecto, relevancia e impacto. El juicio profesional ayuda a los auditores internos cuando evalúan la significatividad de los asuntos dentro del contexto de los objetivos relevantes.

Supervisor del Trabajo: Recurso Humano adscrito a la Oficina de Control Interno, designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno para verificar la ejecución del trabajo mediante el cumplimiento de los roles descritos en el numeral 6.1 del presente procedimiento.

Trabajo: Una específica asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de autoevaluación de control, examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o actividades concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos relacionados.

* El Plan Anual de Actividades de la Oficina de Control Interno deberá ser aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad (o quien haga sus veces) de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano – MECI 2014.

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. podrá llevar a cabo trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin.

* En caso de que los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) se realicen a través de servicios externos de auditoría, la responsabilidad del trabajo realizado y el cumplimiento en la realización de mismo es del Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A.

* Los auditores internos deben preparar y documentar programas que cumplan con los objetivos del trabajo (NIA 2240).

* Los programas de trabajo deben incluir los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y documentar información durante la tarea. El Programa de Trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente (NIAI 2240.A1).

* Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y documentar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo (NIAI 2300).

* Los auditores internos deben identificar información suficiente, fiable, relevante y útil de manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo (NIAI 2310).

* Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en análisis y evaluaciones adecuados (NIAI 2320).

* Los auditores internos deben documentar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los resultados del trabajo (NIAI 2330).

* Los auditores internos deben comunicar los resultados de los trabajos (NIAI 2400).

* Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción (NIAI 2410).

* Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo cuando se observa un desempeño satisfactorio (NIAI 2410.A2).

* Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas (NIAI 2420).

* Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos, el director ejecutivo de auditoría debe comunicar la información corregida a todas las partes que recibieron la comunicación original (NIAI 2421).

* El Jefe de la Oficina Control Interno debe difundir los resultados a las partes apropiadas (NIAI 2440).

* El Jefe de la Oficina Control Interno es responsable de comunicar los resultados finales a las partes que puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración (NIAI 2440.A1).

Dentro de la fase de ejecución del trabajo de aseguramiento, el Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno como Supervisor del trabajo tendrá el siguiente rol:

* Apoyar con sus conocimientos el desarrollo e implementación de los lineamientos metodológicos que deberá observar la Oficina de Control Interno para llevar a cabo las actividades relacionadas en el presente procedimiento.

* Prestar la asesoría técnica necesaria para facilitar al Jefe de la Oficina de Control Interno la coordinación, supervisión y aprobación de las actividades relacionadas en el presente procedimiento.

Dentro de la fase de ejecución del trabajo de aseguramiento, el Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado por el Jefe de la Oficina de Control Interno como Líder del trabajo, tendrá el siguiente rol:

* Verificar el diligenciamiento, consolidar y hacer entrega al Profesional y/o Proveedor Externo de Servicios designado como Supervisor del trabajo de los documentos entregables de la ejecución del trabajo de aseguramiento para revisión de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.

* Consolidar el Informe del Trabajo de Aseguramiento de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

Para validar los controles establecidos o identificados para cada riesgo del proceso y/o subproceso como resultado de las pruebas de recorrido se utilizarán los siguientes criterios y su escala de valoración:

El resultado de esta evaluación se verá reflejado en la siguiente escala:

Se evaluará la eficacia operativa de los controles relevantes o claves del proceso o subproceso a auditar que hayan obtenido una adecuada (fuerte o moderado) evaluación del diseño de controles como se muestra a continuación:

Si se concluye que el control no está adecuadamente diseñado, no se deben hacer las pruebas de eficacia; y si está bien diseñado pero la implementación no es adecuada, no se debe hacer la prueba de eficacia operativa.

* Cuando se determine que se debe evaluar la eficacia operativa de un control, esta actividad deberá incluirse como una prueba en el Programa de Trabajo.

* La evaluación de la eficacia operativa de controles deberá documentarse en el formato Papel de Trabajo Estándar R-CI-020.

* La cantidad de controles a testear se determinará de acuerdo con la siguiente tabla:

Para la obtención de evidencias, se pueden utilizar diferentes técnicas que permiten verificar la eficacia de la operación de los controles, las cuales son:

* Repetición: Repetir el funcionamiento de un control para determinar que se desempeña correctamente.

* Inspección: Examen físico y ocular de los activos tangibles o de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación (evidencias físicas).

* Comparación: Análisis entre las operaciones realizadas y las definidas para determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias analíticas).

* Revisión selectiva: Examen de las características importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas).

* Rastreo: Seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecución (evidencias analíticas).

* Revisión de cálculos matemáticos: Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en los documentos (evidencias analíticas y documentales).

* Confrontación: Cotejo de la información contenida en los registros contra el soporte documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas (evidencias analíticas y documentales).

* Confirmación: Corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones mediante datos o información, obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación (evidencias documentales).

* Comprobación: Confirmación sobre la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el examen de los documentos que las justifican (evidencias documentales).

* Conciliaciones: Examen de la información emanada de diferentes fuentes con respecto a una misma operación o actividad, a efectos de hacerla concordante (evidencias analíticas).

* Comunicación: Obtención de información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad auditada (evidencias testimoniales).

* Análisis: Separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico (evidencias analíticas).

* Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: Permite medir la eficiencia y economía en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los bienes producidos o de los servicios prestados o el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios (evidencias analíticas).

* Análisis de soportes informáticos: Evaluación de los elementos lógicos, programas y aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informáticas).

Utilizar métodos auxiliares que complementen los procedimientos citados en la actividad anterior, tales como:

* Pruebas selectivas a criterio del auditor: Seleccionar una muestra representativa del universo a analizar con la finalidad de simplificar las labores de medición, verificación o examen. La cantidad y características de las unidades elegidas estarán vinculadas con el conocimiento que pueda tener el auditor del control interno vigente.

* Pruebas selectivas por muestreo estadístico: Aplicar métodos matemáticos para determinar el tamaño mínimo de la muestra que permita cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar sólo una parte del universo.

El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y procedimientos, según los riesgos y otras circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva.