Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 880 del 17 de Diciembre de 2014 en lo que corresponde a la actualización del siguiente protocolo inmersos (sic) a la versión registrada en el siguiente cuadro:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

1. OBJETO

2. DEFINICIONES

3. ALCANCE Y RESPONSABLE

4. ASPECTOS JURIDICOS

4.1. Principios

4.2. Normatividad Aplicable

5. NORMAS GENERALES – POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.1. Regularización

5.2. Equipo de Trabajo

5.3. Roles y Necesidades

5.4. Etapas

5.5. Metodología de Trabajo

5.5.1. Agenda

5.5.2 Análisis del Problema

5.5.3 Niveles de Seguimiento

6. REGLAS DE FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN

6.1. Correspondencia Recibida

6.2. Temas a Tratar

6.3. Análisis de los hechos relevantes

6.3.1. Formulación de Propuestas

6.3.2. Las reuniones ordinarias del grupo de apoyo a la supervisión

6.3.3. La participación en las reuniones de los integrantes del grupo de apoyo a la supervisión

6.3.4. Cartas de Acuerdo

7. DECISIONES INFORMADAS Y CICLO DE DECISIÓN

7.1. Desacuerdos

8. COMUNICACIONES EN LA REGULARIZACIÓN

9. REFERENCIAS

10. TABLA DE FORMATOS

El presente Protocolo define las responsabilidades y funciones para adelantar el proceso de regularización en apoyo de la Supervisión o apoyo al seguimiento de la interventoría de los contratos de concesión que tenga suscritos TRANSMILENIO S.A. para la prestación del servicio público de transporte de la ciudad y su área de influencia, los contratos de recaudo y los contratos de concesión derivados de la explotación comercial del Sistema Integrado de Transporte Público.

El proceso de regularización se define como la metodología para crear y entregar un registro secuencial y cronológico al supervisor o apoyo al seguimiento de la interventoría de los contratos de concesión, en donde se identifican las diferentes actuaciones y novedades que atañan a los contratos y que soporten la toma de decisiones por parte de la supervisión.

El proceso de regularización de los contratos de concesión debe reflejar la gestión de los funcionarios como apoyo al esquema de supervisión o apoyo al seguimiento de la interventoría.

Ciclo de decisión: Corresponde a una secuencia de pasos utilizados por la Entidad de manera procedimental para alcanzar e implementar decisiones.

Contrato de Concesión: Contrato celebrado entre TRANSMILENIO S.A. y el concesionario como consecuencia de una licitación o una APP, para la prestación de un servicio.

Decisiones informadas: Son aquellas que toma el nivel directivo basadas en información pertinente, de buena calidad, es decir que cumpla los criterios de eficacia (ejecución de acuerdo con la programación) y eficiencia (ejecución coherente con el uso de los recursos) y la elección resultante refleja los valores y actitudes de la toma de decisiones.

Proceso de regularización: Es la metodología establecida para generar un registro secuencial y cronológico, en donde se identifican las diferentes actuaciones y novedades que atañen a los contratos y que sean un insumo para la toma de decisiones por parte de la supervisión o la interventoría.

Regularización del Contrato de Concesión: Sistema de información integral y transversal a la entidad para la identificación de los problemas que amenazan o afectan actualmente la ejecución de contrato de concesión.

El presente protocolo es de aplicación y conocimiento para todas las dependencias y funcionarios de TRANSMILENIO S.A. Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con TRANSMILENIO S.A., funcionarios, comités, supervisores e interventores que participan en un proceso contractual de concesiones.

Busca la eficiencia en la ejecución de los contratos de concesión y una gestión de las mismas basada en una combinación de las fortalezas propias de TMSA en los campos administrativo, técnico, jurídico y financiero, aunado a la obligación de la protección de los usuarios frente al actuar del concesionario. Los procesos de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría bajo una metodología de trabajo en equipo denominada regularización, que se fundamenta en la estructura actual de TMSA representada en la siguiente figura:

TMSA desarrolla su misión mediante APP por el que obtiene según el caso el diseño, construcción, operación y mantenimiento de servicios de transporte o infraestructura o concesiones para la prestación del servicio, a un costo que representa el mejor valor por dinero, estos contratos son el fin propio de la regularización y el fin de esta guía.

