Bogotá D.C, 09 de diciembre de 2016

PARA:                      GUILLERMO AVILA BARRAGAN

                                Subdirector de Registro Inmobiliario 

                                SANDRA LILIANA BAUTISTA  

                                Subdirectora Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario

ASUNTO:         Solicitud de aclaración de funciones de la Subdirección de Registro  Inmobiliario frente a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario respecto a temas de contabilidad del Patrimonio Inmobiliario Distrital  

REFERENCIA:        20162031096983 del 24–10– 16

Ciudad.

LA CONSULTA

La Subdirección de Registro Inmobiliario de la entidad formuló consulta según la cual solicita que esta Oficina Asesora Jurídica emita concepto jurídico referido al Decreto Distrital 138 de 2002, modificado por el Decreto Distrital 369 de 2008 (entre otros) y la Resolución 366 de 2015 del DADEP, estableciendo de forma clara y contundente las funciones que en efecto corresponden a esa subdirección, ya que en el Manual de Funciones (Resolución 366 de 2015, página 13) le atribuye la función de: “9. Dirigir, el proceso contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital para la incorporación en los estados financieros de la Entidad”.

COMPETENCIA DEL DADEP

El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público - DADEP, con fundamento jurídico en el Acuerdo 018 de 1999 aprobado por el Concejo de Bogotá, artículo 7 literal a), le corresponde, entre otras funciones, diseñar, organizar, operar, controlar, mantener, reglamentar y actualizar el Inventario General del Patrimonio Inmueble Distrital.

Lo anterior sin perjuicio de otras competencias y funciones asignadas al DADEP en el POT de Bogotá (Decreto Distrital 190 de 2004), en los Decretos Distritales 138 de 2002, 369 de 2008, entre otras normas distritales.

En la actualidad, el “Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la  Planta de Personal del  Departamento Administrativo de la Defensoría  del Espacio Público” se encuentra incorporado en las Resoluciones Nos. 366 de 2015 y 346 de 2016 expedidas ambas por la Directora del DADEP.

ANÁLISIS JURÍDICO – CONTABLE  

Para realizar el respectivo análisis jurídico vamos a aclarar que se entiende por: proceso contable. Este concepto se encuentra definido en el Capítulo Único, del Título II, Sistema Nacional de Contabilidad Pública, del Régimen de Contabilidad Pública, así: 

“El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios”

De acuerdo con la Resolución 366 de 02 de diciembre de 2015 del DADEP, en el nivel directivo quien dirige el proceso contable de la Entidad es el (la) Subdirector(a) Administrativo(a), Financiero(a) y de Control Disciplinario cargo que tiene como propósito principal (página 19) “Dirigir los procesos relacionados con el manejo de los recursos técnicos, físicos, financieros y servicios generales de la entidad para el logro de la misión institucional”, y dentro de sus funciones se encuentra la siguiente: “8. Dirigir la presentación de los Estados Financieros y contables que requiera la entidad así como las entidades externas y organismos de control”.

- ¿Cuál es la interacción de funciones y gestiones entre la SAF y la SRI a propósito de la incorporación de la propiedad inmobiliaria distrital en los estados financieros de la entidad?

En el entendido que entre otras función del Subdirector de Registro Inmobiliario “Adoptar y ejecutar las políticas, planes y programas relacionados con el saneamiento, titulación, registro y certificación de la propiedad inmobiliaria distrital, así como administrar, conformar y consolidar el inventario general del patrimonio inmobiliario” la Subdirección de Registro Inmobiliario se convierte desde la óptica contable en unidad mínima productora de información, la cual debe contener todas las características necesarias para que ésta sirva de insumo; es decir, se pueda ejecutar el proceso contable, tal cual es descrito por la Contaduría General de la Nación – CGN, es por ello que al referirse a la “conformación y consolidación del inventario general del patrimonio inmobiliario” no sólo se puede referir estrictamente a los criterios técnicos y jurídicos del inventario, sino que además se debe observar el criterio financiero (no contable) el cual corresponde a la asignación y actualización de valores a dicho inventario, acción que se desprende directamente de las particularidades jurídicas y técnicas que posean cada uno los bienes inmuebles que componen el inventario del patrimonio inmobiliario.

