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RESOLUCIÓN 571 DE 2015 (Septiembre 30) Derogada por el art. 2°, Resolución 544 de 2019 Por la cual se modifica la Resolución 165 del 8 de Mayo de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.", en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor. Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000. Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias. Que con Resolución 165 fue adoptada la versión uno del Procedimiento "P-DA-001 Selección y Vinculación por Competencias" cuyo objeto es "Establecer las actividades y responsabilidades en el proceso de selección y vinculación por competencias de todos los trabajadores oficiales y empleados públicos de TRANSMILENIO S.A.". Que con solicitud fechada el 15 de Septiembre de 2015, la Dirección Administrativa solicitó la modificación de la versión 1 del "P-DA-001 Selección y Vinculación por Competencias", ajustando su contenido a las actividades adelantadas en la materia. Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 165 del 8 de Mayo de 2014, en lo que corresponde a la actualización del siguiente procedimiento:
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, a los 30 días del mes de septiembre del año 2015. ANDRÉS ARBOLEDA SALAZAR Jefe de Oficina Asesora de Planeación
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. DEFINICIONES 6. CONDICIONES GENERALES 6.1 DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD DE LA OCUPACIÓN DEL CARGO 10 6.2. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN 6.2.1 Reclutamiento de personal 6.2.2 Inscripción 6.2.3 Preselección de candidatos 6.2.4 Selección 6.2.5 Vinculación y Contratación 6.2.6 INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN POR COMPETENCIAS DEL SERVIDOR PÚBLICO EN TRANSMILENIO S.A. 26 8. TABLA DE FORMATOS 9. ANEXOS MODIFICACIONES
1. OBJETO Establecer las actividades y responsabilidades en el proceso de selección y vinculación por competencias de todos los trabajadores oficiales de TRANSMILENIO S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la selección y vinculación de todos los trabajadores oficiales de TRANSMILENIO S.A. desde que se identifica la vacante hasta que se desarrolla el proceso de inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo. 3. RESPONSABLE El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento, es el Profesional Especializado (06) de Talento Humano. El (la) Director (a) Administrativo (a) será responsable por su revisión al menos una vez al año, al igual que verificará su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA * Constitución Política * Ley 6 de 1945 "Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial de trabajo". * Decreto 2127 de 1945. "Por el cual se reglamenta la ley 6a. de 1945, en lo relativo al contrato individual de trabajo, en general". * Decreto 614 de Marzo 14 de 1984:" Por el cual se dictan las bases para la Organización de Administración de Salud Ocupacional en el País". * Ley 100 de 1993" Sistema de Seguridad Social Integral". * Decreto 1421 de 1993: "Estatuto Orgánico de Bogotá". * Ley 190 de 1995: "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa". * Resolución No. 003 de 2006 "Por la cual se reglamenta la evaluación del desempeño para TRANSMILENIO S.A. y adopta el modelo basado en gestión de resultados y competencias laborales". * Norma Técnica Colombiana NTCH OHSAS 18001:2007 * Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 * Resolución 041 de 2008: "Por medio de la cual se reglamenta la vigencia de los procesos de selección para Trabajadores Oficiales que adelante TRANSMILENIO S.A.". * Decreto 4904 de 2009, "Por el cual se reglamenta la organización, oferta y funcionamiento de la prestación del servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano y se dictan otras disposiciones" * Ley 1562 de 2012 "Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional". * Directiva No.003 de 2013, Alcaldía Mayor de Bogotá, por la cual se adoptan las "Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los Manuales de Funciones y de Procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos". * Manual de funciones y requisitos de TRANSMILENIO S.A., vigente. * Convención Colectiva de Trabajo Vigente * Decreto 1443 de 31 de julio de 2014 "Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)" * Acuerdos de la Junta Directiva de la organización que determinen la estructura y planta de personal. * Reglamento Interno de Trabajo 5. DEFINICIONES COMPETENCIAS: Conjunto de conocimientos, actitudes, disposiciones y habilidades cognitivas, socio-afectivas y comunicativas, relacionadas entre sí para facilitar el desempeño flexible y con sentido de una actividad en contextos relativamente nuevos y retadores. Capacidad real de una persona para dominar el conjunto de tareas que configuran las funciones y responsabilidades del cargo que desempeña. CONVOCATORIA: Es en general, el anuncio para que concurra un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico a proveer en la Entidad. EMPLEADO PÚBLICO: Persona natural que ejerce las funciones correspondientes a un empleo público; su vínculo se realiza a través de un acto administrativo unilateral de nombramiento. ENTREVISTA: Encuentro personal con el candidato que busca como objetivo el analizar en profundidad aspectos como la formación, experiencia, competencias, intereses y determinar las posibilidades del aspirante de desarrollar el trabajo de forma correcta y proyección dentro de la empresa. GUÍA DE CONVOCATORIA: Documento anexo a la publicación de una convocatoria en TRANSMILENIO S.A., en el cual se detallan los mecanismos de evaluación y asignación de puntaje que se aplicarán en el respectivo proceso de selección, con el propósito de informar, con la mayor claridad posible, las condiciones bajo las cuales se llevará a cabo el proceso. Dichas condiciones se regirán por las políticas y lineamientos definidos en el presente documento. Corresponde a la Dirección Administrativa la elaboración de esta Guía, la cual será sometida a la aprobación del Comité Directivo de la Entidad, como requisito previo a la publicación de la respectiva convocatoria. LISTA DE POTENCIALES ASPIRANTES: Lista de aspirantes para proveer vacantes, se conforma una vez se establecen los resultados definitivos de un proceso de selección, en la cual pueden resultar uno o varios aspirantes potenciales para ocupar determinado cargo y tiene una duración en el tiempo, determinada por las políticas de la Gerencia General, sin que el término de la misma supere los DOS (02) AÑOS PROCESO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN: Éste constituye la ruta de acceso de las personas que tengan las competencias para ingresar a la entidad y un medio para servir a las necesidades organizacionales. El proceso inicia con el análisis de las necesidades de selección y finaliza con la inducción y entrenamiento del trabajador para poder dar inicio a sus labores. Está compuesto por las siguientes etapas: * Definición de la necesidad de la ocupación del cargo * Selección y vinculación * Inducción y Entrenamiento PRUEBA DE APTITUDES: Tienen como objetivo evaluar las aptitudes intelectuales, lingüísticas y de cultura general, para determinar las competencias reales que cada persona posee. Pueden ser pruebas o test de aptitud, test de personalidad y entrevistas. PRUEBA DE CONOCIMIENTOS Prueba que tiene como objetivo evaluar los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes del aspirante directamente relacionados con el cargo.. RECLUTAMIENTO: Conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir un número plural de personas calificadas, de forma que TRANSMILENIO S.A. pueda seleccionar a la persona con las competencias, habilidades y aptitudes que se exigen para desempeñar el cargo. SALUD OCUPACIONAL: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. SELECCIÓN: Este es un proceso sistemático a través del cual se elige, de entre todos los candidatos inscritos, el más idóneo para ocupar el cargo vacante, es decir quien satisface mejor los criterios exigidos por la Entidad. Para cumplir con este propósito en esta fase se aplican técnicas que permiten tomar la mejor decisión. SERVIDOR PÚBLICO: La Constitución Política de Colombia, en los siguientes artículos hace referencia a la definición y características de los servidores públicos: * ARTICULO 123. Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento. La ley determinará el régimen aplicable a los particulares que temporalmente desempeñen funciones públicas y regulará su ejercicio. * ARTICULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes. El retiro se hará: por calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo; por violación del régimen disciplinario y por las demás causales previstas en la Constitución o la ley. En ningún caso la filiación política de los ciudadanos podrá determinar su nombramiento para un empleo de carrera, su ascenso o remoción. SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. Las disposiciones vigentes de Seguridad y Salud en el Trabajo relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, hacen parte integrante del Sistema General de Riesgos Laborales. SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: Tiene por objeto garantizar a la población, el amparo contra contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones que se determinan en la Ley 100 de 1993 y las demás normas que la modifiquen o reglamenten. Serán afiliados al Sistema General de Pensiones, en forma obligatoria todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como empleados públicos, salvo las excepciones previstas en la ley 100/93, en su artículo 15 y en las normas que lo modifiquen o reglamenten. SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a regular el servicio público esencial de salud y crear las condiciones de acceso de toda la población al servicio en todos los niveles de atención. En desarrollo del principio de obligatoriedad, la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliación de sus trabajadores a este sistema y del Estado facilitar la afiliación a quienes carezcan de vínculo con algún empleador o de capacidad de pago. Los afiliados al sistema mediante el régimen contributivo son las personas vinculadas a través de contrato de trabajo, los servidores públicos, los pensionados y jubilados y los trabajadores independientes con capacidad de pago. SUBSIDIO FAMILIAR: El Subsidio Familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios por parte de la Caja de compensación Familiar, a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representan el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad. TRABAJADOR OFICIAL: Persona natural que se vincula a la entidad mediante contrato de trabajo, de conformidad con las normas aplicables a estos trabajadores tales como la Ley 6 de 1945, el Decreto 2127 de 1945, el Reglamento Interno de Trabajo, la Convención Colectiva de Trabajo y por aquellos que las modifiquen, adicionen o sustituyan. VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS LABORALES: Se realiza con el fin de medir la percepción que sobre el candidato tienen personas que lo conocen en el plano laboral. Cómo ha sido el desempeño y cómo han sido las relaciones con las personas con las que ha trabajado. VISITA DOMICILIARIA: La visita se realizará para confrontar lo visto en las anteriores etapas del proceso y para conocer de primera mano sobre el nivel de vida, relaciones interpersonales y situación económica del aspirante en su hogar. 6. CONDICIONES GENERALES 6.1 DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD DE LA OCUPACIÓN DEL CARGO La necesidad del cargo se presentará cuando exista una vacante disponible en la planta de personal que se haya dado por renuncia, ampliación de la planta de personal, terminación del contrato de trabajo. Para llevar a cabo el procedimiento se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: * Las vacantes deben ser identificadas y comunicadas de forma permanente por la Dirección Administrativa a la Gerencia y Subgerencia General. * La necesidad de ocupación de la vacante debe ser comunicada por el Subgerente, Director o Jefe de dependencia (en adelante SOLICITANTE) a la Dirección Administrativa para dar inicio a este procedimiento. 6.2. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN Para el proceso de selección se debe tener en cuenta una coherencia entre los perfiles definidos para cada cargo y los objetivos y principios de la Entidad, lo que permitirá un desarrollo más efectivo de todos sus procesos. TRANSMILENIO S.A. cuenta con dos tipos de vinculación, los cuales son: * Por libre nombramiento y remoción. Es aquel donde el servidor público accede al servicio mediante nombramiento y acta de posesión. Aplica en el caso de los empleados públicos. * Por Contrato de trabajo: Es aquel propio para cargos que deban ser desempeñados por trabajadores oficiales. El proceso de Selección y Vinculación para el trabajador oficial en TRANSMILENIO S.A, está compuesto por los siguientes pasos: * Reclutamiento de personal * Preselección de Candidatos * Selección * Vinculación y contratación * Inducción y Entrenamiento 6.2.1 Reclutamiento de personal Políticas de Vinculación - Para la contratación de personal, TRANSMILENIO S.A. no aplicará, bajo ninguna circunstancia, prácticas discriminatorias basadas en sexo, raza, religión, edad, discapacidad, orientación sexual, opinión, origen social o étnico, o cualquier otro criterio previsto en la normatividad vigente. - El personal vinculado no deberá ser menor de edad. - El personal masculino deberá tener definida su situación militar. - El análisis de la hoja de vida y documentos soporte entregados por los aspirantes para proveer las vacantes, se realizará mediante la evaluación del cumplimiento de los requisitos definidos en el Manual de Funciones para el desempeño del cargo. - En el proceso no se tendrán en cuenta personas que no acrediten los títulos de formación académica y experiencia de trabajo requerida en el Manual de Funciones y Requisitos Mínimos de la entidad. - En ningún caso se aceptarán personas indocumentadas. - La vinculación de Trabajadores Oficiales puede efectuarse como resultado de procesos de: • Ascenso Directo: Es un proceso de promoción interna determinado de acuerdo con las políticas establecidas por la Alta Dirección, Avalado de manera excepcional y debidamente motivada por el Gerente General de TRANSMILENIO S.A., teniendo en cuenta como criterios: a) que la evaluación del desempeño de la vigencia inmediatamente anterior del funcionario a ascender se encuentre en los niveles satisfactorios. y b) el cumplimiento de los requisitos establecidos en el manual de funciones vigente a la fecha de la provisión de la vacante. El Jefe inmediato que solicite el ascenso debe remitir un oficio a la Dirección Administrativa, con Vo.Bo. de la Gerencia, referenciando una completa justificación del por qué debe concederse ascenso a determinado funcionario, el cumplimiento de los requisitos para el desempeño del mismo e indicar cuál fue la última evaluación del desempeño. La Dirección Administrativa verifica el cumplimiento de estas condiciones y procede a proyectar la modificación del contrato de trabajo. • Por convocatoria: Es en general, el anuncio para que concurra un número plural de candidatos para un cargo específico en la Entidad. - El proceso de selección será adelantado en forma objetiva con respecto de las etapas definidas para proveer los cargos vacantes. La aplicación y evaluación de las diferentes pruebas e instancias de cada proceso de selección, se llevarán a cabo de conformidad con las políticas y directrices generales previstas en el presente documento, así como con las condiciones específicas que para el respectivo proceso se definan en la Guía de Convocatoria. - Los trabajadores oficiales con contrato laboral vigente con la empresa, podrán participar en cualquiera de las modalidades de convocatoria definidas en el presente documento. Los empleados públicos y los contratistas