RESOLUCIÓN 577 DE 2014

(Octubre 14)

 Modificada por el art. 1, Resolución Transmilenio 570 de 2015 

 "Por la cual se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A".

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la incorporación del siguiente documento:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Este procedimiento tiene como fin establecer las actividades y responsabilidades que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la comunicación interna de TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación de los Servidores Públicos, Contratistas de prestación servicios profesionales, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A.

El procedimiento inicia con la planificación de los recursos necesarios (humanos y técnicos) para el desarrollo de las actividades y finaliza con la consolidación de la información de los mensajes comunicados.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es del Profesional Universitario de Comunicación Organizacional de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el(la) Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario.

Este procedimiento debe revisarse anualmente para analizar su pertinencia y actualización.

* Plan de Comunicación Organizacional (Libaert)

* Branding Corporativo

* Master Dircom

* Manual de Imagen del Distrito Capital

* Manual de Diseño Gráfico

* Manual de Microsoft Outlook

Canal de Comunicación: Un canal de comunicación es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de información que pretenden intercambiar emisor y receptor. Es frecuente referenciarlo también como canal de datos.

Los canales pueden ser personales o masivos; los canales personales son aquellos en donde la comunicación es directa. Voz a voz, puede darse entre dos personas y más. Los canales masivos pueden ser escritos, digitales, virtuales, televisivos o radiales y tienen la capacidad de llegar a mayor cantidad de personas con una sola emisión, en el caso de TRANSMILENIO, se cuenta con canales tales como Intranet, Correo electrónico, Carteleras, etc.

Carteleras: Las carteleras son un medio de comunicación para dar a conocer las campañas y estimular actitudes en los equipos de trabajo y ciudadanos hacia las metas organizacionales, normatividad, civismo, manejo del sistema de transporte y procedimientos definidos por los órganos de control y dirección. El objetivo de las carteleras, es difundir información escrita pertinente a los grupos de interés al interior y exterior de la Entidad, de acuerdo con las directrices del equipo de comunicaciones.

Comunicación ascendente: Se trata de la comunicación que proviene de los miembros de la Entidad a la dirección de la misma. Mediante esta comunicación los distintos públicos de la Empresa pueden ser partícipes de manera activa con TMSA. De esta manera se mejora el conocimiento entre las personas, se promueve la manera de aportar ideas y es una herramienta fundamental para la retroalimentación, donde se puede mejorar el ambiente y prevenir de cualquier manera los posibles conflictos, suplir necesidades y mejorar la gestión de calidad.

Comunicación descendente: Es la comunicación que proviene desde la dirección de la organización al resto de los miembros de la misma. Esta comunicación es conocida por todos y resulta eficaz si se transmite de forma concreta y se hace genera una adecuación correcta del mensaje al destinatario. Tiene un carácter de respeto y confianza si se realiza de forma que los destinatarios la perciban como próxima y verdadera.

Comunicación Interna: La Comunicación Interna es un fenómeno que ocurre en todas las organizaciones, ya sea de forma natural o intencionada. Es un conjunto de pautas que determinan la relación entre todas las personas y grupos que componen las organizaciones. Estos elementos pueden estar formalizados y cuanto están planteadas hacia la mejora organizativa, tienden a buscar la cooperación, la implicación y la coordinación de todos los miembros de la Entidad.

Las organizaciones se ven directamente influenciadas por la manera como se genera la comunicación, por tanto, los procesos de Comunicación Interna son procesos esenciales que permiten mantener interrelacionada e integrada a la organización. La comunicación debe cumplir con una característica transversal a la Entidad, es decir, implica a todos los componentes de la organización en todos los procesos internos de gestión y a todos los niveles organizacionales.

Comunicación horizontal: Es la que fluye entre los miembros de la Entidad que se encuentran en el mismo nivel. La mayoría de los mensajes emitidos crean cohesión y coordinación empresarial, incrementa el espíritu de equipo y el ambiente laboral, haciendo participes a las diferentes partes de los procesos.

Comunicación transversal: Es aquella que fluye entre los miembros de la organización que no desempeñan necesariamente un mismo tipo de trabajo, área y cumplimiento de funciones, de tal forma que se ponen en común diferentes informaciones y puntos de vista. Esta comunicación es fundamental para los procesos empresariales, debido al enriquecimiento en los conocimientos comunes, misión y visión empresarial.

Correo Electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP.

Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales adjuntos, dependiendo del sistema que se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.

Correos Masivos: Se refiere a cualquier mensaje de correo electrónico enviado a una larga lista de destinatarios que tiene un contacto idéntico para cada persona. Esta lista de contacto debe ser utilizada con un fin institucional, que en el caso de la Entidad está definido por el correo (Todos).

DOFA: Debilidades - Oportunidades – Fortaleza y Amenazas

Fondo de Escritorio: El Fondo de Escritorio, también llamado fondo de pantalla o papel tapiz (por su nombre en inglés, wallpaper), es la imagen de fondo que aparece en el monitor de todos los computadores, la cual queda tapada por las ventanas o programas abiertos en cada computador.

Funcionarios: Son los trabajadores Oficiales y los Empleados Públicos de TRANSMILENIO S.A., que están vinculados directamente a la Entidad y hacen parte de los procesos activos de la misma.

Grupos de Interés: Se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de actividad empresarial, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de éstas.

Existen varias definiciones relativas al concepto, tales como "Stakeholders" o "Partes interesadas", pero todas tienen en común al tratarse de aquellas personas, grupos o colectivos que se ven afectadas, de forma directa o indirecta, por las actividades o decisiones de las organizaciones.

Información lineal: Es la comunicación que solo se encarga de informar a los receptores, quienes no tienen posibilidades de dar una retroalimentación

Información circular: Es la comunicación que permite al receptor dar una retroalimentación de la información que se ha generado, de esta manera es una comunicación de doble vía.

Listado Maestro: Es un formato que relaciona toda la documentación existente en un Sistema, donde se utiliza una codificación y estructura específica para su identificación.

