CARGO

LOCALIZACIÓN

No. DE ORDEN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Contribuyente

Externa

01

Se dirige a la Oficina de Orientación y Ayuda al contribuyente y efectúa su consulta.

Auxiliar de Ventanilla

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

02

Recibe la solicitud de incorporación de pago (s) de una vigencia específica.

Auxiliar de Ventanilla

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

03

Consulta en pantalla de teleproceso el estado de cuenta donde debe aparecer el vacío del pago a incorporar; para el caso el contribuyente deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos: diligenciar el formato 002 de solicitud, el cual contendrá los siguientes datos:Solicitud de aplicación de Mutación 14 ó 12Nombre del propietario.Dirección del Predio, Cédula o Nit.Teléfono.Número de recibo.Fecha de Pago.Valor.Caja. Recibo original de pago. En el evento que la solicitud sea elevada por persona diferente al propietario del predio o del establecimiento éste deberá estar debidamente autorizado ante autoridad competente. Ver Resolución 753 de 1992 Tesorería Distrital.

Analista

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

04

Verifica que la forma 002 esté correctamente diligenciada. Sella la forma y consigna fecha y número de radicación, la cual deber ser en forma secuencial, asienta la radicación en el libro correspondiente con los siguientes datos: número de radicación. tipo de mutación. fecha de radicación. Entrega copia de la radicación e informa al contribuyente la periodicidad en la cual debe acercarse a averiguar por su trámite. Entrega la radicación y soportes al Jefe de la Sección.

Jefe

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

05

Recibe la radicación con sus soportes y verifica: que en el estado de cuenta no este incorporado el pago confronta con el Log de pagos de al respectiva fecha ordena oficiar solicitando las siguientes certificaciones: A Cuadre de Cajas; sobre el reporte de no aplicación del pago con base en el acta de cuadre de caja de esa fecha. A Caja General; certificación de si el pago se hizo con cheque y sobre la efectividad del mismo. A la Sección de Archivo y Microfilmación para efectos de verificar si en la copia del recibo no aparece nota sobre Compensación ordenada por la Secretaría de Hacienda, Dirección Distrital de Impuestos, o sobre un cheque devuelto. Una vez analizada y completa la documentación, sella y firma al dorso del recibo original, autorizando el trámite respectivo. Entrega la radicación y soportes a la secretaría para que elabore el respectivo proyecto de resolución "por el cual se ordena la incorporación de un pago".

Secretaria

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

06

Recibe la radicación con sus soportes y revisa que el contenido que dice el libro coincida con la documentación físicamente entregada. Elabora el Proyecto de Resolución, relacionando en forma clara y concisa todos los documentos. Entrega el Proyecto de Resolución y Soportes debidamente elaborado al Jefe, descargándolo del libro respectivo.

Jefe

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

07

Recibe los proyectos de resolución y soportes firmando el libro como recibido. Revisa, verifica y confronta la documentación contra el Proyecto de Resolución y otorga el visto bueno. Entrega los Proyectos y Soportes debidamente visados a la secretaria para que elabore el oficio remisorio a la Unidad Jurídica.

Secretaria

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

08

Elabora oficio remisorio, recoge la firma del Jefe de la Oficina y entrega en la Unidad Jurídica. Recibe copia del oficio debidamente firmada, sellada y lo archiva.

Secretaria

Unidad Jurídica

09

Recibe los Proyectos de Resolución y soportes, firma y sella copia del oficio y lo descarga en el libro de control respectivo y los entrega al Jefe de la Unidad.

Jefe

Unidad Jurídica

10

Recibe los Proyectos y Soportes y los distribuye a los Abogados Asesores para su análisis, revisión y visto bueno, una vez realizada la anterior tarea son devueltos por éstos para la firma. Una vez firmados, ordena a la secretaria la elaboración del oficio remisorio para la Secretaría General.

Secretaria

Unidad Jurídica

11

Elabora oficio remisorio, recoge la firma del Jefe y lo entrega en la Secretaría General, previa firma y sello en la copia del oficio, para archivarlo.

Secretaria

Secretaría General

12

Recibe oficio, verifica que el contenido de este coincida con los Proyectos de Resolución y soportes entregados físicamente. Los entrega a la Secretaria General, quien a su vez los remite al Asesor de la Secretaría para su análisis, verificación y visto bueno. Una vez cumplida esta labor, los firma y sella, enviándolos con oficio, al Despacho del Tesorero.

Secretaria

Tesorero Distrital

13

Recibe los Proyectos de Resolución debidamente firmados y los entrega al Señor Tesorero para su verificación y firma, devolviéndolos a la Secretaría General, para su numeración, radicación y notificación.

