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RESOLUCIÓN 350 DE 2014 (Junio 25) (Derogada por el art. 2°, Resolución 828 de 2019. Transmilenio) Modificada por el art. 1, Resolución Transmilenio S.A. 807 de 2015. Por la cual se modifican las Resoluciones: 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor. Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000. Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias. Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público. Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal. Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos parámetros, necesidades y desarrollo de la entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Derogado parcialmente por el Artículo 2 de la Resolución 506 de 2017. Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a: I. La incorporación del siguiente instructivo:
ARTÍCULO SEGUNDO. La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, a los veinticinco (25) días del mes de junio de dos mil catorce (2014). JAIME GARCÍA MENDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. DEFINICIONES 6. CONDICIONES GENERALES 6.1. Estructura General del Proceso 6.1.1. Componentes 6.1.1.1. Programación / Reprogramación 6.1.1.2. Actualizaciones 6.1.1.3. Seguimiento 7. DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 7.1. Programación 7.2. Seguimiento y Reprogramaciones 1. OBJETO Establecer las actividades para elaboración, programación y seguimiento a los proyectos de inversión de TRANSMILENIO S.A., así como el envío oportuno de esta información a la Secretaría Distrital de Planeación a través del Sistema de Seguimiento a la Inversión del Distrito Capital SEGPLAN. 2. ALCANCE Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y los Profesionales de Gestión Corporativa - Proyectos, Gerentes de Proyecto y los demás funcionarios de las diferentes áreas que tengan a su cargo labores de elaboración, programación y seguimiento de proyectos de inversión. 3. RESPONSABLE El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Profesional Especializado 06 de Gestión Corporativa – Proyectos. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA *Decreto 714 de 1996 “Por el cual se Compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que Conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital”. *Ley 152 de 1994. “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”. *Acuerdo 12 de 1994. “Por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital. *Acuerdo por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital. *Plan Maestro de Movilidad. *Manual de Procedimientos para la Operación y Administración del Banco Distrital de Programas y proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos. *Manual del Usuario SEGPLAN, reprogramación y actualización del Plan de Acción, Subdirección de Programación y Seguimiento de la Inversión Pública. *Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión Distrital – (EBI-D). *Manual de Armonización Presupuestal - Secretaria Distrital de Planeación Subsecretaria de Planeación de la Inversión. *Circular para la elaboración del presupuesto para cada vigencia – Secretaria Distrital de Hacienda - Secretaria Distrital de Planeación. *Circular para las Mesas de Inversión - Secretaria Distrital de Hacienda - Secretaria Distrital de Planeación. *Manual de Programación del Plan de Acción 2012-2016. *Manual de Configuración para el ingreso a SEGPLAN. *Manual de Operación y administración del BDPP – ACEP. *Manual de Programación del Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI. *Manual de Programación y seguimiento a la Territorialización de la inversión. *Manual de Reprogramación y actualización Plan de Acción. *Manual de Seguimiento al Componente de Gestión - Coordinación de Programa. *Manual de Armonización Presupuestal 2012. *Manual de Carga de Archivos Planos: Manual. *Manual de Inscripción, registro y actualización de proyectos. *Manual de Generación de Informes. *Manual de Programación del Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI. *Manual de Seguimiento Plan de Acción – componentes de inversión y gestión. 