RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 001 DE 2016
(Enero 13)
Derogada por el art. 3, Resolución Reglamentaria 006 de 2018.
“Por la cual se adopta la nueva versión del procedimiento para entrega de bienes en comodato dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C.”.
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional, la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, establecido por el Decreto 943 de 2014, fue adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 034 de 2014, implementando un modelo de operación por procesos que asegure la generación de productos o servicios con las características previamente especificadas, evidenciando la forma de realizar los procesos a través de procedimientos, entendidos estos como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el artículo 6 que “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo.”.
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad.”
Que el numeral 1 artículo 53 del citado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Subdirección de Recursos Materiales “Proponer e implementar las políticas para la administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Contraloría de Bogotá, D. C.”.
Que el numeral 6 del artículo 50 del citado Acuerdo constituyen como una de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, “Dirigir y vigilar la ejecución de los procesos contractuales de la Contraloría de Bogotá, D. C. y velar por su adecuada organización y eficiencia, garantizando la aplicación de las normas legales y procedimentales sobre la materia”.
Que en el artículo 1 de la Resolución Reglamentaría No. 025 del 19 de Noviembre de 2010, se delegan funciones en materia de contratación, el cual establece: “Delegar en el Director Administrativo y Financiero, la ordenación del gasto, y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios de colaboración y/o cooperación con entidades públicas o privadas, y contratos interadministrativos en cualquier cuantía, o sin ella, que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría, tanto para el ejercicio del control fiscal como para el funcionamiento administrativo de la entidad”.
Que mediante Resolución Reglamentaría No. 023 del 19 de Agosto de 2014 se adopta el Manual de Contratación de la entidad, el cual estipula en los numerales 2.3 al 2.3.3.7, el control y seguimiento de un contrato en caso de designación de supervisión o interventoría.
Que la entidad requiere estandarizar las actividades necesarias para entregar en comodato los bienes propiedad de la Contraloría de Bogotá D.C., cuando se requiera, con el fin de administrarlos de forma eficiente.
Que los Organismos del Estado asumen la responsabilidad directa de administrar y manejar sus correspondientes patrimonios y están en la obligación, de acuerdo con la normatividad vigente, de diseñar y adoptar los mecanismos que les permitan el control de los mismos.
Que de conformidad con el hallazgo administrativo No. 4 evidenciado en el Informe Final de Auditoria vigencia 2012 – PAAF 2013 – 30 de octubre de 2013, a la Dirección Administrativa y Financiera y Subdirección de Recursos Materiales, se presenta como acción correctiva al mismo, la inclusión de dos actividades y un punto de control referentes a la realización de los asientos contables de los bienes entregados en comodato con el valor de los bienes establecidos en el contrato.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 0036 del 6 de Noviembre de 2014, fue adoptada la versión 1.0 del Procedimiento para entrega de bienes en comodato Código 08027, 0 dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos PGRF – 080, el cual se hace necesario actualizar para dar cumplimiento a la acción establecida en el Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, en virtud del informe de la Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá.
Que el Procedimiento para Entrega de Bienes en Comodato fue objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.
En mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión del Procedimiento para Entrega de Bienes en Comodato Código 08027, Versión 2.0, dentro del Proceso de Recursos Físicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del procedimiento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación del procedimiento adoptado.
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que sean contrarias, en especial las que están contenidas en la Resolución Reglamentaria No. 036 del 6 de Noviembre de 2014.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a los 13 días del mes de enero del año 2016.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
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PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE BIENES EN COMODATO |
Código formato: PGD-01-002 |
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Código documento: 080-27
Versión: 2.0 |
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FECHA:
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Aprobó elaboración o modificación
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Revisión técnica |
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Firma:
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Firma:
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Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño |
Nombre: Biviana Duque Toro |
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Cargo: Directora Administrativa – Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Directora Técnica - Dirección de Planeación |
1. OBJETIVO(S):
Estandarizar las actividades necesarias para entregar los bienes propiedad de la Contraloría de Bogotá D.C. en comodato, con el fin de administrarlos de manera eficiente y oportuna.
2. ALCANCE:
Inicia con la solicitud de entrega en comodato del bien y termina con la supervisión del contrato de comodato.
