(Septiembre 30)

Derogada por el artículo primero de la Resolución 352 de 2016

Por la cual se modifica la Resolución 577 del 14 de Octubre de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO  PRIMERO: Modificar la Resolución 577 del 14 de Octubre de 2014 en lo que corresponde a la actualización del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

6.1 Tipos de procesos de comunicación

6.2 Identificación del Público Objetivo

6.3 Canales de Comunicación

7. PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

7.1 Fases para el desarrollo de la Comunicación Organizacional

7.2 Comunicación Corporativa

7.2.1. Elementos Visuales

7.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8. TABLA DE FORMATOS

9. ANEXOS

Este procedimiento tiene como fin establecer las actividades y responsabilidades que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la comunicación organizacional de TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación de los Servidores Públicos, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A.

El procedimiento inicia con la planificación de los recursos necesarios (humanos y técnicos) para el desarrollo de las actividades y finaliza con la consolidación de la información de los mensajes comunicados.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es el Profesional Universitario de Comunicación Organizacional de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el (la) Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

• Master Dircom

• Manual de Imagen del Distrito Capital

• Manual de Diseño Gráfico

• Manual de Microsoft Outlook

Canal de Comunicación: Un canal de comunicación es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de información que pretenden intercambiar emisor y receptor. Es frecuente referenciarlo también como canal de datos.

Los canales pueden ser personales o masivos; los canales personales son aquellos en donde la comunicación es directa. Voz a voz, puede darse entre dos personas y más. Los canales masivos pueden ser escritos, digitales, virtuales, televisivos o radiales y tienen la capacidad de llegar a mayor cantidad de personas con una sola emisión, en el caso de TRANSMILENIO, se cuenta con canales tales como Intranet, Correo electrónico, Carteleras, etc.

Carteleras: Las carteleras son un medio de comunicación para dar a conocer las campañas y estimular actitudes en los equipos de trabajo y ciudadanos hacia las metas organizacionales, normatividad, civismo, manejo del sistema de transporte y procedimientos definidos por los órganos de control y dirección. El objetivo de las carteleras, es difundir información escrita pertinente a los grupos de interés al interior y exterior de la Entidad, de acuerdo con las directrices del equipo de comunicaciones.

Comunicación ascendente: Se trata de la comunicación que proviene de los miembros de la Entidad a la dirección de la misma. Mediante esta comunicación los distintos públicos de la Empresa pueden ser partícipes de manera activa con TMSA. De esta manera se mejora el conocimiento entre las personas, se promueve la manera de aportar ideas y es una herramienta fundamental para la retroalimentación, donde se puede mejorar el ambiente y prevenir de cualquier manera los posibles conflictos, suplir necesidades y mejorar la gestión de calidad.

Comunicación descendente: Es la comunicación que proviene desde la dirección de la organización al resto de los miembros de la misma. Esta comunicación es conocida por todos y resulta eficaz si se transmite de forma concreta y se hace genera una adecuación correcta del mensaje al destinatario. Tiene un carácter de respeto y confianza si se realiza de forma que los destinatarios la perciban como próxima y verdadera.

Comunicación Organizacional: La Comunicación Organizacional es un fenómeno que ocurre en todas las entidades, ya sea de forma natural o intencionada. Es un conjunto de pautas que determinan la relación entre todas las personas y grupos que componen las organizaciones. Estos elementos pueden estar formalizados y cuanto están planteadas hacia la mejora organizativa, tienden a buscar la cooperación, la implicación y la coordinación de todos los miembros de la Entidad.

Las organizaciones se ven directamente influenciadas por la manera como se genera la comunicación, por tanto, los procesos de Comunicación organizacional son procesos esenciales que permiten mantener interrelacionada e integrada a la organización. La comunicación debe cumplir con una característica transversal a la Entidad, es decir, implica a todos los componentes de la organización en todos los procesos internos de gestión y a todos los niveles organizacionales.

Comunicación horizontal: Es la que fluye entre los miembros de la Entidad que se encuentran en el mismo nivel. La mayoría de los mensajes emitidos crean cohesión y coordinación empresarial, incrementa el espíritu de equipo y el ambiente laboral, haciendo participes a las diferentes partes de los procesos.

