RESOLUCIÓN 018 DE 2015

(Enero 16)

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor para la vigencia 2015 con cargo al presupuesto asignado a la Secretaría Distrital de Hacienda

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de sus facultades legales conferidas en el artículo 3º del Decreto Distrital 061 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 “Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo” expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., se hace necesario constituir mediante resolución suscrita por el jefe de la entidad, la Caja Menor para la vigencia fiscal del año 2015.

Que mediante la Resolución DDC-000001 de mayo 12 del 2009 “Por la cual se adopta el manual para el manejo y control de las cajas menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C., se implementó la guía que facilita la gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Que con la Resolución 660 del 29 de diciembre del 2011, numeral 3.2.2. del Manual Operativo Presupuestal, se establece que cada entidad constituirá para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal, la caja menor indicando la clase de gasto que se efectuarán en la misma.

Que la Directiva 001 de 2001, expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., establece en su numeral 8 que los representantes legales de las entidades deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y que su número no sea superior a dos (2) por entidad.

Que el artículo 15 de la Resolución 000053 de 2009, “Por la cual se adoptan medidas de racionalidad en el Gasto Público en la Secretaría Distrital de Hacienda y se deroga la Resolución 956 de 2001”, la caja menor estará a cargo del Subdirector Financiero de la Secretaría Distrital de Hacienda, o quien haga sus veces.

Que mediante el Decreto Distrital 603 del 3 de diciembre de 2014, se liquidó el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá, Distrito Capital para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, en el que se clasificaron y definieron los rubros de gasto.

Que el artículo 21 del Decreto Distrital 603 de 2014, establece que las obligaciones por concepto de telefonía móvil, transporte, mensajería y gastos notariales, honorarios de secuestres causadas en el último trimestre de 2014, se podrán imputar y pagar con cargo a las apropiaciones de la vigencia fiscal del 2015, por lo tanto, se realizará el reintegro de los gastos de peritaje y para los funcionarios que desarrollan funciones de mensajería, autenticaciones y fotocopias de fallos de tribunales y altas cortes que se causen del 10 al 31 de diciembre de 2014, con el primer reintegro de la Caja Menor constituida para la vigencia 2015

Que se requiere atender los gastos de funcionamiento y los gastos generales definidos en el Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Que la Secretaría Distrital de Hacienda cuenta con un Presupuesto Anual para la vigencia 2015 por gastos de funcionamiento de $245.916 millones que corresponden a 381.650 SMMLV, por lo que le permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 350 SMMLV, de conformidad con el artículo 7º del Decreto 061 de 2007.

Que se cuenta con Certificados de Disponibilidad Presupuestal Nos. 8 y 6 de las unidades ejecutoras 01 – Dirección de Gestión Corporativa y 04 – Fondo Cuenta Concejo de Bogotá, respectivamente, para constituir la Caja menor de la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Decreto Distrital 061 de 2007.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. Constitución y cuantía. Constitúyase en la Secretaría Distrital de Hacienda para la vigencia fiscal del 2015, la siguiente caja menor:

PARÁGRAFO 1°. Para los efectos de esta Resolución el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2015 es seiscientos cuarenta y cuatro mil trescientos cincuenta pesos ($644.350) M/Cte. de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto Nacional 2731 de 2014

ARTÍCULO 2°. Ordenador de Gasto. Delegar la ordenación del gasto de la caja menor en el Subdirector Financiero código 068 grado 05 de la Dirección de Gestión Corporativa.

PARÁGRAFO 1°. Responsables. Los responsables del manejo de la caja menor pueden ser un profesional o un técnico operativo de la Subdirección Financiera, designado mediante oficio por éste.

PARÁGRAFO 2°. El responsable del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Hacienda, deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el artículo 8 de la presente Resolución, y estar amparado por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, por el 100% del monto del fondo de la caja menor.

PARÁGRAFO 3°. Tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la caja menor y el de la custodia de los valores responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente de las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

PARÁGRAFO 4°. Una vez entre a regir la planta de personal adoptada por el Decreto Distrital 600 de 2014 y la estructura interna adoptada en el Decreto Distrital 601 de 2014, la delegación aquí conferida se radicará en el Subdirector Administrativo y Financiero de la Dirección de Gestión Corporativa.

