RESOLUCIÓN 489 DE 2014

(Agosto 19)

“Por la cual se modifica y actualiza el Comité de Gerencia de la Integración y se establece el apoyo al seguimiento y supervisión especial de los contratos de concesión”.

EL GERENTE GENERAL DE TRANSMILENIO S.A.

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y los demás decretos reglamentarios y en el manual de contratación de la Entidad,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 1, 2, 322, 365 de la Constitución Política, los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado y este debe garantizar su prestación eficiente a todos los habitantes;

Que a su vez el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”;

Que el transporte público se encuentra regulado mediante la Ley 105 de 1993 y la Ley 336 de 1996 o Estatuto Nacional de Transporte, esta última unifica los principios y los criterios que fundamentan el transporte masivo, y en particular en su artículo 4º indicó que el transporte gozará de la especial protección estatal y estará sometido a las condiciones y beneficios establecidos por las disposiciones reguladoras de la materia, las que se incluirán en el Plan Nacional de Desarrollo, y como servicio público, continuará bajo la dirección, regulación y control del Estado, sin perjuicio de que su prestación pueda serle encomendada a los particulares;

Que el artículo 32 numeral 4 de la Ley 80 de 1993, señala que los contratos de concesión se encuentran bajo la vigilancia y control de las entidades estatales para el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines, persiguiendo el interés general y no el logro de un interés particular;

Que el Decreto 309 de 2009, adoptó el Sistema Integrado de Transporte Público - SITP para Bogotá, D.C. y dispuso en su artículo  8°, sobre la competencia de TRANSMILENIO S.A.

que como Ente Gestor le corresponde la planeación, gestión y control contractual del Sistema; el proceso de integración, evaluación y seguimiento de la operación y los procesos de selección necesarios para poner en marcha la migración del actual transporte público colectivo al transporte público masivo.

Que de acuerdo a su objeto social le corresponde a TRANSMILENIO S.A. la gestión, organización y planeación del servicio integrado de transporte público urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo las modalidades de transporte terrestre automotor, transporte terrestre férreo  y sistemas alternativos de movilidad como el cable aéreo, entre otros, en las condiciones que señalen las normas vigentes, las autoridades competentes y sus propios estatutos;

Que mediante el Acuerdo 4 de 1999 “Por el cual se autoriza al Alcalde Mayor en representación del Distrito Capital para participar, conjuntamente con otras entidades del orden Distrital, en la Constitución de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - Transmilenio S.A. y se dictan otras disposiciones”, el Decreto 831 de 1999 “Por el cual se reglamenta el Acuerdo 4 de 1999, del Concejo de Santa Fe de Bogotá y se dictan otras disposiciones” y el Decreto 486 de 2006 “Por el cual se asignan unas funciones a la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - Transmilenio S.A.” se definieron las competencias y funciones de TRANSMILENIO S.A. frente al sistema de transporte masivo de la ciudad y su área de influencia, en particular la de realizar una gestión contractual que involucre un esquema de control para realizar seguimiento permanente a la gestión contractual de la empresa, entre otros aspectos;

Que el Acuerdo 2 de 2011 de la Junta Directiva de la entidad estableció en su artículo 4° que:

“ARTÍCULO CUARTO.- El ámbito de la Gerencia de la Integración será responsable del monitoreo integral y sistemático de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público a cargo de la Empresa, contemplando los factores económico, técnico, jurídico, de negocios y comunicacional, que garanticen el mejoramiento continuo del servicio en forma integral.”

Qué asimismo, el referido acuerdo le atribuye responsabilidades de vigilancia y control en coordinación con la Gerencia de la Integración a la Dirección y Control de Operación, esto es a las direcciones de la entidad, así:

“…le corresponde a la Dirección y Control de Operación ser el responsable de ejecutar las acciones de vigilancia y control de los niveles de servicios de cada uno de los sistemas de transporte público a cargo de la empresa, en coordinación directa con la Gerencia de la Integración, para garantizar la calidad, cobertura, continuidad, eficiencia y acceso del Servicio Público de Transporte.”

Que la función de vigilancia imprime la necesidad de lograr la eficiencia, la autonomía y la agilidad en el contrato de concesión como mecanismo que asegure la vigencia del principio de la buena fe en las relaciones de la administración con el concesionario, para garantizar de esta forma la consecución del interés público o de las necesidades colectivas que imprima criterios de diligencia, eficacia y moralidad en la gestión contractual;

Que es además función de apoyo a la supervisoría, coordinar las relaciones entre las partes contratantes para lograr la correcta ejecución del contrato, velando siempre por el cumplimiento de los intereses tanto de la entidad como de la comunidad;

Que conforme al artículo sexto del Acuerdo 2 de 2011, el Ámbito de la Gerencia de la Integración está conformado por 1. Subgerencia Económica, 2. Subgerencia Técnica y de Servicios, 3. Subgerencia Jurídica, 4. Subgerencia de Desarrollo de Negocios, 5. Subgerencia de Comunicaciones y Atención al Usuario.

