RESOLUCIÓN 189 DE 2015

(Agosto 25)

Por medio de la cual se establece el trámite interno para los derechos de petición ante la Veeduría Distrital“.

LA VEEDORA DISTRITAL,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por el literal h del Acuerdo 24 de 1993, el numeral 19 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, artículo 22 de la Ley 1755 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, señalan que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivo de interés general o particular y obtener pronta solución, así como a acceder a los documentos públicos a excepción de aquellos que gozan de reserva legal.

Que el artículo 22 de la Ley 1755 de 2015, “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, señala que las autoridades públicas reglamentarán la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.

Que el artículo 5° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, señala como derecho de las personas ante las autoridades, entre otros, los de: presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.  Las actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público.  Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.  Salvo reserva legal, obtener información que repose en los archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes. Igualmente a obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.

Que mediante la Ley 1755 de 2015, se expidió la ley estatutaria del derecho de petición, a través de la cual se sustituye el Título II, Derecho de Petición, Capítulo I, Derecho de Petición ante las autoridades-Reglas Generales, Capítulo II Derecho de petición ante autoridades-Reglas Especiales y Capítulo III Derecho de Petición ante organizaciones e instituciones privadas, artículos 13 a 33, de la Parte Primera de la Ley 1437 de 2011, regulando las actuaciones administrativas en lo que hace relación al derecho fundamental de petición, entre otros, las reglas generales de presentación, requisitos,  términos y forma de resolverlos.

Que de conformidad con el inciso 3 del artículo 6° de la Ley 962 de 2005, toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública, disposición concordante con el numeral 8 del artículo 7° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que el numeral 19 de artículo 34 de la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, incluye entre los deberes de los servidores públicos: “Dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, así como los internos sobre el trámite del derecho de petición.”

Que adicional a las normas citadas en los considerandos precedentes que regulan el derecho de petición, existen disposiciones de carácter especial para efectos de responder las solicitudes de algunas autoridades, las cuales deberán tenerse en cuenta al momento de tramitarlas.

Que el artículo 258 de la Ley 5° de 1995, “Por la cual se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cámara de Representantes”, dispone: “Solicitud de informes por los Congresistas. Los Senadores y Representantes pueden solicitar cualquier informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que corresponde adelantar al Congreso. En los cinco (5) días siguientes deberá procederse a su cumplimiento.”

Que el Decreto Distrital Nº. 190 del 18 de mayo de 2010, regula el procedimiento para las relaciones político-normativas con el Concejo de Bogotá, D.C., estableciendo términos para el trámite de los proyectos de acuerdo.

Que el Acuerdo 348 de 2008, “Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotá, Distrito Capital”, establece en el artículo 58 los términos dentro de los cuales los funcionarios citados deben proceder a responder el cuestionario relacionado con las proposiciones.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

ARTÍCULO PRIMERO. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente acto administrativo regula el trámite interno de los Derechos de Petición que se formulen ante la Veeduría Distrital, en el marco de su competencia, en concordancia con lo dispuesto por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en la ley estatutaria  que regula el derecho fundamental del derecho de petición.

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO DEL DERECHO DE PETICIÓN: Toda persona tiene derecho de presentar peticiones respetuosas y a obtener pronta resolución.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante la Entidad, independiente de la denominación que tenga la solicitud, implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, que se resuelva una situación jurídica, la intervención de una entidad o funcionario,  que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos, e interponer recursos.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos de resolver los derechos de petición, la Entidad actuará dentro de los límites de su competencia, teniendo en cuenta el carácter reservado que sobre determinados documentos establece la ley.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Para efectos de resolver los recursos de la vía administrativa se atenderán los términos y plazos previstos en las normas que rigen la materia.

ARTÍCULO TERCERO. MODALIDADES DE LAS PETICIONES.  Las peticiones se clasifican en:

1. Interés General y Particular: Busca el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, que se resuelva una situación jurídica, que se preste un servicio, o solicita información, consulta, o la expedición de copias de documentos, presenta quejas, denuncias o reclamos.

2. De documentos y de información: Busca consultar, examinar y/o requerir copias de documentos.

3. Consulta: Formula a la Entidad una consulta sobre las materias a su cargo. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, en los términos de la Ley 1755 de 2015.

4. Queja: Pone en conocimiento de la Entidad una actuación que se considera irregular que involucra funcionarios, exfuncionarios, contratistas o excontratistas de la Entidad.

