RESOLUCIÓN 1174 DE 2016

(junio 30)

Derogada por el art. 9, Resolución 1678 de 2019 - SED

"Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito"

LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de las facultades legales y en especial las otorgadas por el Acuerdo No 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, los Decretos No 330 de 2008 y 001 de 2016 del Alcalde Mayor de Bogotá, la Resolución No 354 de 2007 expedida por el Contador General de la Nación, y

CONSIDERANDO

Que el literal a) del artículo 3° de la Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", establece que: "El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad".

Que con fundamento en la Resolución 393 del 28 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación, "por la cual se adopta el Manual para la implementación del Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1", la Secretaria de Educación del Distrito expidió la Resolución No 245 del 31 de enero de 2008, conformando el Comité Técnico Asesor de Control Interno Contable de la entidad.

Que mediante Decreto 330 del 6 de octubre de 2008, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, se determinó la nueva estructura, funciones y objetivos de la Secretaria de Educación del Distrito.

Que el artículo 42 del Decreto 330 de 2008 señala entre las funciones de la Oficina de Tesorería y Contabilidad la de responder por el oportuno y correcto registro contable de las operaciones financieras que celebre la Secretaría de Educación del Distrito, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia.

Que el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 actualizó el Modelo Estándar de Control Interno a la versión -MECI 1000:2014, con ello se implementan controles a la producción de información financiera bajo características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Marco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública.

Que la Resolución DDC 000001 del 30 de julio de 2010 "Por la cual se establecen lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital", expedida por el Contador General de Bogotá D.C., establece los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, señalando en su artículo 1° "Depuración contable permanente. Las entidades públicas distritales incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, están obligadas a adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas tendientes a evaluar y depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que éstos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública."

Que el parágrafo del artículo 2 de la Resolución DDC 000001 de 2010 de la Dirección Distrital de Contabilidad, indica que el asesor de Control Interno o quien haga sus veces y el responsable del área Jurídica de la entidad o dependencia, serán invitados permanentes al comité, con voz, pero no con voto.

Que la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, incorporó en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que el numeral 3.2.2 del Procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 193 de 2016, establece dentro de las Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera: "... la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.

Que en la Secretaría de Educación del Distrito mediante la Resolución 4500 de 2008 se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

Que de acuerdo con los cambios normativos, se hace necesario realizar unas modificaciones a la Resolución 4500 de 2008, para actualizar y unificar la normativa que crea y regula el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable para la Secretaría de Educación Distrital, frente al ordenamiento superior.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1. CREACIÓN. Crear el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaria de Educación del Distrito (CTSC), bajo los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación, como una instancia asesora del área contable y de la (el) Secretaria(o) de Educación del Distrito, cuyo objeto es garantizar la sostenibilidad del sistema contable.

ARTÍCULO 20. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico creado en el presente acto administrativo, estará integrado por los siguientes funcionarios:

*  El (la) Subsecretario(a) de Gestión Institucional, quien lo presidirá

*  El (la) Subsecretario(a) de Acceso y Permanencia

*  El (la) Director(a) Financiero(a)

*  El (la) Director(a) de Servicios Administrativos

*  El (la) Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando el Comité lo estime necesario, para el cumplimiento de sus funciones, podrá invitar a sus reuniones a funcionarios y/o contratistas, con derecho a voz, pero sin voto, para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, en relación con los asuntos que se consideren en cada sesión. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio e indelegable.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El(la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica será invitado(a) permanente al comité, con voz, pero no con voto, y su  responsabilidad funcional será la de asesorar al comité en lo de su competencia mediante la presentación de conceptos jurídicos en los que se exprese claramente la recomendación de efectuar o no la depuración contable por cumplirse o no las condiciones y requisitos para la depuración pretendida.

PARÁGRAFO TERCERO. El(la) Jefe de-la Oficina de Control Interno, será invitado(a) permanente, con derecho a voz, pero sin voto.

PARÁGRAFO CUARTO. El(la) Profesional de la Oficina de Tesorería y Contabilidad con funciones de Contador(a), será invitado(a) permanente a las deliberaciones del CTSC y actuará con derecho a voz, pero sin voto en las decisiones que se adopten.