5. DEFINICIONES Inscripción del Proyecto: La inscripción es el paso inicial que debe cumplir todo proyecto para ingresar al Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos “BDPP-ACEP”. La inscripción oficializa ante el “BDDPP-ACEP” de la Secretaria Distrital de Planeación, la intención de realizar un proyecto que aún no se encuentra formulado a un nivel de perfil o superior. Para la inscripción se diligencia la Ficha EBI-D en el sistema de información SEGPLAN, de acuerdo con lo establecido en el capítulo V “Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión Distrital – (EBI-D). Registro de Proyectos: El registro de un proyecto en el Banco Distrital de Programas y Proyectos – ACEP es el siguiente paso, después de la inscripción, que realiza la instancia u órgano competente responsable de la ejecución del proyecto. El registro es el proceso que oficializa ante el “BDPP – ACEP” ” de la Secretaria Distrital de Planeación, la intención de realizar un proyecto que se encuentra formulado a un nivel de perfil superior. Actualización de Proyectos: Es el proceso mediante el cual la entidad responsable de la ejecución del proyecto modifica o ajusta la información contenida en la ficha EBI-D que diligenció para la inscripción o registro de un proyecto, es decir, modificar o ajustar la información básica del proyecto, o la información contenida en el documento de formulación del proyecto. Plan Anual de Inversiones: Herramienta que señala los proyectos de inversión de cada entidad, clasificados de acuerdo con la estructura aprobada en el Plan de Desarrollo, es aprobada por el CONFIS Distrital y sirve de base para la programación de la inversión pública1. CONFIS: Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal -CONFIS Ficha EBI-D: La Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Distrital “EBI-D” es un formato esquemático que contiene la información básica de un proyecto de inversión. La ficha EBI-D está compuesta por: *Parte I: Información básica del proyecto correspondiente al diligenciamiento de:1) Identificación (Excepto del código); 2) Clasificación; 3) Participación Ciudadana 4) Identificación del Problema o Necesidad 5) Descripción del Proyecto; 6) Objetivos General y Especifico; 7) Metas; 8) Componentes; 9) Flujo Financiero; 10) Población Objetivo 11) Localización Geográfica, 12) Estudios que respaldan la información básica del proyecto; 13) Plan de Ordenamiento Territorial – Estrategias; 14) Plan de Ordenamiento Territorial - Planes Maestros; 15) Observaciones y 16) Gerencia del Proyecto. *Parte II: 17) Concepto de Viabilidad: que consta de i) Aspectos a Revisar; ii) Concepto y Sustentación iii) Responsable del Concepto y iv) Observaciones del Concepto. 6. CONDICIONES GENERALES El proceso de seguimiento a los proyectos de inversión permite observar adecuadamente los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo. La programación se realiza una vez al inicio del periodo de Gobierno, previo proceso de armonización presupuestal y la reprogramación se lleva a cabo una vez al inicio de cada año. Mientras que el seguimiento se efectúa de forma trimestral. Todos los anteriores aspectos incluyen el ingreso de la información al Sistema de Información SEGPLAN. Los Gerentes de proyecto deberán reportar a la Oficina Asesora de Planeación, todas las modificaciones y/o actualizaciones que se realicen a la formulación de los proyectos de inversión, para que a su vez, esta oficina presente la información para aprobación de la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) y posteriormente se actualice la misma en el Banco de Proyectos a través de SEGPLAN. Estas modificaciones son por ejemplo, creación de nuevas metas o actividades, ampliación de objetivos del proyecto, entre otros. Los avances y reprogramaciones se reportarán a la Oficina Asesora de Planeación, cinco (5) días hábiles después de la solicitud de información de esta oficina. Para el caso de la creación, eliminación o modificación de metas dentro de un proyecto, se debe tener en cuenta su aporte al correspondiente indicador de plan de desarrollo y antes de solicitar la aprobación de la SDP, se debe contar con la aprobación del coordinador del programa del indicador al que se afectaría. Sí se requiere la estructuración de proyectos de inversión con fuentes de financiación del orden nacional, que deban presentarse según las metodologías del Departamento Nacional de Planeación (DNP), la Oficina Asesora de Planeación apoyará la formulación del mismo de acuerdo a los manuales existentes. Adicionalmente, acompañará en las gestiones pertinentes para la obtención de la certificación del proyecto por parte de Secretaría Distrital de Planeación (certificando la inclusión del proyecto en el Plan de Desarrollo Distrital) y la asesoría necesaria de los miembros encargados en el Departamento Nacional de Planeación. En todo caso el gerente del proyecto es quien proporcionará la información técnica necesaria para la estructuración del mismo y el responsable de su presentación. 