5. Reclamo: Pone en conocimiento de la Entidad una actuación que se considera irregular en el funcionamiento de los servicios prestados por la Entidad.

6. Recursos: Estos se someten a las normas especiales establecidas en el Capítulo V del Título III del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 74 a 86; y demás normas concordantes.

En desarrollo del derecho de petición, toda persona podrá solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones de la Veeduría Distrital, a consultar los documentos que reposen en la entidad, a que se le expidan certificaciones y copias de los mismos, siempre que no exista reserva sobre los mismos en los términos de la Constitución y la ley.

Las respuestas que emita la Veeduría Distrital  a los ciudadanos en virtud del derecho de petición deberán estar suscritas únicamente por los funcionarios autorizados para tal fin,  de conformidad con lo dispuesto en el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de la Entidad, concordante con los manuales de procesos y procedimientos.

ARTÍCULO CUARTO. TÉRMINOS PARA RESOLVER LAS PETICIONES.  Para efectos de atender las peticiones, se tendrán en cuenta los plazos previstos en la ley, así:

1. Interés General y Particular: Se debe resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción en la Entidad.

2. De documentos y de información: Se debe resolver dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción en la Entidad.

3. Consulta: Se debe resolver dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción en la Entidad.

4. Queja: Se debe resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción en la Entidad.

5. Reclamo: Se debe resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción en la Entidad.

6. Petición entre autoridades: Cuando una autoridad formule una petición de información esta se resolverá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción en la Entidad. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento en un término inferior al aquí previsto, cuando la autoridad solicitante así lo indique expresamente en su petición, y que se trate de aquellas sometidas a regulaciones especiales.

7. Peticiones reguladas por normas especiales: Para efectos de resolver las solicitudes, peticiones, quejas o reclamos, la Entidad deberá tener en cuenta los términos establecidos para casos particulares, de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

7.1 Cuando el solicitante sea un Congresista, y requiera cualquier informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que compete al Congreso de la República, ésta se debe resolver,  dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 258 de la Ley 5ª de 1992.

7.2. Cuando se trate de solicitudes procedentes del Concejo de Bogotá, relacionadas con proposiciones de citación, se deberá dar respuesta al cuestionario correspondiente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del mismo, en medio magnético y/o correo electrónico y en original impreso y firmado. Si la complejidad del cuestionario lo amerita, se podrá solicitar ante el Secretario General o Secretario de Comisión una prórroga,   por un máximo de tres (3) días hábiles, de conformidad con lo establecido por el artículo 58 del Acuerdo 348 de 2008.

7.3. Cuando se trate de solicitudes de información elevadas por los concejales del Distrito Capital, y la Entidad evidencie que no puede dar respuesta total o parcial, deberá remitirla a la entidad correspondiente e informar al concejal/a de dicha circunstancia dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, en atención a lo previsto en el artículo 29 del Decreto Distrital 190 de 2010.  Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en la normatividad legal vigente para cuando se realizan peticiones respecto de las cuales la Entidad no sea competente para resolverla.

7.4. Cuando se trate de las solicitudes relacionadas con el trámite de proyectos de acuerdo, teniendo en cuenta que la Secretaría de Gobierno Distrital es la encargada de coordinar la posición de la Administración Distrital frente a las iniciativas radicadas en el Cabildo Distrital, la Veeduría Distrital  a través del/a Jefe/a de la Oficina Asesora de Jurídica deberá informar por correo electrónico al Director de Seguimiento y Análisis Estratégico, si la Entidad es competente para analizar la correspondiente iniciativa, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la solicitud.

Para emitir los comentarios a los proyectos de acuerdo, la Entidad deberá pronunciarse a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud, utilizando para ello el Formato Único de Emisión de Conceptos establecido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Circular No.004 del 15 de enero de 2010, de conformidad con lo previsto en el artículo 11 del Decreto Distrital 190 de 2010.

La Veeduría Distrital para atender las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes dará aplicación a los principios de la función administrativa, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, igualdad y moralidad.

ARTÍCULO QUINTO. ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES. Tendrán atención prioritaria. i) Las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental que deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. ii) Las peticiones que impliquen, por razones de salud o de seguridad personal, peligro inminente para la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, en cuyo caso se adoptarán de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición. iii) Si la petición la realiza un periodista, para el ejercicio de su actividad, se dará trámite preferencial a la misma.