ARTÍCULO 3°. Finalidad. La caja menor atenderá los gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios como son: transporte para trámites a diferentes entidades, fotocopias urgentes y autenticaciones de documentos, papelería y útiles que requiera la entidad que no se encuentren en el almacén; mantenimiento y reparaciones; conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles; pago de publicaciones y en general aquellos gastos necesarios para el funcionamiento de la entidad que tengan las características señaladas.

PARÁGRAFO. Para efectuar gastos con cargo a la caja menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

ARTÍCULO 4°. Prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto Distrital 061 del 14 de febrero del 2007, el numeral 3.2.2 de la Resolución SDH 000660 de 2011 y el numeral 6 del Título II de la Resolución DDC-000001 de mayo 12 de 2009, no se podrán realizar con los fondos de la caja menor ninguna de las siguientes operaciones:

1- Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad.

2- Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

3- Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

4- Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones. Se exceptúan de esta prohibición los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respetivas entidades establecidas para tal fin.

5- Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6- Efectuar pagos de contratos

7- Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creación.

8- Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de creación.

9- Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización.

10- Efectuar reintegros por obligaciones contraídas con anterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la caja menor.

ARTÍCULO 5°. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía. Los gastos generados por esta caja menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

PARÁGRAFO 1°. Para los gastos de alimentos comprendidos dentro del rubro de materiales y suministros que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, y necesarios, se efectuarán previa solicitud del Secretario Distrital de Hacienda o del Subsecretario.

PARÁGRAFO 2°. Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice un funcionario distinto al responsable de la caja menor, esta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de conformidad con el literal f del numeral 5.4 de la Resolución DDC-000001 de mayo 12 de 2009.

PARÁGRAFO 3°. Los gastos que se realicen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente a un millón ochocientos cuarenta y ocho pesos m/cte. ($1.848.000). Igualmente no podrá efectuarse el fraccionamiento en las compras realizadas por medio de estos fondos.

PARÁGRAFO 4°. En la caja menor que se constituye, por necesidades del servicio, se podrá mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, hasta por la suma de tres millones ochenta mil pesos m/cte. ($3.080.000).

ARTÍCULO 6°. Legalización del gasto Los gastos que se realicen con cargo a la caja menor se efectuarán así:

1. Gastos hasta por la suma de seiscientos cuarenta y cuatro mil trescientos cincuenta pesos ($644.350) M/Cte. se efectuarán con la presentación de la factura y la certificación de recibido a satisfacción.

2. Gastos superiores a seiscientos cuarenta y cuatro mil trescientos cincuenta pesos ($644.350) M/Cte., se efectuarán con la presentación de la factura y la certificación de recibido a satisfacción, previa la presentación de dos (2) cotizaciones, salvo que solo exista un único proveedor en el mercado.

PARÁGRAFO 1°. Los pagos superiores a seiscientos cuarenta y cuatro mil trescientos cincuenta pesos ($644.350) M/Cte., que se realicen a través de la caja menor de Gastos Generales se girarán única y exclusivamente con cheque a nombre del proveedor, con el correspondiente sello restrictivo de “páguese al primer beneficiario”. Se exceptúan los cheques girados a nombre del responsable de la caja menor para reembolso de efectivo.

PARÁGRAFO 2°. Con el fin de dejar constancia sobre la operatividad del gasto en el segundo caso estipulado en este artículo, el funcionario competente dejará soporte sobre la operación, indicando en forma sumaria los motivos por los cuales se realizó la escogencia de la cotización más favorable, señalando los motivos para tal decisión.

ARTÍCULO 7°. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de esta caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en la Directiva 01 de 2001, modificada por la Directiva Distrital 008 de 2007, aclarada por la Directiva 007 de 2008 expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá, el Decreto Distrital 061 del 14 de febrero del 2007, la Resolución 00053 del 16 de febrero de 2009 “Por la cual se adoptan medidas de racionalidad en el gasto público en la Secretaría Distrital de Hacienda y se deroga la Resolución 956 de 2001”; la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., y las disposiciones que se expidan sobre austeridad en el gasto público del Distrito Capital.

ARTÍCULO 8°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C. a los 16 días del mes de enero del año 2015.

RICARDO BONILLA GONZÁLEZ

Secretario Distrital de Hacienda

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5514 de enero 19 de 2014