vinculados a la empresa podrán participar en las convocatorias de tipo mixta y externa. - Para la realización de los procesos de selección o parte de los mismos, la empresa podrá contratar con una persona natural o jurídica, pública o privada. - Para llevar a cabo el proceso de selección se deberán surtir las siguientes etapas, en el orden indicado: 6.2.1.1. Etapa 1: Convocatoria Interna: En esta etapa se convoca a participar a todos los trabajadores oficiales de la Empresa teniendo en cuenta los siguientes aspectos: - La publicación de este tipo de convocatorias se hará en las carteleras internas de TRANSMILENIO S.A. y en la red interna o correos electrónicos institucionales. - Se tendrán en cuenta como requisitos mínimos, los establecidos en el manual de funciones vigente a la fecha de publicación de la convocatoria. - La Dirección Administrativa verificará el cumplimiento de los requisitos y procederá a llevar a cabo el proceso de selección. - Para ser admitidos en el proceso de selección, los candidatos deben cumplir los requisitos mínimos a la fecha de cierre de inscripciones de la convocatoria. 6.2.1.2. Etapa 2: Convocatoria Mixta En esta etapa se convoca a participar a todos los trabajadores oficiales, empleados públicos de la empresa e invitados externos a quienes el Gerente General autorice cursar invitación, así como los que presten o hayan prestado sus servicios a la Entidad bajo contrato laboral o de prestación de servicios personales, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • Los candidatos internos serán convocados mediante la publicación de la convocatoria en las carteleras internas y red interna o correos electrónicos institucionales. • A los candidatos externos se cursarán invitaciones directas mediante escritos o correos electrónicos, donde se precisan las condiciones del proceso de selección, instancias y pruebas a aplicar. • Se tendrán en cuenta como requisitos mínimos, los establecidos en el manual de funciones vigente a la fecha de publicación de la convocatoria. • La Dirección Administrativa verificará el cumplimiento de los requisitos, determinará si existe alguna no conformidad, para lo cual propondrá las acciones que mitiguen el riesgo sobreviniente. Una vez controlado el riesgo se procederá a llevar a cabo el proceso de selección. • Para ser admitidos en el proceso de selección, los candidatos deben cumplir los requisitos mínimos a la fecha de cierre de inscripciones de la convocatoria. 6.2.1.3. Etapa 3: Convocatoria Externa Una vez surtidas las etapas 1 y 2 anteriores, sin que haya sido posible seleccionar el candidato que ocupe el cargo vacante, la empresa podrá efectuar la búsqueda de candidatos fuera de la organización, proceso que se llevará a cabo mediante invitación directa a un número plural de personas pertenecientes a universidades, bancos de hojas de vida, agencias de empleo o a través de la publicación de convocatorias, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • De acuerdo con el perfil del cargo a proveer, el Gerente General decidirá en qué casos se realiza una convocatoria o una invitación directa. • Las invitaciones directas se realizarán mediante escritos o correos electrónicos, donde se precisan las condiciones del proceso de selección, instancias y pruebas a aplicar. • Las convocatorias se realizarán a través de páginas web, correos electrónicos o los medios que se definan en la correspondiente convocatoria. • Se tendrán en cuenta como requisitos mínimos, los establecidos en el manual de funciones vigente a la fecha de publicación de la convocatoria. • La Dirección Administrativa verificará el cumplimiento de los requisitos y procederá a llevar a cabo el proceso de selección. • Para ser admitidos en el proceso de selección, los candidatos deben cumplir los requisitos mínimos a la fecha de cierre de inscripciones de la convocatoria. La Dirección Administrativa diseñará la estructura general de la convocatoria, es decir, las alternativas de pruebas, plazos y demás instancias propias del proceso de selección, ajustándose a los requisitos y competencias que corresponden al cargo a proveer. Antes de la divulgación respectiva deberá contar con la aprobación del Gerente General. Nota: Para cada proceso de selección y vinculación adelantado en la Entidad, se debe revisar y aplicar la matriz de riesgos (Anexo 4 del presente) del procedimiento y establecer e implementar los mecanismos de mitigación previstos en la misma. Divulgación • Las convocatorias correspondientes a la Etapa 1 serán publicadas en las carteleras internas y en la red interna o los correos electrónicos institucionales. • Los procesos correspondientes a las etapas 2 y 3, serán informados a los convocados por: correo físico, electrónico, mensajería especializada o página web de TRANSMILENIO S.A. y/o páginas web de otras entidades. • Todas las convocatorias serán divulgadas por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de inscripción de los interesados o convocados. 6.2.2 Inscripción • La Empresa debe asegurar los recursos logísticos, técnicos y económicos necesarios para llevar adecuadamente el proceso de inscripción. • La duración del proceso de inscripción no podrá ser inferior a dos (2) días hábiles, para lo cual la Dirección Administrativa definirá el horario en que se adelantará el mismo. 