Comunicación transversal: Es aquella que fluye entre los miembros de la organización que no desempeñan necesariamente un mismo tipo de trabajo, área y cumplimiento de funciones, de tal forma que se ponen en común diferentes informaciones y puntos de vista. Esta comunicación es fundamental para los procesos empresariales, debido al enriquecimiento en los conocimientos comunes, misión y visión empresarial.

Correo Electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP.

Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales adjuntos, dependiendo del sistema que se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.

Correos Masivos: Se refiere a cualquier mensaje de correo electrónico enviado a una larga lista de destinatarios que tiene un contacto idéntico para cada persona. Esta lista de contacto debe ser utilizada con un fin institucional, que en el caso de la Entidad está definido por el correo (Todos).

DOFA: Debilidades - Oportunidades – Fortaleza y Amenazas

Fondo de Escritorio: El Fondo de Escritorio, también llamado fondo de pantalla o papel tapiz (por su nombre en inglés, wallpaper), es la imagen de fondo que aparece en el monitor de todos los computadores, la cual queda tapada por las ventanas o programas abiertos en cada computador.

Funcionarios: Son los trabajadores Oficiales y los Empleados Públicos de TRANSMILENIO S.A., que están vinculados directamente a la Entidad y hacen parte de los procesos activos de la misma.

Grupos de Interés: Se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de actividad empresarial, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de éstas.

Existen varias definiciones relativas al concepto, tales como "Stakeholders" o "Partes interesadas", pero todas tienen en común al tratarse de aquellas personas, grupos o colectivos que se ven afectadas, de forma directa o indirecta, por las actividades o decisiones de las organizaciones.

Información lineal: Es la comunicación que solo se encarga de informar a los receptores, quienes no tienen posibilidades de dar una retroalimentación

Información circular: Es la comunicación que permite al receptor dar una retroalimentación de la información que se ha generado, de esta manera es una comunicación de doble vía.

Listado Maestro: Es un formato que relaciona toda la documentación existente en un Sistema, donde se utiliza una codificación y estructura específica para su identificación.

Medios Internos: El canal por el cual se envían los mensajes se denomina medios internos de comunicación, que tienen la función de brindar todo tipo de información, esclarecer rumores y motivar al personal en su trabajo para fomentar la participación e integración en todas las actividades de la organización. Estos pueden dividirse en mediatizados y directos. Los mediatizados, con un soporte tecnológico para diseminar la información rápidamente; y los directos, con la capacidad y habilidad individual para comunicarse con otros cara a cara, ayudando a promover, coordinar y hacer cumplir las tareas productivas de la organización.

Micrositio: También conocido como Minisite o Weblet, es un término de diseño web que se refiere a una página web individual o a un grupo de páginas que extienden o amplían la funcionalidad de sitios web primarios.

Típicamente son utilizados para añadir un conjunto de información, pueden estar o no vinculados al sitio Web principal y se pueden retirar del servidor del sitio cuando sean utilizados para un objetivo temporal.

SDQS: Es el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS, fue diseñado para acercar al ciudadano a la administración Distrital, con el objeto de facilitar de manera sencilla y rápida la capacidad de interponer quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas, sugerencias, felicitaciones, denuncias por corrupción o en general cualquier petición que desee, por cualquier irregularidad que haya afectado o que pueda afectar sus intereses o los de la comunidad.

Las solicitudes que interpongan los ciudadanos son ante las Entidades Distritales, que de inmediato se encargan de dar trámite, atención y respuesta o de iniciar una actuación administrativa.

Sistema de Red Común: Es un sistema de comunicación que se da entre distintos equipo para poder realizar una comunicación eficiente, rápida y precisa, para la transmisión de datos de un ordenador a otro, realizando entonces un intercambio de información y compartiendo también recursos disponibles en el quipo.

La red tiene que estar conformada por un Terminal (punto de partida de la comunicación), y esencialmente el Medio de Transmisión, que es definido por la conexión que es llevada a cabo entre dichos equipos.

SITP: Sistema Integrado de Transporte Público.