Secretaria General

Secretaría General

14

Recibe las Resoluciones "Por las cuales se ordena la incorporación de un pago", la notifica y una vez ejecutoriada las remite con sus soportes a la Unidad de Sistemas para que ejecute, y remita a su vez con los log y soportes a la Auditoría ante Recaudos. Una vez revisada y devuelta a la Unidad de Sistemas por la Auditoría de Recaudos, el Jefe de la Unidad de Sistemas devolverá los soportes y copia de la resolución a la Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente, quien los entregará al Contribuyente con el estado de cuenta actualizado

CARGO

LOCALIZACIÓN

No. DE ORDEN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Contribuyente

Externa

01

Se dirige a la Sección Orientación y Ayuda al Contribuyente a efectuar su consulta.

Analista

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente

02

1.   Recibe el Formato 02 debidamente diligenciado con los soportes a que hace referencia la tabla de requisitos que forma parte integral de esta Resolución y que se fijará en lugar visible, en la Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente. Procede a orientar al Contribuyente sobre el tipo de problema que puede ser: Corrección de deudas.Creación de deudas.Creación y Modificación de Cuentas.Incorporación de Pagos. Originados por: Anticipos.Abonos.Liquidación Oficial.Pago mal aplicado.Descuentos.Intereses.Pago no aplicado.Devolución de cheque.Declaración mal incorporadaAdición de declaración.Abono compensación pago mayor.Retiro anticipos e incorporación.Actualización estado de cuenta por abono o compensación.Abono por parágrafo.Resolución de exención por desastres expedido por la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Impuestos.

Analista

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyen

03

1.   Presenta Soluciones para: Corrección y Creación de deudas. Problema: Bloqueo de la terminal. Solución: Llamar al SISE y solicitar que restauren el sistema. Aplicación de Pagos. Ver Resolución 753 de 1992 Tesorería DistritalProblema: Falta por incorporar anticipos anteriores. Solución: Solicita al Contribuyente el recibo original de pago y requisitos de que trata la tabla. Problema: Falta de Incorporar diferencias por pago. Solución: Las diferencias por pagos son aquellas que no han sido incorporadas porque el pago no fue oportuno o esta cancelado en vigencia actualizada, por falta de algún dato en el recibo, como cédula o nit. Solicita Original del recibo de pago y fotocopia autenticada por la Dirección Distrital de Impuestos de la Declaración de Industria y Comercio. Problema: Diferencias y sanciones que han sido revocadas y ya canceladas por el Contribuyente. Solución: Cuando el contribuyente ha cancelado las diferencias y sanciones y son revocadas por Resolución de la Dirección de Impuestos Distritales de la Secretaría de Hacienda, solicita fotocopia certificada de la Resolución, Original del recibo de pago de las diferencias y sanciones y se refleja este valor en el Item de anticipo. Problema: Cuando hay recursos y reclamación por deudas anteriores. Solución: El Contribuyente debe presentar fotocopia de la carta donde solicitó a la Secretaría de Hacienda el Recurso por las deudas con liquidación oficial o resolución, para que se lleve a cabo la Incorporación del recurso en trámite y así poder cancelar su impuesto. Problema: cuando a un contribuyente le han incorporado mal la declaración y se presenta a pagar. Solución: se devuelve a la ventanilla de Secretaría de Hacienda, donde tiene que presentar fotocopia de la declaración para que sea reversada e incorporada de nuevo con los datos correctos. Problema: Si al contribuyente le queda saldo a favor por anticipo o Nota Crédito por capitales o anticipos mayores. Solución: Son devolutivos cuando hay clausura definitiva del establecimiento o se efectúa un pago en exceso, de lo contrario queda reflejado directamente en pantalla por años posteriores como compensación. Problema: Devolución por doble pago. Solución: Se hace devolución por doble pago presentando los recibos originales y declaraciones. Se devolverá por medio de la Oficina de Cuentas por Pagar, conforme al Procedimiento establecido de Devoluciones y Compensaciones. De lo contrario queda abonado en cuenta del contribuyente. Problema: Cuando el contribuyente ha cancelado el Impuesto de Industria y Comercio y no figura el pago anterior y quiere pagar el actual. Solución: Se debe exigir el original del recibo de pago y declaración del año gravable correspondiente. Problema: Cuando por error en el programa queda mal aplicado el pago. Solución: Se debe solicitar al contribuyente original del recibo de pago y fotocopia de la declaración, para que sea reversada e incorporada correctamente. Después de este paso se incorpora el recibo de pago, creando o modificando la deuda. Problema: Cuando el contribuyente hace su pago dentro del plazo establecido y el sistema no le toma en incentivo fiscal. Solución: Se exige el recibo original de pago, declaración de Industria y Comercio del período a que corresponde. Problema: Casos especiales. Las situaciones más comunes que se presentan, aunque enmarcadas dentro de los procedimientos descritos para su solución, son: Reconocimiento de la exención por terrorismo después de efectuado uno o más pagos, donde la aplicación en los conceptos de las sumas canceladas, deber ser corregidas de conformidad a la exención dada por la Secretaría de Hacienda. Mala aplicación en los conceptos por parte del programa de un recibo de pago, lo cual además de no reflejar la deuda real en los estados de cuenta de los contribuyentes (a favor o en contra), distorsiona el Log de aplicación de pagos del día e impide que la caja sea ingresada por estar descuadrada. Se debe proceder a efectuar el arreglo de la cuenta para con esto, como soporte de la caja, se de su legalización en la Sección de Cuadre de Cajas. Cuando la Secretaría de Hacienda incorpora una Liquidación Oficial o de Aforo, el contribuyente cancela y después recurre. Cuando el fallo es definitivo (agota la vía gubernativa), se le vuelve a incorporar la liquidación, la cual ya ha cancelado total o parcialmente. Por consiguiente se hace necesario modificar la cuenta en los valores certificados del pago realizado con anterioridad. Si se presenta una adición a la declaración original y ésta se ha cancelado previamente (total o parcialmente), al incorporársele la adición se genera la totalidad de la deuda declarada (original más adición), por lo tanto se requiere descontar los valores cancelados de conformidad con el pago. Los recibos cancelados con cheques que posteriormente resultan devueltos por el banco, son anulados y se procede a la revisión del pago, consistente en dejar la deuda tal como se encontraba en el momento anterior al pago. Si después del pago realizado con el cheque devuelto se han hecho más pagos, dentro del sistema de cuenta corriente se debe proceder a ajustar estos pagos de conformidad con el nuevo saldo arrojado por la revisión.