3. BASE LEGAL:
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TIPO DE NORMA |
FECHA |
DESCRIPCIÓN |
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Código Civil |
1887 |
Artículo 2200, Definición de comodato. |
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Constitución Política |
1991 |
Artículo 209. |
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Ley 80 |
28/10/1993 |
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública |
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Resolución 001 Secretaria de Hacienda – Contador Público |
20/09/2001 |
Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, Numerales 2.2 y 2.3. |
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Ley 734 |
05/02/2002 |
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. |
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Ley 1150 |
16/07/2007 |
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. |
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Resolución Reglamentaria No.25 |
19/11/2010
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Por medio de la cual se delegan funciones en materia de contratación”. Delega en el Director Administrativo y Financiero, la ordenación del gasto, y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios de colaboración y/o cooperación con entidades públicas o privadas, y contratos interadministrativos en cualquier cuantía, o sin ella, que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría, tanto para el ejercicio del control fiscal como para el funcionamiento administrativo de la entidad. |
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Acuerdo 519 |
26/12/2012 |
Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones |
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Resolución 20 |
12/10/2012 |
Por medio de la cual se asignan funciones a quienes ejerzan supervisión de los contratos celebrados por la Entidad y se adopta el Manual del Supervisor de Contratos de la Contraloría de Bogotá D.C. |
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Decreto 1082 |
17/07/2013 |
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional", de fecha 26 de mayo de 2015. |
4. DEFINICIONES:
BIENES:
De acuerdo con el Diccionario de Términos de Contabilidad Pública un bien se define como, el artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción.
BIENES INMUEBLES:
Son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y los que se adhieran permanentemente a ellos como los edificios.
BIENES MUEBLES:
Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los bienes muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.
BIENES DE CONSUMO:
De conformidad con el Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo y Control de los Bienes, son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
BIENES DE CONSUMO CONTROLADO:
Son elementos que por su naturaleza, por su costo, servicio pueden ser considerados de control, pero sujetos previamente a una selección originada por normatividad.
BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO:
Son aquellos que se agrupan en las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
BIENES INSERVIBLES:
Todos los bienes que por cualquier razón no presten servicio a la Entidad y que no puedan ser recuperados ni objeto de comercialización.
BIENES OBSOLETOS:
Son aquellos bienes que por su estado de obsolescencia tecnológica, su alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o porque en la entidad no se les da ningún tipo de uso, pueden ser susceptibles de comercializar.
COMODATO:
Según el artículo 2200 del Código Civil Colombiano, el comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa.
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS:
Son las producidas por la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de sus funciones, con destino a otras personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Para su elaboración se debe tener en cuenta la “Estructura de Carta u Oficio”.
FINALIDAD DE LOS BIENES:
Según el Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo y Control de los Bienes, los bienes muebles e inmuebles de propiedad de los Entes Públicos del Distrito Capital deben tener como finalidad el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de su cometido estatal.
5. ANEXOS:
No Aplica.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
6.1. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE BIENES EN COMODATO
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Representante Legal de la Entidad solicitante. |
Envía oficio al Director Administrativo y Financiero solicitando la entrega en comodato del bien mueble y/o inmueble. |
Solicitud de bienes en comodato
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OBSERVACIONES:
Toda solicitud debe contener la indicación del destino que vaya a darles a los bienes y el compromiso que adquiere. |
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2 |
Director Administrativo y Financiero |
Recibe, evalúa y remite al Subdirector de Recursos Materiales y al Subdirector de Servicios Generales la solicitud para que verifiquen la disponibilidad y estado actual del bien respectivamente. |
Memorandos SIGESPRO
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OBSERVACIONES:
El Subdirector de Recursos Materiales verifica la disponibilidad del bien a entregar en comodato teniendo en cuenta los posibles requerimientos para el desarrollo misional de la entidad.
El Subdirector de Servicios Generales verifica el estado del bien a entregar en comodato teniendo en cuenta el mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo del bien.