ARTÍCULO SEXTO. IMPOSIBILIDAD DE RESOLVER DENTRO DEL TÉRMINO ESTABLECIDO. Cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición dentro del término señalado en el artículo cuarto de la presente resolución, la Entidad informará de esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término, expresando: i) los motivos de la demora y; ii) el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

ARTÍCULO SÉPTIMO. FUNCIONARIO SIN COMPETENCIA.  Cuando se trate de peticiones verbales presentadas a la Veeduría Distrital  en el evento de que la Entidad no sea competente para conocer del asunto, se deberá informar de inmediato al interesado.

Cuando se trate de peticiones escritas, se informará al solicitante a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al de la recepción por parte de la Entidad, debiéndose dar traslado al competente dentro del plazo señalado, enviando copia del oficio remisorio al interesado.  En el evento de no existir funcionario competente, así se le informará al peticionario.

CAPÍTULO II.

FORMA Y PRESENTACIÓN DE LAS PETICIONES

ARTÍCULO OCTAVO. PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE PETICIONES. Cualquier persona podrá presentar ante la Veeduría Distrital peticiones, quejas, reclamos o solicitudes de forma verbal o escrita, a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos, al correo electrónico correspondencia@veeduriadistrital.gov.co el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS) de la Alcaldía Mayor de Bogotá, del fax 3407666 Ext. 716, del buzón de la Entidad ubicado en la página web: www.veeduriadistrital.gov.co, en la ruta: Atención a la ciudadanía, link: “denuncie” o de la línea gratuita 018000124646 ó 3407666 Ext. 519.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando en una petición no se alleguen los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo el servidor público de la Entidad, deberá indicar al peticionario sobre los faltantes.  Si el peticionario insiste en que así se radique, se procederá dejando constancia de esta circunstancia donde se indique los requisitos o documentos faltantes.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos que presten sus servicios en la Veeduría Distrital que reciban directamente vía fax, correo electrónico o por cualquier otro medio una petición, deberán remitirla de manera inmediata al/a Profesional Especializado del Despacho del/a Viceveedor/a Distrital, responsable del Proceso de Gestión Documental o quien haga sus veces, para que se proceda a la asignación del número de radicación, y posteriormente se efectúe el reparto correspondiente.

ARTÍCULO NOVENO. PETICIONES VERBALES. Se formulan directamente, en el marco de la atención presencial o telefónica, ante la oficina de Atención al Ciudadano y Grupos de Interés o ante el Defensor  del Ciudadano de la Veeduría Distrital y de ser posible, se resolverán de manera inmediata en la misma forma en que se presentaron. El servidor público que brinde la atención y orientación, recibirá, tramitará y resolverá la petición, dejando registro del trámite realizado en el aplicativo o formato establecido por la Entidad.

Cuando quien presente una petición verbal solicite constancia de la misma, el servidor público que la recibe, expedirá esta de forma sucinta, de acuerdo con el formato que adopte la Entidad para tal fin.

Cuando la petición requiera de cierta formalidad, en razón al tema objeto de la misma, el servidor público encargado de brindar la atención podrá solicitar al peticionario que esta se presente en forma escrita, para lo cual se pondrá a disposición del interesado el formato diseñado por la Entidad para tal fin.  Si la persona manifiesta no saber escribir, el servidor público transcribirá la petición, con los datos que el ciudadano brinde y éstas peticiones seguirán el trámite de las escritas.

PARÁGRAFO PRIMERO. Siempre que se trate de peticiones verbales, deberá quedar la constancia de la misma para efectos de control y seguimiento, para lo cual se asignará un número de radicación.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando la petición verbal se vierta en forma escrita en el formato diseñado por la Entidad, de conformidad con lo previsto en el presente artículo, esto no será obstáculo para que el peticionario pueda formular o aportar con su solicitud argumentos, pruebas o documentos adicionales que los formularios no contemplen, y que al momento de resolver deberán ser tenidos en cuenta.

ARTÍCULO DÉCIMO. PETICIONES ESCRITAS. Son las recibidas por medio escrito, bien sea mediante la radicación de documento físico de forma directa o por intermedio de apoderado o representante; electrónicas, a través del correo electrónico y del portal de internet de la Veeduría Distrital; así como las remitidas vía fax. Las peticiones recibidas a través de las cuentas oficiales de la Entidad en las redes sociales, se tramitarán como peticiones escritas electrónicas.