Medios Internos: El canal por el cual se envían los mensajes se denomina medios internos de comunicación, que tienen la función de brindar todo tipo de información, esclarecer rumores y motivar al personal en su trabajo para fomentar la participación e integración en todas las actividades de la organización. Estos pueden dividirse en mediatizados y directos. Los mediatizados, con un soporte tecnológico para diseminar la información rápidamente; y los directos, con la capacidad y habilidad individual para comunicarse con otros cara a cara, ayudando a promover, coordinar y hacer cumplir las tareas productivas de la organización.

Micrositio: También conocido como Minisite o Weblet, es un término de diseño web que se refiere a una página web individual o a un grupo de páginas que extienden o amplían la funcionalidad de sitios web primarios.

Típicamente son utilizados para añadir un conjunto de información, pueden estar o no vinculados al sitio Web principal y se pueden retirar del servidor del sitio cuando sean utilizados para un objetivo temporal.

Plan de Comunicaciones: Es un instrumento que engloba el programa comunicativo empresarial (a corto, mediano y largo plazo), que recoge metas, estrategias, públicos objetivos, mensajes básicos, acciones, cronogramas, presupuestos y medios de evaluación.

Con esta herramienta se coordina y supervisa la optimización de la estrategia de imagen y comunicación de la organización, así como de diseñar las líneas maestras de una gestión informativa y comunicativa específica para la entidad.

Los propósitos fundamentales de un programa de esta índole son:

* Fundamentar y favorecer la toma de decisiones con respecto a la comunicación organizacional.

* Eliminar posibles disonancias entre imagen deseada, proyectada y percibida,

* Optimizar la gestión estratégica de la imagen y la comunicación

* Potenciar la valoración positiva de la entidad y de sus proyectos.

* Fijar el orden de prioridades comunicativas

SDQS: Es el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS, fue diseñado para acercar al ciudadano a la administración Distrital, con el objeto de facilitar de manera sencilla y rápida la capacidad de interponer quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas, sugerencias, felicitaciones, denuncias por corrupción o en general cualquier petición que desee, por cualquier irregularidad que haya afectado o que pueda afectar sus intereses o los de la comunidad.

Las solicitudes que interpongan los ciudadanos son ante las Entidades Distritales, que de inmediato se encargan de dar trámite, atención y respuesta o de iniciar una actuación administrativa.

Para las Entidades Distritales, es muy importante no sólo conocer las fallas sino también el reconocimiento a los logros, siempre con el ánimo de poder vigilar y mejorar el funcionamiento de las instituciones que conforman el Distrito Capital, en todos sus niveles.

Sistema de Red Común: Es un sistema de comunicación que se da entre distintos equipo para poder realizar una comunicación eficiente, rápida y precisa, para la transmisión de datos de un ordenador a otro, realizando entonces un intercambio de información y compartiendo también recursos disponibles en el quipo.

La red tiene que estar conformada por un Terminal (punto de partida de la comunicación), y esencialmente el Medio de Transmisión, que es definido por la conexión que es llevada a cabo entre dichos equipos.

SITP: Sistema Integrado de Transporte Público.

Redes Sociales: Es una forma de representar una estructura social donde dos elementos del conjunto de actores (tales como individuos u organizaciones) están relacionados de acuerdo con algún criterio (relación profesional, amistad, parentesco, etc.) entonces se construye una línea que conecta los nodos que representan a dichos elementos

Con la evolución de la tecnología, y los medios de comunicación ha nacido la llamada era digital, donde herramientas como Facebook, LinkedIn, Twitter, entre otros, han reafirmado el papel que desempeña la teoría de los seis nodos, generando conexiones mucho más cercanas entre las personas e instituciones, dando información al instante. Actualmente, las redes sociales, desempeñan un papel fundamental en las relaciones públicas entre las entidades y los ciudadanos, por esta razón se convierten en uno de los principales elementos para tener en cuenta al pensar en un correcto manejo de proyección de la Entidad.

Responsables de Contenido: Son las personas designadas por cada una de las dependencias para construir la información que ha de ser divulgada en la Entidad por medio de la comunicación interna, estos delegados han sido determinados por cada uno de los Jefes de las dependencias.

Se tienen diferentes tipos de comunicación:

* Información lineal

* Información circular

* Comunicación descendente

* Comunicación ascendente

* Comunicación horizontal

* Comunicación transversal:

En el proceso de crecimiento de la Entidad, la comunicación se convierte en una herramienta fundamental para que la misma pueda mantener un posicionamiento líder en la percepción de los usuarios (internos y externos). Para esto, toda la comunicación debe ser construida de manera coherente y única, con el fin de mantener la seguridad de la información y correcto alcance del significado de la marca, a nivel empresarial, nacional e internacional.

Para poder tener una correcta percepción de la marca, es fundamental contar con elementos de comunicación que permitan identificar de manera rápida y efectiva la legitimidad de un mensaje, incluyendo el manual de imagen corporativa y el presente procedimiento de comunicación interna, donde se estipulan las características básicas.

Con objeto de identificar las necesidades de comunicación interna en la Entidad, la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario define que los grupos poblacionales de atención interna y empresarial son:

* Funcionarios: Se encuentran identificados por un carné el cual es personal e intransferible, es la manera en que todas las personas deberán presentarse al ingresar diariamente a la sede administrativa o al Sistema y en caso de pérdida deberán pagar por la reimpresión del mismo.

Asimismo a cada funcionario se le asigna un Correo Electrónico Institucional asignado por la Dirección de TIC´s. El funcionario es responsable de todos los correos electrónicos que son emitidos desde la cuenta de correo personal otorgada por la Empresa, del cual se considera que la información enviada es verídica, si bien cualquier comunicación emitida por un empleado se puede considerar oficial, las personas se deben regir por el manual de crisis, donde se determina quienes son las personas autorizadas por la Entidad para salir en medios y generar comunicados para cualquier fuente externa.