6.1. Estructura General del Proceso 6.1.1. Componentes El Plan de Acción (de proyectos de inversión) es una herramienta de gestión que permite a las entidades, bajo su propia autonomía, orientar los recursos disponibles hacia el cumplimiento de compromisos y responsabilidades del Plan de Desarrollo. El cumplimiento de los compromisos del Plan de Desarrollo está asociado a la gestión de las entidades distritales y a la ejecución de los proyectos de inversión que estas adelantan. El plan de acción tiene dos componentes: Componente Estratégico: Integrado por estructura del Plan de Desarrollo, Objetivos del Plan de Desarrollo, Plan Maestro de Movilidad, Objetivos Estratégicos de la entidad y Acciones e Indicadores. Componente de Inversión: Integrado por proyectos de Inversión, metas de los proyectos, actividades de los proyectos y Territorialización de la Inversión. Proceso de seguimiento: El proceso de seguimiento a los proyectos de inversión tiene varias etapas: •Programación / Reprogramación del componente estratégico y/o el componente de inversión. •Actualizaciones del componente estratégico. •Seguimiento: Reporte de ejecución de recursos y magnitudes de los proyectos a través del componente de gestión. 6.1.1.1. Programación / Reprogramación. Programación: Inicialmente se deben programar las metas de cada uno de los proyectos de inversión, tanto su magnitud física como los recursos asignados, así mismo se debe elaborar la programación de los indicadores de Plan de Desarrollo observando que metas lo afectan de acuerdo con la competencia institucional. En esta etapa es importante establecer el tipo meta, su tipo de Agregación y de anualización. Adicionalmente se debe realizar la programación de las actividades de los proyectos de inversión compuesta por dos (2) etapas: •Definir el listado de actividades para cada uno de los proyectos. •Definir ponderación vertical y horizontal de las actividades. Al finalizar el (3er) tercer trimestre de cada año, se debe programar el Plan Anual de Inversiones – POAI y reportarlo a la Secretaría Distrital de Planeación, de acuerdo con la cuota establecida y aprobado por el CONFIS Distrital. Reprogramación: La reprogramación se hace una vez al inicio de cada año tanto su magnitud física como los recursos asignados. Para reprogramar se aplican los mismos criterios del proceso de actualización. Es necesaria la Auto-Evaluación que realiza cada área responsable para que según los resultados alcanzados en el año inmediatamente anterior, se puedan hacer correcciones con respecto a los recursos disponibles y al cumplimiento de los compromisos del plan de desarrollo. 6.1.1.2. Actualizaciones La actualización debe realizarse sobre los dos componentes (Estratégico e Inversión) según la evolución de cada proyecto de inversión, realizando las modificaciones que resulten necesarias luego de su revisión. Las principales actividades que deben seguirse son: Actualización de los Objetivos Organizacionales: Es pertinente revisar los objetivos organizacionales y su relación con el Plan de Desarrollo, anualmente. Los objetivos organizacionales se pueden modificar o eliminar de acuerdo con la actualización del Plan Estratégico de la Entidad; provisionalmente, pueden apoyarse en lo consignado en el Plan de Acción de TRANSMILENIO S.A. Igualmente es factible incluir nuevos objetivos de la Entidad que se asocien a alguno de los compromisos del Plan de Desarrollo y en caso de solo modificarse los objetivos, se debe modificar la asociación de los indicadores del Plan de Desarrollo. Finalmente es factible modificar la asociación de los proyectos de inversión a los indicadores del Plan de Desarrollo, cuando las metas de un proyecto no están relacionadas con los indicadores y/o Meta de Plan de Desarrollo y cuando el proyecto afecta varios objetivos y/o metas de Plan de Desarrollo. Actualización de Indicadores: Es factible modificar la magnitud de medición si se considera necesario; igualmente se pueden incluir nuevos indicadores que permitan reportar un mejor seguimiento de los compromisos. Por otra parte se pueden eliminar aquellos indicadores que no hayan reportado seguimiento o no estén dentro del acuerdo que adopta el Plan de Desarrollo. Igualmente, un proyecto de inversión puede reclasificarse en otro programa de Plan de Desarrollo, si se concluye a través de un análisis de la entidad y de la SDP que el proyecto aporta más directamente a otro de los indicadores del Plan de Desarrollo. Cambio