6.2.3 Preselección de candidatos En esta fase se realiza un análisis de las hojas de vida de los inscritos en la convocatoria en función de los datos disponibles y teniendo en cuenta los siguientes criterios de selección: a. Formación Académica b. Experiencia relacionada y certificada Estos dos criterios serán evaluados de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y requisitos vigente para la fecha de apertura de la convocatoria. Una vez evaluados los documentos presentados por los candidatos inscritos, la Dirección Administrativa deberá emitir y publicar un listado de admitidos y rechazados para la siguiente fase del proceso. En el listado de los candidatos rechazados se deben enunciar las causas por las cuales no fueron admitidos. En esta instancia se permitirá el derecho de réplica a aquellas personas que no hayan sido admitidas y se generará una respuesta escrita resolviendo de fondo la petición. 6.2.4 Selección Esta etapa del proceso deberá contar con elementos técnicos que garanticen la competencia e idoneidad de los candidatos; para ello la Empresa deberá aplicar instrumentos de tipo cuantitativo y cualitativo que de acuerdo con la estructura de la convocatoria y perfil del cargo a proveer, serán determinados como clasificatorios o eliminatorios. La estructura, ponderación, escalas y mecanismos de calificación que deben tener dichos instrumentos, serán detallados en la correspondiente Guía de Convocatoria que acompaña cada proceso. En términos generales, estos instrumentos son: 6.2.4.1 Pruebas Psicotécnicas o de Aptitudes Cuando la Convocatoria así lo prevea: • Se aplican tipos de pruebas elegidas en función del perfil del cargo que se requiere ocupar. La mayoría de estas pruebas evalúan las competencias comportamentales, habilidades, inteligencia, aptitudes y rasgos de personalidad de los candidatos. • Las pruebas psicológicas se definirán para cada cargo de acuerdo con el perfil, los requisitos y las competencias laborales requeridas. • Cuando la convocatoria así lo prevea, luego de valoradas las pruebas Psicotécnicas y previo aval del SOLICITANTE, la Dirección Administrativa publicará, con la respectiva citación, el listado de resultados, identificando claramente los aspirantes admitidos a la siguiente fase del proceso. Las pruebas psicotécnicas o de aptitudes se podrán aplicar de manera simultánea con las pruebas de conocimientos con el fin de optimizar los tiempos del proceso. 6.2.4.2 Pruebas de conocimientos Cuando la Convocatoria así lo prevea: • Las pruebas de conocimientos serán construidas con base en el mecanismo que se determine para cada proceso, el cual será parte de la Guía de Convocatoria. Para tal efecto, se podrá solicitar el acompañamiento y asesoramiento en contenidos por parte del Jefe de Dependencia que tiene la vacante. • Las pruebas serán estructuradas con la mayor confidencialidad posible y podrán ser usadas y aplicadas exclusivamente por los servidores públicos responsables del proceso de selección. • La Dirección Administrativa se encargará de la custodia de las pruebas para garantizar su confidencialidad y restricción de acceso indebido a las mismas. • TRANSMILENIO S.A podrá aplicar pruebas prácticas dentro de un proceso de selección, situación que se evaluará en conjunto con el SOLICITANTE siempre y cuando este tipo de prueba haya sido definida desde el inicio de la convocatoria. • La calificación de las pruebas podrá tener acompañamiento del área solicitante, en caso de que se estime necesario contar con el mismo. • Después de calificadas las pruebas de conocimientos técnicos, la Dirección Administrativa publicará con la respectiva citación, el listado de resultados, identificando claramente los aspirantes admitidos a la siguiente fase del proceso. 6.2.4.3 Entrevista • La preparación de la entrevista será responsabilidad de la Dirección Administrativa y se realizará teniendo en cuenta el perfil, los requisitos y las competencias laborales requeridas. • La coordinación de la entrevista estará a cargo del Director Administrativo, quien designará un jurado calificador para cada convocatoria, el cual será adecuado al perfil y competencias del cargo respectivo, preferiblemente deberá contar con el acompañamiento de un profesional del área de psicología. • La evaluación y asignación de puntajes en la entrevista se llevará a cabo de conformidad con la Guía o Instructivo diseñado para la convocatoria. • La publicación del resultado de la etapa de entrevista será efectuada de manera simultánea con el resultado del análisis de antecedentes, que se refiere más adelante, así como con el listado de resultados definitivos de la convocatoria. 