* Contratistas: Están identificados por un carné y un correo electrónico igual a los Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos de la Entidad, caracterizado por los mismos colores y misma capacidad de acceso a las zonas de la Empresa, este carné es personal e intransferible, y es el mecanismo que debe ser utilizado para identificarse al ingresar diariamente a la sede administrativa o al Sistema y en caso de pérdida deberán pagar por la reimpresión del mismo.

El contratista es responsable de todos los correos electrónicos que son emitidos desde la cuenta de correo personal otorgada por la Entidad, del cual se considera que la información enviada es verídica, al tener un correo oficial de TRANSMILENIO S.A. cualquier comunicación emitida por un contratista se puede considerar oficial, las personas se deben regir por el manual de crisis, donde se determina quienes son las personas autorizadas por la Entidad para salir en medios y generar comunicados para cualquier fuente externa.

* Entidades Públicas del Distrito Capital: Como parte del fortalecimiento Distrital e Interinstitucional, se determina que las Entidades del Distrito hacen parte fundamental de todo el proceso de comunicación interna, donde se busca un trabajo conjunto y sinérgico en la divulgación de la información a lo largo del distrito, en búsqueda de esto, se genera una comunicación y divulgación de información conjunta con las siguientes Entidades del Distrito:

* Lotería de Bogotá

* Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

* Fondo de prestaciones Económicas, Cesantías y Prensiones - FONCEP

* Instituto para la Economía Social – IPES

* Instituto Distrital de Turismo

* Secretaría Distrital de Salud

* Fondo Financiero Distrital de Salud

* Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD

* Orquesta Filarmónica de Bogotá

* Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC

* Fundación Gilberto Alzate Avendaño

* Canal Capital

* Secretaría de Movilidad

* Instituto de Desarrollo Urbano – IDU

* Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

* Terminal de Transportes S.A.

* Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP

* Cuerpo Oficial de Bomberos

* Fondo de Prevención y Atención de Emergencias FOPAE

* Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal

* Secretaría Distrital de Planeación

*Secretaría de Educación

* Instituto para la investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP

* Instituto para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON

* Secretaría de Ambiente

* Jardín Botánico

* Secretaría de Hábitat

* Empresa de Renovación Urbana

* Metrovivienda

* Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB

* Empresa de Teléfonos de Bogotá – ETB

* Empresa de Energía de Bogotá – EEB

* Veeduría Distrital

* Contraloría Distrital

* Contraloría Distrital

* Personería de Bogotá

* Registraduría Distrital del Estado Civil

La información divulgada al Distrito se da con los comunicados de prensa generados en la Entidad, con los que se comparte la información que está sucediendo en TRANSMILENIO S.A. y de esta manera las Entidades del Distrito puedan replicarla a sus Funcionarios y Contratistas de una manera rápida y oportuna. Este trabajo de fortalecimiento interinstitucional juega un papel fundamental, porque son los empleados del Distrito quienes deben identificar en primera instancia todos los beneficios que tiene el SITP y de esta manera constituirlos a ellos como primeros informadores en la ciudad.

Para que esta comunicación sea efectiva, se propone generar como mínimo una actividad interinstitucional anualmente, donde se socialice como está el Sistema y cómo ha evolucionado todo lo relacionado a la implementación y trabajo en el mismo, donde las nuevas tecnologías y los cambios estén en su marco de conocimiento y se sientan de esa manera como los primeros beneficiados.

La manera de realizar la divulgación, es consolidando la información (comunicado oficial, soporte documental y gráfico), construyendo un correo electrónico y enviándolo a la base de datos de las Entidades del Distrito, esto con el fin de lograr que la divulgación se realice de manera uniforme y constante. Para garantizar que los eventos importantes sean divulgados de manera efectiva, se realiza una confirmación por medio de llamadas telefónicas, donde se determina si la información cumple con las necesidades para la correcta divulgación en los medios internos de las Entidades del Distrito, verificando que las piezas tengan las especificaciones de tamaño y formato que cada una necesita. 

El soporte de esta acción se da con los correos enviados a las Entidades del Distrito, específicamente a los directores del área de comunicación de cada una de ellas, quienes desde su autonomía determinan que información desean divulgar y en cuáles de los eventos desean participar.

En la Entidad existen diferentes canales de comunicación los cuales se describen a continuación

6.3.1 Correo Electrónico

El Correo Electrónico permite a nuestra organización el envío inmediato de noticias y comunicados, donde el alcance de la información solo está delimitado por el mensaje y no por el tiempo y la distancia, generando inmediatez y resultados.

Toda comunicación a través del correo electrónico institucional debe ser escrita en un formato único con las siguientes características:

Fuente: Times New Roman, Tamaño 11

Color: Negro

Espaciado: Sencillo

Fondo: Blanco

Firma De Correo Electrónico (ver pasos en el Anexo 1)

La información que se maneje en el Correo Electrónico de cada Funcionario debe contener al final la firma, con el siguiente formato:

Fuente: Times New Roman, Tamaño 11 (Nombre de la persona)

Times New Roman, Tamaño 10 (Toda la información restante)

Color: Negro

Espaciado: Sencillo

Nombre Completo (Negrilla)

Cargo actual en la Entidad, (Todo debe ser en español y evite siglas)

Área a la que pertenece

Nombre de la Entidad (Altas)

Correo electrónico Corporativo

Teléfono y extensión

Logo de Transmilenio y SITP (este diseño está definido por el área de diseño de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al usuario) se descarga de la Intranet en el micrositio de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario

Ejemplo:

Profesional 3 Talento Humano

Subgerencia Administrativa

TRANSMILENIO S.A.

vannesa.afanador@transmilenio.gov.co

Teléfono: 2203000 Extensión: 2013

6.3.2 Correos Masivos

Los Funcionarios y Contratistas de TRANSMILENIO S.A., no podrán enviar correos masivos de ninguna clase, salvo autorización previa de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

En todo caso estos mensajes masivos, deberán corresponder a información institucional, en ningún caso podrán ser opiniones, chistes y/o cadenas. Vale la pena recordar que toda comunicación dirigida hacia los Servidores Públicos, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A., se deberá direccionar a través de la única herramienta de Comunicación Interna a nivel digital con que cuenta la Entidad, la Intranet.