Las peticiones escritas serán recibidas en la oficina de Correspondencia de la Veeduría Distrital, quien es la encargada de recepcionar, radicar, registrar en el sistema ORFEO o en el que tenga implementado la Entidad, al igual que llevar el control de las comunicaciones escritas de la Entidad.

PARÁGRAFO. En lo que respecta a las peticiones escritas, sean estas electrónicas o físicas, la Veeduría Distrital promoverá entre los ciudadanos el uso e indicación de una cuenta de correo electrónico, con el fin de optimizar la eficacia y oportunidad en la comunicación de las respuestas que emita la Entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. REQUISITOS DE LAS PETICIONES ESCRITAS. Las peticiones escritas deberán observar los requisitos señalados en la ley, y en especial los que se relacionan a continuación:

1. La designación de la autoridad a la que se dirige;

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante, o de su representante o apoderado, con indicación del documento de identidad, la dirección donde recibirá correspondencia, número telefónico, dirección de correo electrónico. Igualmente, el ciudadano deberá indicar elementos de ubicación geográfica o urbanística que faciliten el proceso de respuesta por parte de la Entidad. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, está en la obligación de indicar su dirección electrónica.

3. El objeto de la petición y las razones en que se fundamenta.

4. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que se acompañan, cuando a ello haya lugar;

5. La firma del peticionario, su representante o apoderado, salvo que se presenten por correo electrónico. Si es necesaria la suscripción del documento como ejercicio de la titularidad o legitimación para hacer la solicitud, se requerirá al peticionario para que la suscriba;

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando en la formulación de la petición se actúe por medio de mandatario, el apoderado deberá acompañar el poder el cual deberá reunir los requisitos y las formalidades definidas en el artículo 74 y siguientes de la Ley 1564 de 2012, correspondiente al  Código General del Proceso.

En el evento de las consultas, las preguntas deberán estar discriminadas, a fin de que la Entidad pueda responder bajo los parámetros de ley.

El servidor público encargado de recibir las peticiones escritas deberá examinar integralmente la petición y verificará el cumplimiento de los requisitos, orientando al peticionario para complementar la información faltante, necesaria para emitir una respuesta oportuna y de fondo. No obstante, la ausencia de estos requisitos no podrá ser motivo de rechazo de la petición.

PARÁGRAFO SEGUNDO. En ningún caso se estimará incompleta la petición por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla, o cuando los documentos se encuentren dentro de los archivos de la Entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. PETICIONES INCOMPLETAS.  Cuando el servidor público que deba resolver la solicitud, constate que la petición ya radicada se encuentra incompleta o que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para resolver de fondo y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, procederá a requerir al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación en la Entidad, para que la complete o adicione en el término máximo de un (1) mes.

PARÁGRAFO. El término para resolver la petición se reactivará a partir del día siguiente en que el peticionario complete o adicione la solicitud, de acuerdo con lo requerido por la Entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. DESISTIMIENTO.  El desistimiento de una petición podrá ser tácito o expreso.

1. Desistimiento tácito. Se interpretará que el solicitante ha desistido de su petición, cuando este no atienda el requerimiento hecho por la Entidad en los términos previstos en el artículo noveno de la presente resolución, a menos que, antes del vencimiento del plazo concedido para completar la información solicite prórroga, la cual podrá ser hasta por un término igual al inicialmente otorgado, de conformidad con lo previsto en la ley.

2. Desistimiento expreso. El peticionario podrá desistir en cualquier momento de su solicitud, sin que este hecho impida que la misma pueda ser presentada nuevamente con el cumplimiento de los requisitos legales, sin embargo, si la Veeduría Distrital lo considera necesario por razones de interés público, podrá continuar de oficio la actuación, caso en el cual se expedirá el correspondiente acto administrativo motivado donde se justifique la actuación.

PARÁGRAFO.  En el caso de desistimiento tácito, vencidos los términos establecidos en el artículo noveno de la presente resolución, en concordancia con lo previsto en el presente artículo, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la Veeduría Distrital declarará el desistimiento y ordenará el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se deberá notificar personalmente al interesado, contra el cual únicamente procede el recurso de reposición.  Lo anterior, sin perjuicio de que la misma solicitud pueda ser presentada nuevamente con el cumplimiento de los requisitos legales

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. FORMACIÓN DE EXPEDIENTES. Los servidores públicos a quienes por competencia se les radique una petición, deberán organizar el expediente respectivo con todos los documentos, incluidos los registros electrónicos, donde se evidencie la respectiva actuación administrativa.