6.2.4.4 Análisis de antecedentes La Etapa de Análisis de Antecedentes tiene por objeto la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos, así como también la valoración de la formación y la experiencia relacionada con las funciones, responsabilidades, calidades y competencias requeridas para el desempeño del empleo objeto del concurso, acreditadas por el aspirante, que excedan los requisitos mínimos exigidos para el empleo. Para esta valoración se tendrá en cuenta la documentación contenida en la hoja de vida de los candidatos internos y la adicional que estos aportaren en el momento de su inscripción. Para los candidatos externos se tendrá en cuenta la documentación aportada en el momento de su inscripción, así como aquella que repose en los archivos de la entidad, en el caso en que los mismos tengan o hubieren tenido contrato de prestación de servicios con la Entidad. La información registrada por los candidatos en los formatos que se diseñen como apoyo a las convocatorias, se entenderá aportada bajo la gravedad del juramento, y no podrá ser modificada bajo ninguna circunstancia. No se tendrá en cuenta documentación adicional aportada en fecha posterior al cierre de inscripciones. Calificación de antecedentes. Los factores para la valoración de antecedentes son: a. Formación Académica: Formal y de actualización o formación educativa para el trabajo y el desarrollo humano b. Experiencia Laboral: General y relacionada. • Formación Académica. Para efectos de esta valoración, se entenderá como la serie de contenidos teórico-prácticos relacionados con las funciones del empleo objeto de la convocatoria, adquiridos mediante procesos de educación permanente, personal, cultural y social que se fundamenta en una concepción integral de la persona humana, de su dignidad, de sus derechos y sus deberes. En la evaluación del factor Formación Académica se tendrán en cuenta dos categorías a saber: Educación Formal y Educación No Formal; esta última ha sido denominada como Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano, según la normatividad vigente. * Educación Formal. Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos. En la Educación formal se tendrán en cuenta los estudios correspondientes del nivel superior en los programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría y/o doctorado. Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano. (Art. 1.2 Decreto 4904 de 2009): La educación para el trabajo y el desarrollo humano hace parte del servicio público educativo y responde a los fines de la educación consagrados en el artículo 5° de la Ley 115 de 1994. Se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar, en aspectos académicos o laborales y conduce a la obtención de certificados de aptitud ocupacional. Comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona, que una institución organiza en un proyecto educativo institucional y que estructura en currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal. La Dirección Administrativa publicará el listado de resultados definitivos en orden de elegibilidad, identificando claramente las personas que conformarán el grupo de potenciales aspirantes. 6.2.5 Vinculación y Contratación 6.2.5.1 Verificación de referencias laborales • Estará a cargo de la Dirección Administrativa a través de los funcionarios de Talento Humano y deberá efectuarse con los certificados adjuntados en el proceso de inscripción por cada candidato que conforma el grupo de potenciales aspirantes. • La Dirección Administrativa deberá dejar un registro de la verificación de referencias laborales efectuadas. 6.2.5.2 Visita Domiciliaria • La visita domiciliaria será opcional y la forma y términos de realización de la misma, se definirán en la respectiva Guía de Convocatoria. • En caso de realizar la visita domiciliaria, esta debe llevarse a cabo en forma previa a la firma del contrato por parte del (los) candidato (s) seleccionado (s). El candidato seleccionado para proveer la vacante, deberá allegar los documentos relacionados en la lista de chequeo Anexo 1: "DOCUMENTOS PARA VINCULACIÓN DE NUEVO FUNCIONARIO" Nota: La falsedad en la información suministrada es causa de despido con justa causa. No podrá ingresar a TRANSMILENIO S.A., quien cumpliendo los requisitos se hallare en cualquiera de las siguientes situaciones: • Ser pensionado, salvo las excepciones de ley. • Tener la edad de retiro forzoso determinado por la ley. • Hallarse en interdicción penal o administrativa del ejercicio de los derechos y funciones públicas, lo cual se comprobará con los certificados expedidos por las autoridades competentes. 6.2.5.3 Suscripción del Contrato de Trabajo Ningún Trabajador Oficial podrá ejercer su cargo sin haber firmado el respectivo contrato de trabajo que lo vincule y acredite como servidor público de la Empresa. 6.2.5.4 Afiliación del servidor público al Sistema General de Seguridad Social Son deberes de TRANSMILENIO S.A., en relación con el Sistema de Seguridad Social: • Afiliar ante la Entidad Promotora de Salud - EPS, Administradora de Riesgos Laborales- ARL, Fondo de Pensiones y Cesantías - FPC, a todos sus servidores públicos. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar la libertad de elección del trabajador sobre la EPS y el FPC a los cuales prefiera afiliarse. • Pagar cumplidamente los aportes que sobre la nómina le corresponden. • Descontar de los ingresos laborales las cotizaciones en la proporción que corresponde a los servidores públicos de la Entidad. • Girar oportunamente los aportes y las cotizaciones a EPS, ARL y FPC que corresponda. • Informar las novedades laborales de sus servidores públicos a las entidades a la cuales están afiliados, en materias tales como ingresos y sus cambios, las vinculaciones y retiros. Así mismo informar a los servidores públicos sobre las garantías y obligaciones que les asiste en el Sistema General de Seguridad Social. • Informar a los trabajadores sobre los riesgos a los cuales están sometidos, sus efectos y las medidas preventivas correspondientes. • Garantizar un ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de