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CARGO |
LOCALIZACIÓN |
No. DEORDEN |
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD |
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Visitador Bancario. Inco Bancaria Tesorería D. |
Cámara de Compensación |
01 |
Reclama diariamente a las 11:30 a.m. en la Cámara de Compensación del Banco de la República las notas crédito y los originales de los formularios de pago ICA y la relación detallada de dicho movimiento en los términos previstos en la cláusula 15 del convenio, en paquetes sellados y rotulados remitidos por los Bancos recaudadores de impuestos de la ciudad. |
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Oficina Principales |
Corporaciones |
02 |
Entrega al día hábil siguiente de efectuadas las operaciones de recaudo las notas crédito y los originales de los formularios de pago ICA en paquetes sellados y rotulados, en la Unidad de Operación Bancaria Coordinación - Sección Incorporación Bancaria de la Tesorería Distrital.Igualmente la relación detallada de dicho movimiento en los términos previstos en la cláusula 15 del convenio. NOTA Los Bancos de Bogotá y Occidente, entregan la información de la misma manera como lo hacen las Corporaciones. |
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Visitador Bancario y/o Mensajero Corporac. |
Sección Incorporación Bancaria |
03 |
Entrega al coordinador de la sección Incorporación Bancaria la documentación recibida de la Cámara de Compensación, y la recibida directamente de las Corporaciones. Firma directamente en el libro de radicación. |
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Coordinador |
Sección Incorporación Bancaria |
04 |
Verifica y confronta que la documentación recibida de Bancos y Corporaciones esté completa en su totalidad, firmando por la documentación recibida. Destapa los paquetes de todos los Bancos y Corporaciones, relaciona y registra en el libro de control de recepción de Entidades Financieras:Código del BancoNombre del BancoFecha de PagoFecha de abono a la TesoreríaNúmero de formulariosValor de la Nota CréditoTipo de ImpuestoFirma Coordinador |
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Coordinador |
Sección Incorporación Bancaria |
05 |
Firma, sello y Numeral en forma consecutiva cada una de las notas crédito, asignando el mismo número a los formularios que la componen, teniendo en cuenta que cada día inicia con el número siguiente al último del día anterior. |
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Coordinador |
Sección Incorporación Bancaria |
06 |
Distribuye las Notas Crédito con sus respectivos formularios a los revisores de acuerdo con la asignación de Bancos y Corporaciones preestablecidas, quienes a la vez manejan un libro de control, en el cual relacionan las notas créditos entregadas firma quien entrega y quien recibe. |
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Revisores |
Sección Incorporación Bancaria |
07 |
Revisa y verifica las Notas Crédito y formularios uno a uno bajo los siguientes parámetros: NOTAS CRÉDITO Que el número de la Cuenta Corriente sea el que corresponde a la Tesorería. Que traiga sellos y firmas correspondientes a la normal operación usada por el Banco. Que sea la original o primera copia en original. Que este dirigido a la Tesorería Distrital. Que el valor en letras y números sea exactamente el mismo. Que sea legible, a criterio del Jefe de Incorporación Bancaria, previa autorización. FORMULARIOS Que el formulario sea el que corresponde a Tesorería. Que el valor timbrado sea igual al valor cancelado. Que el valor cancelado corresponda a las fechas establecidas. Que correspondan a la vigencia actual. Que estén firmados, y/o sellados, conforme a los convenios. NOTAS CRÉDITO Y FORMULARIOS Que la suma de los formularios sea igual al valor de la Nota Crédito. Que la fecha del timbre y/o sello del formulario sea igual a la fecha de la Nota Crédito. INCONSISTENCIAS ESPECIALES DEFINICIÓN Se consideran inconsistencias especiales las siguientes, que el revisor debe tener en cuenta al momento de la revisión: Formularios de declaración ICA que se reciben de los Bancos y/o Corporaciones a cambio del formulario oficial de pago. Formulario de declaración ICA y formulario oficial de pago de Bancos sin radicar la declaración ICA. Caso Especial: En caso de que algún documento no cumpla con los requisitos anteriores, o que se presente de las inconsistencias especiales, lo devuelve al Coordinador junto con los respectivos originales de formularios oficiales de pago. |
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Coordinador |
Sección Incorporación Bancaria |
08 |
Firma recibido de las inconsistencias y documentación soporte, elabora oficio para Firma del Jefe con destino al Banco o Corporación. La inconsistencia debe ser registrada en el libro "Control de inconsistencias". |
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Revisor |
Sección Incorporación Bancaria T.D. |
09 |