PARÁGRAFO. Para efectos del trámite de los derechos de petición trátese de verbales, escritos; peticiones, solicitudes, quejas, reclamos, en todos los casos, la oficina de correspondencia de la Entidad, será la responsable de generar el trámite de radicación a través del aplicativo ORFEO o del que se encuentre implementado por la entidad, de conformidad con lo establecido en el Manual de Atención al Ciudadano y Grupos de Interés.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. PROCESO DE RECEPCIÓN. Los derechos de petición, quejas  reclamos, solicitudes presentados por la ciudadanía a través de los canales y/o medios de los cuales dispone la Veeduría Distrital, serán recepcionados por la oficina de Correspondencia, que registrará la información con un número de radicado, en el Sistema de Información Documental-Orfeo, para ser remitida a la entrada del Sistema Orfeo del/a Viceveedor/a Distrital, quien clasificará y asignará la PQRS a la dependencia que por competencia deba responder la petición, e igualmente informará a la Oficina de Atención al Ciudadano para que se realice el correspondiente seguimiento.

La oficina de Atención al Ciudadano, deberá hacer el seguimiento, a través de correo electrónico y/o llamadas telefónicas, a los responsables, que por competencia, deben proyectar las respuestas y resolver las PQRS dentro de los términos y de acuerdo con el procedimiento establecido en la ley y en los manuales de la entidad.

En el caso de peticiones, quejas y reclamos efectuados por organismos de vigilancia y control, entre otros, (Congreso de la República, Concejo de Bogotá, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Personería de Bogotá, Contraloría de Bogotá, Contraloría General de la República), una vez recepcionados por la oficina de Correspondencia, se remitirán de manera inmediata a la entrada del Sistema Orfeo del/a Viceveedor/a Distrital, quien lo reasignará al servidor público competente y responsable de la respuesta, quien deberá proyectarla teniendo en cuenta los tiempos de revisión al interior de la Entidad y el término perentorio previsto en la ley según la clase de solicitud de que se trate y el funcionario competente para la firma.

Los proyectos de repuesta de las peticiones señaladas anteriormente, se remitirán al Despacho del/a Viceveedor/a Distrital, dentro de los términos perentorios que ésta indique, de tal manera que se garantice una adecuada revisión y análisis antes de la firma de su despacho o  del/a Veedor/a Distrital. Para tales efectos, este Despacho podrá indicar, en cada caso, el término máximo y los responsables para preparar y proyectar la respectiva respuesta.

Cuando se trate de solicitudes que se presenten a través del buzón virtual, ubicado en la página web de la entidad, www.veeduriadistrital.gov.co, el aplicativo asignará de forma automática un número de radicado y el sistema lo exportará a la entrada del Sistema Orfeo de la cuenta del/a Viceveedor/a Distrital para el respectivo reparto.

Cuando la petición, queja y/o reclamo, se presente de forma reiterada, el/a Viceveedor/a Distrital, por reparto, la asignará a la dependencia competente y al Defensor(a) del Ciudadano, para el correspondiente tramite.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO.  RESERVA DE LOS DOCUMENTOS. Serán de carácter reservado los documentos expresamente sometidos a esta condición en la Constitución Política o la ley y en especial los descritos en el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1755 de 2015 y en las normas que lo modifiquen o adicionen.

PARÁGRAFO. La decisión que rechace la petición de información o de documentos sometidos a reserva será motivada, indicando en forma precisa las disposiciones legales en las cuales se sustenta y deberá notificarse al peticionario. Contra esta decisión no procede recurso alguno por la vía administrativa.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. INSISTENCIA DEL SOLICITANTE EN CASO DE RESERVA. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante el funcionario que invoca la reserva, conforme a lo dispuesto en el artículo 26 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, este enviará a través de la Oficina Asesora de Jurídica  la documentación correspondiente al Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca, quien decidirá en única instancia, dentro de los diez (10) días siguientes, si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada. Este término se interrumpirá en los siguientes casos.

1. Cuando el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.

2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar el conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo Tribunal.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. INOPONIBILIDAD DE INFORMACIONES O DOCUMENTOS SOMETIDOS A RESERVA. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades judiciales y administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos e información que lleguen a conocer en desarrollo de lo establecido en este artículo.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. RESERVA DE LAS INVESTIGACIONES. De conformidad con el artículo 95 de la Ley 734 de 2002, en el procedimiento ordinario, las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales.