El responsable por la elaboración y actualización de este protocolo es el Subgerente Jurídico. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará la Subgerencia General.

El alcance de las normas, actividades y responsabilidades descritas en el presente protocolo están orientadas a la distribución de actividades referentes a la administración de la información que soportan la ejecución de los contratos de concesión.

La supervisión de los contratos de concesión se adelantará de acuerdo con lo dispuesto en el Acuerdo de Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A. No. 002 de 2011 y la Resolución 489 de 2014.

Los principios y deberes que aplicará TRANSMILENIO S.A. al proceso de regularización serán los mismos que aplican a la función pública.

La normatividad aplicable al presente protocolo de regularización de los contratos de concesión, será la siguiente:

a. Constitución Política de Colombia.

b. Ley 80 de 1993.

c. Ley 489 de 1998.

d. Ley 1150 de 2007.

e. Código Civil Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993)

f. Código de Comercio Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993)

g. Código de Procedimiento Civil Colombiano. (Art 13 de la Ley 80 de 1993)

h. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011)

i. Ley 1474 de 2011.

j. Decreto 019 de 2012.

k. Acuerdo de Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A. 002 de 2011

l. Resolución de Gerencia 489 de 2014

m. Demás normas que que reglamenten, complementen, modifiquen y adicionen esta materia.

La regularización se materializa por medio de las siguientes dimensiones:

La regularización se evidencia en dos líneas de acción:

La conformación genérica de cada grupo de apoyo a la supervisión o seguimiento a la interventoría será la siguiente:

La conformación del equipo de trabajo por un designado de cada Subgerencia, Dirección u Oficina, parte de la identificación propia del contrato a regularizar, aplicando el carácter matricial de la nueva organización, permitiendo que el apoyo a la supervisión cuente con el personal especializado e interdisciplinario necesario para soportar la Gerencia de la Integración.

El equipo de trabajo debe documentar el desarrollo de la ejecución del contrato de concesión en sus dimensiones técnicas – operativa, jurídicas, financieras, contable, administrativa con oportunidad y calidad.

Las acciones principales del equipo de trabajo son:

a) Propender por el logro de las metas de los planes de acción y mejoramiento para un contrato específico.

b) Regularizar el contrato de concesión.

c) Documentar todas las actividades asociadas a los contratos de concesión

d) Identificar eventos que puedan afectar el cumplimiento del contrato de acuerdo con las áreas competentes.

e) Impulsar el ciclo de decisión y estandarización del seguimiento al apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría en la ejecución del contrato.

f) Informar a la Gerencia de la Integración de los posibles incumplimientos.

g) Proponer alternativas de solución o mejora.

h) Externalizar el conocimiento de los problemas y oportunidades.

* Los equipos de trabajo se conforman por los profesionales designados por el Subgerente, Director o Jefe de Oficina respectivo y serán informados a la Subgerencia General quien consolidará esta información y comunicará la conformación de los equipos mediante una circular interna.

* La designación que se realice será por el cargo y no por el funcionario, por lo tanto cuando se presenten traslados internos, encargos, vacaciones, provisión de vacantes o cualquier situación administrativa, el funcionario que asuma el cargo deberá participar en el proceso de regularización contemplado en el presente protocolo.

* La designación tal y como anteriormente se señaló tendrá relación directa con las funciones propias del cargo en cada una de las dependencias que conforman el proceso de regularización. En tal sentido en caso de presentarse vacancia temporal o definitiva del mismo al interior de cada una de las áreas, será responsable el jefe, director o subgerente de efectuar la asignación de dichas funciones a un funcionario de dicha área, en cuyo caso será obligación del mismo informar a la Subgerencia Jurídica tal reemplazo a fin que participe de las sesiones respectivas y efectué las tareas asignadas.

* El vínculo entre los miembros del equipo de trabajo es el contrato, no es una relación de subordinación es una conexión matricial basada en la especialidad del profesional.

* La Subgerencia Jurídica llevará el registro de los profesionales designados para cada equipo de apoyo en cada contrato.

* Le corresponde al Coordinador del equipo de regularización, liderar el equipo de trabajo, promoviendo el trabajo multidisciplinario, impulsando el proceso de regularización, solicitando la información, definiendo la agenda de trabajo y llevando las ayudas de memoria. En esta etapa cada profesional es responsable de acuerdo con el área de su competencia de llevar los asuntos que considere relevantes al proceso de regularización.