Que no obstante lo anterior, se requieren los insumos técnicos, operativos, financieros y jurídicos, para realizar una correcta labor de vigilancia, por lo que resulta necesario establecer un esquema especial de apoyo a la supervisión para todas las etapas contractuales en apoyo de la Gerencia de la Integración y para velar de forma efectiva por la prestación del servicio.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: El Comité de la Gerencia de la Integración será responsable de coordinar el monitoreo integral y sistemático, así como de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público integrados en el SITP y el Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI, contemplando los factores de supervisión económicos, técnicos, jurídicos, de negocios y comunicacional, que garanticen el mejoramiento continuo del servicio en forma integral.

ARTÍCULO SEGUNDO: El Comité de Gerencia de la Integración realizará las siguientes funciones:

a) Dirigir y proponer estrategias de administración, control y seguimiento de los contratos de concesión.

b) Analizar, revisar y tomar decisiones de carácter técnico, jurídico, económico, de negocios y comunicacional sobre los procesos de planeación, funcionamiento y control de todos los sistemas de transporte público - SITP o del Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI en cualquiera de sus componentes y de las modificaciones propuestas.

c) Supervisar, verificar y aprobar el desarrollo integral de los contratos de concesión, con base en los informes técnicos y operativos emitidos por las Direcciones Operativas de la Empresa y el apoyo a la supervisión mediante los procesos de regularización.

d) Coordinar la implementación de acciones de carácter técnico para la solución de las problemáticas en todos los sistemas de transporte público - SITP o del Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI en cualquiera de sus componentes.

e) Solicitar a los supervisores de los contratos de interventoría o a las interventorías la presentación de informes sobre la ejecución de los contratos de concesión en donde se verifique el cumplimiento de las obligaciones por parte del concesionario, sin perjuicio de los informes de supervisión y/o interventoría que deban realizar los funcionarios y contratistas en virtud de los procesos y procedimiento internos o del contrato de interventoría.

f) Aprobar los informes finales de supervisión para los contratos de concesión y gestionar la trazabilidad de las decisiones sobre estos.

g) Los demás temas que a juicio de los Subgerentes y directivos de las dependencias de la entidad, deban tratarse de manera especial.

ARTÍCULO TERCERO: La metodología adoptada para mantener un registro secuencial y cronológico para el Comité de la Gerencia de la Integración es el proceso de regularización de cada contrato de concesión, en donde se identificaran las diferentes actuaciones y principales decisiones que se determinen en los procesos de estructuración o contratación o modificación de los contratos de concesión vigentes.

ARTÍCULO CUARTO: El Comité de la Gerencia de la Integración funcionará como instancia decisoria para la implementación técnica, en sus aspectos operacionales, comerciales y de comunicación, jurídica, económica, ambiental, predial y social de cada uno de los componentes asociados a todos los sistemas de transporte público del SITP o del Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI que aseguren el cumplimiento a cabalidad de la responsabilidad de la entidad como ente gestor del sistema.

ARTÍCULO QUINTO: El proceso de regularización del contrato de concesión debe reflejar la participación de los funcionarios como apoyo al esquema de supervisión de la gerencia de la integración determinados por la Subgerencia Económica, Jurídica, Técnica o de Comunicaciones y cada Dirección asociada a la operación del objeto específico del contrato de concesión que se vigila.

ARTÍCULO  SEXTO: Modificado por el art. 1, Resolución Transmilenio S.A. 521 de 2015. El proceso de regularización del contrato de concesión registrará y documentará la participación de las distintas áreas de TRANSMILENIO S.A. o sus interventores en el proceso de apoyo a la supervisión.

Cada aérea por medio de su funcionario designado contribuirá en las definiciones o anotaciones que se refieran a su especialidad y para cada contrato de concesión deberán practicarse al menos dos reuniones mensuales. De estos registros se dará traslado a la Gerencia de la Integración por intermedio de la Subgerencia Jurídica.

Para lo anterior se deberá:

a) Compartir la Información producida con todos los miembros del equipo responsable de la regularización para cada contrato en particular que haya sido designado.

b) Documentar todo proceso decisorio o propuesto por el equipo de regularización del contrato, o los que se adopten para que reposen en los documentos finales del contrato, custodiados por la Subgerencia Jurídica.

c) Levantar memorias de todas las reuniones y actuaciones que se adelanten por el equipo de regularización para impulsar decisiones que beneficien el contrato o su ejecución.

d) Dejar trazabilidad de toda la documentación incluyendo medios electrónicos, en la medida que estos cuentes con los elementos de radicación.

ARTÍCULO SÉPTIMO: El registro de cada reunión asociada al proceso de regularización del contrato de concesión constará en actas, suscritas por los funcionarios de apoyo al esquema de supervisión, lideradas por el funcionario designado por la subgerencia jurídica, con el soporte documental que permita identificar los actores y factores determinantes de las condiciones bajo las cuales se desarrollan los contratos de concesión.

PARÁGRAFO: En el caso que TRANSMILENIO S.A. haya contratado una interventoría integral o parcial de aspectos asociados a los contratos de concesión, ésta participará en las reuniones de regularización por si o por el supervisor de la mima.

