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RESOLUCIÓN 0058 DE 1996
RESOLUCIÓN 58 DE 1996
(mayo 17)
por la cual se adoptan los procedimientos que deben seguir los funcionarios en la aplicación y seguimiento al informe semanal de labores y al sistema de control interno.
El Secretario de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Resolución 0699 del 31 de mayo de 1995, expedida por la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 114 del Decreto 1421 de 1993 por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, establece que el control interno se ejercerá en todas las entidades del Distrito, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación, evaluación de desempeño y de gestión que se cumplen, para lo cual se adoptarán Manuales de Funciones y Procedimientos, sistemas de información y programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Que el parágrafo del artículo 1 de la Ley 87 de 1993 reglamenta la elaboración de Manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información, con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y actuaciones se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u objetivos previstos.
Que la Resolución 0699 de 1995 señala que la Secretaría de Tránsito y Transporte velará por la revisión permanente de los procesos, trámites y procedimientos, teniendo en consideración la naturaleza de las funciones,
RESUELVE:
Artículo 1º.- Adóptanse los presentes procedimientos para la aplicación y seguimiento al informe semanal de labores y al sistema de control interno.
PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL INFORME SEMANAL DE LABORES.
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No. |
FUNCIONARIO |
DEPENDENCIA |
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD |
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1 |
DIRECTOR |
UNIDAD U OFICINA |
INFORMA A CADA JEFE DE DIVISIÓN O SECCIÓN LA OBLIGATORIEDAD QUE TIENE CADA FUNCIONARIO DE ELABORAR EL INFORME SEMANAL DE LABORES. |
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2 |
JEFE |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
SOLICITA A CADA FUNCIONARIO EL INFORME DE LABORES EN FORMATO DISEÑADO POR CADA DIVISIÓN O SECCIÓN Y SUMINISTRA LAS EXPLICACIONES DEL CASO, LAS LABORES DEBEN SER PRECISAS Y DETALLADAS, CON LA CUANTIFICACIÓN CORRESPONDIENTE. |
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3 |
FUNCIONARIO |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
PREPARA EL INFORME DE LABORES Y LO ENTREGA A LA SECRETARÍA DE LA DIVISIÓN O SECCIÓN A LA CUAL PERTENECE.
EL INFORME DEBE PRESENTARSE TODOS LOS VIERNES HÁBILES EN LAS HORAS DE LA TARDE. |
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4 |
SECRETARIA |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
PREPARA CARPETA ESPECIAL DE INFORMES, ARCHIVA Y TRASLADA AL JEFE. |
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5 |
JEFE |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
ANALIZA DETENIDAMENTE LOS INFORMES, EVALÚA Y CONSTATA LA VERACIDAD DE LOS MISMOS.
SI LO ESTIMA NECESARIO ESTUDIA, ACLARA O COMENTA EL INFORME, CON EL FUNCIONARIO, FINALMENTE EN EL MISMO FORMATO HACE OBSERVACIONES, APRUEBA O DESAPRUEBA EL INFORME DE LABORES. |
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6 |
JEFE |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
PREPARA UN BREVE INFORME MENSUAL SOBRE LOS RESULTADOS DEL ANÁLISIS DE LABORES, PRIORIZANDO LOS ELEMENTOS CRÍTICOS U ENVÍA AL DIRECTOR DE LA UNIDAD DE LA OFICINA, SIN INCLUIR LOS INFORMES PARCIALES DE LABORES, COPIA DE ESTE INFORME SE ENVIARÁ A LA OFICINA DE CONTROL DE GESTIÓN. |
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7 |
DIRECTOR |
UNIDAD U OFICINA |
ANALIZA EL INFORME Y PARA LOS CASOS CRÍTICOS CONVOCA A UNA REUNIÓN CON PRESENCIA DEL JEFE DE DIVISIÓN O SECCIÓN Y EL FUNCIONARIO RELACIONADO EN EL CASO CRÍTICO. |
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8 |
DIRECTOR |
UNIDAD U OFICINA |
TOMA LAS MEDIDAS CONDUCENTES A LAS SOLUCIONES DE LOS PROBLEMAS CRÍTICOS Y COMUNICA A LA OFICINA CONTROL DE GESTIÓN. |
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9 |
FUNCIONARIOS |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
REALIZA SEGUIMIENTOS PARA CONSTATAR:
- QUE SE ESTÉN PRESENTANDO LOS INFORMES.