* Le corresponde a los miembros del equipo de trabajo presentar, suministrar y entregar la información relevante y necesaria de forma oportuna para que se pueda realizar el proceso.

* Los formatos dispuestos para realizar el seguimiento al apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría, serán dispuestos por el coordinador de cada grupo en el sitio de la Subgerencia Jurídica en el serverseg, para que cada miembro del equipo de trabajo lo diligencie en los temas de su competencia.

* El impulso ante el Comité de la Gerencia de la Integración para la toma de las decisiones contractuales estará en cabeza del nivel directivo de la entidad.

*Las reuniones regladas en la resolución 489 de 2014 o aquellas necesarias se realizan para evaluar el estado del contrato, identificar necesidades, tareas o formular alternativas de solución a los diferentes problemas, dejando un acta que recoja los temas planteados y los compromisos de cada miembro del equipo.

El proceso de regularización contempla las siguientes etapas:

* Etapa 1: (Acta Inicial de Regularización) Resumen de los hechos relevantes que afecten la ejecución y el estado actual de cada contrato de concesión, para entregarlo a la Gerencia de la Integración y que sean insumos para la toma de decisiones por parte de ésta. El mismo deberá basarse en el último informe de supervisión o interventoría de cada contrato.

* Etapa 2: Aprobación por parte de la Gerencia de la Integración o de quien ejerza la supervisión de acuerdo a cada contrato del Acta Inicial de Regularización de cada contrato de concesión.

* Etapa 3: Estandarización del proceso de regulación a través de reuniones del grupo de apoyo a la supervisión y entrega a la Gerencia de la Integración para soportar la toma de decisiones.

Este proceso de regularización incluirá el informe que debe presentar el supervisor del contrato con el acompañamiento del equipo de apoyo a la supervisión al ordenador del gasto sobre los posibles incumplimientos contractuales de los concesionarios. En caso que exista interventoría externa para el contrato, ésta debe soportar el informe de incumplimientos.

* Etapa 4: Toma de decisiones en el marco del Comité de Gerencia de la Integración con respecto a la ejecución de los contratos de concesión y reporte a la Alta Gerencia.

* Etapa 5: Toma de acciones para garantizar la prestación del servicio y la sostenibilidad del Sistema derivada de las decisiones tomadas en el Comité.

5.5.1. Agenda

* La agenda de la reunión es responsabilidad del coordinador del equipo de trabajo y será comunicada a los demás miembros por correo electrónico cuando menos 48 horas antes de la sesión con los anexos de los problemas a ser tratados, salvo en casos excepcionales que requieran atención inmediata, copiando la misma a los Subgerentes o Directores pertinentes.

* La agenda de la reunión debe revisar el estado general del avance del contrato a la fecha y el análisis de las acciones dispuestas sobre el contrato, incluyendo:

a) La revisión de los compromisos adquiridos por las áreas y la determinación de nuevos.

b) Avance o cierre de problemas objeto de sesiones anteriores.

c) Planteamiento de nuevos problemas.

d) Elaboración y suscripción del acta de reunión y remisión a los Subgerentes y Directores.

5.5.2 Análisis del Problema

El análisis de los problemas o las oportunidades del contrato debe cumplir cuatro fases que pueden abarcar varias secciones:

Los Criterios de Análisis son:

a) A qué línea de acción responde: Proponer – Documentar // Prevenir-Documentar

b) Viabilidad técnica Es o no técnicamente viable

c) Riesgo legal y sus efectos

d) Costos y Valoración Financiera

e) Beneficios o perjuicios: Valoración de Impacto

f) Velocidad de ejecución: Efectividad

g) Sencillez de la acción: Complejidad

h) Actores: Número de actores internos o externos

i) Integralidad de la acción de los contratos de concesión vigentes y los que se suscriban en el futuro.

j) Documentación: Trazabilidad de la información

k) Eficacia (relación entre lo programado y lo ejecutado) y Eficiencia de la decisión (relación entre lo ejecutado y los recursos utilizados).

5.5.3 Niveles de Seguimiento

Para el proceso de regularización se determinan los siguientes niveles de seguimiento:

El grupo de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría, llevará los asuntos que considere relevantes al proceso de regularización, documentando cada caso.