ARTÍCULO OCTAVO: El proceso de regularización de las modificaciones contractuales será impulsado por la Subgerencia que conforme a su competencia considere conveniente una modificación al contrato de concesión, para este evento, en las actas de reunión de regularización, se documentará los aspectos de orden técnico, financiero y legal en que se fundamenta la solicitud de modificación contractual.

El informe final del apoyo a la supervisión mediante la regularización a ser presentado ante el Comité de Gerencia de la Integración contendrá como mínimo lo siguiente:

a) Antecedentes de la modificación propuesta

b) Descripción del acuerdo propuesto

c) Aspectos operacionales y de servicio

d) Aspectos presupuestales o económicos

e) Actividades realizadas para la sustentación técnica de la modificación, incluyendo la descripción de las asesorías o conceptos técnicos que se obtuvieron, la verificación de riesgos, el proceso seguido y los informes que documentan el alcance de la modificación.

f) Actividades realizadas para sustentación financiera, incluyendo los informes

g) Acciones previas para el saneamiento económico, legal y técnico del contrato objeto de modificación.

Lo anterior se expondrá al Comité de la Gerencia de la Integración acompañado de una matriz que detalle la fecha de cada actividad, relacionando en cada caso los conceptos de orden legal, técnico o financiero que fundamentan la modificación contractual, el saneamiento del contrato y la documentación relevante utilizada o producida en el proceso. De ser aprobado por el Comité de la Gerencia de la Integración se dará el curso respectivo de conformidad con el Manual de Contratación de la Entidad.

ARTÍCULO  NOVENO:  Modificado por el art. 1, Resolución Transmilenio S.A. 307 de 2015. El Comité de la Gerencia de la Integración estará conformado por:

a) El Subgerente General, quien presidirá el Comité con voz y voto.

Gerencia de la Integración con voz y voto:

a) El Subgerente Jurídico.

b) El Subgerente Económico.

c) El Subgerente Técnico y de Servicios.

d) El Subgerente de Desarrollo de Negocios.

e) El Subgerente de Comunicaciones y Atención al Usuario.

Nivel Operativo permanente con voz pero sin voto:

a) El Director Técnico de BRT.

b) El Director Técnico de TIC´s.

c) El Director Técnico de Buses.

d) El Director Técnico de Modos Alternativos, Férreos y Equipamiento Complementario.

e) Invitados especiales que considere el Comité

ARTÍCULO DÉCIMO: El Comité de la Gerencia de la Integración se regirá por las siguientes reglas:

a) Su realización está sujeta a la participación del Subgerente General,

b) Sus decisiones y determinaciones se tomarán por consenso de los asistentes a la sesión.

c) Podrá invitarse a sus sesiones a los asesores externos, a los funcionarios y contratistas designados en el proceso de regularización o quienes se consideren convenientes.

d) Las sesiones ordinarias del Comité de la Integración se convocarán por el Presidente del Comité al menos una mensualmente.

e) Las sesiones extraordinarias podrán convocarse a solicitud de cualquiera de sus miembros o a solicitud de quienes tienen competencia para tratar temas específicos que demanden prioridad.

f) La asistencia de los miembros del Comité es de carácter obligatorio y no delegable, salvo en los casos expresamente autorizados por el Presidente del Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: La Secretaría del Comité de la Gerencia de la Integración estará a cargo del Profesional Especializado 06 – Asistencia a la Gestión - Subgerencia General quien participará en calidad de invitado permanente con voz pero sin voto y tendrá las siguientes funciones:

a) Tramitar la convocatoria a las reuniones

b) Preparar el orden del día.

c) Citar a funcionarios designados del proceso de regularización de diferentes dependencias y áreas de TRANSMILENIO S.A., cuando a juicio del Comité se requiera ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

d) Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

e) Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias, sobre los asuntos sometidos a consideración del Comité de Contratación que se originen en el Comité de la Gerencia de la Integración.

f) Levantar y custodiar, previa aprobación por los miembros del Comité, las actas de cada sesión.

g) Organizar, actualizar y custodiar el archivo del Comité y el registro de los funcionarios designados dentro del proceso de regularización.

h) En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: La Subgerencia General, las Subgerencias y las Direcciones contarán con un término de 45 días calendario a partir de la fecha de la presente Resolución para que el proceso de regularización se aplique a todos los contratos de concesión del sistema integrado de transporte público - SITP y del Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI a cargo de la Empresa. Al final de dicho término se deberán depositar en la Subgerencia Jurídica los documentos definitivos de tales procesos, el acta inicial de regularización, los soportes documentales que se consideren pertinentes, el informe de estado de cada contrato de concesión que sirve de inicio para la continuidad del proceso de regularización.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Los procedimientos adoptados mediante la presente Resolución deben incorporarse al Sistema de Gestión de Calidad de TRANSMILENIO S.A. de conformidad con lo establecido en la Ley 872 de 2003.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas que se sean contrarias, en especial la Resolución 270 del 27 de Junio de 2013.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los diecinueve (19) días del mes de agosto de dos mil catorce (2014).

SERGIO PARIS MENDOZA

Gerente General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5449 de octubre 10 de 2014