CARGO

LOCALIZACIÓN

No. DEORDEN

DESCRIPCIÒN DE LA ACTIVIDAD

 Jefe

 C.A.C. y CADES

 01

 Al iniciar el día opera la pantalla Digitando A en la terminal para entrar al sistema de CIGS. 

Digita CSSN y utiliza el PASWORD de entrada al sistema, el cual cada dos (2) meses es cambiado por el SISE. 

Ingresa al menú principal y da opción 2 para entrar a Industria, Comercio y Avisos. Aparece un pantallazo que describe el monitor de recaudo ICA. Digita el número de cédula de ciudadanía, opción 08 para abrir cajas de ICA, clave personal, fecha de cuadre de caja y número de caja. Aparece el mensaje entrar password de Auditoria, para lo cual se digita en cédula 11111111, opción 08 y como clave ICA y pulsa enter.  

Si la operación fue realizada correctamente aparecerá un mensaje que dice "Se abrió la caja... e inicio acumulados en fecha ... de lo contrario aparecerá el mensaje error. Razón por la cual deberá realizarse nuevamente la operación. 

Si persiste el mensaje "error" debe verificarse la causa. 

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

02

Ingresa por el monitor de recaudo ICA Digitando cédula de Ciudadanía, opción 05, que es aplicación de pagos y la clave personal.

NOTA: La clave es personal e intransferible, toda actuación a través de ésta, será responsabilidad del usuario bajo cuyo código aparezca el trabajo.

Aparece un pantallazo que le sirve para aplicar cada uno de los pagos que recibirá en el día. Al igual que para el Impuesto Predial los cajeros de ICA, tienen una base monetaria de Cinco mil pesos M/cte. ($5.000.oo), la cual deberá tener disponible para dar cambio por los pagos de Impuestos y por consiguiente, permanentemente debe mantenerse en moneda o billete de denominación no superior a Doscientos pesos m/cte. ($200.oo). Con lo anterior, el cajero no podrá indicarle al contribuyente que no tiene vueltas.

Solicita al contribuyente el número del NIT o la cédula de ciudadanía para accesar al sistema. 

Informa al contribuyente acerca de su deuda. 

NOTA: El programa de aplicación de Industria, Comercio y Avisos es cuenta corriente. Por este sistema se puede pagar de las siguientes maneras: 

1.                   Total de la vigencia e un contado.

  Tres cuotas con vencimiento de pago determinados por la Secretaría de Hacienda.

  Abonar el valor que el contribuyente quiere, teniendo en cuenta que primero se le descontará a intereses, después a sanciones y por último a capitales de la deuda más vieja. 

Contribu-yente

C.A.C. yCADES

03

Cancela el pago de acuerdo al Estado de Cuenta, de lo contrario el cajero lo remite ya sea a la Dirección Distrital de Impuestos para la incorporación de la Declaración privada de Industria y Comercio, o a la Sección de ayuda al Contribuyente, ventanillas de información del CAD.

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

04

Conforme el Contribuyente con el Estado de Cuenta, procede a recepcionar el pago en cheque o efectivo.

Si el contribuyente cancela en efectivo, procede a digitar el total a pagar, E, y pulsa enter y aparece el mensaje "Por favor verifique que los datos presentados sean correctos", procede a contar el dinero en presencia de éste, para evitar posibles errores y reclamaciones que redunden en la mala imagen de la Entidad, y en particular sobre la horabilidad del funcionario. Aplica con PF2 el pago y debe salir el mensaje "Fue aplicado el pago OK".

Si el contribuyente cancela con cheque, este debe reunir los requisitos que exigen las normas vigentes, a saber:

a.                   Girado a nombre de la Tesorería Distrital, con cruce respectivo de negociabilidad.

  El valor girado debe coincidir en letras y números con el monto girado.

  Que la presentación del cheque no sea de cuatro meses después de librado.  

  Que tenga firma (s) 

  Que no este enmendado 

  Que no falte la cantidad en letras y/o números. 

  Los cajeros pueden recibir pagos de impuestos con cheques de otras plazas, en cuyo caso deberán efectuar la consignación en los formatos especiales "Consignación otras plazas", que el Banco tiene para estos efectos. 

  Indicar la respaldo el nombre, dirección, teléfono y documento de identidad del girador e identificación de la persona jurídica (NIT) o personas natural (c.c.). 

  En caso de recibir un cheque de alguna Corporación de Ahorro y Vivienda, este pago deberá aplicarse como cheque de gerencia. 

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

05

Digitará los siguientes datos: a. Tipo de cheque:

1. Gerencia

2. Otro

b. Código del Banco y número de cheque. Procede a digitar el total a pagar, C, el código del Banco, y los cuatros últimos números del cheque y pulsa enter, y aparece el mensaje "Por favor verifique que los datos presentados sean correctos", y pulsa enter y aparece "Fue aplicado el pago" produciéndose el recibo de pago.

