Por la cual se actualiza el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito

 LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

 En uso de las facultades legales y en especial las otorgadas por el Decreto Distrital 330 de

2008, la Resolución 193 de 2016 del Contador General de la Nación y Resolución No. DDC-000003, expedida por la Contadora General de Bogotá D.C, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, define que, se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. 

Que el literal a) del artículo 3 ibídem, establece que, el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad. 

Que el Decreto 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, reglamenta el Sistema de Control Interno para todos los organismos y Entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como para los particulares que administren recursos del Estado.

Que la Resolución No.193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación “Por la cual se Incorpora,   en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable", orienta a los responsables de la información financiera de la entidades, en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y presentación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que el numeral 3.2.2. Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera contenidos en el anexo de la Resolución 193 de 2016, indica que "dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas . sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera"

Que el numeral 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible ibídem, establece que, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información. Que con la entrada en vigencia de la Resolución No. 193 de 2016, se hace necesario definir los lineamientos generales para que las entidades adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la depuración permanente y sostenible de un sistema contable relevante y que represente fielmente la realidad de los hechos económicos.

Que la Resolución No. DDC-000003 de 2018, expedida por la Contadora General de Bogotá D.C, establece los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente' de las cifras y demás datos de contenido en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus entes públicos distrital, en cumplimiento del procedimiento anexo a la resolución 193 de 2016.

Que el artículo 3° ibídem, establece que, "Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Determinar que los Entes Públicos Distritales conformen o actualicen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, cuyo fin es recomendar al Representante Legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre: i) la aplicación y actualización de políticas contables y de operación; ii) la depuración de valores con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos, iii) los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable; entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno; lo anterior, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos de las áreas de gestión correspondientes (...)".

Que en la Secretaría de Educación del Distrito mediante la Resolución 1174 de 2016, se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Que en virtud de los anteriores considerandos, se requiere derogar la Resolución 1174 del 30 de junio de 2016 de la Secretaría de Educación del Distrito, teniendo en cuenta que la base normativa expedida por la Contaduría General de la Nación que dio origen a la misma perdió vigencia, con el fin de actualizar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaria de Educación del Distrito.

En mérito de lo expuesto, 

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. ACTUALIZAR. Actualícese el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito (CTSC), bajo los lineamientos generales de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad, como una instancia asesora del área contable y de la (el) Secretaría (o) de Educación del Distrito.

ARTÍCULO 2°. OBJETIVO. El CTSC será una instancia asesora a los funcionarios responsables de la información financiera, económica, social y ambiental, con el propósito de garantizar la sostenibilidad del sistema contable y la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Secretaría de Educación del Distrito, produciendo recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos encaminados a la ejecución, control y mejora continua de los procesos administrativos y contables de la Secretaría de Educación del Distrito.

ARTÍCULO 3°. CONFORMACIÓN. El CTSC creado en el presente acto administrativo, estará integrado por los siguientes funcionarios:

·   El (la) Subsecretario (a) de Gestión Institucional o su delegado, quien lo presidirá

·   El (la) Subsecretario (a) de Acceso y Permanencia o su delegado

·   El(la) Director (a) Financiero (a)

·  El (la) Director (a) de Servicios Administrativos

·  El (la) Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando el Comité lo estime necesario, para el cumplimiento de sus funciones, podrá invitar a sus reuniones a funcionarios y/o contratistas, con derecho a voz, pero sin voto, para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, en relación con los asuntos que se consideren en cada sesión. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio e indelegable.

PARAGRAFO SEGUNDO. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, será invitado (a) permanente, con derecho a voz, pero sin voto.

PARAGRAFO TERCERO. La Secretaría Técnica del CTSC será ejercida por el (la) Profesional de la Oficina de Tesorería y Contabilidad con funciones de Contador (a), quien tendrá voz pero no voto.