Redes Sociales: Es una forma de representar una estructura social donde dos elementos del conjunto de actores (tales como individuos u organizaciones) están relacionados de acuerdo con algún criterio (relación profesional, amistad, parentesco, etc.) entonces se construye una línea que conecta los nodos que representan a dichos elementos

Con la evolución de la tecnología, y los medios de comunicación ha nacido la llamada era digital, donde herramientas como Facebook, LinkedIn, Twitter, entre otros, han reafirmado el papel que desempeña la teoría de los seis nodos, generando conexiones mucho más cercanas entre las personas e instituciones, dando información al instante. Actualmente, las redes sociales, desempeñan un papel fundamental en las relaciones públicas entre las entidades y los ciudadanos, por esta razón se convierten en uno de los principales elementos para tener en cuenta al pensar en un correcto manejo de proyección de la Entidad.

Responsables de Contenido (delegado): Servidor público delegado por los jefes de cada una de las dependencias para el suministro de la información actualizada, veraz, confiable y oportuna que ha de ser publicada en el micrositio de su área.

Administrador de Intranet: Servidor público responsable del diseño, programación y montaje de contenido, revisión de pertinencia y vigencia de la información publicada y actualización de la información suministrada por las dependencias de la entidad.

Se tienen diferentes tipos de comunicación:

* Información lineal

* Información circular

* Comunicación descendente

* Comunicación ascendente

* Comunicación horizontal

* Comunicación transversal:

Con objeto de identificar las necesidades de comunicación organizacional en la Entidad, la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario define que los grupos poblacionales objetivo de la Comunicación organizacional son:

* Funcionarios: Son los trabajadores Oficiales y los Empleados Públicos de TRANSMILENIO S.A., que están vinculados directamente a la Entidad a través de un contratos a laboral a término indefinido y se encuentran identificados por un carné el cual es personal e intransferible.

A cada funcionario se le asigna un Correo Electrónico Institucional asignado por la Dirección de TIC´s. El funcionario es responsable de todos los correos electrónicos que son emitidos desde la cuenta de correo personal otorgada por la Empresa, del cual se considera que la información enviada es verídica, si bien cualquier comunicación emitida por un empleado se puede considerar oficial, las personas se deben regir por el manual de crisis, donde se determina quienes son las personas autorizadas por la Entidad para salir en medios y generar comunicados para cualquier fuente externa.

* Contratistas: Son los trabajadores que se encuentran vinculados a la entidad a través de un Contrato de Prestación de Servicios. También se encuentra identificados por un carné y poseen un correo electrónico oficial de la entidad. Deben portar su carné para identificarse al ingresar diariamente a la sede administrativa o al Sistema y en caso de pérdida deberán pagar por la reimpresión del mismo.

El contratista es responsable de todos los correos electrónicos que son emitidos desde la cuenta de correo personal otorgada por la Entidad, del cual se considera que la información enviada es verídica, al tener un correo oficial de TRANSMILENIO S.A. cualquier comunicación emitida por un contratista se puede considerar oficial, las personas se deben regir por el manual de crisis, donde se determina quienes son las personas autorizadas por la Entidad para salir en medios y generar comunicados para cualquier fuente externa.

* Entidades Públicas del Distrito Capital: Como parte del fortalecimiento Distrital e Interinstitucional, se determina que las Entidades del Distrito hacen parte del proceso de comunicación interna, donde se busca un trabajo conjunto y sinérgico de divulgación de información a través de las Oficina de Comunicación y los jefes de prensa de todas las entidades del orden Distrital como:

* Lotería de Bogotá

* Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

* Fondo de prestaciones Económicas, Cesantías y Prensiones - FONCEP

* Instituto para la Economía Social – IPES

* Instituto Distrital de Turismo

* Secretaría Distrital de Salud

* Fondo Financiero Distrital de Salud

* Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD

* Orquesta Filarmónica de Bogotá

* Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC

* Fundación Gilberto Alzate Avendaño

* Canal Capital

* Secretaría de Movilidad

* Instituto de Desarrollo Urbano – IDU

* Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

* Terminal de Transportes S.A.

* Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP

* Cuerpo Oficial de Bomberos

* Fondo de Prevención y Atención de Emergencias FOPAE

* Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal

* Secretaría Distrital de Planeación

* Secretaría de Educación

* Instituto para la investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP

* Instituto para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON

* Secretaría de Ambiente

* Jardín Botánico

* Secretaría de Hábitat

* Empresa de Renovación Urbana

* Metrovivienda

* Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB

* Empresa de Teléfonos de Bogotá – ETB

* Empresa de Energía de Bogotá – EEB

* Veeduría Distrital

* Contraloría Distrital

* Contraloría Distrital

* Personería de Bogotá

* Registraduría Distrital del Estado Civil

La información divulgada al Distrito se da a través de comunicados de prensa generados en la Entidad, en donde se comparte la información y novedades de TRANSMILENIO S.A. y de esta manera las Entidades del Distrito puedan replicarla a sus Funcionarios y Contratistas de una manera rápida y oportuna.

La manera de realizar la divulgación, es consolidando la información (comunicado oficial, soporte documental y gráfico), construyendo un correo electrónico y enviándolo a la base de datos de las Entidades del Distrito, esto con el fin de lograr que la divulgación se realice de manera uniforme y constante.

El soporte de esta acción se da con los correos enviados a las Entidades del Distrito, específicamente a los directores del área de comunicación de cada una de ellas, quienes desde su autonomía determinan que información desean divulgar y en cuáles de los eventos desean participar.

• Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A

Definición:

Son estudiantes que cursan el último semestre de carreras técnicas o tecnológicas y que se vinculan a la entidad como pasantes y/o practicantes con el fin de poner en práctica sus conocimientos y facultades y así cumplir con un requisito de sus Centros educativos para obtener su título

En la Entidad existen diferentes canales de comunicación los cuales se describen a continuación

6.3.1 Correo Electrónico

El Correo Electrónico permite a nuestra organización el envío inmediato de noticias y comunicados, donde el alcance de la información solo está delimitado por el mensaje y no por el tiempo y la distancia, generando inmediatez y resultados.

Toda comunicación a través del correo electrónico institucional debe ser escrita en un formato único con las siguientes características:

Fuente: Times New Roman, Tamaño 11

Color: Negro

Espaciado: Sencillo

Fondo: Blanco

Firma De Correo Electrónico (ver pasos en el Anexo 1)

La información que se maneje en el Correo Electrónico de cada Funcionario debe contener al final la firma, con el siguiente formato:

Fuente: Times New Roman, Tamaño 11 (Nombre de la persona)

Times New Roman, Tamaño 10 (Toda la información restante)

Color: Negro

Espaciado: Sencillo

Nombre Completo (Negrilla)

Cargo actual en la Entidad, (Todo debe ser en español y evite siglas)

Área a la que pertenece

Nombre de la Entidad (Altas)

Correo electrónico Corporativo

Teléfono y extensión

Logo de Transmilenio y SITP (este diseño está definido por el área de diseño de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al usuario) se descarga de la Intranet en el micrositio de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario

Ejemplo:

Profesional 3 Talento Humano

Subgerencia Administrativa

TRANSMILENIO S.A.

vannesa.afanador@transmilenio.gov.co

Teléfono: 2203000 Extensión: 2013

6.3.2 Correos Masivos

Los Funcionarios y Contratistas de TRANSMILENIO S.A., no podrán enviar correos masivos de ninguna clase, salvo autorización previa de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

En todo caso estos mensajes masivos, deberán corresponder a información institucional, en ningún caso podrán ser opiniones, chistes y/o cadenas. Vale la pena recordar que toda comunicación dirigida hacia los Servidores Públicos, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A., se deberá direccionar a través de la única herramienta de Comunicación Interna a nivel digital con que cuenta la Entidad, la Intranet.

Para la divulgación y publicación de este medio, se debe enviar un correo electrónico al Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, donde se hará la oportuna revisión. Se contará con dos días para la correspondiente publicación.

Debido a que la información que se pretende comunicar debe cumplir con determinados elementos de comunicación, que son los que establecen la manera de divulgación tales como texto o imágenes, los mismos se deben consignar en el correo de solicitud.

