RESOLUCIÓN 658 DE 2014

(Noviembre 20)

“Por la cual se crea el Comité del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte y se dictan otras disposiciones”.

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas por el Acuerdo 4 de 1978, la Resolución No. 131 de 2006 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Que la Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en los Capítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

Que la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, en el artículo 6º. Responsabilidad del Control Interno, dispone: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el artículo 5º del Decreto Nacional No. 1826 de 1994, y el literal d), numeral 1º del artículo 5º del Decreto 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que el Artículo 14. Del Comité Interno de Archivo. Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”, dispone: “Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

Parágrafo. En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012”.

Que los integrantes definidos a través del Artículo 15 del citado Decreto son los mismos integrantes del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

Que el Artículo 16 del Decreto 2578 de 2012, establece las funciones del Comité Interno de Archivo y estas son afines a las establecidas para el Comité del Sistema Integrado de Gestión, toda vez que son instancias asesoras que deben garantizar la implementación de sistemas de gestión de manera coherente, organizada y articulada.

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la Circular No. 1000-002 de 2007, en la cual se establece que (…) “Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional.  (...)”.

Que con base en las normas mencionadas, mediante las Circulares conjuntas Nos. 018 de 2006 de la Veeduría Distrital y 046 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre “Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales” y “Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno”, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

Que el 26 de noviembre de 2008, Bogotá D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca “conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados Iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública” y que, en este sentido, recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral.

Que la Directiva 003 de 2009 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009-2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos sobre el modelo del “Sistema Integrado de Gestión”.

Que en desarrollo de las anteriores premisas normativas se expidió el Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011, “Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones”, en el artículo 1 dispuso: “Creación. Créase el Sistema Integrado de Gestión Distrital, como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales. (...)”.

Que el Artículo 2º del mencionado Decreto establece que el Sistema Integrado de Gestión Distrital está conformado por los siguientes Subsistemas:

* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

* Subsistema de Control Interno (SCI).

* Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión, a través del Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011, se adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c., establece que “La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas”.

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión.

Que como estrategia para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere definir espacios y equipos interdisciplinarios, que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad de los mismos.

Que para dar cumplimiento a lo anterior, se requiere crear el Comité del Sistema Integrado de Gestión, definir los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad  y sus respectivas funciones, en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, en el marco del Sistema Integrado de Gestión, para la implementación e incorporación de éste, como instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTICULO PRIMERO: Crear el Comité del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Distrital de Recreación y Deporte.

ARTÍCULO SEGUNDO: Integración. El Comité del Sistema Integrado de Gestión,  estará conformado por:

1. El (la) Director(a)  General del IDRD o su delegado(a) , quien lo presidirá

2. El (la) Secretario(a)  General

3. El (la) Subdirector(a) Administrativo(a)  y Financiero(a)

4. El (la) Subdirector(a) Técnico(a) de Recreación y Deportes

5. El (la) Subdirector(a) Técnico(a) de Parques

6. El (la) Subdirector(a) Técnico(a) de Construcciones

7. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

8. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

9. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

10. El (la) Jefe de la Oficina de Asuntos Locales

11. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno

ARTÍCULO TERCERO: Definición. Sistema Integrado de Gestión. El Sistema Integrado de Gestión, cuya sigla será SIG, es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos, para garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

ARTÍCULO CUARTO: Funciones. Son funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión las siguientes:

1. Definir y aprobar la política y los objetivos del SIG.

2. Gestionar los recursos  para  la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIG.

3. Revisar los informes sobre resultados y propuestas frente a la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de cada subsistema.

4. Aprobar el programa de auditorías internas del SIG

5. Realizar las revisiones por parte de la alta dirección al SIG

6. Hacer seguimiento a la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo  de cada uno de los subsistemas, y

7. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO QUINTO: Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión, será ejercida por el (la) representante de la alta dirección, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo Décimo Primero de la presente resolución, o quien haga sus veces.

ARTÍCULO SEXTO: Asistencia al Comité. La asistencia al comité SIG es obligatoria e indelegable, excepto en el caso del Director General. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del Comité del Sistema Integrado de Gestión no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del Comité.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Actas del Comité. La Secretaría Técnica levantará un acta  de cada uno de los comités celebrados, la cual deberá ser suscrita  por el  Presidente y Secretario Técnico.

ARTÍCULO OCTAVO: Sesiones del Comité del Sistema Integrado de Gestión

* Ordinarias: Se realizarán dos (2) veces al año.

* Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan. 

TITULO II

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTICULO NOVENO: Conformación del Sistema Integrado de Gestión. El Sistema Integrado de Gestión, estará conformado por los siguientes subsistemas:

1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

2. Subsistema de Control Interno (SCI)

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

ARTÍCULO DÉCIMO: Responsabilidad de la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.

El responsable de la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, para la entidad, será el representante legal de la entidad, quien tendrá como responsabilidad el direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Representante de la Alta Dirección / Líder Equipos Técnicos. El representante de la alta dirección del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, para el Sistema Integrado de Gestión, será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

La implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo  de cada uno de los subsistemas es responsabilidad del líder de cada equipo técnico, de conformidad con la siguiente información:

PARÁGRAFO: Los subsistemas, que tengan comités establecidos a la entrada en vigencia de la presente resolución, continuarán cumpliendo con sus funciones de acuerdo con los actos administrativos vigentes. Los subsistemas, que no tengan conformado el  Comité, deberán establecerlo antes del 31 de diciembre de 2014.

TITULO III

EQUIPOS TECNICOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO: Equipos Técnicos. Con el propósito de garantizar una óptima implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de los subsistemas, se crearán Equipos Técnicos a cargo del representante del subsistema respectivo, quien planificará y organizará dicho grupo determinando su periodicidad de reunión, las áreas participantes y su plan de acción enmarcado en la normatividad vigente que le aplique.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Funciones de los Equipos Técnicos:

1. Se efectuarán reuniones de carácter ordinario, para revisar la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del subsistema. De las  reuniones, se elaborarán actas, donde consten las decisiones y el seguimiento a los compromisos adquiridos en cada sesión realizada.

2. Elaborar, revisar y actualizar la documentación necesaria para dar cumplimiento a los requerimientos establecidos en NTD SIG 001:2011.

3. Implementar las acciones y controles operacionales establecidos en cada subsistema de conformidad con la normatividad vigente.

4. Establecer los indicadores de gestión, realizar las mediciones y el análisis de datos.

5. Generar las acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias para el fortalecimiento continuo del subsistema a su cargo, así como realizar el  seguimiento a las mismas.

6. Presentar al Comité del SIG informes sobre resultados y propuestas frente a la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de  cada subsistema, y

7. Las demás requeridas para el funcionamiento eficaz de cada subsistema, que incluyen las establecidas en las respectivas resoluciones de conformación de comités.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Equipo Evaluador. El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Dicho equipo estará conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, su equipo de trabajo y cuando se requiera, de los Auditores Internos en las diferentes normas de gestión de conformidad con la normatividad vigente.

PARÁGRAFO: Los Auditores Internos serán servidores públicos calificados que puedan realizar la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión. La Oficina de Control Interno será responsable de su coordinación, conforme al procedimiento vigente.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Directrices Generales. Todos los servidores públicos  deberán atender las directrices establecidas en la presenta resolución, así como las impartidas para la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.

ARTICULO  DECIMO SEXTO: Vigencia y Derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 573 del 4 de diciembre de 2007,  224 del 11 de mayo de 2011, 354 del 19 de junio de 2014 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de noviembre del año 2014.

ALDO ENRIQUE CADENA ROJAS

Director General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5492 de diciembre 16 de 2014