El grupo de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría, podrá informar a las dependencias pertinentes posibles incumplimientos de los concesionarios.

El coordinador de cada grupo de apoyo a la supervisión adelantará las siguientes actividades:

a) Promover el trabajo en equipo

b) Hacer la gestión para tener la información que soporta cada reunión del grupo completa y consolidada

c) Definir la agenda de trabajo del equipo y citar las reuniones respectivas

d) Levantar, custodiar las ayudas de memoria posteriores al Acta Inicial, previa aprobación de los miembros del grupo, de las reuniones periódicas de regularización, para lo cual se debe llevar un archivo de regularización por cada contrato.

En el caso que TRANSMILENIO S.A. haya contratado una interventoría integral o parcial de aspectos asociados a los contratos de concesión, esta podrá ser invitada a las reuniones en donde su presencia se requiera.

El grupo de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría se regirá por las siguientes reglas:

* Cuando los requerimientos sean recibidos por una dependencia y ésta considere que no es de su competencia o que requiere el concurso de varias áreas para ser resuelta, tendrá un plazo máximo de (1) día para su reenvío al coordinador del grupo de regularización según corresponda y a su vez el coordinador tendrá un (1) día para designar a la dependencia responsable de su respuesta.

* Los requerimientos cuya respuesta involucre el concurso de dos o más áreas, serán consolidados por la dependencia que determine el coordinador del grupo de regularización.

Los temas que serán considerados por el grupo de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento a la interventoría serán los siguientes: Componentes Financiero, Contable, Jurídico, Administrativo y Técnico Operativo, para lo cual cada miembro del equipo preparará la información de acuerdo con sus funciones y competencias. Para este propósito se utilizará el formato de Acta "R-SJ-031 Acta Proceso Regularización Contratos de Concesión".

Aquellos hechos que por su complejidad o importancia deban ser considerados por el grupo e informados a la Gerencia de la Integración, tras considerarse deba ser escalado ante dicha instancia.

6.3.1. Formulación de Propuestas

Orientadas al mejoramiento en la ejecución de los contratos de concesión. En este punto el grupo de apoyo podrá sugerir la necesidad de modificar los contratos de concesión. Finalmente los temas varios que el coordinador del grupo considere deben ser tratados.

6.3.2. Las reuniones ordinarias del grupo de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento de la interventoría

Las reuniones ordinarias se convocarán una vez al mes. Serán extraordinarias a solicitud de cualquiera de sus miembros o a solicitud de quienes tienen competencia para tratar temas específicos que demanden una reunión.

6.3.3. La participación en las reuniones de los integrantes del grupo de apoyo a la supervisión o apoyo al seguimiento de la interventoría

Será obligatoria e indelegable y salvo caso extraordinarios de inasistencia justificada acarreará las acciones disciplinarias pertinentes.

6.3.4. Cartas de Acuerdo

Son acuerdos formales del nivel directivo entre las Subgerencias o entre estas y las Direcciones mediante las cuales regulan dentro de sus funciones aspectos relacionados con la regularización y el flujo de información entre ellas como parte de la interacción de este proceso. Estas pueden abarcar:

a) Condiciones de calidad de la información suministrada

b) Definiciones de roles de interlocución

c) Designación del personal para contratos comunes.

d) Puntos de contacto para el flujo de información

Las cartas de acuerdo no modifican Procedimientos, buscan ser más eficientes en los tiempos y movimientos, deben ser formales y deben ser incluidas en las carpetas de cada contrato de concesión.

El ciclo integra los pasos utilizados por la Entidad de manera procedimental para implementar decisiones informadas, mediante el proceso estándar de regularización, en un tiempo máximo de tres (3) semanas. Conforman el ciclo de decisión las siguientes actividades:

En caso de presentarse desacuerdos en cualquier nivel de la decisión respecto de lo propuesto por el equipo de trabajo, una manifestación del nivel será en el siguiente sentido:

Se deben seguir las políticas de cero papel, medios electrónicos y comunicaciones contractuales establecidos en la Entidad.

Toda la comunicación contractual debe ser formal (a través de cualquier medio de comunicación formal dispuesto por la Entidad) y debidamente suscrita por el canal pertinente dentro del ciclo de decisiones.

Este documento utilizó como referencia la documentación sobre Regularización de la Agencia Nacional de Infraestructura – ANI.