en la denominación de Proyectos: Se hace con el fin de precisar el alcance y propósito en términos de acciones y logros previstos, (el proyecto no debe tener ejecución presupuestal en la vigencia en la cual se está modificando). No es factible ajustar la denominación del proyecto para cambiar sus objetivos ni sus características. Se puede cambiar la denominación de un proyecto cuando se presente la etapa de armonización presupuestal, previa autorización de SDP. Actualización de metas de los proyectos de inversión programados en el Plan de Acción: En esta actualización, se revisa si es necesario incluir o retirar metas del Plan de Acción y se verifican las metas para determinar si es necesario actualizar su magnitud y su anualización. Las actualizaciones que se efectúen a la anualización de las metas, debe realizarse teniendo en cuenta su tipo de Agregación y de anualización. Actualización de Actividades de los proyectos de Inversión: Es posible incluir nuevas actividades, eliminar y/o modificarlas, siempre y cuando no hayan reportado ejecución. Adicionalmente, se puede modificar la ponderación horizontal y/o vertical de actividades. Territorialización de la Inversión: Es posible incluir nuevas localizaciones de la inversión, eliminar localizaciones físicas de la inversión (siempre y cuando no hayan reportado ejecución física ni financiera) y modificar la información de la localización física (Área de Influencia, Población beneficiada). Actualización de la Ficha EBI-D y Documento de Formulación del Proyecto: Todas las anteriores actualizaciones deben verse reflejadas en al ficha EBI-D y reportarse en SEGPLAN y modificarse en el Documento de formulación correspondiente, que debe ser enviado a la Secretaria Distrital de Planeación. 6.1.1.3. Seguimiento Es el reporte de ejecución de recursos y magnitudes de los proyectos a través del componente de gestión. Se reporta dos componentes, estratégico y de gestión e inversión. Ambos se reportan trimestralmente. En el caso del componente estratégico y de gestión, el avance se reporta en indicadores y acciones, mientras que el componente de inversión se reporta en metas y cronograma de actividades. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 7.1. Programación
7.2. Seguimiento y Reprogramaciones
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. RESPONSABLE. 4. DEFINICIONES. 5. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN). 6. PROCEDIMIENTO. 7. TABLA DE FORMATOS. 1. OBJETO Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para planear y realizar la Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión, que permita evaluar y determinar si el Sistema está conforme con los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC GP-1000:2009, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001, y otros definidos por la entidad, con las disposiciones planificadas en TRANSMILENIO S.A, y si es adecuado, es eficaz, eficiente y efectivo. 2. ALCANCE Este procedimiento es para aplicación en todos los procesos de la entidad, garantizando la eficacia y mantenimiento de los sistemas componentes del Sistema Integrado de Gestión. 3. RESPONSABLE El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Profesional Especializado de Gestión Corporativa-Proyectos y por su estricto cumplimiento velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 4. DEFINICIONES Acción Correctiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o una situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. Acción Preventiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o una situación no deseable potencial, para evitar que ocurra. Auditor al Sistema Integrado de Gestión: Persona calificada para efectuar auditorías al sistema integrado de gestión. Auditado: Organización, área o proceso sometido a una auditoria. Observación: Una declaración hecha durante la auditoria al sistema integrado de gestión y sustentada mediante evidencia objetiva. Auditoría al Sistema Integrado de Gestión: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad, el medio ambiente y la seguridad y la salud de las personas cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. Evidencia Objetiva: Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios. Hallazgos: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada, frente a los criterios de auditoria. Lista de Verificación: Documento de trabajo que permite estructurar la auditoria a realizar. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. Allí se pueden ir registrando los hallazgos, sirviendo de base para la elaboración del informe de Auditoria. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado. Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, en el desempeño o eliminar situaciones de riesgo potencial. Plan de Auditoría Interna: Documento que contiene en forma detallada las actividades y procedimientos de ejecución de la auditoria interna, constituyéndose en guía para el desarrollo del trabajo a fin de incluir todos los procedimientos que llevarán al evaluador a emitir una opinión. 5. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN) El objetivo de la Auditoria es el que da sentido a la misma y orienta los esfuerzos para evaluar los aspectos que son relevantes en TRANSMILENIO S.A., por tanto debe: describir el estado final deseado, ser entendible, ser exigente pero alcanzable y debe permitir la evaluación de su cumplimiento. El alcance de la Auditoria tiene como propósito definir límites para el desarrollo de la auditoria expresado en términos de: procesos, áreas, documentos, partes de un documento, registros, tiempo, entre otros, los que se definen teniendo en cuenta los resultados de auditorías anteriores y los requerimientos formulados por el Representante de la Dirección. Los dueños de proceso pueden acudir a auditorias voluntarias para evaluar el desempeño de su proceso. Los resultados de estas auditorías pueden ser usados para iniciar acciones correctivas, preventivas y de mejora en el proceso. Las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión podrán ser realizadas por personas naturales o jurídicas contratadas para dicho fin. De igual forma serán válidas como Auditorías Internas: *Auditorías efectuadas por la Oficina de Control Interno (Proceso Evaluación y Mejoramiento de la Gestión). *Auditorías efectuadas por los entes de control del Distrito (Contraloría Distrital, Personería de Bogotá, Veeduría Distrital). *Auditorías efectuadas por las diferentes Secretarías de la Administración Distrital, como reguladores de la Política Sectorial. Serán válidas de igual forma las auditorías que realice el ente gestor a los concesionarios del sistema para evaluar el cumplimiento del clausulado contractual referente a los Sistemas de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistemas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. 5.1. Desarrollo y Contenido del programa de Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión El (los) responsable (s) de la administración del proceso de Auditorias solicita (n) aprobación al Representante de la Dirección del Plan Anual Maestro de Auditorías al SIG, el cual se elaborará bajo los siguientes criterios: •El Programa Maestro de Auditoría Interna, deberá garantizar que por lo menos durante el año se evalúe todo el Sistema Integrado de Gestión, aplicando criterios que permitan seleccionar muestras representativas. •El Plan Anual Maestro de Auditoría debe incluir todas las auditorías que en materia de Sistema Integrado de Gestión, se vayan a adelantar durante la vigencia. 5.1.1. Selección del equipo auditor El responsable de la administración de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, define en caso de considerarlo necesario, la evaluación, selección y mantenimiento del equipo de auditores internos. En caso de considerarlo necesario, la organización podrá determinar que la auditoría interna será efectuada por un tercero contratado para este propósito, caso en el cual, la organización debe asegurar que sea incluido como requerimiento dentro del Plan de Contratación de la vigencia. Sin importar la procedencia del auditor, entendido como sí es interno o externo, los criterios a tener en cuenta para la evaluación y selección de los auditores internos del Sistema Integrado de Gestión son: •Educación: Profesional en cualquier campo. •Experiencia: Mínimo seis (6) meses en auditoría. •Formación: Haber recibido entrenamiento en Auditoría Interna Integral en ISO 9001 y/o ISO 14001 y/o OHSAS 18001. •Habilidades: -.Observación. -.Análisis y síntesis de datos. -.Pensamiento crítico. -.Negociación. -.Comunicación. -.Mantener una actitud de independencia e imparcialidad de juicio para confiar en el resultado de su evaluación. (La Independencia en la ejecución de la auditoría, por tanto ningún auditor podrá auditar su propio proceso). 