6.3.3 Redes Sociales

* La información publicada en las redes sociales, que vaya a ser multiplicada a través de las cuentas personales de los Funcionarios, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A., deberá ser fiel al documento original, evitando las opiniones personales que en ningún caso pueden comprometer la política de la Empresarial.

* De llegar a presentarse un comentario que afecte la imagen o buen nombre de TRANSMILENIO S.A., se solicitará de manera directa la eliminación de los mismos por parte de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

* En caso que los Funcionarios, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A, lleguen a recibir preguntas o solicitudes de información sobre el funcionamiento de la Empresa a través de las redes sociales, estas deberán ser redirigidas a las siguientes cuentas oficiales de TRANSMILENIO S.A., donde se dará respuesta de manera oficial, de acuerdo con los términos de Ley establecidos:

* Líneas Gratuitas 195 y 018000115510; o Línea de Atención al Usuario en Bogotá D.C. al (571) 2203000 Ext. 2500, virtualmente a través de las páginas WEB www.transmilenio.gov.co; www.sitp.gov.co; www.tullaveplus.com en un link dispuesto para ello denominado SDQS.

6.3.4 Carteleras

Las carteleras tienen un sentido informativo-formativo que permite la rotación de mensajes. La administración de las carteleras y su contenido es responsabilidad del Profesional de Comunicación Organizacional de la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, quien tienen la autonomía para definir la información que será publicada, así como el momento en que se realizarán las actualizaciones pertinentes, previa aprobación del Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario.

En caso que alguna dependencia desee publicar información en las carteleras, deberá comunicarse con la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario a través un correo electrónico al profesional de Comunicación Organizacional y manifestar su necesidad adjuntando el material. El profesional realizará la pertinente revisión, corrección, verificación y publicación. Todo lo anterior, con el fin de velar por la correcta divulgación de la misma, cumpliendo con los valores y principios éticos de la Organización.

En caso de encontrar información no autorizada, la Subgerencia de Comunicación y Atención al Usuario, procederá a retirarla, por esta razón, no está permitido instalar información que no cumpla con las características establecidas.

Las Carteleras deberán cumplir con las siguientes características:

* Deben tener una actualización periódica de quince (15) días, aunque pueden ser actualizadas de acuerdo con el flujo de información y las necesidades de comunicación de la Entidad.

* En la parte inferior de la misma, también llamada "pata", deben estar consignados el Logo de la Alcaldía Mayor, Logos de TRANSMILENIO y SITP, línea de Atención al Usuario y Logo de la Administración. Esta se realizará de acuerdo a lo definido por el área de diseño, de acuerdo a los manuales de diseño tanto de TRANSMILENIO S.A. como de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

* No deben contener mucho texto con el fin de brindar una información concreta y de fácil lectura.

* Deben tener una adecuada ubicación, donde se cumpla con su objetivo de visibilidad para la mayoría de los empleados de TRANSMILENIO S.A.

* La información publicada debe tener un carácter de interés empresarial, donde la imagen gráfica y discursiva sea coherente con la imagen institucional de TRANSMILENIO S.A.

6.3.5 Intranet

Los contenidos publicados en Intranet se tipifican en dos grupos:

* Eventual: Contenido cuya vigencia no se puede estandarizar debido a la inmediatez y ocasionalidad, sin que esto se entienda como producto de la falta de planeación.

* Periódica: Contenido publicado cuya actualización debe realizarse con una periodicidad establecida, definida por los Responsable de Contenido en cada dependencia.

La pertinencia y vigencia de la información publicada en INTRANET está a cargo del responsable de contenido designado por cada dependencia, previa aprobación del jefe de dependencia. Los funcionarios delegados por cada Micrositio, deben evaluar permanentemente la vigencia y pertinencia de la información publicada. En caso de evidenciar algún error o desactualización del contenido publicado deberán avisar inmediatamente a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario para que la información sea actualizada.

La información tanto eventual como periódica, deberá remitirse por correo electrónico a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, en el Formato de Publicación y Actualización en la Intranet (Formato R-SC-002).

Las Subgerencias o Direcciones con un gran volumen de actividades, deberán remitir mensualmente, con un mínimo de 3 días hábiles antes del inicio del mes, un cronograma de las actividades que se desarrollarán de modo que se disminuya al máximo la cantidad de publicaciones eventuales.

La Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario se reserva el derecho de no recibir información de un funcionario diferente al delegado de cada área, de modo que se observe un orden y estandarización del suministro de la información propia de la herramienta.

Es responsabilidad del administrador de la herramienta, la publicación de los contenidos remitidos por cada dependencia, de acuerdo con la periodicidad presentada en la siguiente tabla.

Toda información reportada por los Responsables de Contenido para que sea incluido en la INTRANET, deberá ser avalada con el visto bueno del directivo del área responsable.

Toda información publicada cuyo formato sea texto, será revisada por el Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, para evaluar su redacción y pertinencia. En caso de que surgiesen cambios será responsabilidad del Profesional Universitario de Comunicación Organizacional, informar los ajustes al funcionario delegado. Esta revisión deberá ser realizada en un período máximo de dos días hábiles.

Para la publicación de Documentos de Referencia asociados a los procesos, se deberá solicitar a la Oficina Asesora de Planeación su inclusión en la carpeta dispuesta para este propósito y en el Listado Maestro de Documentos de Referencia.

La Oficina Asesora de Planeación en cumplimiento de su rol funcional y lo dispuesto para la documentación oficial del Sistema Integrado de Gestión, evaluara trimestralmente la información publicada en la INTRANET, solicitando al Web Master Intranet, el retiro, previo aviso a la dependencia involucrada, de aquella información que no cumpla con los estándares de documentación establecidos.

Por la estructura requerida para el Sistema Integrado de Gestión, la publicación, control y seguimiento de la información referente del SIG, la efectuará directamente la Oficina Asesora de Planeación.

Será responsabilidad del Responsables del Contenido, presentar para revisión del Jefe de Dependencia, la información que será publicada, previo al envío a la Subgerencia de Comunicaciones.

6.3.6 Fondo de Escritorio

Teniendo en cuenta que todos los equipos de cómputo de TRANSMILENIO S.A. están asociados a la nube y cuentan con un sistema de red común, este espacio se puede personalizar de acuerdo con las necesidades planteadas para las campañas de comunicación que se desee ejecutar.

Para publicar información en el fondo de pantalla se debe enviar un correo electrónico al Profesional de Comunicación Organizacional, por parte de los delegados previamente designados de cada una de las áreas y que manejan todo lo relacionado con la información oficial por parte de sus dependencias.

Una vez recibida la información, se procederá a la revisión y pertinencia para la correspondiente publicación. Se contará con dos días para dar respuesta y publicar.

6.3.7 Comunicación Directa y Personal

Es de vital importancia en las empresas y siempre que se pueda se debe utilizar, tiene múltiples ventajas, ya que favorece el conocimiento mutuo, al interactuar con lenguaje no verbal, se proporciona información valiosa para las sinergias empresariales. Es claro que no se puede usar siempre, por lo cual también se puede hacer uso de los otros canales mencionados en este proceso.

6.3.8 Teléfono

Un medio de comunicación que sustituye con frecuencia a los otros medios cuando el mensaje requiere una respuesta inmediata, cuando se establece sólo con una persona y además necesitamos intercambiar y recoger opiniones de ella o cuando no se puede dar el mensaje por escrito.

El teléfono tiene dos características:

* Teleconferencia: Permite la confluencia de varias personas que se encuentren a distancia entre ellas, de modo que hablen simultáneamente por teléfono, para debatir sobre algún tema. No es conveniente la participación de más de cinco personas y es necesario planificarlo como reunión, con temas a tratar y con turnos de palabra, para que todos escuchen los mensajes y se consigan los objetivos propuestos en esta reunión.

* Mensajes SMS: Con el ingreso de las nuevas tecnologías, el teléfono móvil se ha convertido en una de las herramientas más importantes de comunicación, por medio del mismo se puede convocar reuniones, enviar información concreta y corta y lograr concretar citas específicas.

6.3.8 Espacios de Participación

Estos espacios de participación son vías de intercambio de comunicación entre las personas de la Entidad que se pueden dar a través de actividades organizadas que permiten conocerse y sentirse parte de la organización en otro tipo de escenarios.