Para la divulgación y publicación de este medio, se debe enviar un correo electrónico al Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, donde se hará la oportuna revisión. Se contará con dos días para la correspondiente publicación.

Debido a que la información que se pretende comunicar debe cumplir con determinados elementos de comunicación, que son los que establecen la manera de divulgación tales como texto o imágenes, los mismos se deben consignar en el correo de solicitud.

6.3.3 Redes Sociales

* La información publicada en las redes sociales, que vaya a ser multiplicada a través de las cuentas personales de los Funcionarios, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A., deberá ser fiel al documento original, evitando las opiniones personales que en ningún caso pueden comprometer la política de la Empresarial.

* De llegar a presentarse un comentario que afecte la imagen o buen nombre de TRANSMILENIO S.A., se solicitará de manera directa la eliminación de los mismos por parte de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

* En caso que los Servidores Públicos, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A, lleguen a recibir preguntas o solicitudes de información sobre el funcionamiento de la Empresa a través de las redes sociales, estas deberán ser redirigidas a las siguientes cuentas oficiales de TRANSMILENIO S.A., donde se dará respuesta de manera oficial, de acuerdo con los términos de Ley establecidos:

* Líneas Gratuitas 195 y 018000115510; o Línea de Atención al Usuario en Bogotá D.C. al (571) 2203000 Ext. 2500, virtualmente a través de las páginas WEB  www.transmilenio.gov.co; www.sitp.gov.co; www.tullaveplus.com en un link dispuesto para ello denominado SDQS.

6.3.4 Carteleras

Las carteleras tienen un sentido informativo-formativo que permite la rotación de mensajes y de esta manera la actualización de la información de acuerdo con lo estipulado por la subgerencia de comunicaciones, esta información debe tener un carácter de "actualidad", razón por la cual debe ser actualizada cada 15 días.

En la Entidad se utilizan dos tipos de cartelera, una de carácter externo, con información para los usuarios del Sistema y las de carácter interno, donde se dirige de manera clara a los Funcionarios, Contratistas, Aprendices, Practicantes y visitante de TRANSMILENIO S.A.

La administración de las carteleras y su contenido es responsabilidad del Profesional de Comunicación Organizacional de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario y tienen la autonomía para definir la información que será publicada en cada uno de las carteleras, así mismo el momento en que se realizarán las actualizaciones pertinentes, previa aprobación del Subgerente del área de Comunicaciones y Atención al Usuario.

En caso que alguna dependencia desee publicar información en las carteleras, deberá comunicarse con la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario y manifestar la necesidad adjuntando la información. La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario realizará la pertinente de revisión, corrección, verificación y publicación, para la correcta divulgación de la misma, cumpliendo con los valores y principios éticos de la Organización.

En caso de encontrar información no autorizada, la Subgerencia de Comunicación y Atención al Usuario, procederá a retirarla, por esta razón, no está permitido instalar información que no cumpla con las características establecidas, por la Subgerencia de Comunicación y Atención al Usuario, ni que haya sido aprobada por esta.

Para que una cartelera interna cumpla con las características mínimas, debe ser de 100 centímetros de largo por 70 centímetros de alto; en la parte inferior de la misma, también llamada (pata) deben estar consignados el Logo de la Alcaldía Mayor, Logos de TRANSMILENIO y SITP, línea de Atención al Usuario y Logo de la Administración, la misma ha sido definida por el área de diseño, de acuerdo a los manuales de diseño tanto de TRANSMILENIO S.A. como de la Alcaldía Mayor de Bogotá. En cada cartelera no debe haber más de cuatro campañas de manera simultánea y toda la información ahí consignada debe cumplir con un carácter de interés Empresarial.

Para la divulgación y publicación en las carteleras, se debe enviar un correo electrónico al Profesional de Comunicación Organizacional, quien realiza la oportuna revisión.

En cuanto a su uso se deben cumplir las siguientes disposiciones:

* Las carteleras deben tener una actualización periódica (de quince días, aunque pueden ser actualizadas de acuerdo con el flujo de información y las necesidades de comunicación de la Entidad.

* No deben contener mucho contenido textual con el fin de brindar una información concreta y de fácil lectura.

* Debe tener una adecuada ubicación, donde se cumpla con su objetivo de visibilidad para la mayoría de los empleados de TRANSMILENIO S.A.

* La información publicada, debe tener un carácter de organización, donde la imagen gráfica y discursiva sea coherente con la imagen institucional de TRANSMILENIO S.A.

6.3.5 Intranet

Los contenidos publicados en Intranet se tipifican en dos grupos:

* Eventual: Contenido cuya vigencia no se puede estandarizar debido a la inmediatez y ocasionalidad, sin que esto se entienda como producto de la falta de planeación.

* Periódica: Contenido publicado cuya actualización debe realizarse con una periodicidad establecida, definida por los Responsable de Contenido en cada dependencia.

La pertinencia y vigencia de la información publicada en INTRANET está a cargo del responsable de contenido designado por cada dependencia, previa aprobación del jefe de dependencia. Los funcionarios delegados por cada Micrositio, deben evaluar permanentemente la vigencia y pertinencia de la información publicada. En caso de evidenciar algún error o desactualización del contenido publicado deberán avisar inmediatamente a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario para que la información sea actualizada.

La información tanto eventual como periódica, deberá remitirse por correo electrónico a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, en el Formato de Actualización de Contenidos (Formato R-SC-002).

Las Subgerencias o Direcciones con un gran volumen de actividades, deberán remitir mensualmente, con un mínimo de 3 días hábiles antes del inicio del mes, un cronograma de las actividades que se desarrollarán de modo que se disminuya al máximo la cantidad de publicaciones eventuales.