5.1.2. Entrenamiento del equipo auditor. El responsable de la administración de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, detecta (n) como resultado de la selección y evaluación anterior, las necesidades de formar el equipo de Auditores Internos, para mantener y reforzar la capacidad profesional del equipo de auditores. Por tanto, cuando sea necesario, hará el requerimiento al proceso de Talento Humano para la realización de actividades de actualización y formación de Auditores Internos. Es importante resaltar que en caso tal que se determine contratar con un tercero la realización de la auditoría, el requerimiento estará destinado a la contratación de este ejercicio y deberá estar reflejado en el Plan de Contratación Institucional de la vigencia. 5.1.3. Elaboración, aprobación y comunicación del Plan de Auditoria. El (los) responsable (s) de la administración del proceso de Auditorias elabora el Plan de Auditoría Interna, el cual debe contener el objetivo de la auditoria, el alcance, criterios a auditar, los procesos a auditar, conforme al programa de auditoría, la fecha de realización y al final la firma de aprobación por parte de la alta dirección, a través del representante establecido. 5.1.4. Preparación de la Auditoria El auditor o equipo auditor son los responsables de preparar y elaborar la lista de verificación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos. •El auditor o equipo auditor son los responsables de la elaboración de la lista de verificación, que hace parte de la preparación de la Auditoria. En su elaboración se debe tener claridad sobre los procesos, así como los criterios de evaluación o referentes. •El auditor o equipo de auditores deberá obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión, mediante la aplicación de técnicas y herramientas de auditoria. *Una vez obtenida la evidencia, el auditor o equipo de auditores, deberá en forma objetiva realizar un análisis y calificación de los hallazgos, determinando si se tratan de Fortalezas o aspectos por mejorar. Los hallazgos que representen aspectos por mejorar deben quedar consignados en el Informe y/o Reporte de hallazgos de Auditoría Interna. 5.1.5. Informe de Auditoría. Debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones. Lo firman el grupo auditor y lo aprueba el responsable de administrar el proceso de auditorías. 5.1.6 Consolidación del Informe con destino a la Revisión por parte de la Gerencia. El (los) responsable (s) de la administración del proceso de Auditorias, con base en los resultados de los informes presentados por los auditores, procederá a preparar el Informe Consolidado con destino a revisión por parte de la Alta Dirección. 6. PROCEDIMIENTO Nota: De acuerdo con lo contemplado en la resolución de adopción del Comité Sistema Integrado de Gestión, los Comités de Gerencia donde sean incluidas temáticas particulares en materia de SIG, se validarán como Comité Sistema Integrado de Gestión. 7. TABLA DE FORMATOS
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. RESPONSABLE 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5. DEFINICIONES. 6. CONDICIONES GENERALES. 6.1. Determinación de causas. 6.2. Determinar la acción. 6.3. Implementación. 6.4. Revisión de la eficacia. 7. PROCEDIMIENTO. 8. TABLA DE FORMATOS. 1. OBJETO Establecer los requisitos y las responsabilidades para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora en el Sistema Integrado de Gestión, que representen la mejora continua en los procesos. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para las acciones que se inicien de acuerdo con el análisis de los efectos de las no conformidades reales y potenciales y los eventos identificados. 3. RESPONSABLE El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Profesional Especializado de Gestión Corporativa-Proyectos y por su estricto cumplimiento velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA •Normograma 5. DEFINICIONES Acción Correctiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o una situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. Acción Preventiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o una situación no deseable potencial, para evitar que ocurra. Auditor al Sistema Integrado de Gestión: Persona calificada para efectuar auditorías al sistema integrado de gestión. Auditado: Organización, área o proceso sometido a una auditoria. Corrección: Acción inmediata, emprendida para hacer una corrección, reproceso o ajuste con el fin de eliminar una no conformidad o problema detectado. No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito. Observación: Una declaración hecha durante la auditoria al sistema integrado de gestión y sustentada mediante evidencia objetiva. Problema: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad 6. CONDICIONES GENERALES •Las principales fuentes para identificar la necesidad de implementar acciones correctivas, preventiva o de mejora, dentro de la organización son las siguientes: -.Quejas y reclamos de los usuarios. -.Resultados de la Índice de Satisfacción del Usuario. -.No conformidades identificadas en Auditorías Internas de Calidad o auditorías de certificación o seguimiento a certificación. -.Problemas identificados por el personal. -.Resultados del desempeño de los procesos. -.Acciones correctivas de otros procesos. -.Resultados de la Índice de satisfacción del Usuario. -.Informes de resultados de Auditorías Internas de Calidad o auditorias de certificación o seguimiento a certificación. -.Tendencias o comportamientos identificados durante el análisis de los indicadores de gestión de los procesos. -.Acciones propuestas en reuniones, juntas y comités celebrados en Transmilenio. -.Riesgos identificados por personal de Transmilenio. -.Oportunidades identificadas en Revisión por la Dirección. -.Oportunidades identificadas por los procesos para el mejoramiento de su gestión. -.Oportunidades Identificadas por el personal de TRANSMILENIO. Nota: El seguimiento y cierre de la acción planteada debe ser realizado por un funcionario de cargo superior o igual a la persona encargada de ejecutar el plan. •Las acciones correctivas identificadas, se deben registrar en el formato R-OP-025 Acciones correctivas y preventivas; excepto cuando se generan de una Auditoria de Calidad o Auditoria Interna, en cuyo caso se registraran en los formatos para ello establecidos. •Las acciones que se generan por iniciativa propia y que apuntan al mejoramiento u optimización de un procedimiento, se registran en el formato R-OP-026 Acción de Mejora o cuando haga parte de un Plan de Mejora podrán ser registradas en formato libre y el seguimiento lo realizará el superior jerárquico, y se informará al Profesional Especializado de Gestión Corporativa- Proyectos de su implementación. •Cuando las acciones resultantes del análisis de causas, deban ser descritas en un Plan de Acción, por representar grandes inversiones y modificaciones a la estructura de TRANSMILENIO, dicho plan de acción debe contar con la aprobación de un Director de Área, Subgerencia o Gerencia de acuerdo con su magnitud. •Los Profesionales de Gestión Corporativa- Proyectos deberá controlar las acciones en un cuadro independiente por tipo de acción. Uno para Acción Correctiva, otro para Acción Preventiva, y otro para Acción de Mejora. 6.1. Determinación de causas Los dueños de proceso deben recopilar la información pertinente de la no conformidad real o potencial del evento asociada con los métodos, mano de obra, máquinas, condiciones del medio y materiales de manera que se facilite el análisis de causa. Para realizar el análisis de causa el Comité el dueño de proceso debe reunir a las personas que considere pertinentes para suministrarles la información recopilada y mediante una lluvia de ideas manifiesten las posibles causas de la no conformidad real o potencial. Puede ser usada la metodología de Diagrama de causa efecto. 6.2. Determinar la acción Una vez determinadas las causas se deben establecer las posibles soluciones estableciendo un plan de acción de acuerdo con el formato Plan de Acción. 6.3. Implementación El dueño de proceso y el Subgerente, Director y/o Jefe de Área, deben comunicar a los cargos definidos en el Plan de Acción las responsabilidades para la implementación de las acciones, también debe asegurar los recursos para implementar las acciones. 6.4. Revisión de la eficacia El dueño de proceso y el Subgerente, Director y/o Jefe de Área debe revisar la eficacia de las acciones tomadas de acuerdo con lo definido en el Plan de acción, la verificación de La eficacia consta de: *Verificar que el plan de acción se implementó. *Verificar que la causa o causas desaparecen con la implementación. *Verificar que la no conformidad no se presentó o no se volvió a presentar, 7. PROCEDIMIENTO
8. TABLA DE FORMATOS
