RESOLUCIÓN 013 DE 2015

(Enero 23)

“Por la cual  se adopta la Tabla de Retención Documental de la Veeduría Distrital convalidada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.”.

LA  VEEDORA DISTRITAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 4 literal h, del Acuerdo Distrital No. 24 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, establece como fines de los archivos, disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, señala la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control.

Que el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, establece que es responsabilidad de la administración pública la gestión documental y la administración de sus archivos.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, “Por el cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”, establece la obligatoriedad de las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.

Que el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Que en el artículo 8 del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, dispuso “Las tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal  de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de orden nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Que mediante Resolución 115 del 13 de septiembre de 2006, se actualizó la conformación del Comité de Archivo de la Veeduría Distrital.

Que por medio de la Resolución No. 094 del 04 de julio de 2013, se modifica la conformación y funcionamiento del Comité de Archivo de la Veeduría Distrital.

Que mediante Acta 003 del 7 de julio de 2014, el Comité de Archivo de la Veeduría Distrital aprobó las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

Que mediante Comunicación Oficial 2-2014-52350 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, el Secretario Técnico del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., comunica a la Veeduría Distrital que la Tabla de Retención Documental “fue revisada por este Consejo durante la sexta sesión del año 2014, la cual tuvo lugar el 19 de diciembre de la misma anualidad y se determinó que de conformidad con el informe técnico allegado por la secretaría técnica del presente Consejo y expuesto por el profesional de archivo, el instrumento archivístico presentado por la Veeduría Distrital, cumplió con los requisitos mínimos exigidos por el Archivo General de la Nación y por el Archivo de Bogotá, y se encuentra de acuerdo con la normativa archivística vigente.” Y que “Como consecuencia de lo anterior, este Consejo decidió por unanimidad convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por la Veeduría Distrital.”

De conformidad con lo anterior, se hace necesario adoptar y ordenar el la aplicación de la Tabla de Retención Documental de la Veeduría Distrital.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la Tabla de Retención Documental para la Veeduría Distrital aprobadas por el Comité de Archivo y convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá Distrito Capital, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: La Tabla de Retención Documental será aplicada en todas las dependencias de la Veeduría Distrital.

ARTÍCULO TERCERO: Para efectos de divulgación, la Tabla de Retención Documental será publicada en la página web y en la intranet de la Entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO CUARTO: Constituye falta disciplinaria y por lo tanto da lugar a la imposición de la sanción correspondiente, el incumplimiento de lo dispuesto en la presente Resolución, en los términos señalados en la Ley 734 de 2002.

ARTÍCULO QUINTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C. a los 23 días del mes de enero de 2015.

ADRIANA CORDOBA ALVARADO

VEEDORA DISTRITAL

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5723 de noviembre 27 de 2015