RESOLUCIÓN SDH-000247 DE 2015

(Octubre 8)

“Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Valoración Documental – TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.”

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA (E)

En uso de las facultades que le confiere el artículo 8° del Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con las definiciones establecidas el Acuerdo 27 de 2006, del Archivo General dela Nación, las Tablas de Valoración Documental – TVD son un listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto el tiempo de permanencia en Archivo Central, como su disposición final.

Que en las Tablas de Valoración Documental se plasman los tiempos de retención y disposición final de la documentación el cual se encuentra fijado en las fichas de valoración; así mismo, su principal función es establecer la retención para la documentación del fondo acumulado de la Secretaría Distrital de Hacienda para el periodo anterior del 30 de noviembre de 2006 fecha en la cual se expidió el Acuerdo 257 de 2006, en donde los documentos archivados antes de esta fecha hacen parte de la TVD.

Que el numeral 3 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, establece como función del Comité Interno de Archivo la de “Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.”

Que mediante Acta del Comité Interno de Archivo No. 5, realizado el 3 de septiembre de 2014, se aprobaron las Tablas de Valoración Documental de la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH, y una vez aprobadas las TVD por el Comité de Archivo de la Entidad se enviaron al Consejo Distrital de Archivo para su convalidación y cumplimiento a la norma, las cuales mediante Acta No. 01 de la Primera Sesión del Consejo Distrital de Archivos, realizado el 27 de febrero de 2015, los consejeros decidieron por unanimidad convalidar la Tabla de Valoración Documental de la SDH, y como resultado de la evaluación del instrumento TVD expresaron “tienen viabilidad técnica para su convalidación, pues cumplieron con los elementos básicos normativos y estructurales”

Que de acuerdo a lo anterior y dando cumplimiento al artículo 8° del Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación, según el cual Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Interno de Archivo, corresponde al Secretario Distrital de Hacienda aprobar la implementación de las Tablas de Valoración Documental – TVD para la Entidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°: Aprobar las Tablas de Valoración Documental – TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda a las que se dio aprobación por el Comité Interno de Archivo en sesión del 3 de septiembre de 2014, según consta en el Acta No. 5, la cual forma parte integrante del presente acto, teniendo en cuenta que se cumplió con lo establecido por el Archivo General de la Nación y por el Archivo de Bogotá – Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 2°: Implementar las Tablas de Valoración Documental en la SDH, a partir de la publicación del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 3°: Vigencia y derogatoria: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 8 días del mes de octubre del año 2015.

JOSÉ ALEJANDRO HERRERA LOZANO

Secretario Distrital de Hacienda (E)

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5692 de octubre 13 de 2015