RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 006 DE 2018

(Febrero 09)

Por la cual se adoptan las nuevas versiones de algunos Procedimientos del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera en la Contraloría de Bogotá D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el Acuerdo 658 de 2016; modificado por el Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá D.C., y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Artículo 269 de la Constitución Política, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014 en la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 87 de 1993, en virtud del cual se deben establecer políticas y procedimientos, así como mecanismos de prevención, verificación y evaluación, en procura del mejoramiento continuo de la Administración Pública.

Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la Norma Internacional ISO 9001:2015, sustituyendo a la NTC ISO 9001:2008, bajo la cual está certificado el Sistema de gestión de la Calidad de la Entidad; por tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia la nueva norma.

Que el Decreto 651 del 28 Diciembre 2011, modificado por el art. 23, Decreto Distrital 527 de 2014 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones" crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales.

Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 658 de 2016, “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C...”, modificado por el Acuerdo 664 de 2017,  estableciendo en el artículo 6 que "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo."

Que en cumplimiento del artículo 55 del Acuerdo 658 de 2016, el numeral 1, establece como una de las funciones de la Subdirección de Recursos Materiales “Proponer e implementar las políticas para la administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Contraloría de Bogotá, D.C.”, del numeral 4. Organizar y responder por las funciones correspondientes al almacén y la aplicación de la normatividad y procedimientos que rigen la materia y del numeral 5. Manejar y llevar el control de los inventarios y de las pólizas de seguros de los bienes de la Contraloría de Bogotá, D.C. y del numeral 6.  Realizar el estudio de las necesidades institucionales de equipos y elementos de consumo para las distintas dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que mediante la Resolución 049 del 10 de Agosto de 2015 se delegan funciones en materia de contratación, “Delegar en el Director Administrativo y Financiero, la ordenación del gasto, y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios de colaboración y/o cooperación con entidades públicas o privadas, y contratos interadministrativos en cualquier cuantía, o sin ella, que se requieran contratar con cargo al presupuesto de la Contraloría de Bogotá, D.C.,  tanto para el ejercicio del control fiscal, como para el funcionamiento administrativo de la Entidad”.

Que mediante Resolución 023 del 29 de julio de 2014 se adopta el Manual de Contratación de la Entidad, el cual estipula en el numeral 2.3, la forma de realizar el control, supervisión e interventoría de los contratos que suscriba la Contraloría de Bogotá, D.C. 

Que mediante Resolución 001 del 13 de Enero de 2016 se adopta la nueva versión del Procedimiento para entrega de bienes en comodato Código 08027, Versión 2.0 dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos PGRF – 080.

Que se hace necesario crear el procedimiento para el manejo integral del Programa de Seguros, para amparar a los servidores públicos en el ejercicio de sus cargos o sus reemplazos y a los bienes propiedad, planta y equipo de la Contraloría de Bogotá, D.C., y los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable.

Que mediante memorando 3-2017-16522 de Junio 27 de 2017, la Alta Dirección comunicó la actualización de la estructura del mapa de procesos de la Entidad y estableció la necesidad de ajustar todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG a este nuevo esquema, en virtud del cual procede la presente modificación.

En mérito de lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera:

ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación del procedimiento adoptado.

ARTÍCULO TERCERO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Reglamentarias 066 del 15 de diciembre de 2015 y 001 del 13 de enero de 2016.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 9 días del mes de febrero del año 2018.

JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA

Contralor de Bogotá D.C.