En caso de que el recibo de pago se vaya al vacío verificará si quedo descontado del estado de cuenta, e informará al contribuyente, quien deberá acercarse al otro día para certificar el pago, a la Sección de Archivo y Microfilmación donde deberán reposar los recibos de pago y log de pagos, realizados en cada Centro de Atención al Contribuyente y CADES.

NOTA: Los recibos de pago deberán ser enviados diariamente desde dichos Centros, con el Cuadre de Caja Respectivo, a la Sección de Archivo y Microfilmación. Los Logs de pagos, también deben remitirse diariamente por la Sección de Cuadre de Caja, a la Sección de Archivo y Microfilmación. Toda Certificación deberá confrontar la Información del recibo y log de pagos de la fecha.

Si el contribuyente cancela una parte del impuesto en cheque y otra en efectivo, deberá aplicarse el pago total en cheque, y se efectuará el traslado correspondiente de cheque a efectivo en el Acta de Cuadre Diario de caja.

Queda prohibido efectuar traslados de efectivo a cheque.

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

06

En ningún caso podrá reportar cosa diferente por lo que realmente recibe, en efectivo o cheque.

Cajero Operador

C.A.C. y CADES

07

Por ningún motivo aplicará el pago hasta no haber verificado el efectivo o cheque.

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

08

El recibo de pago es sellado y entregado el original al contribuyente y la copia es guardada para el archivo de la oficina, para ser enviado a la Sección de Archivo y Microfilmación. 

Jefe

C.A.C. yCADES

09

Si algún pago queda mal generado, tiene la opción de reversarlo, para lo cual seguirá los siguientes pasos:

Digita en el monitor de ICA la opción 6. Reversión de Pagos y pulsa enter.Digita el número del recibo a reversar y pulsa enter. 

Efectuados los pasos anteriores pulsa tecla PF4, con lo cual queda reversado el pago y el NIT o cédula de ciudadanía queda en una situación igual a como se encontraba antes de aplicar el pago.

La reversión es un procedimiento por medio del cual se retira un pago aplicado al archivo magnético.

Jefe

C.A.C. yCADES

10

Es el único que puede hacer las reversiones dejando como soporte el recibo completo (original y copia) del pago reversado y la causa de la reversión formada por quien la autorizó.

Los controles establecidos para el proceso de reversión en línea son: 

Técnicos: terminales y operadores autorizados para realizar este trabajo, teniendo estos últimos una clave de uso exclusivo y solamente conocida por los mismos. 

Listado que muestra:

1. Caja

2. Fecha de recaudo

3. Número de recibo

4. Número de NIT o cédula de ciudadanía.

5. Operador

6. Hora

7. Vigencia

8. Total Industria

9. Total Avisos

10. Total Anticipo actual

11. Total pagado

12. Número de cheque

13. Marca de reversión

No se puede realizar una reversión cuando la caja ya ha sido cerrada.

b. Administrativos:Comparación por parte de la Sección Cuadre de Cajas de que el (los) pago (s) que viene (n) en el listado correspondan a los recibos que envían del Centro de Atención al Contribuyente o CADES como reversados, verificando que la reversión venga firmada y la causa éste justificada.

Jefe

C.A.C. yCADES

11

Al final del día utiliza el monitor de recaudo ICA, digita la cédula, opción 09, clave y pulsa Enter.

Aparece un mensaje que dice "ENTRAR PASSWORD de AUTORÍA", para lo cual en cédula se anota 11111111, opción 09 y clave ICA y pulsa ENTER.

Si la operación fue realizada correctamente aparecerá un mensaje que dice "Caja Cerrada en Fecha..." de lo contrario aparecerá el Mensaje de error.

CajeroOperador

C.A.C. y CADES

12

Procede a contar los valores entendiéndose por estos: a. Efectivo

b. Cheque

c. Depósitos

 El efectivo está representado en billetes y monedas emitidas y acuñadas por el Banco de la República.

La entrega de efectivo, para efectos de envío al Banco o por transportadora, ya sean parciales o totales, tendrán un orden lógico por denominaciones y cuantías.

El Banco proporciona a los Centros de Atención al Contribuyente, fajillos con los cuales se deben atar los billetes en orden, mostrando la misma cara, quitando dobleces y emparejados por denominaciones.

El fajado de billetes debe realizarse atendiendo a dos necesidades básicas:

a.                   Lograr alto grado de seguridad que dificulte el retiro posterior de billetes sin romper la fajilla.

  Facilitar la operación de recuento, y verificación. 

La fajilla debe ponerse sobre la porción del billete que no tiene impresión, es decir, aquella en la cual esta ubicada la marca de agua, pues de esta forma siempre quedarán a la vista el retrato en el adverso de los paisajes o motivos principales del reverso, área de billete que se recomienda observar al recontar un fajo.

La fajilla se debe colocar lo suficientemente templada para evitar que se pueda desplazar.