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. RESPONSABLE. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5. DEFINICIONES. 6. CONDICIONES GENERALES. 7. PROCEDIMIENTO. 7.1. Formulación. 7.2. Modificación al Plan de Acción. 7.3. Seguimiento Plan de Acción. 8. TABLA DE FORMATOS 1. OBJETO Establecer las actividades para elaboración, modificación y seguimiento del Plan de Acción Institucional como herramienta de control y toma de decisiones sobre la gestión institucional. 2. ALCANCE Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y los Profesionales de Gestión Corporativa - Proyectos, Gerentes de Proyecto y los demás funcionarios de las diferentes áreas que tengan a su cargo funciones de elaboración, programación y seguimiento del Plan de Acción. Inicia con las actividades previstas para la formulación del Plan de Acción y finaliza con la entrega periódica de los informes de seguimiento. 3. RESPONSABLE El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Especializado 06 de Gestión Corporativa – Proyectos. Por el estricto cumplimiento de este procedimiento, velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA *Decreto 714 de 1996: Por el cual se Compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que Conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital. *Ley 152 de 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. *Acuerdo 12 de 1994: Por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital. *Plan Maestro de Movilidad. *Plan de Desarrollo BOGOTÁ HUMANA 2012-2016. *Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. *Decreto 734 de 2012: Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. *Decreto 1510 de 2013: Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. *Decreto 195 de 2007: Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado. 5. DEFINICIONES Meta. Expresión tangible de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos. Plan de Acción. Herramienta de gestión de las entidades, que les permite bajo su propia autonomía, orientar los recursos disponibles hacia el cumplimiento de los compromisos y responsabilidades en torno a los resultados de los programas de plan de desarrollo distrital. 6. CONDICIONES GENERALES *El Plan de Acción es por excelencia, el mecanismo de seguimiento a la gestión y el que hacer institucional, a partir del cumplimiento de éste plan, se elaboran los Informes de Avance y cumplimiento por las diferentes dependencias ó para las diferentes Entidades. *Es responsabilidad de los jefes de cada dependencia y de los servidores que participan en la formulación del Plan de Acción, atender los lineamientos que para el efecto dicte la Alta Gerencia y la Oficina Asesora de Planeación. Se debe tener en cuenta lo siguiente: *Cumplimiento del Principio de Planeación: La formulación de los actividades debe corresponder al que hacer misional de cada dependencia, garantizando el cumplimiento de su rol funcional y el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. *Complimiento de la Cuota Presupuestal: Para los casos en que se registren requerimientos de contratación, estos deben estar orientados al apoyo y cumplimiento de las metas institucionales y salvaguarda de los intereses de TRANSMILENIO S.A. De igual manera la apropiación total para todos los requerimientos de contratación, no puede ser mayor a la cuota global de presupuesto asignada por la Subgerencia Económica. *Cumplimiento de Principios Presupuestales: Todo requerimiento de contratación incluido en el Plan de Acción Institucional, deberá atender los principios presupuestales definidos en el Decreto 195 de 2007: Legalidad, Planificación, Anualidad, Universalidad, Unidad de Caja, Programación Integral y Especialización. *Es responsabilidad de cada servidor público designado como responsable de compromiso de Plan de Acción, ejecutar las actividades en los plazos previstos y programados y reportar oportuna y periódicamente, en los medios dispuestos por la entidad, el seguimiento en la ejecución de los compromisos (Hechos relevantes, Avances y logros, Retrasos y Soluciones). *Con el fin de controlar la ejecución del Plan de Acción y en especial de los requerimientos de contratación incluidos en éste, la Oficina Asesora de Planeación y la Subgerencia Jurídica, emitirán por vigencia una circular conjunta para reglamentar los cambios en el Plan de Adquisiciones en el marco del Comité de Contratación. El cumplimiento de las disposiciones contenidas en dicha circular es de carácter obligatorio. *Es responsabilidad de los jefes de cada dependencia, garantizar la veracidad y consistencia de la información reportada como seguimiento, ya que esta se convierte es evidencia objetiva sobre la gestión institucional. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1. Formulación.
7.2. Modificación al Plan de Acción
7.3. Seguimiento Plan de Acción
8. TABLA DE FORMATOS
NOTA DE PIE DE PÁGINA 1 Manual Operativo de Programación y cierre presupuestal – Secretaría Distrital de Hacienda – 2011. |
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