En el caso de bienes muebles se solicita al almacenista verificar el estado de los bienes solicitados. |
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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3 |
Subdirector de Recursos Materiales / Almacenista General y Subdirector de Servicios Generales |
Envían memorando al Director Administrativo en donde informa si existe disponibilidad o no del bien (es) y estado actual del bien. |
Memorandos SIGESPRO
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4 |
Director Administrativo y Financiero |
Recibe los memorandos y de conformidad con el pronunciamiento establecido en el memorando, aprueba o rechaza la solicitud de entregar en comodato el bien (es). |
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OBSERVACIONES:
Informa y solicita VoBo. Del Contralor, sobre todas las condiciones de la solicitud del préstamo de los bienes en comodato. |
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5 |
Director Administrativo y Financiero |
Envía memorando de aprobación de la solicitud de entregar el bien (es) en comodato al Subdirector de Contratación y solicita dar inicio al proceso contractual.
En caso de no ser aprobada la solicitud de entrega del bien (es) en comodato, se comunicará mediante memorando al Solicitante, así como al Subdirector de Recursos Materiales. |
Memorandos SIGESPRO
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6 |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de la Subdirección de Contratación |
Proyecta comunicación oficial externa para la firma de la Subdirectora de Contratación, solicitando los documentos requeridos para el inicio del proceso contractual al solicitante. |
Proyecto comunicación oficial externa |
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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7 |
Subdirectora Técnica de Contratación |
Firma y envía comunicación oficial externa. |
Comunicación oficial externa SIGESPRO
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8 |
Subdirectora Técnica de Contratación |
Recibe, verifica y aprueba los documentos remitidos por el solicitante.
Asigna la elaboración de la minuta del contrato al profesional universitario y/o especializado del área de contratación.
Da VoBo. a la minuta del contrato.
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Proyecto de Minuta de contrato y soportes |
PUNTO DE CONTROL:
Verifica que los documentos remitidos por el solicitante estén conforme con la normatividad vigente.
Verifica los compromisos que adquiere el comodatario sobre el mantenimiento, custodia, buen uso, amparos de seguro contra todo riesgo y término del préstamo.
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9 |
Director Administrativo y Financiero |
Recibe y firma la minuta del contrato.
Remite la minuta firmada a la Subdirección de contratación
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Minuta del contrato |
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10 |
Secretaria de la Subdirección de Contratación |
Recibe la minuta del contrato lo numera, coloca la fecha, registra en el libro de radicación y entrega fotocopia del contrato al comodatario para que constituya la póliza de garantía.
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Contrato |
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11 |
Secretaria de la Subdirección de Contratación |
Recibe la póliza de garantía del contrato y entrega al profesional universitario y/o especializado del área de contratación.
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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12 |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de la Subdirección de Contratación |
Recibe la póliza de garantía y revisa el cumplimiento de los amparos solicitados en el contrato.
Recoge Vo.Bo. del Subdirector Técnico de Contratación, para firma de la Directora Administrativa. |
Póliza de garantía |
PUNTO DE CONTROL:
Verifica que la póliza de garantía cumpla con las condiciones establecidas.
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13 |
Director Administrativo y Financiero |
Aprueba la póliza de garantía, mediante sello. |
Garantía aprobada. |
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14 |
Secretaria de la Subdirección de Contratación |
Proyecta memorandos para firma del Director Administrativo designando al Supervisor del contrato, así como la comunicación oficial externa notificando al comodatario. |
Proyecto de memorando designación supervisión del contrato
Proyecto Comunicación oficial externa
. |
PUNTO DE CONTROL:
Cuando el objeto del contrato lo requiera, la supervisión será compartida por los intervinientes en la ejecución del mismo. |
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15 |
Director Administrativo y Financiero |
Aprueba y firma el memorando de supervisión del contrato y la comunicación oficial externa notificando al comodatario. |
Memorando de designación supervisión del contrato
Comunicación oficial externa |
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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16 |
Supervisor del contrato.
Subdirector de Recursos Materiales. |
Hace entrega del bien (es) al comodatario mediante acta de entrega. |
Acta de entrega. |
OBSERVACIONES:
El Acta de entrega debe relacionar en forma detallada el bien (es) que se van a entregar, de conformidad con los registros de inventarios, así como el valor individual de los mismos, y se deberá incluir registro fotográfico.
