(Agosto 19)

Derogada por Resolución Contraloría Distrital 017 de 2002

«Por la cual se integra el Comité de Archivo y se establecen sus funciones»

Que el artículo 2o. literal b), de la Ley 80 de 1989, otorga al Archivo General de la Nación la potestad de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para la conservación y uso adecuado del Patrimonio Documental de la Nación, según los planes y programas trazados y adoptados por la Junta Directiva de dicha Entidad.

Que en desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación suscribió el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, el cual adoptó y expidió el Reglamento General de Archivos.

Que el artículo 5o. del Acuerdo No. 07 de 1994, establece la categorización de los archivos ofíciales, contemplando los archivos del orden Distrital.

Que el artículo 19 del Acuerdo en mención, preceptúa la creación del Comité de Archivo, estableciendo que cada entidad tendrá un Comité de esta naturaleza, legalizado por el acto administrativo correspondiente.

Que es función del Comité de Archivo de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 19 antedicho, definir las políticas y los programas de trabajo en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que para salvaguardar los archivos, su autenticidad y la conservación de los documentos importantes en trámite, el Presidente de la República expidió el Decreto 2527 de 1950 en el cual se autoriza el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública, entre otros.

Por lo expuesto,

ARTÍCULO 1o.- Integrar el Comité de Archivo de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá con los siguientes miembros:

a) El Secretario General.

b) El Jefe de la Unidad de Planeación.

c) El Jefe de la Unidad Asesora.

d) El Jefe de la Dependencia productora de los documentos a evaluar.

PARÁGRAFO 1o.- Asistirán como invitados a las sesiones del Comité de Archivo, el Jefe de la Unidad de Control Interno y otros funcionarios o particulares que a consideración del Comité puedan aportar los elementos de juicio necesarios o que tengan interés en los asuntos archivísticos a tratar.

PARÁGRAFO 2o.- Tendrá asiento permanente en el Comité de Archivo el Coordinador de dicha dependencia, quien actuará como Secretario.

ARTÍCULO 2o.- Actuarán como Presidente y como Secretario del Comité en mención, el Secretario General y el Coordinador de Archivo respectivamente.

ARTÍCULO 3o.- Funciones del Comité:

a) Definir las políticas y los programas de trabajo en materia de la actividad archivística de la Controlaría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

b) Establecer los controles y demás mecanismos de seguridad para garantizar la custodia, la conservación y el manejo de la información física y micrográfica.

c) Estudiar y adoptar los programas de microfilmación para la conservación documental.

d) Autorizar la destrucción de los documentos que no tengan ninguna utilidad para la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., levantando el acta correspondiente, de acuerdo con las normas legales vigentes y las tablas de retención documental, elaboradas para tal efecto.

ARTÍCULO 4o.- Sesiones. El Comité de Archivo se reunirá dos (2) veces al año, en los meses de junio y diciembre y extraordinariamente cuando lo convoque su presidente.

ARTÍCULO 5o.- Actas. El secretario del Comité dejará constancia de cada sesión mediante un acta, en la cual incluirá el nombre y el cargo de los asistentes, la fecha de la reunión, los temas tratados y las recomendaciones en relación con cada uno de éstos.

El acta, una vez aprobada por el Comité, será suscrita por el Presidente y el Secretario.

ARTÍCULO 6o.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, especialmente la Resolución Reglamentaria No. 015 de 1986.