En lo que hace relación a las investigaciones que adelante la Veeduría Distrital en desarrollo de su función misional, se dará aplicación a la reserva en los términos previstos en los artículos 121 y 123 del Decreto Ley 1421 de 1993.

ARTÍCULO VIGÉSIMO. NOTIFICACIONES. Las decisiones que resuelvan las peticiones en interés particular, y que sean susceptibles de recursos por la vía administrativa, se notificarán de manera personal al peticionario, en el evento de no existir  otro medio más  eficaz de informar al interesado, para estos efectos, la Entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto,  le enviará la citación correspondiente  a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente, o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca con el fin de proceder a la diligencia de notificación personal, en la cual se hará entrega de una  copia íntegra y gratuita de la respuesta emitida, dejando constancia de la diligencia de notificación en el expediente respectivo, sin perjuicio de la cancelación de fotocopias, en el evento que proceda de acuerdo con lo señalado en el  artículo décimo octavo de la presente resolución.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, la citación se publicará en la página web de la Entidad y en todo caso en un lugar de acceso al público de la Entidad. La publicación se hará por el término de cinco (5) días hábiles, de todo lo cual se dejará constancia en el expediente respectivo.

Al realizar la notificación al peticionario se le indicará los recursos que proceden contra la respuesta dada al asunto, la instancia ante la cual debe presentarlos y los plazos para hacerlo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. NOTIFICACIÓN POR AVISO. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico del peticionario, que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha del acto que se notifica, el funcionario que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica de la Veeduría Distrital, y en todo caso en un lugar de acceso al público de la Entidad.  La publicación se hará por el término de cinco (5) días hábiles, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. ACUMULACIÓN DE TRÁMITES. Si se formulan varias peticiones de información, interés general o de consulta, sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes procesos, áreas o niveles de la Entidad, se remitirán a aquella que sea competente para su trámite, según la naturaleza de la petición.

Una vez el competente disponga la acumulación, las peticiones se tramitarán de forma conjunta, emitiendo una sola decisión, que se notificará a todos los interesados.

PARÁGRAFO. Cuando los solicitantes de peticiones de información, interés general o de consulta análogas, sean más de diez (10) ciudadanos, la Veeduría Distrital podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, en la página web de la Entidad y entregará copias de la misma a quien lo solicite.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. PAGO DE FOTOCOPIAS. Cuando se solicite la expedición de copias, cuyo número sea mayor a cinco (5), el peticionario deberá cancelar previamente el costo de las mismas, de acuerdo a los valores establecidos en la Resolución 340 de 2002 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., o la que la modifique o derogue, haciendo la respectiva consignación en la Tesorería Distrital a favor de Bogotá D.C.

El competente para el trámite del asunto indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, que para la entrega de las fotocopias debe cancelar previamente el valor de las mismas. El peticionario contará con un plazo máximo de un (1) mes a partir del recibo de la comunicación por parte de la Entidad para efectuar el pago, de lo contrario se entenderá que desiste de su solicitud y en consecuencia se procederá a su archivo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO. TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ESPECIALES. Lo previsto en la presente resolución no se aplica a los trámites, procedimientos y actuaciones administrativas especiales que cuentan con regulación específica; de modo que la presente resolución tendrá carácter supletorio frente a aquellos, y sólo se aplicará en lo no previsto en las normas especiales y en cuanto sean compatibles.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO. SEGUIMIENTO Y CONTROL.  La oficina de Atención al Ciudadano, presentará semanalmente al Despacho del/a Viceveedor/a Distrital  un informe sobre  las solicitudes que se han atendido dentro del término legal y las que se encuentren en trámite, resaltando las peticiones correspondientes a los órganos de control y vigilancia.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. Las situaciones no previstas en este reglamento, se regirán por las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las normas que lo modifiquen, adicionen o reformen.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO. PROCEDIMIENTO. Para efectos de tramitar las peticiones, quejas, consultas, reclamos y solicitudes, los servidores públicos de la Veeduría Distrital tendrán en cuenta lo dispuesto en los procedimientos  y manuales expedidos por la Entidad.

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 171 del 8 de septiembre de 2014 expedida por la Veeduría Distrital.

Dada en Bogotá, D.C., a los 25 días del mes de agosto del año 2015.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

ADRIANA CÓRDOBA ALVARADO

Veedora Distrital

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5664 de septiembre 02 de 2015