Analista

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyen

04

Una vez detectado el tipo de caso y asistiéndole el derecho al Contribuyente, asignará el sello de radicación en el formato 002 de solicitud con fecha y número de radicación, el cual será en forma secuencial y le entregará copia de ésta y la descarga en el libro radicador correspondiente, transcribiendo los siguientes datos: No. de Radicación.Tipo de Mutación.Fecha de radicación.Nombre del Contribuyente. Procederá a efectuar las modificaciones en materia de liquidación al dorso del recibo original de pago y motivará para firma del Jefe de la Sección un oficio remisorio para la Unidad de Sistemas, con los soportes respectivos.

Jefe

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyen

05

Recibe el oficio remisorio, analiza, verifica cada una de las radicaciones y firma tanto el oficio como el dorso del recibo original que contendrá la nueva liquidación y entregará a la secretaria de la Sección.

Secretaria

Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyen

07

Recibe el oficio y sus soportes y los entrega en la Unidad de Sistemas.

Jefe

Unidad de Sistemas

08

Recibe oficio y soportes y los entrega al Jefe de la Sección de Producción de la Unidad quien los analiza, verifica y ordena al Incorporador su aplicación.

Incorporador

Sección de Producción

09

a.   Procede a actualizar el respectivo estado de cuenta, así: Corrección de Deudas: Digita Smen y enter. Teclea número de la cédula, pulsa la opción 9, su password autorizado y pulsa enter. Digita la cédula o NIT, año gravable, tipo de deuda a modificar y pulsa enter. Digita el número de cédula a modificar, el nuevo valor, la fecha de intereses y pulsa enter. Para terminar oprime Alt, y borre. Creación de Deudas. Pulsa Smen y enter. Pulsa la cédula, opción, password autorizado. Digita el número de la cédula o Nit, año gravable, tipo de impuesto, fecha de intereses, valor de la deuda que se va ha crear y pulsa enter.

Revisor Documentos

Sección de Producción

10

Al día siguiente de la incorporación un funcionario de la Sección de Producción recoge el listado Log del Centro de Computo del SISE y lo entrega al funcionario de la Sección de Producción encargado de la revisión del Log contra soportes, si presenta alguna inconsistencia en la incorporación, se procede a efectuar la corrección y se envía el listado y soportes a la Auditoría de Recaudos.

Revisor

Auditoría de Recaudos (Contraloría)

11

Le llegan los listados (Logs) con sus respectivos soportes, son verificados por los revisores de auditoría asignados para esta función, luego de revisados son enviados nuevamente a la Sección de Producción, con las respectivas anotaciones, si se ha presentado alguna inconsistencia.

Jefe

Sección Producción

12

Una vez la Auditoría devuelve el Log con sus soportes, si notifica alguna inconsistencia, se procede a hacer la respectiva corrección.

Jefe

Sección Producción

13

Luego de hacerse las correcciones solicitadas en el evento de que las haya, los Logs y soportes serán enviados a la Sección de Archivo y Microfilmación, para los fines pertinentes.