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario deberá con fundamento en la información suministrada por la Subdirección de Registro Inmobiliario, capturar y analizar dicha información, para así clasificarla e incorporarla de manera cronológica en los estados financieros, informes y reportes contables que  sean útiles para el control y la toma de decisiones sobre la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital, por parte de diversos usuarios.

CONCEPTO JURÍDICO

La antigua función de “(…) emitir el respectivo comprobante de contabilidad (de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital) para la incorporación contable”, efectivamente fue eliminada de las funciones a cargo de la Subdirección de Registro Inmobiliario y pasó a ser función de la Subdirección Administrativa y Financiera y de Control Disciplinario del DADEP, con ocasión de la expedición del Decreto Distrital 369 de 2008, que modificó en lo pertinente el Decreto Distrital 138 de 2002. En consecuencia, ese asunto no tiene discusión jurídica.

No sobra mencionar que los Decretos Distritales como el 138 de 2002, 369 de 2008 y todos los demás, jurídicamente, son normas de superior jerarquía frente a los manuales de funciones de la entidad.

Sin perjuicio de lo anterior, la Subdirección de Registro Inmobiliario, por ley de acuerdo con sus funciones al igual que las demás dependencias del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, debe participar en el proceso contable de la propiedad inmobiliaria del  Distrito Capital de Bogotá.

De acuerdo con lo anterior, en concepto de esta Oficina Asesora Jurídica, la función que está a cargo del Subdirector de Registro Inmobiliario en el Manual de Funciones de la entidad, página 13 según la cual debe: “9. Dirigir, el proceso contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital para la incorporación en los estados financieros de la Entidad”, se debe mantener porque es válida, legal y necesaria para el buen funcionamiento de la entidad.

Ahora bien, no sobra aclarar que la actual función a cargo de la Subdirección de Registro Inmobiliario: “10) Generar la información de la propiedad inmobiliaria del Distrito y remitirla a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario dentro de los términos y condiciones previstos" (Decreto Distrital 369 de 2008, artículo 1º), en concepto de esta OAJ del DADEP, es plenamente concordante con la actual función consagrada en el Manual de Funciones de la entidad, página 13 según la cual el Subdirector de Registro Inmobiliario debe: “9. Dirigir, el proceso contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital para la incorporación en los estados financieros de la Entidad”.

De acuerdo con lo anterior, no se vislumbra ningún conflicto de competencias entre la Subdirección de Registro Inmobiliario y la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario respecto a temas de contabilidad e incorporación de información contable en los estados financieros de la entidad a propósito de la propiedad inmobiliaria del  Distrito Capital de Bogotá.   

Finalmente, desde el punto de vista formal, esta Oficina Asesora Jurídica considera que la redacción de la función del numeral 9 de la Resolución 366 de 2015, página 13 según la cual el Subdirector de Registro Inmobiliario debe: “9. Dirigir, el proceso contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital para la incorporación en los estados financieros de la Entidad”, debería ser modificada toda vez que: 1) el Subdirector de Registro Inmobiliario no es el servidor público que “dirige” el proceso contable de la entidad, tema que es de competencia de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario, y 2) La coma (,) está mal utilizada en dicha oración, debería eliminarse.

Hay que tener presente que las modificaciones al “Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la  Planta de Personal del  Departamento Administrativo de la Defensoría  del Espacio Público” las elabora la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.

Por una Bogotá Mejor para Todos,

PEDRO ALBERTO RAMÍREZ JARAMILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó:                        Mónica A Escobar - Giovanni Herrera Carrascal

Revisó y Aprobó:             Pedro Alberto Ramírez Jaramillo