El Subdirector de Recursos Materiales puede requerir profesionales universitarios y / o especializados pertenecientes a la Subdirección de Servicios Generales, para evaluar el estado del bien a entregar.
El acta de entrega debe ir firmada por los intervinientes. |
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17 |
Subdirector de Recursos Materiales. |
Envía mediante memorando el Acta de Entrega suscrita a la Subdirección de Contratación
Remite dentro los dos (2) días siguientes a su suscripción el Acta de Entrega del bien (es) dados en comodato a la Subdirección Financiera y al Almacén General para que se realicen los respectivos registros contables. |
Memorando SIGESPRO
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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18 |
Subdirector Financiero – Almacenista General |
Realiza los registros correspondientes a cada área, indicando el valor individual del bien (es) muebles e inmuebles entregados en comodato.
Envían mediante memorando SIGESPRO los registros realizados al Subdirector de Recursos Materiales, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente a la realización de los presentes registros. |
Memorando SIGESPRO
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OBSERVACIONES:
Los registros contables y de almacén se deberán realizar a más tardar el último día hábil en el que se recibe el Acta de Entrega.
PUNTO DE CONTROL:
Verifica que los registros contables sean coherentes con las cuentas establecidas para tal fin.
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19 |
Subdirector de Recursos Materiales. |
Verifica que los registros enviados por la Subdirección Financiera y el Almacén General correspondan con los valores y elementos de los bienes muebles e inmuebles entregados en comodato.
Anexa al acta de entrega las constancias de los registros enviados por la Subdirección Financiera y el Almacén General.
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Informe del aplicativo oficial de la entidad. |
PUNTO DE CONTROL:
Verifica la coherencia de los movimientos con las constancias de los registros enviados.
OBSERVACIONES:
En caso de existir inconsistencias en los registros remitidos por la Subdirección Financiera y el Almacén General, proyecta memorando devolviendo para las correcciones correspondientes.
La Subdirección Financiera y el Almacén General, remiten las correcciones necesarias dentro de los tres (3) días siguientes. |
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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20 |
Supervisor del contrato de comodato |
Verifica que el comodatario cumpla con el objeto contractual, de acuerdo con las obligaciones y los procedimientos de la entidad y remite los informes para que hagan parte del expediente contractual. |
Informes de supervisión y/ o interventoría. |
OBSERVACIONES:
Para el efecto, debe tener en cuenta el Manual de Contratación establecido por la entidad.
PUNTO DE CONTROL:
Revisar que los bienes sean devueltos una vez vencido el plazo de duración del contrato de comodato.
En caso de solicitud de prórroga del contrato por parte del comodatario, se debe tramitar la misma antes de su vencimiento.
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21 |
Supervisor del contrato.
Subdirector de Recursos Físicos. |
Al finalizar el contrato de comodato, recibe el bien (es) al comodatario mediante acta de recibo del bien.
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Acta de recibo. |
OBSERVACIONES:
El Acta de entrega debe relacionar el bien (es) recibidos y el estado de los mismos, confrontándolos con los registros de entrega de estos bienes.
El acta de entrega debe ir firmada por los intervinientes. |
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22 |
Supervisor del contrato de comodato |
Envía a la Subdirección de Contratación el Acta de Recibo del bien (es) suscrita.
Remite el Acta de Recibo a la Subdirección Financiera para la realización de los respectivos registros contables. |
Memorando SIGESPRO
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7. CONTROL DE CAMBIOS
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Versión
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No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
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1.0 |
R.R. 036 del 6 de noviembre de 2014 |
Cambia de Versión.
Se adiciona la base legal con normatividad relacionada con contratos de comodato.
Se incorporan las actividades 7, 15, 18 y 19, en el sentido de Incluir procesos de control ajustados al desarrollo normal del procedimiento y un punto de control referente a la realización de los asientos contables de los bienes entregados en comodato, con el valor de los bienes establecidos en el contrato.
Se ajusta las actividades del proceso, puntos de control y observaciones, de conformidad con el procedimiento que se realiza.
Se ajusta la numeración de las actividades.
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2.0
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R.R. |
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NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5754 de enero 14 de 2016