sistemas de seguridad industrial y la observancia de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. Al ingresar como servidor público de TRANSMILENIO S.A., se tiene las siguientes obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social: • Procurar el cuidado integral de su salud y la de su grupo familiar afiliado. • Afiliarse con su núcleo familiar al Sistema General de Seguridad Social. • Suministrar información veraz, clara y completa sobre su estado de salud. • Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de las instituciones y profesionales que le prestan atención en salud. • Cuidar y hacer uso racional de los recursos, las instalaciones, la dotación, así como de los servicios y prestaciones sociales y laborales. • Si el servidor público viene cotizando al sistema general de seguridad social, el área de Talento Humano deberá actualizar la información con los datos del nuevo empleador. 6.2.5.5 Afiliación del servidor público a la Caja de Compensación Están obligados a afiliarse a una Caja de Compensación Familiar, todos los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes. El aporte equivale al 4% del monto de la respectiva nómina mensual de la empresa. Nota. La documentación requerida para la afiliación a la caja de compensación familiar del servidor público y su grupo familiar se encuentra establecida en la normatividad vigente y los lineamientos dados por la caja de compensación, esta afiliación podrá realizarse en línea. 6.2.5.6 Subsidio Familiar El subsidio familiar se cancela mensualmente y para tal efecto la Caja de Compensación remite a TRANSMILENIO S.A. una relación de trabajadores beneficiarios junto con el monto individual a pagar. Las condiciones para reconocimiento y pago serán las establecidas por la Caja de Compensación Familiar de conformidad con la regulación que para el efecto establezca el Gobierno Nacional y/o los Acuerdos Convencionales 6.2.6 INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO Proceso por el cual se guía al nuevo servidor público hacia la incorporación e integración a la cultura de la empresa y a su puesto de trabajo durante el mes siguiente a su vinculación. Para cumplir esto se debe diseñar e implementar un programa compuesto de tres instancias: Primera: Se lleva a cabo a través de la plataforma de Inducción y Reinducción virtual de la entidad, en la cual, mediante la utilización de herramientas digitales de autoestudio o autoaprendizaje, el trabajador realiza un curso de inducción corporativa de aproximadamente 20 horas, abordando las siguientes temáticas: • Marco normativo del nivel Distrital. • TRANSMILENIO S.A.: Naturaleza, Misión, visión, objetivos corporativos símbolos y marcas. • Ética empresarial – principios y valores básicos y valores corporativos. • Principios del Sistema TransMilenio • Descripción del Sistema • Sistema Integrado de Transporte Público –SITP. • Funciones de las dependencias y áreas de la entidad. • Plan Estratégico de calidad vida laboral. • Régimen prestacional de los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. • Reglamento interno de trabajo. • Obligaciones especiales de los trabajadores. • Derechos de los trabajadores • Gestión ambiental del sistema en el marco del Piga. • Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo. • Factores de Riesgo Ocupacional. • COPASO y comité de convivencia laboral. • Reporte de accidente o incidente de trabajo. • Reglamento de higiene y seguridad industrial. • Planes de emergencia - rutas de evacuación. • Mapa de procesos. • Política del sistema. • Procesos y procedimientos. Segunda: Ubicación y Entrenamiento: En esta etapa el responsable es el jefe inmediato del servidor público o a quien él/ella le delegue esa tarea. Es un proceso educativo a corto plazo, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades requeridas por el puesto.. El jefe debe explicar con claridad las expectativas en el desempeño y las reglas específicas de trabajo en ese momento. Como evidencia del desarrollo de esta etapa se diligencia el formato "Ubicación y Entrenamiento del Servidor Público en el Puesto de trabajo". Sin perjuicio de los procesos de inducción y reinducción que desarrolla la empresa, los servidores públicos de la misma serán responsables de la lectura, apropiación y cumplimiento de los procedimientos y protocolos formalmente adoptados para la gestión de los procesos de la Empresa, disponibles en la red interna o impresos. Tercera: En especial está dirigida a los trabajadores oficiales, e implica la evaluación y seguimiento del desempeño del servidor público en el cargo y de su integración en el grupo de trabajo, lo cual está a cargo del jefe inmediato; el área de Talento Humano debe asegurarse que esta etapa sea efectuada, al final del período de prueba. Al finalizar esta etapa, el Director o Jefe de Área debe diligenciar el formato de evaluación en período de prueba, comunicarlo al evaluado y remitirlo al área de Talento Humano. Esta área debe tener en cuenta las recomendaciones efectuadas al funcionario mediante la preparación de actividades relacionadas con la gestión del talento humano que permitan una continuidad del proceso de adiestramiento y fortalecimiento de las competencias laborales. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN POR COMPETENCIAS DEL SERVIDOR PÚBLICO EN TRANSMILENIO S.A.
