RESOLUCION 1042 DE 2017

(Junio 02)

Por la cual se ordena una depuración extraordinaria de algunos saldos contables y de Pasivos Exigibles de la Secretaría de Educación del Distrito

LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL

En uso de las facultades legales y en especial las otorgadas por el Acuerdo No. 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, los Decretos No. 330 de 2008 y 001 de 2016 del Alcalde Mayor de Bogotá, la Resolución No. 357 de 2008 expedida por el Contador General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, "por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación" dispone en el numeral 3.1 que: "Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes, y reportes contables de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública".

Que la Resolución DDC-OOOOOI de 2010 del Contador General de Bogotá, "por la cual se establecen lineamientos para garantizarla Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital" señala que, "la depuración extraordinaria se determinará solo si una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soportes de saldos contables, se demuestra que no es posible establecer su procedencia u origen, el representante de la entidad o dependencia, mediante acto administrativo, previa recomendación del Comité o quien haga sus veces de la entidad, aprobará la depuración extraordinaria correspondiente".

Que mediante la Resolución 1174 del 30 de junio de 2016, se constituyó e integró el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito, el cual tiene dentro de sus funciones "Analizar y recomendar a él(la) Secretario(a) de Educación del Distrito la depuración de valores reflejados en los Estados Financieros, que no cumplan con las características que debe reunirla información contable, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes. "

Que la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos de la Secretaría de Educación del Distrito, para la sesión del día 31 de enero de 2017 sometió a  consideración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable nueve (09) fichas de depuración contable correspondiente al saldo de anticipos entregados a contratistas sin NOVECIENTOS SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y UN PESO CON 97/100 ($103.906.641 ,97) y la eliminación de saldos de Pasivos Exigibles registrados en los informes presupuestales de la entidad y registrados contablemente en cuentas de orden, por valor de CUATROCIENTOS DIECISIETE MILLONES CIENTO SESENTA Y TRES MIL SEISCIENTOS  UN PESOS CON 92/100 ($417.163.601 92)

Que la propuesta de (i) retirar el valor del anticipo sin amortizar de la cuenta denominada 14012 Anticipos para la Adquisición de Bienes y Servicios y (ii) Descontar el valor del saldo por amortizar del valor pendiente por facturar y pagar se fundamenta en Io establecido en la Resolución No. 357 de 2008 (numeral 3.1) en sus literales "a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad" y "d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos, a través de los cuales se pueda adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago".

Que la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda, mediante Concepto No. 2010 IE34498 del 22 de septiembre de 2010, indica que corresponde a la Oficina Asesora Jurídica realizar el concepto jurídico sobre la viabilidad de la depuración, con base en los antecedentes suministrados por el área técnica.

Que con fundamento en Io anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación "analizó las causales referidas para fundamentar la depuración contable, en conjunto con los antecedentes fácticos de cada contrato, indicando que el valor del anticipo no amortizado se constituye en un valor que afecta financieramente a la entidad y no representa bienes o derechos ciertos para la misma, es decir que se encuentra dentro de las situaciones que permiten identificar las partidas susceptibles de depuración, establecidas en la resolución 357 del 23 de julio de 2008, emitidas por el Contador General de la Nación, mediante la cual se adopta el procedimiento control interno contable, pues se encuentra en la cuenta 1420 desde hace aproximadamente (11) años, dado el estado de ejecución del contrato, la prescripción de la obligación, este valor no representa un derecho o bien para la entidad, es decir, no puede amortizarse de acuerdo con las formas previstas en el Catálogo General de Cuenta del Manual de Procedimiento del Régimen de Contabilidad Pública..”.

Ahora bien, una vez analizado en conjunto todos los antecedentes de cada caso en concreto, la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación frente a la opción de "(i) Retirar el valor del anticipo sin amortizar de la cuenta denominada 142012-Anticipos para la adquisición de Bienes y servicios", conceptúa que "Las fechas en que se terminaron los contratos, estas obligaciones se extinguieron bajo la figura de la prescripción; es decir, la entidad no cuenta con los medios efectivos para exigir la amortización en los términos exigidos en la legislación aplicable, máxime cuando esta figura también opera para el contratista, razón por la cual no puede realizar el cobro de lo debido por esta entidad", y ante la alternativa de "(ii)Descontar el valor del saldo por amortizar del valor pendiente por facturar y pagar", considera que "La Prescripcion es una figura extintiva cuando ha trasncurrido el tiempo establecido en la ley para ejecutar las acciones para el reconocimiento de los derechos. De esta manera, al extinguirse la obligación bajo la figura de la prescripción, la misma se convierte en una obligación natural, es decir, no confiere derecho para exigir su cumplimiento, situación que impide realizar un descuento, compensación legal o cruce entre las cuentas de anticipos y pasivos, pues técnicamente no es exigible para ninguna de las panes".