Entrega al Coordinador los documentos revisados que no presentan inconsistencias debidamente firmados y sellados, acompañados del comprobante "Cifras de Control" debidamente diligenciado, firmado y sellado. Esta entrega debe quedar registrada en el libro de control del Revisor. |
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Coordinador |
Sección Incorporación Bancaria |
10 |
Recibe y registra en un libro de control la documentación, revisa y entrega al incorporador las Notas Crédito consistentes con sus correspondientes documentos (Notas Crédito, formularios de Pago ICA y cifra de control que contiene fecha de entrega del revisor al Coordinador, No. Cuenta, código del Banco, clase de impuesto (ICA), valor notas crédito, cantidad total de formularios de pago (ICA), fecha abono Notas Crédito, consecutivo, firma de quien recibe para aplicar al programa respectivo, la cual es relacionada en un libro de control, el que contiene: No. Terminal, Nombre del Cajero, Clase de Impuesto (ICA), Entidad Financiera, código del Banco, cantidad de formularios de pago ICA, fecha de incorporación y valor nota crédito. |
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Jefe |
Sección Incorporación Bancaria |
11 |
Utiliza opción de apertura de cada digitando sus respectivas claves. |
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Incorporador |
Sección Incorporación Bancaria |
12 |
Realiza en la terminal autorizada la incorporación de los pagos respectivos. NOTA: En el evento de presentarse los siguientes casos especiales: Inexistencia de la deuda en el momento de incorporar el pago (contribuyente nuevo). Inexistencia de la deuda (contribuyente no declaró en el último año sin embargo declaró en años anteriores). El incorporador elabora Acta y Planilla anexa de depósitos que han sido reflejados en la terminal. Solución: elabora una planilla con una relación de formularios que no pudieron incorporarse por las dos razones anteriores. Dicha planilla contiene: Nit, Nombre, Valor, Fecha, Número del formulario y firma de la planilla. El Jefe de la Sección debe radicar en un libro dicha planilla debidamente numerada en forma consecutiva y debe iniciar con el número siguiente del día anterior. Cuando el pago es en cheque, el Jefe de la Sección de Incorporación Bancaria deberá verificar antes de once días que dicho cheque no resulto impagado. En el caso de no presentar Declaración o no registro oportuno, debe oficiar a Secretaria de Hacienda, para que relacione y aplique las acciones pertinentes. NOTA: Ver el procedimiento administrativo para la incorporación de pagos a través de la aplicación de depósito. |
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Jefe |
Sección Incorporación Bancaria |
13 |
Finalizada la operación diaria hace el cierre de caja digitando la opción correspondiente.Firma, sella con sello personal el formulario y aplica el sello de "incorporado". |
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Incorporador |
Sección Incorporación Bancaria |
14 |
Elabora en original y cuatro (4) copias, el acta anual de cuadre de caja |
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Incorporador |
Sección Incorporación Bancaria |
15 |
Revisa, firma, sella y entrega cada uno de los documentos y entrega el acta al jefe, y registra la entrega de su libro de control. |
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Jefe |
Sección Incorporación Bancaria |
16 |
Verifica, firma, sella y devuelve acta al incorporador y registra en el libro de control de entrega, la devolución.Se deberá dejar la copia de la planilla de sobrante, para constituir depósitos. |
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Jefe |
Sección Incorporación Bancaria |
17 |
- Entrega a la sección de Caja los siguientes documentos: Las Notas Crédito Copia del acta de cuadre de caja Copia de la Relación de Depósitos Firma y sella la entrega en caja en el libro control.
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AuxiliarCajas |
Caja General |
18 |
Recepciona y verifica la exactitud de los valores que refleja el acta de cuadre con el valor estipulado en las Notas Crédito. |
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Incorporador |
Sección Incorporación BancariaCaja General |
19 |
- Recibe el acta y sus copias firmadas por el Jefe de la Sección y clasifica así: Original y copia para la Sección Cuadre de Cajas. Copia para archivo de la Sección junto con los originales de los formularios de pago ICA ya incorporados y debidamente sellados. Copia para el Incorporador.
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Incorporador |
Sección Incorporación Bancaria Caja General |
20 |
Entrega al grupo nocturno de cuadre de cajas el original del acta de cuadre de cajas. |
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Jefe |
Sección Cuadre de Cajas. |
21 |
Recibe del Incorporador el original del acta de cuadre de cajas y firma en el libro de control. |
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Jefe |
Sección cuadre de Cajas. |
22 |
Recibe y firma el acta y entrega copia a la mesa de control |