La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario se reserva el derecho de no recibir información de un funcionario diferente al delegado de cada área, de modo que se observe un orden y estandarización del suministro de la información propia de la herramienta.

Es responsabilidad del administrador de la herramienta, la publicación de los contenidos remitidos por cada dependencia, de acuerdo con la periodicidad presentada en la siguiente tabla.

TABLA 1. PERIODICIDAD DE LA PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS

Toda información reportada por los Responsables de Contenido para que sea incluido en la INTRANET, deberá ser avalada con el visto bueno del directivo del área responsable.

Toda información publicada cuyo formato sea texto, será revisada por el Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, para evaluar su redacción y pertinencia. En caso de que surgiesen cambios será responsabilidad del Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, informar los ajustes al funcionario delegado. Esta revisión deberá ser realizada en un período máximo de dos días hábiles.

Para la publicación de Documentos de Referencia asociados a los procesos, se deberá solicitar a la Oficina Asesora de Planeación su inclusión en la carpeta dispuesta para este propósito y en el Listado Maestro de Documentos de Referencia.

La Oficina Asesora de Planeación en cumplimiento de su rol funcional y lo dispuesto para la documentación oficial del Sistema Integrado de Gestión, evaluara trimestralmente la información publicada en la INTRANET, solicitando al Web Master Intranet, el retiro, previo aviso a la dependencia involucrada, de aquella información que no cumpla con los estándares de documentación establecidos. Por la estructura requerida para el Sistema Integrado de Gestión, la publicación, control y seguimiento de la información referente del SIG, la efectuará directamente la Oficina Asesora de Planeación.

Será responsabilidad del Responsables del Contenido, presentar para revisión del Jefe de Dependencia, la información que será publicada, previo al envío a la Subgerencia de Comunicaciones.

6.3.6 Fondo de Escritorio

Ya que todos los equipos de cómputo de TRANSMILENIO S.A. están asociados a la nube y cuentan con un sistema de red común, este espacio se puede personalizar de acuerdo con las necesidades planteadas para las campañas de comunicación que se desee ejecutar.

Para publicar información en el fondo de pantalla se debe enviar un correo electrónico al Profesional de Comunicación Organizacional, por parte de los delegados previamente designados de cada una de las áreas y que manejan todo lo relacionado con la información oficial por parte de sus dependencias.

Una vez recibida la información, se procederá a la revisión y pertinencia para la correspondiente publicación. Se contará con dos días para dar respuesta y publicar.

El fondo de escritorio juega un papel fundamental a la hora de comenzar a afianzar la presencia de marca, ya que uno de los fines principales de la Entidad es generar sentido de apropiación del significado de TRANSMILENIO S.A. de esta manera se busca que todos encuentren ahí un espacio de información de la campaña más significativa del mes y esta llegue con algo que sea de utilidad como el calendario del mes, por esta razón es de vital importancia que el mismo este presente, ya que no es de interés institucional que este lugar sea ocupado por logos de otras empresas, fotografías y demás que se salgan de los estándares empresariales.

6.3.7 Comunicación Directa y Personal

Es de vital importancia en las empresas y siempre que se pueda se debe utilizar, tiene múltiples ventajas, ya que favorece el conocimiento mutuo, al interactuar con lenguaje no verbal, se proporciona información valiosa para las sinergias empresariales. Es claro que no se puede usar siempre, por lo cual también se puede hacer uso de los otros canales mencionados en este proceso.

6.3.8 Teléfono

Un medio de comunicación que sustituye con frecuencia a los otros medios cuando el mensaje requiere una respuesta inmediata, cuando se establece sólo con una persona y además necesitamos intercambiar y recoger opiniones de ella o cuando no se puede dar el mensaje por escrito. El inconveniente con este medio de comunicación va ligado al número de personas que intervienen y costo del servicio, especialmente en mensajes de carácter internacional.

El teléfono tiene dos características:

* Teleconferencia: Permite la confluencia de varias personas que se encuentren a distancia entre ellas, de modo que hablen simultáneamente por teléfono, para debatir sobre algún tema. No es conveniente la participación de más de cinco personas y es necesario planificarlo como reunión, con temas a tratar y con turnos de palabra, para que todos escuchen los mensajes y se consigan los objetivos propuestos en esta reunión.

* Mensajes SMS: Con el ingreso de las nuevas tecnologías, el teléfono móvil se ha convertido en una de las herramientas más importantes de comunicación, por medio del mismo se puede convocar reuniones, enviar información concreta y corta y lograr concretar citas específicas.

6.3.8 Espacios de Participación

Para la Entidad, los espacios de participación familiar son algo especial, por lo cual merecen un proceso de planificación y preparación, pues es en ellos las familias tienen la oportunidad de comunicarse, conocerse y sentirse parte de la organización en otro tipo de escenarios.

Estos espacios de participación son vías de intercambio de comunicación entre las personas de la Entidad y la oportunidad de construir grupos empresariales para un trabajo colectivo y holístico, que permita el desarrollo de la empresa.

También existen otros espacios informales y espontáneos de participación, que también generan oportunidades de comunicación, como los pasillos de la propia Entidad, desayunos compartidos, almuerzos o cualquier oportunidad de compartir. Aunque estos no se pueden considerar canales formales, si pueden ser usados para generar una comunicación entre los empleados y así mismo generar grupos y comunidades de trabajo.

La Comunicación Interna debe estar coordinada de manera coherente con el Plan Estratégico y la cultura empresarial, donde se debe reflejar y ayudar a construir la personalidad de la Entidad. No se debe manejar como una medida de emergencia, donde la continuidad en el trabajo interno es fundamental para la generación de resultados a mediano y largo plazo, generando elementos de cultura empresarial. La planificación debe ser un proceso en cascada que se genera de manera transversal en la organización, donde se vean implicadas todas las partes. A partir de esta planificación se genera un Plan de Comunicación, el cual reúne el conjunto de estrategias y acciones que se van a poner en práctica a lo largo de un periodo de tiempo determinado para dar a conocer las acciones de la Entidad, para construir relaciones, conseguir trabajo conjunto y holístico de participación.