ARTÍCULO 3°. FUNCIONES DEL CTSC. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la

Secretaria de Educación del Distrito tendrá las siguientes funciones:

a)   Asesorar a los funcionarios responsables de las áreas de gestión en el diseño e implementación de los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

b)   Promover la cultura del autocontrol entre las diferentes dependencias de la Secretaría de Educación del Distrito y los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

c)   Recomendar al Secretario (a) de Educación del Distrito las políticas para garantizar que la información financiera, económica y social, proveniente de cada una de las áreas de la Entidad, contenga los elementos mínimos esenciales para que ésta se registre y revele en el proceso contable con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

d)   Buscar los mecanismos adecuados para que se instaure la cultura de identificación de los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con el proceso contable en cada una de las áreas de gestión y se implementen los controles que sean necesarios para administrarlos.

e)   Analizar y recomendar a el (la) Secretario(a) de Educación del Distrito la depuración de valores reflejados en los Estados Financieros, que no cumplan con las características que debe reunir la información contable, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

f)   Dictar las pautas que orientan el ejercicio del CTSC.

g) Las demás que le sean asignadas por el(la) Secretario(a) de Educación del Distrito.

PARÁGRAFO. Responsabilidades. Las funciones designadas al CTSC, en nada sustituye, ni remplaza las que cada una de las áreas u oficinas generadoras de hechos financieros, económicos, sociales o ambientales susceptibles de constituirse en hechos contables deben adelantar, para garantizar que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

 ARTÍCULO 4°. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DEL CTSC. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaria de Educación del Distrito, se reunirá ordinariamente una (1) vez dentro de cada semestre, y cada vez que el Secretario Técnico lo convoque de manera extraordinaria, mediante comunicación escrita o vía correo electrónico que incluirá el orden del día respectivo.

ARTÍCULO 5°. QUÓRUM Y DECISIONES. Quórum deliberatorio, es el necesario para debatir sobre cualquier asunto, el Comité sesionará y decidirá válidamente con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes.

La asistencia al Comité será obligatoria para todos sus integrantes y se deberá garantizar la permanencia durante toda la sesión; no obstante, cuando por causa justificada, algún integrante del Comité no pueda asistir a la reunión, deberá dar aviso por escrito a la Secretaría Técnica del Comité dentro del día hábil siguiente a la sesión. La justificación deberá ser archivada en las carpetas de las actas del Comité.

Quórum decisorio. Las recomendaciones y conceptos del Comité, se tomarán y expedirán por mayoría simple de los integrantes que conformen el quórum y deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentos técnicos suficientes. Sí el Comité no aprueba los asuntos sometidos a su consideración, dejará constancia de ello en el acta de la reunión, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso.

ARTÍCULO 6°. ACTAS DE LAS REUNIONES. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del CTSC deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, las cuales serán aprobadas y suscritas por los miembros en un término no superior a diez (10) días hábiles a partir de la fecha de envío por parte de la Secretaría Técnica del Comité. Los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.

PARÁGRAFO. Soportes documentales. Los registros que se generen como producto de las decisiones adoptadas en el CTSC, tanto contables como a otras fuentes de información, deben estar respaldados en las Actas del Comité en las que conste la decisión adoptada, las cuales deben contar con los documentos soporte idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos, así como en los demás soportes que a juicio del Secretario del Comité se consideren pertinentes.   

ARTÍCULO 7°. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría del CTSC de la Secretaría de Educación de Distrito estará a cargo del (la) Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad.

 ARTÍCULO 8°. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. El Secretario Técnico ejercerá las siguientes funciones:   

a) Elaborar el orden del día

b) Convocar a integrantes e invitados a las reuniones del CTSC.

c)  Verificar el quórum.

d) Elaborar y gestionar la aprobación y suscripción de las actas de las reuniones.

e) Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el CTSC.

f) Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan para la depuración contable, la sostenibilidad de los sistemas, los procedimientos y demás documentos que hagan parte de este proceso.

g) Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.

PARÁGRAFO. Con no menos de cinco (5) días de antelación a la sesión ordinaria, el Secretario remitirá a los demás miembros del Comité, una agenda de la reunión y los soportes de los temas a tratar en la sesión, en la que especificará los invitados que deben asistir.

ARTÍCULO 9°. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No 4500 de 2008, así como las disposiciones que le sean contrarias

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 30 días del mes de junio de 2016

MARIA VICTORIA ANGULO GONZÁLEZ

secretaria de Educación del Distrito

  GOTA

PAFIRDC9