- QUE LOS INFORMES CORRESPONDAN A LA REALIDAD.
- QUE ESTÉN EVALUADOS POR LOS JEFES DE DIVISIÓN O SECCIÓN.
- QUE SE APLIQUEN LAS DECISIONES TOMADAS EN LAS SOLUCIONES DE LOS PROBLEMAS CRÍTICOS.
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10 |
FUNCIONARIOS |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
PREPARA EL INFORME DEL SEGUIMIENTO. |
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11 |
DIRECTOR |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
ANALIZA, MODIFICA Y APRUEBA EL INFORME.
ENVÍA COPIA AL DIRECTOR DE UNIDAD U OFICINA |
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12 |
DIRECTOR |
UNIDAD U OFICINA |
ANALIZA, COMUNICA A LOS JEFES DE DIVISIÓN O SECCIÓN Y TOMA DECISIONES SOBRE LAS CONCLUSIONES O RECOMENDACIONES SOLICITADAS POR LA OFICINA CONTROL DE GESTIÓN. |
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13 |
DIRECTOR |
UNIDAD U OFICINA |
COMUNICA DECISIONES A LA OFICINA CONTROL DE GESTIÓN PARA SEGUIMIENTO POSTERIOR. |
PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL INFORME SEMANAL DE LABORES.
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UNIDAD U OFICINA |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
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PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL INFORME SEMANAL DE LABORES
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UNIDAD U OFICINA |
DIVISIÓN O SECCIÓN |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
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PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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No. |
FUNCIONARIO |
DEPENDENCIA |
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD |
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1 |
JEFE |
DIVISIONES Y SECCIONES |
ANALIZA Y EVALÚA LOS INSTRUMENTOS DISPONIBLES:
- MANUAL DE FUNCIONES
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- NORMAS LEGALES EXISTENTES.
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2 |
JEFE |
DIVISIONES Y SECCIONES |
ELABORA LOS INSTRUMENTOS CORRESPONDIENTES A LOS MANUALES NO DISPONIBLES Y PROCEDE A SU IMPLEMENTACIÓN. |
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3 |
JEFE |
DIVISIONES Y SECCIONES |
HACE CONOCER Y EXPLICA A CADA FUNCIONARIO LOS INSTRUMENTOS DISPONIBLES Y PROCEDER A SU APLICABILIDAD. SE DEBE DISPONER DE LAS COPIAS NECESARIAS PARA CONSULTA EN LUGAR APROPIADO. |
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4 |
FUNCIONARIO |
DIVISIONES Y SECCIONES |
APLICA LOS PROCEDIMIENTOS Y CUMPLE CON SUS FUNCIONES EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES. |
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5 |
JEFE |
DIVISIÓN Y SECCIÓN |
HACE PERIÓDICAMENTE UN SEGUIMIENTO A CADA FUNCIONARIO SOBRE LA APLICABILIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS. |
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 6
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JEFE |
DIVISIÓN Y SECCIÓN |
ELABORA UN INFORME SOBRE EL MÉTODO APLICADO, LA COBERTURA, EL PERÍODO ANALIZADO Y LOS RESULTADOS OBTENIDOS. ASÍ COMO LAS SUGERENCIAS O RECOMENDACIONES DADAS A SUS FUNCIONARIOS, CON COPIA AL DIRECTOR DE UNIDAD U OFICINA Y A LA OFICINA CONTROL DE GESTIÓN. |
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7 |
FUNCIONARIO |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
REALIZA EL SEGUIMIENTO A LAS SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES. |
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DEL SISTEMA CONTROL INTERNO.
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DIVISIÓN O SECCIÓN |
OFICINA CONTROL DE GESTIÓN |
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UNIDAD U OFICINA |
OFICINA DE CONTROL DE GESTIÓN |
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Artículo 2º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 17 de mayo de 1996
El Secretario de Tránsito y Transporte, EFRAÍN ALBERTO BECERRA GÓMEZ.
NOTA: Ver Resolución 52 de 1997Secretaría de Tránsito y Transporte Resolución 252 de 1997 Secretaría de Tránsito y Transporte.
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