Luego de verificar el conteo de cada fajo estampa su firma y sello sobre la fajilla sin escribir en los billetes. Los billetes con los cuales no se puedan efectuar los fajos dispuestos, se ordenan de mayor a menor armando fajos que no pasen de los Cien Mil Pesos ($100.000.oo) moneda corriente, de tal forma que la efigie o cara del billete de mayor denominación sea la visible del fajo y así sucesivamente. La moneda debe ir en bolsa plástica.

Antes de introducir el dinero en la tula de la transportadora de valores, se debe depositar el dinero preferiblemente en una bolsa plástica, permitiendo que el formato de consignación respectivo quede visible en su contenido.

Los cheques se deben ordenar por código de Banco y también deben ir en bolsa plástica para protegerlos del agua cuando las tulas se mojen durante el transporte.

Se debe hacer una revisión concienzuda antes de sellar la tula para evitar el menor número de errores.

Deberá cerciorarse de que la tula quede sellada y se encuentre en perfectas condiciones, quedando debidamente diligenciada en las guías de la transportadora.

Cajero Operador

CADES

13

Consigna el recaudo en la cuenta corriente de la Tesorería correspondiente al Banco que presta servicio en el CADE. Es importante anotar, que todo el dinero recaudado deberá consignarse y por ningún motivo debe dejarse en el CADE.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

14

Suministra los datos correspondientes de efectivo, cheque y depósitos para la elaboración de los documentos exigidos, reportando los traslados correspondientes, así como los sobrantes detectados en el arqueo de caja, que la Auditoria de Recaudos efectúa ocasionalmente. Además deberá tener en cuenta las siguientes observaciones generales de cuadre:  

a- Debe reportar siempre la caja a la Sección de Cuadre de Cajas, aunque presente inconsistencias, para lo cual se anexará un acta informando lo sucedido.

b- En caso de no recaudo, se deberá enviar acta de no recaudo, suscrita conjuntamente con el Jefe del Centro de Atención o CADE.

Cajero Operador

C.A.C. y CADES

15

Suministra la información *de las operaciones diarias, a una Secretaría para que transcriba en los documentos relativos al cuadre diario de caja el diligenciamiento de los siguientes documentos: 

a.                   Informe diario de caja que viene en original y tres copias las cuales se distribuyen así:

·                     Original y copia para la sección cuadre de caja.

·                     Segunda copia para la transportadora.

Tercera copia para el archivo del Centro de Atención o CADE 

b. Recibo de Transportadora, el cual viene en original y tres copias las cuales se distribuyen así:

·                     Original y copia para la Transportadora.

·                     Segunda copia para cuadre de caja.

Tercera copia archivo del Centro de Recaudación o CADE 

c. Consignación; una para cheques y otra para efectivo, en original y tres copias las cuales se distribuyen así:

·                     Original y copia para transportadora.

·                     Segunda copia sección cuadre de caja.

Tercera copia archivo del Centro de Atención o CADE 

d. Acta de cuadre: en original y copia distribuidas así:

·                     Original para la sección cuadre de caja.

Copia para el archivo del Centro de Atención o CADE. 

e. Recibos anulados y/o reversados: 

Original y copia para la sección cuadre de caja. 

NOTA: Los recibos reversados deberán contener al dorso el motivo de su reversión, y la firma de quien la autorizó. 

f. Soporte de envío de depósitos a Caja Principal, distribuídos así:

·                     Original a la Sección cuadre de caja.

Copia para el archivo del Centro de Atención, o CADE 

g. Anotar en el acta de cuadre de caja los traslados de cheque a efectivo correspondiente, anotando número de recibo y número de cheque. 

h. Anotar en el acta de cuadre de caja el número preimpreso inicial y final de las formas continuas utilizadas durante el día incluyendo las anuladas, teniendo en cuenta que el preimpreso del día debe corresponder al siguiente del último del día anterior.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

16

Procede a revisar, firmar y sellar los documentos anteriores, y los entrega al Jefe.

Jefe

C.A.C. yCADES

17

Verifica, firma y sella los documentos de cuadre diario de caja y entrega al Cajero Operador.

CajeroOperador

C.A.C. yCADES

18

Entrega la tula respectiva a los representantes de la transportadora de valores junto con la planilla de transporte de valores, quienes deberán firmarla y devolver la segunda y tercera copia para el archivo y demás fines.

Funciona-riosTranspor-tadora

Externa

19

Reciben tula y planilla de transporte

Jefe

C.A.C. yCADES

20

Designa un funcionario responsable de llevar los documentos del movimiento diario a la Sección de Cuadre de Cajas para efectuarle el respectivo ingreso fiscal, y los recibos de pago a la Sección de Archivo y Microfilmación para el archivo respectivo.

Funciona-rio

SecciónCuadre deCajas

21

Si se encuentra alguna inconsistencia en la caja, será devuelta y se tienen tres (3) días hábiles para proceder a corregir o aclarar, justificando claramente el reporte de solución dado a la caja devuelta.

En caso de que el cajero presente faltante en Veeduría, deberá reportar el dinero en consignación diferente, y la remitirá en la tula del envío del recaudo del siguiente día, anotando en la consignación la fecha de faltante cubierto.