8. TABLA DE FORMATOS
(*) Formato establecido por la Ley 190 /1995. Departamento Administrativo de la Función Pública. 9. ANEXOS * Anexo 1: Documentos para vinculación de nuevo Servidor Público * Anexo 2: Guía Declaración Juramentada * Anexo 3: Estructura Guía de Convocatoria * Anexo 4: Matriz de Riesgos del Procedimiento de Selección y Vinculación por Competencias ANEXO 1. DOCUMENTOS PARA VINCULACIÓN DE NUEVO SERVIDOR PÚBLICO
ANEXO 2. GUÍA DECLARACIÓN JURAMENTADA DECLARACIÓN JURAMENTADA Bogotá D.C., ____ (fecha) Señores TRANSMILENIO S. A. Av. ElDorado 66-63 Bogotá ASUNTO: Declaración de no tener obligaciones pendientes Yo, ________________________________, identificado(a) como aparece al pie de mi firma, declaro bajo la gravedad del juramento, no haber sido notificado, no conocer ni tener obligaciones de tipo alimentario pendientes. La anterior declaración la hago en cumplimiento de lo previsto en el artículo 6º de la Ley 311 de 1996, para suscribir contrato con TRANSMILENIO S.A. Cordialmente, _____________________________ Cédula: de ANEXO 3. ESTRUCTURA GUÍA DE CONVOCATORIA CONVOCATORIA: ___________________________ FECHA: ____________________________________ PRESENTACIÓN 1. CONDICIONES GENERALES CRONOGRAMA GENERAL DEL PROCESO CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO INSCRIPCIONES Y ADMISIÓN AL PROCESO DE SELECCIÓN 1.3.1 Inscripción 1.3.2 Documentación 2. PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS 2.1 REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS 2.1.1 Educación 2.1.1.1 Formación Académica: 2.1.1.2 Experiencia Relacionada y certificada 2.1.1.3 Equivalencias 2.1.2 Conocimientos básicos esenciales 2.1.3 Competencias comunes a los servidores públicos 2.1.4 Certificaciones de Estudio y Experiencia 2.1.4.1 Certificados de Estudio • Educación Formal • Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano 2.1.4.2 Certificados de Experiencia 2.2 RECLAMACIONES 3. SELECCIÓN 3.1 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN 3.2 PRUEBAS APLICABLES Y PONDERACIÓN 3.2.1 PRUEBAS DE CARÁCTER ELIMINATORIO 3.2.2 PRUEBAS DE CARÁCTER CLASIFICATORIO 3.2.3 ESTRUCTURA DE LAS PRUEBAS 3.2.3.1 Tipo y No. de Preguntas 3.2.3.2 Puntajes y mecanismos de calificación 3.3 APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS 3.4 CALIFICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS 3.5 PUBLICACIÓN DE RESULTADOS Y RECLAMACIONES 3.6 CITACIÓN A ENTREVISTAS (cuando aplique) 3.7 ENTREVISTAS 3.7.1 CONDICIONES PARA LA REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS 3.7.2 JURADO CALIFICADOR 3.7.3 CALIFICACIÓN DE LAS ENTREVISTAS 3.7.4 CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS 3.7.5 PUBLICACIÓN DE RESULTADOS 3.8 ETAPA DE ANÁLISIS DE ANTECEDENTES 3.8.1 CONDICIONES GENERALES 3.8.2 FORMA Y TÉRMINO DE LA EVALUACIÓN 3.8.3 PUNTAJES Y MECANISMOS DE CALIFICACIÓN 3.8.3.1 Formación Académica • Condiciones para acreditación • Educación Formal • Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano 3.8.3.2 Experiencia • Condiciones para la acreditación de la experiencia laboral 3.9 DE LOS RESULTADOS 3.9.1 CONSOLIDACIÓN Y PUBLICACIÓN DE RESULTADOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN 3.9.2 CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE POTENCIALES ASPIRANTES 3.9.3 DESEMPATES 3.10 DE LAS RECLAMACIONES DEL PROCESO DE SELECCIÓN 3.11 CAUSALES DE EXCLUSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN
ANEXO 4 MATRIZ DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE COMPETENCIAS
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5691 de octubre 09 de 2015 |
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