A partir de los objetivos estratégicos de la Entidad, se enmarcan las metas del Plan de Comunicación.

7.2.1 Diagnóstico de la situación actual

Dentro de la etapa de diagnóstico, es imprescindible conocer las necesidades y expectativas de cada uno de los grupos de interés en la entidad. Se recomienda realizar un DOFA, donde se diagnostique a través de un proceso participativo, ya que los diversos pensamientos institucionales enriquecen el resultado.

Para la construcción de este diagnóstico es importante contar con el apoyo del área de talento humano y generar un proceso de trabajo con ellos, en este proceso se pretenden definir algunos de los elementos sobre los cuales existe preocupación para el mejoramiento del clima laboral, donde el mismo genera los elementos más importantes para la optimización del trabajo empresarial.

7.2.2 Definir las estrategias y objetivos generales y específicos para cada Grupo de Interés

Las acciones deben tener la imagen de la Entidad, los objetivos propuestos deben ser realistas, claros, alcanzables y ajustados a la cultura de la Empresa, donde todos los grupos de interés se sientan identificados.

Lo primero que se debe identificar a la hora de generar la construcción del Plan de Comunicación, es determinar las audiencias internas, donde se deben igualar cuáles son los niveles de participación que tienen en las actividades de la entidad. Esto con el fin de comenzar a generar proyectos en cada una de estas áreas que permitan impulsar el uso de los espacios construidos para la comunicación empresarial.

Se debe definir cuál es el objetivo que se va a proponer por medio del plan de comunicación interna, en este punto es fundamental tener identificados los problemas descritos en el DOFA, para determinar de la mejor manera una meta de trabajo clara, que debe estar ligada a las necesidades de la Compañía en todos los niveles y de manera transversal.

Este objetivo está propuesto como uno solo y redactado en infinitivo, está direccionado a generar el cambio y la intención que va a llevar al mejoramiento empresarial desde la comunicación interna. Si bien se habla de objetivos específicos, estos son construidos como acciones de trabajo a realizar en las áreas y están dispuestos a cambiar la manera de vivir la experiencia de la entidad, cumpliendo las necesidades propuestas en el plan de comunicación.

Estas acciones específicas están encaminadas a generar cambios en la Entidad y en la comunicación dirigida a las entidades distritales. Es de destacar que la comunicación estratégica no se estructura con objetivo general y específicos ya que solo es un trabajo en el cual se encaminan las acciones; en búsqueda de generar el mejor trabajo, se independiza el objetivo de trabajo interno, y las acciones de trabajo con las entidades del Distrito, encausado en un trabajo interinstitucional.

La principal características del Objetivo está en definir el tipo de mensajes que se van a manejar, donde se determina el tono, el tipo de lenguaje y la manera de impactar a las personas, ya que en este punto se debe determinar cómo será el lineamiento de comunicación que se va a tener con todos los empleados a lo largo de la implementación del plan de comunicación. Este tono y tipo de mensaje debe estar en el marco del discurso empresarial, donde las características del mismo están ligadas al trabajo de unos lineamientos gráficos específicos y a las características que se deben tener como estándares de comunicación empresarial.

Para la Entidad desde el área administrativa se han generado unos principios fundamentales de funcionamiento en todos los niveles, enmarcados en un código de ética, por esta razón es indispensable considerarlos y manejarlos a la hora de construir cualquier mensaje, dejando claras las definiciones principales a ser usadas en todos los niveles y construir un lenguaje común para todos.

Al determinar el mensaje, se deben encaminar los objetos de trabajo a lograr en cada una de las áreas que presenten necesidades de comunicación interna, generando esto a partir de una priorización de trabajo, donde las características deben estar sustentadas en los lineamientos empresariales, y en búsqueda de lograr el objetivo general específico. Las acciones a desarrollar deben están enmarcadas en cuatro pilares fundamentales de trabajo empresarial (ver Figura 1).

FIGURA 1. MARCO FUNDAMENTAL DE TRABAJO EMPRESARIAL EN LA COMUNICACIÓN INTERNA

Al determinar la líneas de acción con los cuatro pilares, se recomienda dejar especificado cuales son los procesos principalmente generados, para determinar más adelante la evaluación de trabajo e impacto en los mismos.

7.2.3 Acciones, Calendario y Propuestas

Se deben generar unas estrategias pertinentes para atacar las dificultades y generar los resultados necesarios en cada uno de los elementos identificados en el DOFA, dando respuesta a las necesidades empresariales.

Si bien la construcción del DOFA nos ayuda a identificar las necesidades primarias de la Entidad, es de vital importancia no desligarse de los objetivos propuestos en el Plan de Comunicación Interna, ya que es en este punto donde se determinan las maneras de trabajar en la Organización desde el área de comunicación interna, determinando incluso los canales de comunicación que se van a utilizar en cada acción.

Cada una de las acciones debe estar compuesta por los siguientes elementos:

* Objetivo: Es el planteamiento de una meta o propósito a trabajar y alcanzar en una acción, además cumplen la función de ser guías de trabajo. Cada una de las metas debe ser cuantificable debido a la importancia de generar soportes y estrategias de mejora, en este punto se puede definir el tipo de impacto, cantidad de piezas y demás elementos que se determinan la estrategia de comunicación interna.

* Estrategia: Es un plan que especifica una serie de pasos o de conceptos fundamentales que tienen como fin la concesión de un determinado objetivo.

* Acciones específicas: Están compuestas por cada uno pasos a realizar para llegar a un fin, están construidos de manera individual y determinan en detalle cómo será cada una de las tareas, enmarcado en el alcance del Objetivo.

* Soporte de materiales: Está compuesto por cada uno de los elementos físicos y humanos necesarios para realizar las Acciones específicas, estos deben estar estipulados de manera cualitativa y cuantitativa para la optimización del uso de los mismos. Cada una de las dependencias debe contar con la capacidad de acceso y adquisición de los mismos de acuerdo al trabajo que se esté realizando.