7.1.1 Diagnóstico de la situación actual

Se requiere conocer las necesidades y expectativas de cada uno de los grupos de interés en la entidad. Se recomienda realizar un DOFA, donde se diagnostique a través de un proceso participativo las fortalezas y debilidades de la Comunicación organizacional.

7.1.2 Definir la estrategia y objetivos generales

Partiendo de la identificación de las necesidades más sentidas de los grupos de interés a través del DOFA se definirá la estrategia, objetivos y acciones encaminados a atender los requerimientos de los grupos objetivo

7.1.3 Construcción Mapa de audiencias

Una vez identificados los públicos objetivos internos – descritos en el numeral 6.2 -se procederá a descomponer los objetivos en mensajes relevantes para cada uno de estos públicos. Luego debemos identificar los canales más apropiados para comunicarnos los cuales están enunciados en el numeral 6.3. Para cada público objetivo puede haber varios canales de comunicación adecuados. Por último, se determinarán la frecuencia de uso de estos canales de divulgación para garantizar la efectividad del mensaje.

7.1.4 Plan de Trabajo

Se realizará un plan de trabajo que indique las acciones a realizar y en caso de requerirlo se elaborará un presupuesto para el desarrollo de las actividades que contará con recursos técnicos, humanos, físicos y económicos.

7.1.5 Evaluación de resultados

Se debe generar algún tipo de medición de las acciones realizadas con el fin de generar procesos de mejora constante y medir el impacto que se generó en la organización. Se sugiere que la evaluación se realice cada semestre, acompañada de la construcción de unos indicadores de gestión que fortalezcan el proceso de comunicación.

La comunicación corporativa es la transmisión de la identidad, donde se involucra lo que somos (misión, visión, valores, etc) junto con la marca y su significado (logotipo y nombre de la organización).

Esta comunicación de lo que significa la identidad tiene como resultado "imagen corporativa", la percepción que los demás tienen de la Entidad.

En este sentido, es importante que las personas entiendan la labor que cumple una comunicación efectiva en las presentaciones de cualquier información de la Empresa, para esto, se han dispuesto unos desarrollos gráficos claros, que permiten tener una uniformidad en las presentaciones que hacen, esto con el fin de lograr que la comunicación llegue de manera clara a la audiencia. Esta presentación se puede descargar en Intranet en la siguiente ruta:

7.2.1 Elementos visuales

Como primer punto fundamental nos encontramos con la plantilla de presentación de la Entidad, la cual se ha dispuesto para el uso de toda la comunicación y presentaciones, en la misma encontramos elementos fundamentales como color, animación fuente y estructura de la información.

La plantilla se encuentra ubicada en la Intranet para el fácil acceso y descarga por parte de todos los empleados.

Dicho formato contiene especificaciones que deben ser respetadas, teniendo en cuenta la importancia de manejar la información bajo un mismo concepto. En caso de necesitar algún tipo de modificación especial en la presentación, se debe realizar la solicitud a la Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario, al profesional de Comunicación Organizacional, donde se revisarán las características de la presentación junto con el área de diseño, para determinar si cumple con la comunicación organizacional apropiada para la presentación y divulgación.

Para construir la firma del correo electrónico se deben seguir los siguientes pasos:

Puede crear firmas personalizadas para los mensajes de correo electrónico que contengan texto, imágenes, su tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o incluso una imagen de la firma manuscrita.

Este artículo se aplica a Microsoft Outlook 2010. Esta información también está disponible para Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Outlook 2007.

La firma puede agregarse automáticamente a los mensajes salientes o se puede agregar manualmente solamente a los mensajes que elija.

1. Abra un nuevo mensaje en el Correo Electrónico. En la parte superior en la barra de herramientas, en el grupo Incluir de la ficha Mensaje, haga clic en Firma y, a continuación, en Firmas.

2. En la ficha Firma de correo electrónico, haga clic en Nueva.

3. Escriba un nombre para la firma y haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro Editar firma, escriba el texto que desea incluir en la firma.

5. Para dar formato al texto, seleccione el texto y utilice los botones de estilo y formato para seleccionar las opciones que desee.