ARTICULO 4°. FUNCIONES DEL CTSC. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito tendrá las siguientes funciones:

A. Asesorar a los funcionarios responsables de las áreas de gestión en el diseño e implementación de los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación y Dirección Distrital de Contabilidad, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

B. Promover la cultura del autocontrol entre las diferentes dependencias de la Secretaría de Educación del Distrito y los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

C. Recomendar a él (la) Secretario (a) de Educación del Distrito la aplicación y actualización de políticas contables y de operación para garantizar que la información financiera, económica y social, proveniente de cada una de las áreas de la Entidad, contenga los elementos mínimos esenciales para que ésta se registre y revele en el proceso contable con sujeción a las normas sustantivas y proceclimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

D. Buscar los mecanismos adecuados para que se instaure la cultura de identificación de los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con el proceso contable en cada una de las áreas de gestión y se implementen los controles que sean necesarios para administrarlos.

E. Analizar y recomendar a él (la) Secretario (a) de Educación del Distrito la depuración de valores reflejados en los Estados Financieros, que no cumplan con las características que 'debe reunir la información contable, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes. 

F. Dictar las pautas que orientan el ejercicio del CTSC. 

G. Las demás que le sean asignadas por el (la) Secretario (a) de Educación del Distrito, de acuerdo con la naturaleza del CTSC.

PARÁGRAFO. Responsabilidades. Las funciones designadas al CTSC, en nada sustituye, ni remplaza las que cada una de las áreas u oficinas generadoras de hechos financieros, económicos, sociales o ambientales susceptibles de constituirse en hechos contables deben adelantar, para garantiza que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

ARTÍCULO 5. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DEL CTS. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaria de Educación del Distrito, se reunirá ordinariamente una (1) vez dentro de cada semestre de manera presencial, y cada vez que el Secretario Técnico lo convoque de manera extraordinaria presencial o virtual, mediante comunicación escrita o vía correo electrónico incluyendo el orden del día.

ARTÍCULO 6°. QUÓRUM Y DECISIONES. Quórum deliberatorio, es el necesario para debatir sobre cualquier asunto, el Comité sesionará y decidirá válidamente con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes.

La asistencia al Comité será obligatoria para todos sus integrantes y se deberá garantizar su permanencia durante toda la sesión; no obstante, cuando por causa justificada, algún integrante del Comité no pueda asistir al comité deberá dar aviso por escrito a la Secretaría Técnica Comité. La justificación deberá ser archivada en las carpetas de las actas del comité.

Quórum decisorio. Las recomendaciones y conceptos del Comité, se tomarán y expedirán por mayoría simple de los integrantes que conformen el quórum y deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentos técnicos suficientes. Sí el Comité no aprueba los asuntos sometidos a su consideración, dejará constancia de ello en el acta del comité, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso. 

ARTÍCULO 7°. ACTAS DE LAS REUNIONES. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del CTSC deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, las cuales serán aprobadas y suscritas por todos los asistentes (tanto miembros del Comité como Invitados), en un término no superior a diez (10) días hábiles a partir de la fecha de envío por parte de la Secretaría Técnica del Comité. Los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.

ARTÍCULO 8°. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. El Secretario Técnico ejercerá las siguientes funciones:

a)    Elaborar el orden del día.

b)    Convocar a integrantes e invitados a los comités del CTSC ordinarios y extraordinarios

c)    Elaborar y gestionar la aprobación y suscripción de las actas de las reuniones.

d)    Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el CTSC.

e)    Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan para la depuración contable, la sostenibilidad de los sistemas, los procedimientos y demás documentos que hagan parte de este proceso.

f)     Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.

PARÁGRAFO. Con no menos de cinco (5) días de antelación a la sesión ordinaria, el Secretario remitirá a los demás miembros del Comité, una agenda de la reunión y los soportes de los temas a tratar en la sesión, en la que especificará los invitados que deben asistir.

ARTÍCULO 9°. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de a fecha de su publicación y deroga la Resolución No 1174 de 2016, así como las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 

Dada en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de junio del año 2019. 

CLAUDIA PUENTES RIAÑO

Secretaría de Educación del Distrito