* Frecuencia: Determina cada una de las piezas, y cada cuanto está planificada la recordación de la campaña o acción a realizar, este punto está directamente ligado al objetivo de trabajo.

* Canales de divulgación: Como pilar fundamental de comunicación, es importante considerar todos los canales de comunicación disponibles en la Entidad, para esto es importante determinar qué tipo de información se piensa divulgar y saber de acuerdo con los objetivos cuales son los medios idóneos para ejecutarla.

* Tiempos: los intervalos son de vital importancia, ya que estos determinan la percepción y manejo de la información, debido a lo anterior, se deben dejar bien definidos y en línea con la frecuencia, donde se puede determinar todo lo que se necesita para una acción exitosa.

* Alcance: Se debe entender cuál va a ser el objetivo de la campaña para poder generar algún tipo de medición de las acciones, esto con el fin de generar procesos de mejora constante y medir el tipo de impacto que generar las acciones realizadas en la Entidad.

* Evaluación: Se debe generar medición de las acciones realizadas cada semestre, en búsqueda de un mejoramiento constante y generar unos sobresalientes resultados, durante este proceso de evaluación se pueden determinar diferentes tipos de públicos, esto se define de acuerdo con las necesidades del área y el proceso que lleve el área de comunicación interna en el momento.

* Soportes: Son el respaldo visible de cada una de las acciones realizadas en la Entidad, por medio de las cuales se hace tangible un servicio o acción.

Para poder determinar cada uno de los procesos de comunicación interna, es importante generar elementos de orden y estructura, como el calendario, donde se determina cual va a ser el trabajo durante el año, se deben cumplir como mínimo doce acciones, las mismas están estructuradas de acuerdo a las necesidades que tiene la organización, teniendo en cuenta aniversarios y eventos especiales que hacen parte de la cultura de TRANSMILENIO S.A., con esto se genera un fortalecimiento institucional,  que involucra valores, principios, marca y cada uno de los diversos objetivos planteados en las estrategia de comunicación interna.

Este cronograma construido por el Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, está estructurado de manera digital y es parte de la carpeta de comunicación interna, donde se puedan generar las evidencias de acción anual.

Es importante considerar que este cronograma puede estar sujeto a modificaciones, aunque el mismo, deberá consignar las acciones que se pretende estructurar en cada uno de los momentos, estas modificaciones no deberán ser notificadas, pero es importante que las mismas cumplan con las acciones claramente expuestas en el Plan de Comunicación Interna.

Las propuestas a generar en este sentido juegan un papel fundamental, ya que al construir diferentes tipos de elementos de cultura empresarial, las mismas adquieren un valor fundamentalmente ya que diferentes actores se pueden ver interesados en participar de los diferentes elementos.

En este sentido, es fundamental tener claros los objetivos para que las sinergias empresariales estén encaminadas en los objetivos propuestos en la misión y visión empresarial, donde las metas sean alcanzadas en todos los niveles.

7.2.4 Ejecución y desarrollo del Plan de Comunicación

Fase de producción de resultados, donde se desarrollan las acciones que se han especificado. Estas acciones pueden ser cambiantes, de acuerdo con los logros obtenidos en el proceso y el análisis de resultados que se han planteado.

Si bien la planificación es de vital importancia, la ejecución se debe dar en los tiempos estipulados, esto con el fin de lograr alcanzar las metas propuestas en cada una de las acciones del plan de comunicación, para que este procedimiento pueda cumplirse de manera satisfactoria, se debe contar con el apoyo de las áreas involucradas y la aprobación de las mismas en cada uno de los procesos a realizar, donde se debe dejar evidencia de las mismas aprobaciones.

Cada una de estas acciones en las áreas específicas, están encaminadas al logro del Plan de Comunicación Interna.

En búsqueda de que la Comunicación Interna no pierda vigencia, el Plan de Comunicación Interna debe estar construido para no más de tres años, donde se estipulen todos los elementos necesarios para el trabajo en la Entidad, de acuerdo con esto, es importante tener en cuenta que la evaluación de la efectividad del objetivo general planteado, esta evaluación semestral debe tener como objetivo generar mejoras continuas donde se evalúe la apropiación de marca, los logros alcanzados, la percepción interna y el impacto alcanzado.

7.2.5 Seguimiento y evaluación

Se debe dar alcance a un análisis de cada una de las acciones específicas, que permita evaluar y saber cómo se encuentra el proceso de Comunicación Interna, donde se pueda saber si el camino realizado es el correcto para cada una de las necesidades Empresariales.

Cada una de las acciones debe tener un ciclo en el cual se determine su cierre, con este fin, es importante considerar los elementos planteados, determinando los tiempos y frecuencia de cada acción, en las cuales se debe incorporar diferentes modelos de evaluación, diferenciados de la siguiente manera:

* Evaluación semestral: En esta etapa se revisan los Medios Internos de una manera general, donde se adopten sugerencias y se analice el impacto que han logrado las acciones de comunicación interna en cada una de las dependencias, adoptando sugerencias para el mejoramiento de las mismas en el siguiente semestre, al adoptar las necesidades planteadas por las diferentes dependencias, está a cargo de la evaluación el Profesional de Comunicación Interna.

* Evaluación de ejecución: Cada que se terminen las campañas se debe dejar evidencias del trabajo realizado y generar una encuesta a las personas que participaron por parte de las áreas para la realización de la campaña, este trabajo está a cargo del Profesional Universitario de Comunicación Interna.

* Evaluación de resultados: Se debe generar una tabla de resultados de las acciones propuestos a nivel de comunicación interna, se plantean nuevas acciones de mejora a partir del análisis de los resultados encontrados, dando alcance a los impactos alcanzados.

En las campañas que son permanentes, se recomienda generar un seguimiento semestral, el cual debe ir acompañado por un informe de las acciones realizadas, con muestra de las piezas divulgadas y construidas, este informe y seguimiento debe ser realizado por el Profesional de Comunicación Organizacional acompañado del encargado de cada dependencia de la campaña.