Que en virtud de lo anterior la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación recomienda "1. Liberar de la cuenta 1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS el valor pendiente por amortizar del anticipo girado (...) por la suma de ($...), 2. Abstenerse de realizar los cruces y/o descuentos entre las cuentas 1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS Y PASIVOS”.

Que encontrándose cumplido los lineamientos establecidos por el Contador General de la Nación mediante la resolución 357 del 23 de julio de 2008, y el concepto emitido por la Oficina Asesora Jurídica, los miembros del Comité determinan recomendar al Representante Legal de la Secretaría de Educación del Distrito ordenar la correspondiente depuración Extraordinaria de Nueve (9) saldos de la cuenta de Anticipos originados antes de diciembre de 2005 y cuyo efecto en el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental de la Secretaría de Educación del Distrito es de $103.906.641,97 y en el saldo de los Pasivos exigibles de $417.163.601,92.

Que la recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se encuentra plasmada en el Acta de la sesión de fecha 31 de enero de 2017, suscrita por los miembros asistentes con derecho a voz y voto dentro del mismo.

Que la Dirección de Talento Humano (Oficina de Personal y Oficina de Nómina) de la Secretaría de Educación del Distrito, para la sesión del día 31 de enero de 2017 puso a consideración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable ocho (8) fichas de depuración contable, que contienen la relación de 356 personas, correspondiente a mayores valores pagados a ex servidores públicos los cuales ostentaban la calidad de docentes y personal administrativo de esta entidad, cuyos saldos individuales presentan una antigüedad de más de tres (3) años, reflejados en la cuenta contable "Otros Deudores 147090205- Reintegro de Nómina" por valor de DOSCIENTOS CINCO MILLONES SETECIENTOS SIETE MIL CIENTO SESENTA Y CINCO PESOS MCTE ($205.707.165)

Que la propuesta de (i) depurar de la contabilidad retirando los valores pagados y causados de la cuenta "Otros Deudores 147090205- Reintegro de Nómina, procede el retiro de la suma de ($...), correspondiente a los mayores valores girados a ex servidores públicos, los cuales ostentaban la calidad de docentes y personal administrativo de esta entidad. (Ver relación de valores por persona en el punto dos de la presente ficha técnica)".

Lo anterior por cuanto, en primer lugar, de acuerdo con los actos administrativos que reconocieron la situación administrativa, se evidencia que en efecto los "deudores" hacían parte de la nómina de la entidad; en segundo, de conformidad con la certificación expedida por la Oficina de Personal no se encontraron acciones que dieran cuenta de la constitución de un título o acto administrativo que consignara de manera clara y expresa el valor de la deuda, situación que limita su exigibilidad; es decir, no cuenta con documento idóneo para realizar las acciones correspondientes al cobro; y por último, transcurridos más de tres (3) años posteriores a la realización del pago, es preciso afirmar que la entidad no cuenta con la potestad para la emisión del título ejecutivo que respalde la deuda, y en consecuencia la haga efectivamente exigible.

Así las cosas, dado que en el presente caso no existe ninguna acción respecto de la emisión del título ejecutivo, o sobre el cobro del mayor valor efectivamente pagado, como tampoco un reconocimiento expreso o tácito por alguna de las partes, esto es SED y deudores sobre dicho valor, no existe interrupción del término Inicialmente fijado para la extinción de estas obligaciones, esto es tres (3) años; razón, por la cual se corrobora lo expresado anteriormente, sobre la ausencia de mecanismos en la actualidad que permitan a la entidad ejercer las acciones correspondientes para ejercer su cobro máxime cuando no se cuenta con documento o soporte para hacerlo exigible. Que dichas partidas se clasifican en los siguientes conceptos:

En resumen, con fundamento en las razones expuestas en el presente concepto, en relación con los aspectos formulados en la solicitud de la Oficina de personal, la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación recomienda: 1. Liberar de la cuenta "OTROS DEUDORES 147090205 REINTEGROS DE NOMINAS, la suma de ($...), por concepto de mayores valores pagados", 2. Aplicar las directrices emitidas por la Contaduría General de la Nación mediante concepto jurídico No. 152476 de 2011 , respecto del reconocimiento contable de deudas de difícil cobro, así como de la afectación del patrimonio de la entidad

Que encontrándose cumplido los lineamientos establecidos por el Contador General de la Nación mediante la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, y el concepto emitido por la Oficina Asesora Jurídica, los miembros del Comité determinan recomendar al Representante Legal de la Secretaría de Educación del Distrito ordenar la correspondiente depuración Extraordinaria de ocho (8) fichas de depuración contable que contienen la relación de 356 mayores valores pagados a ex servidores públicos, los cuales ostentaban la calidad de docentes y personal administrativo de esta entidad de la cuenta OTROS DEUDORES 147090205 REINTEGROS DE NOMINAS originados antes de diciembre de 2013 y cuyo efecto en el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental de la Secretaría de Educación del Distrito es de $205.717.165.

Que la recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se encuentra plasmada en la sesión de fecha 31 de enero de 2017, suscrita por los miembros asistentes con derecho a voz y voto dentro del mismo.

En mérito de Io expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. Aprobar, de conformidad con la recomendación emitida por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito mediante Acta del 31 de enero de 2017, la depuración del valor de CIENTO TRES MILLONES NOVECIENTOS SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y UN PESO CON 97/100 MCTE ($103.906.641,97) de la cuenta contable 142012 — Anticipos para la adquisición de Bienes y Servicios Entregados suma que se encuentra pendiente por amortizar de los anticipos girados, así como la eliminación del saldo de Pasivos Exigibles de los informes presupuestales de la entidad y registrados contablemente en las cuentas de orden, por valor de CUATROCIENTOS DIECISIETE MIL CIENTO SESENTA Y TRES MIL SEISCIENTOS UN PESOS CON 92/100 MCTE ($417.163.601,92), según las fichas técnicas que forman parte de la

presente resolución, detalladas a continuación:

ARTICULO 2°. Ordenar a la Dirección Financiera la liberación de la cuenta 142012- Anticipos para la Adquisición de Bienes y servicios el valor pendiente por amortizar por valor de CIENTO TRES MILLONES NOVECIENTOS SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y UN PESO CON 97/100 MCTE ($103.906.641 ,97) y de las cuentas de orden la eliminación del saldo del pasivo exigible por valor de CUATROCIENTOS DIECISIETE MIL CIENTO SESENTA Y TRES MIL SEISCIENTOS UN PESOS CON 92/100 MCTE ($417.163.601 ,92) registrados contablemente en los Estados Financieros e informes presupuestales de la entidad.

ARTÍCULO 3°. Aprobar, de conformidad con la recomendación emitida por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaría de Educación del Distrito mediante Acta del 31 de enero de 2017, la depuración de la cuenta "OTROS DEUDORES 147090205 REINTEGROS DE NOMINAS, la suma de DOSCIENTOS CINCO MIL SETECIENTOS SIETE MIL CIENTO SESENTA Y CINCO PESOS MCTE ($205.707.165), por concepto de mayores valores pagados", según las fichas técnicas que forman parte de la presente resolución, detalladas a continuación:

ARTÍCULO 4°. Ordenar a la Dirección Financiera la liberación de la cuenta 147090205 - OTROS DEUDORES REINTEGROS DE NOMINAS, la suma de DOSCIENTOS CINCO MILLONES SETECIENTOS SIETE MIL CIENTO SESENTA Y CINCO PESOS MCTE ($205.707.165), por concepto de mayores valores pagados”, registrados contablemente en los Estados Financieros de la entidad.

ARTÍCULO 5°. Son parte integral de la presente Resolución, el Acta del 31 de enero de 2017 del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Secretaria de Educación del Distrito, y las fichas técnicas de depuración extraordinaria enunciados en el artículos 1° y 3° de ésta Resolución.

ARTÍCULO 6°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C. a los 02 días del mes de junio de 2017.

MARIA VICTORIA ANGULO GONZALEZ

Secretaria de Educación Distrital