Con estas acciones, se pretende generar la transformación en la cultura empresarial necesarias para el mejoramiento del clima laboral, donde la identidad, los principios éticos y la pertenencia, se conviertan en elementos fundamentales de trabajo.

La comunicación corporativa es la transmisión de la identidad, donde se involucra lo que somos (misión, visión, valores, etc) junto con la marca y su significado (logotipo y nombre de la organización). Esta comunicación de lo que significa la identidad tiene como resultado "imagen corporativa", la percepción que los demás tienen de la Entidad.

Para lograr una buena imagen corporativa, es necesaria que nuestra identidad esté basada en valores, principios éticos, transparencia y una comunicación que los transmita de manera clara y gráficamente coherente, de esta manera la imagen corporativa será lo más parecida posible a la identidad.

Conseguir una imagen corporativa coherente, permite que la organización tenga mejor reputación entre los empleados, mayor confianza en la información y trabajo colectivo claro, en pro de una cultura empresarial.

Es de gran importancia saber cómo es percibida la empresa en el cliente interno, para poder establecer vínculos de comunicación y hacer partícipes a toda la compañía, en procesos de gestión, calidad, planes futuros, crisis, dificultados y al mismo tiempo recoger de estos públicos todas las sugerencias posibles, dando muestra de una empresa que trabajo unida.

En este sentido, es importante que las personas entiendan la labor que cumple una comunicación efectiva en las presentaciones de cualquier información de la Empresa, para esto, se han dispuesto unos desarrollos gráficos claros, que permiten tener una uniformidad en las presentaciones que hacen, esto con el fin de lograr que la comunicación llegue de manera clara a la audiencia. Esta presentación se puede descargar en Intranet en la siguiente dirección:

https://transmilenio.sharepoint.com/gerencia-integracion/subgerencia-comunicaciones-au/Manual%20de%20Imagen/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fgerencia%2Dintegracion%2Fsubgerencia%2Dcomunicaciones%2Dau%2FManual%20de%20Imagen%2FPresentaci%C3%B3n%20PowerPoint&FolderCTID=0x0120004439F6F1C4A81645B3133422B76BAC54&View={7D150AA8-CF4F-4428-B56E-012C7FA4B120}

7.3.1 Tono de comunicación

La comunicación Corporativa tiene un carácter fundamental a la hora de generar proyectos de transformación y gestión del cambio empresarial, por esta razón es importante considerar los elementos visuales, de ambiente, de manejo de la marca, de presentación y cierre.

7.3.1.1 Elementos visuales

Como primer punto fundamental nos encontramos con la plantilla de presentación que la Entidad ha dispuesto para el uso de toda la comunicación y presentaciones, en la misma encontramos elementos fundamentales como color, animación fuente y estructura de la información.

Con el fin de que esta presentación esté al alcance de todos los empleados, se ha dispuesto la misma en la Intranet, donde se puede descargar y comenzar a trabajar en la misma. Uno de los componentes más importantes de esto, es lograr que la marca se posicione en la Organización.

 Se debe respetar la fuente con la que está estipulado el trabajo, y los colores que se manejan la misma, ya que juega un papel fundamental lograr que todas las presentaciones que se realicen estén generadas bajo un mismo concepto. En caso de necesitar algún tipo de modificación especial en la presentación, se debe realizar la solicitud a la oficina de Comunicaciones y Atención al Usuario, al profesional de Comunicación Organizacional, donde se dispondrá a revisar las características de la presentación junto con el área de diseño, para determinar si cumple con la comunicación interna apropiada para la presentación y divulgación.

7.3.1.2  Tono

El todo de la comunicación debe ser manejado con respeto y orden, en ningún caso se deben usar palabras obscenas y que atenten contra el buen nombre de la Entidad o las personas presentes, para esto se dispone del juicio de las personas que hacen uso de esta comunicación, se debe hacer un buen uso de la ortografía, ya que la comunicación debe ser efectiva y no generar dudas de la capacidad profesional con la que se cuenta. 

En caso de ser necesario, las presentaciones pueden ser dispuestas a la oficina de Comunicaciones y Atención al Usuario, al profesional en Comunicación Organizacional, donde se realizará una revisión de la información generada y se podrá evaluar si es pertinente la manera como ha sido dispuesta la información. Tanto a nivel ortográfico, redacción y todo lo pertinente a lograr una comunicación efectiva.

7.3.1.3 Ambiente

Se debe respetar la manera como ha sido dispuesta la información de las presentaciones que se han de realizar, por esta razón es fundamental contar con los recursos necesarios para poder generarla, donde en ningún caso se debe disponer de un ambiente poco apropiado para la divulgación de la información, ya que la misma puede ser interpretada de una manera incorrecta y podría generar un impacto contrario al que se deseaba, donde se debe cuidar ante todo el buen nombre de TRANSMILENIO S.A.

Anexo 1. Pasos para realizar la firma en el Correo Electrónico

Para construir la firma del correo electrónico se deben seguir  los siguientes pasos:

Puede crear firmas personalizadas para los mensajes de correo electrónico que contengan texto, imágenes, su tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o incluso una imagen de la firma manuscrita.

Este artículo se aplica a Microsoft Outlook 2010. Esta información también está disponible para Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Outlook 2007.

La firma puede agregarse automáticamente a los mensajes salientes o se puede agregar manualmente solamente a los mensajes que elija.

1. Abra un nuevo mensaje en el Correo Electrónico. En la parte superior en la barra de herramientas, en el grupo Incluir de la ficha Mensaje, haga clic en Firma y, a continuación, en Firmas.

2. En la ficha Firma de correo electrónico, haga clic en Nueva

3. Escriba un nombre para la firma y haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro Editar firma, escriba el texto que desea incluir en la firma.

5. Para dar formato al texto, seleccione el texto y utilice los botones de estilo y formato para seleccionar las opciones que desee.